Download
1 / 24
240 likes | 563 Views
ปฏิบัติงาน สห กิจศึกษา ณ . บริษัท เซ็นทรัล เทรด ดิ้ง จำกัด สำนักงานใหญ่ อาคารสิรินรัตน์. การจัดการเอกสาร.
E N D
ปฏิบัติงาน สหกิจศึกษา ณ.บริษัท เซ็นทรัล เทรดดิ้ง จำกัดสำนักงานใหญ่ อาคารสิรินรัตน์
การจัดการเอกสาร การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสารถือเป็นหัวใจสำคัญยิ่งของการดำเนินงานและ เป็นเครื่องมือสำคัญในกาสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การหากสามารถบริหารงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพ การดำเนินงานหรือการตัดสินใจต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงานก็เป็นไปอย่างรวดเร็วและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ ให้สอดคล้องกับแนวคิดที่ว่า 1.ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำนักงานต้องครอบคลุมกระบวนการต่างๆ 2. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว 3.มีหลักฐานบันทึกการยืนยันเกี่ยวกับเอกสาร
วัตถุประสงค์ • เพื่อศึกษาถึงการบริหารงานเอกสารและการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ • เพื่อศึกษาถึงขั้นตอนและวิธีการปฎิบัติที่ทำให้เกิดความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน • เพื่อศึกษาถึงระบบการบริหารงานเอกสารและการจัดการเอกสาร • เพื่อศึกษาถึงปัญหาและวิธีการแก้ปัญหา
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ • ทำให้ทราบถึงการบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพว่าเป็นอย่างไร • ทำให้ทราบถึงขั้นตอนและวิธีการปฎิบัติที่ทำให้เกิดความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน • ทราบถึงระบบการบริหารงานเอกสารและการจัดการเอกสาร • ทราบและเข้าใจถึงปัญหาและรู้วิธีการแก้ปัญหา • ผลของการศึกษาอาจช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำไปเป็นหนทางในการปรับปรุงพัฒนาต่อไป
รายละเอียดเกี่ยวกับงานที่ปฏิบัติรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่ปฏิบัติ • เอกสารภายนอก(หนังสือเข้า) • เอกสารภายใน(หนังสือออก)
การจัดการเอกสาร เอกสารภายนอก (หนังสือเข้า) เอกสารภายใน (หนังสือออก) ไปรษณีย์- จดหมายธรรมดา -ไปรษณีย์EMS -ไปรษณีย์ลงทะเบียน -ไปรษณีย์รับรอง -ไปรษณีย์ตอบรับ พนักงานส่งเอกสารของบริษัท -ส่งระหว่างสำนักงาน -ส่งในประเทศ -ส่งต่างประเทศ พนักงานส่งเอกสารของบริษัท -เอกสารสำคัญ /ทั่วไป -สิ่งของ/อุปกรณ์ พนักงานส่งเอกสาร ของบริษัทเอกชน
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เอกสารภายนอก(หนังสือเข้า) จดหมาย เอกสารและพัสดุที่ส่งถึงสำนักงาน จะมีการแยกเข้าชั้นจัดเก็บตามแต่ละแผนก
เอกสาร จดหมายหรือพัสดุสำคัญที่ส่งมาทางไปรษณีย์ (ประทับตรา รับรอง ลงทะเบียน ตอบรับหรือEMS) ทางเจ้าหน้าที่จะทำการสแกนบาร์โค้ตเพื่อจัดเก็บข้อมูลดังนี้
ตัวอย่างใบเซ็นรับเอกสาร/พัสดุ(สำคัญ) ตัวอย่างใบเซ็นรับเอกสาร/พัสดุ(สำคัญ)
เอกสารภายใน(หนังสือออก)เอกสารภายใน(หนังสือออก) • ส่งระหว่างสำนักงาน ทุกครั้งของการส่งเอกสารผู้ส่งจะต้องลงสมุดบันทึกกำกับไว้เป็นหลักฐาน ตัวอย่างใบบันทึกการส่งเอกสาร
ส่งภายใน/ต่างประเทศ • ตัวอย่างเอกสารประกอบการส่งไปรษณีย์/พัสดุไปรษณีย์/ไปรษณีย์ด่วนพิเศษ
ส่งโดยการจ้างพนักงานส่งเอกสารของบริษัทเอกชน การส่งเอกสารโดยการจ้างพนักงาน ตัวอย่างใบบันทึกการจ้างพนักงานส่งเอกสาร ส่งเอกสารของบริษัทเอกชน มักจะใช้ใน กรณีจำเป็นเร่งด่วนเท่านั้น การจ้างส่ง เอกสาร โดยส่วนใหญ่จะจ้างส่งสถานที่ ใกล้ๆ
ปัญหา • สถานที่ บริเวณไม่กว้างมากนัก • เอกสารไม่ระบุชื่อ/แผนกของผู้รับ • อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ • ผู้ส่งเอกสารไม่ทำตามขั้นตอนการส่งอย่างเคร่งครัด • พนักงานไม่ส่งใบเซ็นต์รับเอกสาร ในกรณีที่เป็น เอกสารสำคัญที่ส่งมาทางไปรษณีย์
ข้อเสนอแนะ • จัดหาสถานที่ที่เหมาะสม/อุปกรณ์เพียงพอ • ขอความร่วมมือแก่ผู้ที่ส่งเอกสารให้ดำเนินการทำตามขั้นตอนการส่งอย่างเคร่งครัด กรอกข้อมูลทั้งให้ถูกต้องและชัดเจน • ใบเซ็นรับเอกสารสำคัญ ให้ทำการเซ็นต์รับณ.จุดรับเอกสารทันที • ขอความร่วมมือแก่ผู้ที่ส่งเอกสารให้กรอกชื่อผู้ส่ง ผู้รับ ชั้น และแผนกอย่างชัดเจน
สรุปผลการปฏิบัติงาน ระบบการจัดการเอกสารจะมีประสิทธิภาพมากเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับการนำเอาเทคนิคการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงานหรือองค์กรของตน โดยพยายามหาวิธีการต่างๆเข้ามาใช้ในการจัดการเอกสาร เพื่อให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ เ เอกสาร/จดหมาย พัสดุ อุปกรณ์ พนักงานส่งเอกสาร สำนักงาน แผนกต่างๆ เอกสาร/จดหมาย พัสดุ พนักงานส่งเอกสาร ที่ทำการไปรษณ์ จุดหมาย ปลายทาง
ปฐมนิเทศนักศึกษาสหกิจศึกษาปฐมนิเทศนักศึกษาสหกิจศึกษา
โครงการสถานประกอบการสีขาวโครงการสถานประกอบการสีขาว
โครงการ CMG ร่วมใจลดใช้พลังงาน
โครงการแยกขยะอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมโครงการแยกขยะอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม
ขอให้น้องๆโชคดีกับการปฏิบัติสหกิจศึกษาขอให้น้องๆโชคดีกับการปฏิบัติสหกิจศึกษา ขอบคุณค่ะ นางสาวนูรียะ สาแม
