Assistance au Comité de Pilotage stratégique achats hospitaliers Tableaux de bord ARH – Mode d'emploi Paris, le 8 juin

1. Assistance au Comité de Pilotage stratégique achats hospitaliersTableaux de bord ARH – Mode d'emploiParis, le 8 juin 2006 Tableaux de bord

2. Les tableaux de bord ARH suivent trois types d’information: quantitative, processus achats et risques Tableau de bord ARH • 1 – Suivi du périmètre achats • 2 – Suivi des processus • 3 – Gestion des risques • Suivi de l'ensemble des indicateurs quantitatifs au niveau régional • Masses achats traitées par rapport au périmètre total • Gains sécurisés par année • Suivi de la mobilisation de l'ensemble des acteurs au moyen de trois indicateurs: • Implication des établissements dans des rassemblements achats • Modification des organisations achats existantes • Mobilisation des pôles d'activité • Suivi des points bloquants • Description des solutions envisagées et suivi de leur mise en œuvre L'ensemble des indicateurs a été validé et décidé par les groupes de travail ARH constitués de la Bretagne, du Limousin, du Nord Pas de Calais et de Rhône Alpes. Tableaux de bord

3. 1 Suivi du périmètre achats – définitions préalables Définitions • Périmètre traitable: somme des dépenses des titres 2, 3 et éventuellement achats d'équipements (plan d'investissement annuel) de l'année en cours (données issues de la comptabilité) • Périmètre traité: • Somme des dépenses achats (par catégories) qui sont incluses dans un projet achats, exemples non exhaustifs: • Participation à un groupement achats ou de commande (Exemples 1, 2 et 3) • Application de leviers achats: Réduction du nombre de références et restructuration de la relation client/fournisseur (Exemples 4 et 5) • Dépenses en vue d'investissements (Exemple 6) • Exemples: • La catégorie textile à usage unique est achetée via un groupement de commande • L'établissement doit déclarer le périmètre achats de cette catégorie comme "périmètre traité". Les dépenses à inscrire sont celles estimées lors de la rédaction du CCTP • Gains sécurisés: gains calculés à partir de la nouvelle tarification issue de la fin de la procédure (AO, MAPA,…) et des volumes n-1 Tableaux de bord

4. 1 Suivi du périmètre achats Objectifs: Mettre en évidence la montée en charge du périmètre achats et l'évolution des gains sécurisés – Hors projets nationaux Suivi du périmètre achats - Hors projets nationaux • Pour chaque catégorie : • Remplir l'évolution du périmètre traité en cumulant chaque quadrimestre les montants des projets / marchés en cours (Q3 2006 étant le montant total du périmètre traité en 2006) • Remplir les gains sécurisés par année • Les sommes par catégories ainsi que le total global se calculent automatiquement • Périodicité de mise à jour: • Le périmètre traitable est à actualiser chaque année. • Le périmètre traité doit être actualisé selon la durée de vie des projets et des marchés passés A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

5. 1 Suivi du périmètre achats Objectifs: Mettre en évidence la montée en charge du périmètre achats et l'évolution des gains sécurisés – Projets nationaux Suivi du périmètre achats - Projets nationaux (CHU, FNCLCC,…) • Pour chaque catégorie : • Remplir l'évolution du périmètre traité en cumulant chaque trimestre les montants des projets / marchés en cours (T4 2006 étant le montant total du périmètre traité en 2006) • Remplir les gains sécurisés par année • Les sommes par catégories ainsi que le total global se calculent automatiquement • Périodicité de mise à jour: • Le périmètre traitable est à actualiser chaque année. • Le périmètre traité doit être actualisé selon la durée de vie des projets et des marchés passés A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

6. 1 Suivi du périmètre achats Exemple: Établissement dont le marché du groupement auquel il a adhéré commence Suivi du périmètre achats – Exemple 1 L'établissement adhère à un groupement de commandes pour les DM dont le marché passé le 31/12/05 va durer deux ans pour 3M€. La nouvelle tarification passée a permis de sécuriser des gains pour 250k€. Le tableau de bord est alors le suivant: On retrouve bien les 3M€ de périmètre traité et les 250k€ de gains sécurisés A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

7. 1 Suivi du périmètre achats Exemple: Établissement dont le marché du groupement auquel il a adhéré a déjà commencé et continue Suivi du périmètre achats – Exemple 2 L'établissement a adhéré à un groupement dont le marché en cours (médicaments) a commencé il y a deux ans et court encore sur deux années supplémentaires. Ce marché porte sur 2M€ sur 4 ans. Des gains ont déjà été identifiés au moment du début du marché issus de la nouvelle tarification Le tableau de bord est alors le suivant: Les gains sont bien nuls car ils ont été sécurisés deux ans auparavant et le périmètre traité est de 2M€ pour les médicaments A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

8. 1 Suivi du périmètre achats Exemple: Établissement dont le marché du groupement va être reconduit avec changement de périmètre Suivi du périmètre achats – Exemple 3 L'établissement est adhérent à un groupement de commandes qui va se terminer à la fin de l'année 2006 portant sur les médicaments pour 5M€; le nouveau marché est de 7M€ et va durer trois ans. Les gains sécurisés lors du premier marché étaient de 300k€ et les nouveaux gains sont de 600k€ grâce à la nouvelle tarification du marché. Le tableau de bord est alors le suivant: On retrouve bien le changement de périmètre fin 2006 ainsi que les 600k€ de gains sécurisés A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

9. 1 Suivi du périmètre achats Exemple: Standardisation et réduction du nombre de références au sein de l'établissement Suivi du périmètre achats – Exemple 4 L'établissement a mis en place des groupes de travail portant sur la réduction du nombre de références pour les consommables médicaux pour un montant de 5M€. Les gains n'ont pas encore été sécurisés car les marchés n'ont pas encore été passés. Ce projet doit durer deux ans à partir du 01/05/06. La tableau de bord est alors le suivant: Les gains sont bien nuls et le périmètre traité de 5M€ sur deux ans A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

10. 1 Suivi du périmètre achats Exemple: Restructuration de la relation client / fournisseur au sein de l'établissement Suivi du périmètre achats – Exemple 5 L'établissement a créé et organisé des groupes de travail pour essayer de restructurer la relation client/fournisseur en utilisant les grossistes répartiteurs. Le but étant de réduire les coûts logistiques d'approvisionnement. Le marché porte sur 2M€ pour deux ans et a permis de sécuriser pour 200k€ de gains grâce à la nouvelle tarification. Le tableau de bord est alors le suivant: Les gains sont de 200k€ en 2006 et le périmètre traité de 2M€ A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

11. 1 Suivi du périmètre achats Exemple: Étude au sein de l'établissement pour l'achat d'un scanner Suivi du périmètre achats – Exemple 6 L'établissement étudie la possibilité d'acheter un scanner pour un montant de 250k€ . des études de marché ont été faites et un scanner neuf a été trouvé dans un pays asiatique pour 200k€ et sera amorti à partir du 01/09/06. Les gains sécurisés sont alors de 50k€ Le tableau de bord est alors le suivant: On retrouve bien les 50k€ de gains et le périmètre traité de 200k€ A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

12. 2 Suivi des processus – définitions préalables Définitions • Types d'établissements: L'activité principale de l'établissement détermine si il est ou non sous ou hors T2A • Catégories d'établissement: • Établissements de référence: plus de 40M€ de budget total arrêté en 2005 de l'établissement • Autres établissements: moins de 40M€ de budget total arrêté en 2005 de l'établissement • Pôles: Pôles contractualisés au sein de l'établissement • Groupements: Participation à un groupement achats, groupement de commande ou réseau d'acheteur à l'exclusion de l'UGAP • Existence d'un réseau: Présence ou non d'un maillage regroupant différents établissements dont le but commun est d'améliorer la performance achats • Interventions réalisées sur les achats: Prestations ou autres ayant pour but de sensibiliser à la fonction achats • Établissements participants: Nombre d'établissements impliqués dans une initiative achats de type projet d’établissement, mutualisation achat, groupement de commande,… • Modification de l'organisation achats: Modification de l'organisation des achats au sein de l'établissement: embauche de personnel, suivi de formation, création d'une cellule achats... • Émergence de porteurs de projets: Nombre de personnes portant le projet dont coordonnateur ou ayant été nommées pour • Valorisation de la compétence des acheteurs: Nombre de formations dispensées durant l'année • Nombre de CPOM intégrants un volet achats: Établissement ayant signé, dans le cadre de son CPOM, un volet sur les achats Tableaux de bord

13. 2 Suivi des processus Objectifs: Quantifier la mobilisation des établissements Suivi des processus [1/2] • Pour les pôles et groupements: • Indiquer le nombre total d'établissements participants à un groupement achats et le nombre de CPOM intégrant un volet achats • Remplir le nombre total de pôles ainsi que ceux qui ont été impliqués dans un processus achats • Le pourcentage de pôles impliqués se calcule automatiquement • Pour les réseaux : • Renseigner le nombre de réseaux existants • 3. Pour les organisations: • Renseigner le nombre de projets A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

14. 2 Suivi des processus Objectifs: Quantifier l'implication des établissements et mesurer l'émergence de porteurs de projets Suivi des processus [2/2] • Par type et catégories d'établissements : • Renseigner le nom des groupements auxquels appartiennent l'établissement • Remplir le dépenses des titres 2 et 3 • Renseigner si la fonction achats a été modifiée ou non • Savoir si un porteur de projet a été nommé • Évaluer le niveau de sensibilisation des personnes aux achats A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord

15. 3 Gestion des risques – définitions préalables Définitions • Points bloquants: Point allant à l'encontre de la dynamique projet et empêchant son bon déroulement • Risques: Tout type de risques tels que les retards,... • Type de risques: • Disponibilité de l'équipe: Problèmes de ressources ou temps qui génèrent une indisponibilité des personnes • Calendrier: Tous problèmes de retard • Complexité technique: Problème juridique ou autres ralentissant le processus • Résolution proposée: Option permettant d'abaisser le niveau de risques • Mise en oeuvre des actions: Plan ayant pour but de mettre en oeuvre les résolutions proposées Tableaux de bord

16. 3 Gestion des risques Objectifs: Suivre les points bloquants, décrire les solutions envisagées et suivre leur mise en oeuvre Gestion des risques • Pour chaque établissement : • Identifier les points bloquants • Identifier les risques que les points bloquants peuvent engendrer ainsi que leur typologie • Écrire les résolutions proposées • Expliciter les actions mises en œuvre afin de minimiser les risques • Pour l'ARH: • Synthétiser les points bloquants ainsi que les risques des différents établissements pour dégager les point principaux A remplir par l'ARH Consolidé automatiquement Tableaux de bord