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Wissen schafft Verantwortung. Global Marshall Plan Academy PROJEKTMANAGEMENT Projekte erfolgreich planen und umsetzen Bernadette Gruber und Franz Fehr Wien, am 26. März 2011. Was ist Projektmanagement?. Planung: Projektleiter, Projektgruppen, Projektziele,
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Wissen schafft Verantwortung. Global Marshall Plan Academy PROJEKTMANAGEMENT Projekte erfolgreich planen und umsetzen Bernadette Gruber und Franz Fehr Wien, am 26. März 2011
Was ist Projektmanagement? Planung: Projektleiter, Projektgruppen, Projektziele, Planung der Abläufe, Terminplanung, Budgetierung,… Koordination: Anleitung/Motivation der Mitarbeiter, Überwachung des Projektverlaufes, Koordination der Bereiche (Auftraggeber, Team),… Kontrolle: prüfen der Wirksamkeit der geplanten Maßnahmen
Was ist ein Projekt? Einmaliges Vorhaben mit • eindeutiger Aufgabenstellung • bestimmtem Zeitrahmen (Anfang und Endpunkt) • begrenztem Ressourceneinsatz (Arbeitskraft/-mittel) • festgelegtem Kostenrahmen
Welche Phasen durchläuft ein Projekt? • Konzeption und Definition des Projektes • Planung des Projektes • Durchführung des Projektplanes • Abschluss und Bewertung des Projektes
Methoden der Projektauswahl • Prüfschema: • strategiekonform • technisch machbar • (wirtschaftlich)
Übung 1 - Projektauswahl Wählt in der Gruppe ein Projekt, an dem ihr weiterbearbeiten wollt und begründet warum! 10 Minuten
Definieren des Problems • klare Definition des zu lösenden Problems • Muss- und Wunsch-Bedürfnisse bestimmen und unterscheiden • Sammeln ausreichender Hintergrundinformation über die aktuelle Ausgangslage • Verstehen der Gründe für das Projekt und der Motive für seine Durchführung
Erarbeiten der Projektziele • Beschreiben was das Projekt erreichen will (Ziele) • Klären was das Projekt nicht erreichen will (Nicht-Ziele) • Definition der Bedingungen des Projekt-Abschlusses (Basis für den Projekterfolg) • Mit 5 oder 6 Zielen arbeiten, die gewöhnlich das gesamte Projekt abdecken sollten
Bestimmen von Projektumfang und Ausschließungen • Grobschätzung des Gesamtarbeitsumfanges und der Teilaufgaben • Kurzzusammenfassung der signifikanten Arbeiten (1 bis 2 einfache Sätze) • Auflistung, was nicht im Projekt inkludiert ist
Definieren des Projektoutputs • Was muss am Ende des Projekts erledigt sein? • Liste der Produkte (Zwischen- und Endleistungen) und der spezifischen Endresultate des Projekts • Betrachtung jedes Projektziels und der dazugehörigen Projektoutputs
Bewerten der Projektschranken • Spezifizieren aller wichtigen Ressourcen-beschränkungen • Klären der Projektparameter • Verstehen projektlimitierender Faktoren
Übung 2 - Zieldefinition • 10 Minuten
Projektplanung • Struktur und Ablauf der Arbeiten • Leitfaden für das weitere Vorgehen • Welche Arbeiten sind zu erledigen • Instrument der Projektplanung: Projektstrukturplan
Projektstrukturplan (PSP) • Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten • Hierarchische Ordnung der Aktivitäten • Haupt- und Teilaufgaben • Ziel des PSP: Abzugrenzung eigenständiger Arbeitsabläufe im Projekt • Arbeitspakete: kleinste Einheit im PSP, nicht weiter aufgegliedert; • klar abgegrenzte Teilaufgabe. • Keine Abhängigkeitsverbindungen!
Regeln für die Erstellung des PSP • Ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket • Arbeitspaket einer Projektphase zuordnen • Aufgaben, die nach außen vergeben werden als eigene Arbeitspakete ausweisen • Für jedes Element soll die Formulierung klarer Spezifikationen möglich sein / eindeutig abgrenzbar • AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug rechtzeitig bemerkt werden kann. • AP nicht zu klein dimensionieren Überschaubarkeit
Zweck des PSP • Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten und deren Kontrolle • Bezugsgrundlage für die Dokumentation und Projektberichte • Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten • Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung • Grundlage für die Kommunikation im Projekt
Übung 3 - Projektstrukturplan • Erstellen eines Projektstrukturplanes für das ausgewählte Projekt. • 25 Minuten
Übergang Struktur-/Ablaufplanung • Ausarbeiten der Arbeitspaketbeschreibungen • Festlegen von Zielen für jedes AP (SMART, eindeutige Formulierung, Ergebnisorientierung!) • Abhängigkeiten, Beziehungen, Schnittstellenzwischen Arbeitspaketen • Welchen Input benötigt man für die Verrichtung eines AP? • Welchen Output liefert es?
Arbeitspaketbeschreibung • Arbeitspakete werden in weitere Vorgänge gegliedert • Detaillierte Spezifikation von Zielen und Aufgaben • Zwischen- und Endergebnisse definieren Zweck? • Erfassung & Klarstellung der Detailaufgaben • Festlegung klarer Verantwortlichkeiten • Grundlage für detaillierte Zeitplanung • Grundlage für Kostenplanung & -kontrolle • Schnittstellenerfassung
Qualitätsprüfung • Entsprechen die Ausarbeitungen der AP den Projektzielen? • Führt die Abarbeitung der Arbeitspakete zum fertigen Projekt? • Gibt es für jedes Ziel ein AP? • Ist jedes Arbeitspaket hinsichtlich zu erbringender Leistung, Terminen und Kosten eindeutig definiert? • Input/Output? • Sind die nötigen Inputs durch andere AP abgedeckt? • Wird der Output für ein anderes AP benötigt? – Wenn ja, welche AP sind davon abhängig? – Wenn nein, ist das AP dann sinnvoll?
Wiederholung: Arbeitspakete • Kleinste Einheit im PSP • Was ist zu erledigen? • Wer ist dafür Verantwortlich? • einer Projektphase zugeordnet • Formulierung klarer Spezifikationen eindeutige Abgrenzbarkeit
Projektablaufplan • Darstellung von Verknüpfungen und Abhängigkeiten • Festlegen der Reihenfolge der einzelnen Arbeiten Fragestellungen: • Welche Arbeiten sind voneinander abhängig? • Wie sind sie demnach zweckmäßig anzuordnen?
Strategien zur Ermittlung von Ablaufstrukturen: • Progressives Vorgehen – vom Start beginnend (zu jedem Vorgang Nachfolger bestimmen) • Regressives Vorgehen - beim Ende beginnend (zu jedem Vorgang vorangehende Tätigkeiten ermitteln) • „Pilgerschrittverfahren“ (progressiv bis zu Sammelpunkten und von dort wieder regressiv)
Leitfragen • Was ist als erstes zu tun? • Was kann auf Basis der Ergebnisse dieser Tätigkeit weiter gemacht werden? • Welche Resultate dienen als Input für Folgeaufgaben? • Welche Tätigkeiten setzen den Abschluss einer anderen Aufgabe voraus? • Welche Tätigkeiten können parallel durchgeführt werden?
Arten von Anordnungsbeziehungen • Normalfolge (Ende – Anfang) • Anfangsfolge (Anfang – Anfang) • Endfolge (Ende – Ende) • Sprungfolge (Anfang – Ende) • Unabhängige Tätigkeiten, können parallel durchgeführt werden
Übung 5 - Ablaufplan Erstellen Sie einen Ablaufplan – nur Normalfolge KONTROLLFRAGEN • Inhaltliche Konsistenz? (z.B. ist ein Organisationsschritt nicht abgeschlossen bevor die Einladungen versendet werden?) • Sind APs zueinander in Abhängigkeit eingetragen worden, die eigentlich unabhängig sind und parallel durchgeführt werden können? • Sind einzelne Arbeitspakete noch zu groß und müssen unterteilt werden? • Ist die logische zeitliche Abfolge gewährleistet? Rücksprünge sind nicht möglich! • Gibt es „dead ends“? • Sind alle zentralen Aufgaben berücksichtigt?
Übergang Ablauf-/Terminplanung • Welche Laufzeit fällt für das Gesamtvorhaben an? • Wie viel Zeit ist für die Durchführung der einzelnen Tätigkeiten erforderlich? • Welche Anfangs- und Endtermine haben die einzelnen Arbeitspakete? • Wann müssen von wem welche Arbeitsergebnisse vorliegen?
Funktionen der Terminplanung • Erforderlich für das rechtzeitige Erledigen von Aufgaben und damit • für die termingerechte Durchführung eines Projektes. • Kalkulation der Gesamtdauer des Projektes. • Enthält Termine & Dauernaller zu erledigenden Arbeiten. • Basis: Ablaufplan, erweitert um klare Zeitangaben.
Funktionen der Terminplanung • Möglichst realistische Abschätzung der Zeiterfordernis für jede Teilaufgabe & Kalkulation der Gesamtprojektdauer(Erfahrung, Probeläufe, Expertenschätzungen,…) • Pessimistisch („sich warm anziehen“) • Optimistisch („sich selbst unter Druck setzen) • Ausweichend („sich nie festlegen“) • Instrumente: • Terminliste • Balkenplan • Vernetzter Balkenplan • Netzplan
Instrumente • Terminliste: • geeignet für wenig komplexe Projekte, wenig Abhängigkeiten der AP • Ereignisse bzw. Vorgänge werden in den Listen nach aufsteigenden Terminen (Abschluss der Tätigkeit) sortiert
Instrumente • Balkenplan (Gantt-Chart) • graphische Umsetzung der Terminliste, gute Lesbarkeit • horizontale Zeitachse, vertikale Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen
Instrumente • Vernetzter Balkenplan • Gantt-Diagramm, das zusätzlich Abhängigkeiten enthält
Instrumente • Netzplan • Klare Anordnungsbeziehungen • Berechnen von Pufferzeiten: Ausweisen von Zeitreserven
Puffer & Kritischer Pfad Pufferzeit • Differenz Frühester Anfang (FA) und Spätester Anfang (SA) gibt an um wie viel sich ein Vorgang verschieben lässt, ohne den Nachfolger zu gefährden. Kritischer Pfad • Verkettung von Vorgängen, deren zeitliche Änderung den Endtermin beeinflusst • Gesamtpuffer des kritischen Pfades = 0
Übung 6 - Projektterminplan • Erstellen eines Projektterminplans anhand eines der vorgestellten Instrumente: • Terminliste • Balkenplan • Vernetzter Balkenplan • Netzplan • Begründen, warum das jeweilige Instrument ausgewählt wurde!
Ressourcenplanung • Finanzplan • Arbeitsmittel • Arbeitskräfte • Mitarbeiter • Eigenes Zeitbudget
Wissen schafft Verantwortung. Herzlichen Dank für EURE Aufmerksamkeit! Bernadette Gruber bernadette.gruber@oessfo.at Franz Fehrf.fehr@iufe.at