1 / 67

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM. PROGRAM PENINGKATAN KUALITI. RANGKAIAN KOMUNIKASI PENINGKATAN PRODUKTIVITI DAN KUALITI PEMBENTUKAN KERJA BERKUMPULAN. PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 1/91. Panduan Meningkatkan Kualiti

janus
Download Presentation

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

  2. PROGRAM PENINGKATAN KUALITI • RANGKAIAN KOMUNIKASI • PENINGKATAN PRODUKTIVITI DAN KUALITI • PEMBENTUKAN KERJA BERKUMPULAN

  3. PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 1/91 Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan Melalui Telefon Perkhidmatan telefon adalah merupakan salah satu perkhidmatan barisan hadapan yang terpenting. Imej sesebuah organisasi dipengaruhi oleh kualiti perkhidmatan telefon yang diberikan.

  4. LAYANAN YANG BERKUALITI • Layanan urusan melalui telefon yang berkualiti boleh terhasil apabila beberapa amalan penting seperti berikut dilakukan : Layanan yang mesra, bersopan dan bertanggungjawab. Bercakap dengan mengamalkan ciri-ciri suara yang baik. • Sebutan yang terang dan jelas akan menyenangkan pendengaran pemanggil. • Sebutan yang terang dan jelas akan menyenangkan perhubungan. • Tekanan suara yang lembut dan menarik memberi gambaran yang baik mengenai personaliti kita.

  5. Senyuman semasa bercakap. Elakkan daripada kedengaran bosan dan keletihan semasa melayan pemanggil. Jangan membiarkan emosi mempengaruhi tugas. Sentiasa ingati nama pemanggil yang sering membuat panggilan dan sambut panggilan dengan menyebut nama mereka.

  6. Sentiasa memohon maaf jika terpaksa membiarkan pemanggil menunggu lama. Bersedia membantu tanpa diminta. Pegawai dan staf yang berkenaan hendaklah sentiasa bersedia mengambil pesanan bagi pihak pegawai-pegawai lain yang tidak dapat dihubungi.

  7. PKPA BIL. 2/91 Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan Membantu pihak Pengurusan dan Urusetia Jawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawab mereka dengan lebih cekap dan berkesan.

  8. TANGGUNGJAWAB URUSETIA • Bolehdibahagikan kepada 3 peringkat : • Tindakan Pra Mesyuarat • Tindakan Semasa Mesyuarat • Tindakan Selepas Mesyuarat

  9. Tindakan Pra Mesyuarat 1.Menentukan Agenda 2.Tarikh 3.Masa 4.Tempat Urusetia hendaklah berunding dengan pengerusi jawatankuasa untuk menentukan perkara-perkara tersebut.

  10. 2. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat - Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis.- Perkara-perkara berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab :a. Nama jawatankuasab. Nama Pengerusi Mesyuaratc. Nama Setiausaha Mesyuaratd. Tarikh, Masa bersidang dan Masa dijangka tamat.e. Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat.f. Peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat.g. Jenis minuman ringan yang diperlukan.

  11. d. Tarikh, Masa bersidang dan Masa dijangka tamat. e. Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat. f. Peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat. g. Jenis minuman ringan yang diperlukan.

  12. 3. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk Perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh Kementerian/Agensi/Jabatan untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat.

  13. Urusetia juga bertanggungjawab untuk menyediakan kertas kerja mengenai: Bilangan salinan kerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran)

  14. Menghantar surat jemputan- Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.

  15. Surat Jemputan mestilah mengandungi Nama jawatankuasa Tarikh & tempat mesyuarat Masa mula dan jangka tamat Agenda mesyuarat Nama Pengerusi Jenis Pakaian

  16. Agenda Mesyuarat hendaklah disusun dalam bentuk berikut : Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

  17. Memastikan Persediaan Kemudahan-Kemudahan Bilik Mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan perkara-perkara berikut disediakan: a. Menetukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas. b. Tempat duduk yang mencukupi

  18. Alat pembesar suara berfungsi dan disediakan d. Alat-alat tulis disediakan diatas meja e. Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu. f. Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat.

  19. Menentukan Kehadiran Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan.

  20. Perbincangan Pra Mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan.

  21. Memberitahu Ahli-Ahli Mesyuarat Tentang Etika Mesyuarat Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat

  22. Tindakan Semasa Mesyuarat Catatan Minit Mesyuarat Hendaklah Direkodkan a. Senarai kehadiran mesyuarat b. Perkara penting yang dibincangkan

  23. c. Keputusan yang dibuat d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil kira oleh Kementerian/ Jabatan

  24. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan Minit • Format Minit • Susunan Nama Ahli-Ahli Mesyuarat • Catatan Perbincangan • Pengesanan Maklumbalas Perlaksanaan Keputusan Mesyuarat

  25. Laporan Maklumbalas Urusetia • Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian/Jabatan • Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab

  26. PKPA BIL. 3/91 Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam Agensi Kerajaan perlu memperkenalkan inovasi atau idea baru. Perubahan boleh berlaku dalam pelbagai bentuk seperti pengenalan teknologi baru, perubahan prosedur

  27. PKPA BIL.4/91 Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam Memberi penekanan kepada penggunaan Model Proses Peningkatan Kualiti

  28. Strategi-Strategi Tambahan bagi Peningkatan Kualiti Bagi memperkukuhkan lagi usaha-usaha yang telah diperkenalkan setakat ini dan membantu pihak pengurusan melaksanakan pengurusan berkualiti, agensi-agensi Kerajaan adalah bertanggungjawab untuk merancang dan melaksanakan tujuh program tambahan.

  29. Tujuh Program Tambahan Program 1  Sistem Cadangan Q Program 2  Sistem Proses Q Program 3  Sistem Pemeriksaan Q

  30. Program 4  Slogan Q Program 5  Hari Q Program 6  Sistem Maklum Balas Q Program 7  Sistem Maklumat Q

  31. PKPA BIL.6/91 Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti dalam Perkhidmatan Awam Menerangkan 3 aspek utama dalam Pengurusan produktiviti: a. Konsep Produktiviti b. Cara-cara meningkatkannya c. Pengukuran produktiviti

  32. Kelengkapan Modal Tenaga manusia Bahan-bahan Sistem dan Prosedur Faktor Produktiviti Teknologi Struktur Organisasi Persekitaran Kerja Gaya Pengurusan

  33. PKPA BIL.7/91 Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) Kerajaan adalah menitikberatkan peranan yang dimainkan oleh pihak pengurusan dan kakitangan dalam usaha ke arah meningkatkan kualiti

  34. Matlamat • Kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja • Semangat bekerja secara kumpulan • Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif

  35. Penglibatan serta minat terhadap kerja • Dorongan kerja yang tinggi • Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan/pejabat dan negara

  36. Prinsip-Prinsip Asas KMK • Pekerja-pekerja diiktirafkan sebagai sumber yang paling bernilai di samping lain-lain sumber pengurusan • Memajukan pekerja sebagai ahli jabatan/pejabat yang berguna

  37. Bekerja secara kumpulan • Kreativiti sentiasa digalakkan • Projek adalah berkaitan dengan tugas-tgas harian

  38. Faedah-Faedah Dari KMK • Mengeratkan perhubungan • Memupuk kerjasama di kalangan pekerja • Memberi kepuasan • Menambah dorongan untuk bekerja

  39. Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri • Mengasah kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja • Mengalakkan daya kreativiti di kalangan pekerja • Membaiki sistem dan cara kerja

  40. PKPA BIL.8/91 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Dokumen ini adalah rujukan utama yang akan membantu organisasi berfungsi dengan cekap dan berkesan

  41. Terdapat 2 Konsep iaitu : 1. Konsep MPK 2. Konsep FM

  42. Jabatan/ Pejabat MPK Kenyataan harapan Jabatan/Pejabat Tuju arah yang jelas Penentuan fungsi yang jelas Pembahagian aktiviti/tugas antara Bahagian/Unit yang jelas Rangkaian Prosedurdan pegawai bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti Peningkatan Kecekapan dan Keberkesanan Jabatan/Pejabat Peningkatan Produktiviti Jabatan/Pejabat

  43. Individu/ Jabatan FM Tanggungjawab & tugas yang jelas Tuju arah yang jelas Dasar-Dasar/Peraturan yang jelas Prosedur Aliran yang jelas Kedudukan yang jelas dalam Jabatan Peningkatan Kecekapan dan Keberkesanan Individu/Jabatan Peningkatan Produktiviti Jabatan/Pejabat

  44. PKPA BIL.9/91 Panduan Mengenai Pelaksanaan Dasar Persyarikatan Malaysia Kerjasama yang bermakna antara Perkhidmatan Awam dan sektor swasta bagi tujuan memesatkan lagi pertumbuhan ekonomi dan kejayaan negara

  45. PKPA BIL.10/91 Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter Memastikan perkhidmatan kaunter yang diberikan adalah memuaskan hati pelanggan dan berkualiti

  46. Konsep Perkhidmatan Kaunter Bahagian Di Hadapan Kaunter Bahagian Kaunter Bahagian Di Belakang Kaunter PELANGGAN Khidmat Sokongan Di Khidmat Kaunter

  47. PKPA BIL.1/92 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Rujukan oleh Ketua Jabatan dalam merancang dan Menggerakkan proses peningkatan kualiti. 2 aspek Utama TQM:- a. Konsep TQM b. Prinsip yang menyokong TQM

  48. Sokongan Pengurusan Atasan Kepastian Kualiti Menyediakan Latihan Dan Pengiktirafan Prinsip-Prinsip Yang Menyokong TQM Perancangan Strategik Kualiti Pengukuran Prestasi Meninggikan Semangat Berpasukan Mengutamakan Pelanggan

  49. PKPA BIL.4/92 Pengendalian Pengaduan Awam Sistem pengendalian pengaduan awam untuk menerima dan menyiasat pengaduan-pengaduan daripada orang awam mengenai ketidakpuasan pentadbiran.

  50. Cara pengendalian Pengaduan Awam • Mengeluarkan surat akuan terima dalam tempoh dua minggu setelah menerima surat aduan • Menjalankan siasatan awal bagi memastikan ketulinan aduan tersebut • Mengemukakan ulasan mengenai aduan itu untuk pertimbangan Jawatankuasa

More Related