1 / 58

Netwerk Kwaliteitscoördinatoren

Den Bell 23 november 2011. Netwerk Kwaliteitscoördinatoren. AGENDA. Ondersteuning O&K/BPM Indicatoren procesmodellering Presentatie kwaliteitsdag (Stephan Dermaux) Definities (Koen Duerinck) Generieke en gestandaardiseerde processen Varianten End to end Ondersteunende processen

sophie
Download Presentation

Netwerk Kwaliteitscoördinatoren

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Den Bell 23 november 2011 NetwerkKwaliteitscoördinatoren

  2. AGENDA • Ondersteuning O&K/BPM • Indicatoren procesmodellering • Presentatie kwaliteitsdag (Stephan Dermaux) • Definities (Koen Duerinck) • Generieke en gestandaardiseerde processen • Varianten • End to end • Ondersteunende processen • Voortgang producten (Danny Naeyaert) • Optimalisatie netwerkvergadering • Rol KC • Wiki en andere spaces 2

  3. 1. Ondersteuning O&K/BPM O: ondersteuningP: prevalideringM: modellering *Jan en Peter starten 03/01/2012 3

  4. 2. Indicatoren procesmodellering (1) • Opvolgen voortgang procesmodellering aan de hand van indicatoren • Aantal producten • Aantal processen in ontwerp • Aantal geprevalideerde processen • Aantal processen gevalideerd exclusief VTE’s • Aantal processen gevalideerd inclusief VTE’s • Voor elke bedrijfseenheid worden deze indicatoren aangemaakt • Elke indicator heeft: • Streefwaarde • Tolerantie (in %): • Actuele waarde 4

  5. 2. Indicatoren procesmodellering (2) • Actualiseren data: • Elke maand door de kwaliteitscoördinator via Excel • Geeft mogelijkheid om stand van zaken op te volgen, te rapporteren en om knelpunten te signaleren 5

  6. 4. Definities

  7. Inhoud (scope) • Generieke & gestandaardiseerde processen • Varianten • End to end • Ondersteunende processen 7

  8. 1 – Generieke & gestandaardiseerde processen

  9. 1 – Generieke & gestandaardiseerde processen Betekenis van term ‘generieke processen’ niet voor iedereen hetzelfde… Ons voorstel: = Processen waarvoor een gestandaardiseerde werkwijze wordt uitgewerkt. • Door moederbedrijf, voor andere bedrijfseenheden • Door verschillende bedrijfseenheden samen • Is ‘gestandaardiseerd proces’ een betere benaming? 9

  10. 1 – Generieke & gestandaardiseerde processen Voorbeeld: o.a. 10

  11. 2 – Varianten

  12. 2 – Varianten 3 zienswijzen: • Zienswijze 1: 1 product > 1 proces > meerdere varianten • Zienswijze 2: meerdere producten > meerdere processen • Zienswijze 3: 1 product > meerdere processen 12

  13. Evenement Groot Middelgroot Klein Organiseren evenement 2 – Varianten Zienswijze 1: 1 product > 1 proces > meerdere varianten 13

  14. Klein evenement Middelgroot evenement Groot evenement Organiseren kleinevenement Organiseren middelgroot evenement Organiseren groot evenement 2 – Varianten Zienswijze 2: meerdere producten > meerdere processen 14

  15. Evenement Organiseren kleinevenement Organiseren middelgroot evenement Organiseren groot evenement 2 – Varianten Zienswijze 3: 1 product > meerdere processen 15

  16. 2 – Varianten Ons voorstel (1) • Zienswijze 3 (1 product > meerdere processen) is de beste. • ‘Varianten’ zijn niet nodig! Enkel processen en producten volstaan. • Relaties bijhouden via productselectiematrix: 16

  17. 2 – Varianten Werkwijze procesontwerper: • Starten met uittekening grootste ‘gelijkende proces’, maar zonder uitvoerdersVb.: ‘Organiseren groot evenement’ • Kopiëren en hernoemen procesVb.: ‘Organiseren groot evenement’  ‘Organiseren middelgroot evenement’ / ‘Organiseren klein evenement’ • Deleten overbodige objecten in kopieënVb.: In ‘Organiseren middelgroot evenement & ‘Organiseren klein evenement’ • Tot slot: plaatsen functies in alle processen 17

  18. 3 – End to end

  19. BE 1 BE 2 Proces 1 Proces 2 3 – End to end Nog steeds vragen over begin- en eindpunt proces… End to end? End to end! 19

  20. 3 – End to end End to end: 2 relevante niveaus • Producten • Processen 20

  21. … 3 – End to end 1. Producten De eerste versie van de productencatalogus introduceert de producten bij de Stad: 21

  22. … 3 – End to end Tegelijk wordt ook de 1-op-1-relatie geïntroduceerd… 22

  23. … 3 – End to end Aangezien de gesprekken voor het identificeren van de producten echter per BE en dienst verliepen, slopen er logischerwijs halffabricaten in de productencatalogus… 23

  24. 3 – End to end Tegelijkertijd werd duidelijk dat de productenfilosofie nog verfijnd moest worden (o.a. de 1-op-1-relatie bleek niet overal houdbaar). … MAAR: Terwijl de producten verder evolueren, zijn de processen nog steeds op de eerste versie van de productencatalogus gebaseerd! 24

  25. 3 – End to end D.w.z.: Aangezien er in de oorspronkelijke productencatalogus halffabricaten zaten, zijn sommige processen dus ook niet end-to-end! … 25

  26. BE 1 BE 1 BE 2 Proces 1 3 – End to end 2. Processen Resultaten werkgroep end to end Situatie 1 26

  27. 3 – End to end Resultaten werkgroep end to end Situatie 2 BE 1 BE 1 Generiek proces Proces 1 27

  28. 3 – End to end Conclusie • De producten moeten gescand worden om ze end to end te maken. • MAAR wat met de processen? • Uittekenen in één model kan niet, aangezien elke BE vooral rapportage over eigen deel van proces wil. • Tegelijk moet end to end-gedachte ook op procesniveau duidelijk zichtbaar gemaakt worden. 28

  29. 3 – End to end Ons voorstel • Werkwijzen opgesteld door werkgroep end to end blijven behouden (ActiviteitPlus, externe linken). • We introduceren een extra model waarbij processen aan elkaar geschakeld worden tot end to end-keten. 29

  30. NIETend to end! Wat idealiter zou moeten zijn: WELend to end! 2 processen blijven apart bestaan / end to end-zicht via apart model Ons voorstel: 3 – End to end BE 1 BE 2 Wat soms is: 30

  31. 4 – Ondersteunende processen

  32. 4 – Ondersteunende processen Globaal procesmodel Stad Antwerpen: Processen onder rode L1 en L2 = ondersteunend 32

  33. 4 – Ondersteunende processen 10 Bestuursakkoorden Overleggen, beslissen, notuleren, opvolgen en archiveren Managen strategische cyclus Intern auditeren en inspecteren Ruimtelijk plannen en ontwikkelen Zich verplaatsen Welzijn en gezondheid Bouwen en wonen Veilig leven Extern communiceren Aanleggen en beheren openbaar domein Duurzaam leven Ontspannen en participeren Werken Leven in Antwerpen: rechten en verplichtingen Beheren en ontsluiten musea, erfgoed & archief Bewaken leefmilieu Studeren en leren Ondernemen Samenleven Voorzien, ontwikkelen en beheren van personeel Voorzien en beheren van gebouwen en infrastructuur Voorzien en beheren van financiële middelen Voorzien en beheren van voertuigen en rijwielen Voorzien en beheren van data Aankopen werken, leveringen en diensten Verlenen administra-tieve ondersteuning Beheren van transport en opslag Beheren van kennis Beheren van projecten en processen Beheren milieu en duurzaamheid Beheren juridische zaken Beheren van preventie en welzijn op het werk Intern communiceren 33

  34. Proces = Externe klant Proces = Interne klant 4 – Ondersteunende processen End to end = klant aan einde kan ook intern zijn! M.a.w.: alle processen waarbij aan het einde een interne klant staat, zijn ondersteunend. 34

  35. Actualisatie november 2011 5. Lokale productencatalogus

  36. Inleiding: naar een geïntegreerd productbeheer vanuit verschillende perspectieven • Intern inhoudelijk (stad en OCMW, op termijn groepsbreed) • In het kader van enterprise architecture: de ontwikkeling van een uniek bronbestand (Centraal referentiesysteem = CRS) • Interbestuurlijk: bevoorrechte partner in het kader van de interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus (VVSG/V-ICT-OR project) • In het kader van de beheers- en beleidscyclus (BBC) en kostprijsberekening • In het kader van het onderhoud en de actualisering van webservices (websites, intranet) 36

  37. Impact op productactualisatieAlgemene principes • Generieke benadering producten (ontkoppeling van de aanbieder) • Thematische naamgeving en rubricering 37 37

  38. Generieke productbenadering • Opname generieke producten in de productencatalogus • met behoud van relevante detailinformatie in afzonderlijk dataveld: voorbeelden 38

  39. Overzicht huidige generieke producten (voorzien van een specificatie) 39

  40. Generieke productbenadering • Geldt ook voor hoofdproducten - Voorbeeld: alle “communicatiecampagnes” komen onder het (nieuwe) hoofdproduct “informerende communicatie”. 40

  41. Thematische benadering (2):naamgeving 41 • De laatste productnaamcomponent is altijd een substantief afgeleid van een werkwoord (veeleer procesomschrijving) • Uitzonderingen: verlenen, organiseren, verstrekken, toestaan, uitvoeren, • De andere productnaamcomponenten beschrijven een verdere verklaring of detaillering van de telbare eenheid • Product bestaat uit verschillende productnaamcomponenten (max. 6), maar samen vormen ze de naam van het product. • De laatste component verwijst naar de producteenheid • De naamcomponenten worden gescheiden door een liggend streepje 41

  42. Thematische benadering (3)voorbeeld 42 42

  43. Wijzigingen:Thematische benadering • Voorstel nieuw ingevoerde themanamen (nog te beoordelen op correcte volume-eenheid) 43

  44. Wijzigingen: Nieuwe producten 44

  45. Naar een interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus (IPDC) Actoren: samenwerking van CORVE, VVSG, V-ICT-OR, ICT-leveranciers (CEVI, CIPAL, VERA, DA), Kortom Doelstelling: opmaak en aanleveren van een unieke, raadpleegbare, lokaal aanpasbare en geautomatiseerde productencatalogus - referentiebestand voor lokale besturen - unieke productencodering - aanbod over alle bestuurslagen heen Inhoud: -enkel externe producten - samenstelling bestaande catalogi (lokaal en provinciaal) - producten Vlaamse infolijn 45 45

  46. Naar een interbestuurlijke productencatalogus (IPDC) (2) Belanghebbenden - burgers,verenigingen en ondernemers - lokale en provinciale besturen - Vlaamse overheid - Vlaamse infolijn (contactpunt) 46 46

  47. Naar een interbestuurlijke productencatalogus (IPDC):positie stad Antwerpen Lokale productencatalogus van stad Antwerpen is de basis voor de interbestuurlijke productencatalogus Onderzoek mogelijkheid opname interne producten (met productencatalogus stad Antwerpen als basis) Stad Antwerpen doet acceptatietesten voor redactionele aspecten webomgeving (december 2011) Antwerpen is één van de pilootgemeenten (start voorzien januari 2012) 47 47

  48. Naar een interbestuurlijke productencatalogus:impact op het websitebeheer 48 48

  49. Voordelen integratie voor website stad Antwerpen • Unieke interbestuurlijke productcodes verhogen uitwisselbaarheid • Overname relevante en kwaliteitsvolle product- beschrijvingen (leidt tot werklastvermindering bij websitebeheer) • Verhoogde kwaliteit inhoud van de website door inhoudsdeling en benchmarking bij andere lokale besturen (overname best practices) 49 49

  50. Centraal referentiesysteem (CRS)Stand van zaken • COSMO-ontwikkeling door DA (= light versie) • Aanpak: - fase 1 (tot eind 2011): basisfunctionaliteiten - importeren bestaande productinfo (excel) - opnemen extra eigenschappen - historiekopvolging - export (excel e.a) - fase 2 (2012): uitbreidingen (eigenschappen) en koppelingen met andere systemen (webser vices) - oplevering via tussentijdse sprints en tests 50

More Related