1 / 159

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPA)

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPA). DISEDIAKAN OLEH: BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA. KENAPA PKPA ?. Sasaran Kecemerlangan Organisasi Mengurus Kecemerlangan Prestasi Panduan dan Prosedur Penandaarasan Citra Pelanggan Gelagat Organisasi

sona
Download Presentation

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPA)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM (PKPA) DISEDIAKAN OLEH: BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

  2. KENAPAPKPA? Sasaran Kecemerlangan Organisasi Mengurus Kecemerlangan Prestasi Panduan dan Prosedur Penandaarasan Citra Pelanggan Gelagat Organisasi Menangani Perubahan Kepuasan Hati Pelanggan

  3. RASIONAL KEILMUAN KEBIJAKSANAAN WAWASAN KOMITMEN

  4. KANDUNGAN PKPA 1. PKPA 2/1991 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa Kerajaan 2. PKPA 6/1991 : Panduan Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam 3. PKPA 7/1991 : Panduan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) 4. PKPA 8/1991 : Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja 5. PKPA 1/1992 : Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi Perkhidmatan Awam

  5. KANDUNGAN PKPA • PKPA 2/1996 : • Panduan Perlaksanaan MS ISO 9000 dan Skim Persijilan Sistem Kualiti oleh Agensi Kerajaan • PKPA 2/2002 : • Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Perkhidmatan Awam • PKPA 1/2006 : • Garis Panduan Mewujudkan Anugerah Inovasi Dalam Perkhidmatan Awam • PKPA 1/2008 : • Panduan Pengurusan Perhubungan Pelanggan • 10. PKPA 1/2009 : • Penambahbaikan Proses Pengurusan Aduan Awam

  6. PKPA Bil. 2/1991 PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN

  7. PENGURUSAN MESYUARAT 1. Pra Mesyuarat 2. Semasa Mesyuarat TUGAS URUS SETIA 3. Pasca Mesyuarat

  8. i) Tentukan : Agenda, Tarikh, MasadanTempat. ii) Tempahbilikmesyuarat Sertakan :- - Nama J/K, Pengerusidan S/U mesyuarat - Tarikhdanmasa - Bilanganahlimesyuarat - Peralatan yang diperlukan - Minuman A) TindakanPraMesyuarat

  9. iii) Tentukankertaskerjadisediakanuntukperbincangan. -Bilangansalinan -keperluanalatulis iv) Menghantarsuratjemputan - 10 harisebelummesyuarat - Maklumatterkandung : J/K Tarikh Agenda Pengerusi Pakaian

  10. v) Memastikanpersediaankemudahanbilikmesyuarat - Kemas - Cukuptempatduduk - Pembesarsuara - OHP/ LCD - Minuman

  11. vi) Menentukankehadiran -Siapkansenarainama 2 hari sebelummesyuarat vii) Perbincanganpramesyuarat viii) Memberitahuahli-ahlimesyuarattentang - Etiketmesyuarat - Cara hormat - Ketetapanmasa

  12. B. Tindakan-tindakanSemasaMesyuarat. Catat minit mesyuarat Senarai kehadiran Perkara – perkara penting Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu yang perlu diambil

  13. C. TindakanSelepasMesyuarat Penyediaanminit Draf - Lebihkurang 3 hari (kepadaPengerusi) Edaran - Lebihkurang 1 minggukepadaahli) Format minitmesyuarat Susunannamaahli-ahlimesyuarat Catatanperbincangan

  14. FORMAT MAKLUMBALAS(dihantarolehagensi yang bertanggungjawabmelaksanakankeputusankepadaurusetia.) Bilangan Catatankeputusan Kedudukanmasakini Peringkatpelaksanaan/pencapaian Masalahpelaksanaan Cadanganpenyelasaianmasalah

  15. Bilangan Rujukanminit Perkara Tarikhhantar Kementerian/Jabatan Tarikhpatutterima Tarikhterima Tarikhbentang Tarikh (tamat/sambung) REKODPENGESANANMAKLUMBALAS

  16. LAPORAN MAKLUMBALAS(DIBUAT OLEH URUSETIA) 1) Senarai Kem./Jab. Yang belum memberi maklumbalas 1……………. 2……………. 3…………….

  17. KAEDAH MESYUARAT YANG BAIK Mengikut keperluan Agenda yang jelas Tidak perlu lama Minit disiapkan segera Pencatat minit perlu mahir/berpengalaman

  18. Sekian, Terima Kasih

  19. PANDUANMENGENAIPENINGKATANPRODUKTIVITIDALAMPERKHIDMATANAWAM PKPA Bil 6 Tahun 1991

  20. TUJUAN Untukmemahamikonseputamaproduktivitisertamerancangdanmelaksanakanusaha-usahabagimeningkatkanproduktivitidijabatan/pejabat.

  21. 3 perkarautama: Konsepproduktiviti Cara-carameningkatkanproduktiviti Peningkatanproduktiviti

  22. Definisi-nilaiataukuantiti output yang dapatdihasilkanolehsatu unit input. KP dikaitkandengankonsepkecekapan, keberkesanandankualiti. Kecekapan-darisegipenggunaan input. Keberkesanan–kuantiti output yang sebenardengankuantitimatlamat. KonsepProduktiviti (KP)

  23. Kualiti-output padakuantititepatdanmemenuhikehendakpelanggan (perkhidmatan yang cepat, bolehdipercayai, tiadakesilapan, bersopansantundanmengutamakankeselamatan) Konsep Produktiviti (KP)

  24. Cara-carameningkatkanProduktiviti INPUT Tenaga Manusia Teknologi Kelengkapan Modal Sistem pengurusan OUTPUT Keluaran dan Pengeluaran Proses pengurusan PROSES TRANSFORMASI Rajah 1 : Hubungkait antara Input, Transformasi & Output

  25. Faktor yang mempengaruhiProduktiviti 8. Kelengkapan modal 7. Bahan-bahan 1. Tenaga manusia 2. Sistem dan prosedur Faktor 6. Teknologi 5. Persekitaran kerja 3. Struktur Organisasi 4. Gaya pengurusan

  26. PengukuranProduktiviti Pengukuranproduktivitimembolehkanjabatan/ pejabat: Mengetahuisejauhmanasumber yang diperuntukkantelahdigunakan. Meningkatkanfleksibilitioperasidarisegipenggunaantenagamanusiadanalat. Mengenalpastibidang-bidanguntukmeningkatkanproduktivitidanmenentukankosoperasi.

  27. Pengukurandijalankandi 2 peringkat : 1. Peringkatoperasi – 4 langkah: Mengenalpasti output utama, contoh: JPN - kadpengenalandansijilkelahiran. Menentukanpetunjuk-petunjukproduktivitibagi output utama. Contoh: JabatanPendaftaran Negara sijilkelahiran - bilangansijil yang dikeluarkan PengukuranProduktiviti

  28. Mengumpul data berdasarkankepadapetunjuk-petunjukproduktiviti yang dikenalpasti. contoh :Bilangan/Tempoh/BilPekerja Menilaitahapproduktiviti. PengukuranProduktiviti

  29. PengukuranProduktiviti 2 . Peringkatindividu Menentukan output utama yang dihasilkan. Menentukan standard prestasi/ normakerjabagisetiap output yang dihasilkan. Mengumpul data berdasarkan standard prestasi/normakerja. Menilaitahapproduktivitisemasa.

  30. Tindakan yang perludilakukan: 1. Tenagamanusia Melatihkakitangandalambidang-bidangberkaitandengankerja. Mewujudkandanmenyebarkannilai-nilai yang positif. Memotivasikankakitanganuntukmenghasilkankerja yang cemerlang.

  31. Menggalakpenglibatankakitangandalammenentukanmatlamatorganisasidandalamprosespenyelesaianmasalahproduktiviti.Menggalakpenglibatankakitangandalammenentukanmatlamatorganisasidandalamprosespenyelesaianmasalahproduktiviti. Mewujudkankomunikasi yang berkesandalamjabatandanpejabat. Menetapkan standard prestasiuntukkakitangan. Menempatkankakitanganmengikutkemahiran. Tindakan yang perludilakukan:

  32. 2. SistemdanProsedur Mengkajisemulasistemdanprosedurkerjauntukmengatasikelemahan yang menyekatproduktiviti. Mempermudahkansistemdanprosedurkerja yang sediaada . Memansuhkanperuntukanundang-undangatauperaturan yang tidaksesuaidenganmatlamatjabatan/pejabat. Tindakanyang perludilakukan:

  33. 3. Struktur Organisasi Membuat penyelarasan fungsi bahagian dan unit dalam organisasi. Mewujudkan struktur organisasi yang fleksibel dan dinamik . Menentukan corak penjawatan dalam bahagian dan unit organisasi berperanan dengan tanggungjawab yang diberikan. Tindakanyang perludilakukan:

  34. Mendefinisikandenganjelasbidangkuasabahagian-bahagiandan unit-unit dalamjabatan/pejabat. 4. Gaya Pengurusan Mewujudkanwawasandanobjektifjabatan/pejabatsertamenyebarkanyakepadakakitanganmerancangdanmenetapkanmatlamatprestasijabatan/pejabatdankemudiannyamengukurpencapaiansebenar. Mewujudkanbudayakerja yang menekankanproduktiviti. Tindakanyang perludilakukan:

  35. 5. Persekitarankerja Mewujudkansusunaturjabatan/pejabat yang sesuaidenganoperasikerja. Melengkapkanpejabatdengankemudahanasas. Menjagakebersihandanperhiasanditempatkerja. Menyediakankemudahanuntukkakitangan. Tindakanyang perludilakukan:

  36. 6. Teknologi Mengkaji proses-proses kerja yang dijalankan sekarang untuk mengenal pasti aspek-aspek yang sesuai untuk di automasikan dan dimekanisasikan. 7. Bahan-bahan Menjalankan pemeriksaan kualiti di peringkat awal ke atas bahan-bahan input yang diperolehi oleh pembekal. Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal. Mengamal sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi bahan-bahan. Tindakanyang perludilakukan:

  37. 8. Kelengkapan modal Menyelenggarakelengkapan modal mengikutjadualmenentukankelengkapan modal beradadalampersekitaranoperasi yang baik. Merancangmenggunakankelengkapansupayadapatdigunakandengan optimum. Tindakanyang perludilakukan:

  38. Sekian, Terima Kasih

  39. PKPA BIL 7/1991 KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA ( KMK )

  40. TUJUAN • Membantujabatan/pejabatmelaksanakanKMK. • KONSEP • Kumpulan kecil 6-10 org dari unit yang samabermesyuaratSecaratetapuntukmengenalpasti, memilihdanmenganalisismasalahkerjamereka. • FALSAFAH • Berdasarkankepadakonseppengurusansecarapenyertaandankemanusiaan.

  41. MATLAMAT UntukmemperbaikidanmempertingkatkualitIkerjamelalui: a. Kebolehanmenyelesaikanmasalahdikalanganpekerja. b. Semangatbekerjasecaraberkumpulan. c. Penyemaiandanpenerapannilaidanetikakerja. d. Penglibatandanminatterhadapkerja. e. Dorongankerja yang tinggi. f.Kesedarantanggungjawabdirisendiri,kumpulan , jabatan, dannegara.

  42. PrinsipAsas KMK berdasarkan: Pekerjadiiktirafsbgsumber yang paling bernilai. Memajukanpekerjasbgahlijabatan yang baik. Penyertaandansokongandarisemuaperingkat. Bekerjasecarakumpulan. Kreativitisentiasadigalakkan. Projekberdasarkantugasharian. 

  43. Faedah KMK • Mengeratkanpekerjaanantarapekerjadanpengurusan. • b. Memupukkerjasamaantarapekerja. • c. Memberikepuasanbekerja. • d. Menambahdoronganbekerja. • e. Memberikeyakinanmengenaikebolehansendiri. • f.   Mengasahbakatkepimpinan. • g. Menggalakkandayakreativiti. • h. Memperbaikisistemdancarabekerja.

  44. PERLAKSANAAN KMK • Syarat pelaksanaan KMK • Mewujudkan struktur KMK. • Latihan yang berkesan. • Sistem pengiktirafan berkesan.

  45. 1. Struktur KMK • JawatanKuasaPemandu • Fungsi: • Merangkadasarpelaksanaan KMK danmemberipertimbangan/ keputusankepadacadanganpenyelesaian.

  46. b. Fasilitator Ketua Bahagian/pekerja yang dipilih yang bertanggungjawabpadasatu KMK ataulebih. Fungsi: Berhubungdenganpihakpengurusanuntuksokongandanbantuan. Memberilatihankepadaketuakumpulan. Membantuahlikumpulan. Memastikantumpuankumpulankepadamasalah.

  47. 5. Orang tengah: menyelesaikan masalah. 6. Pakar rujuk. 7. Mengesan kemajuan kumpulan. 8. Menilai hasil (kos). 9. Melapor kepada pengurusan.

  48. c. Ketuakumpulan • Ketua unit/ pekerjaygdipilih. • Fungsi: • Melatihahlimengenaiteknikpenyelesaianmasalah. • Bertanggungjawabterhadapkelancaranaktivitikumpulan, kerjasamadanharmoni. • 3.Membantukumpulanmenyimpanrekod. • Mengelolakanmesyuaratdgnteraturdanberkesan. • 5.Minatdansokonganterhadapkumpulan.

  49. 6. Menggalakkanpekerja lain jadiahli. • 7.Membantuahlimenyelesaikanmasalah. • Menguatkuasakandisiplinbekerjasecarakumpulan. • d. Ahli-ahliKMK • Fungsi: • Menghadirimesyuaratsecaratetap. • Menumpukanusahamenyelesaikanmasalah. • Mengenalpastimasalah, menyumbangidea, menyelidik, penyiasatan. • Menyertaipersembahanpengurusan.

  50. FasilitatorKMK > Ketua kumpulan > Staf 2. Latihan 3. SistemPengiktirafan Ketua Jabatanbolehmemberipengiktirafanseperti: a.Hadirsamasemasapersembahanprojek. b.Suarapenghargaan.

More Related