Le pilotage opérationnel des pôles « Les tableaux de bord »

1. Le pilotage opérationnel des pôles « Les tableaux de bord » GEM CG 30 / 01 / 2009 ARH

2. La nouvelle gouvernance aux Hôpitaux du Sud Charente La construction des contrats de pôle Les tableaux de bord Apports et limites Perspectives Sommaire

3. La nouvelle gouvernance aux Hôpitaux du Sud Charente La construction des contrats de pôle Les tableaux de bord Apports et limites Perspectives Sommaire

4. Mise en place d’un conseil exécutif provisoire:Septembre 2006 Chargé de réaliser le découpage en pôle Création des pôles:CA du 24 janvier 2007 Nomination responsable de pôle:13 mars 2007 Nouveau conseil exécutif: 30 avril 2007 Élections conseil de pôle : 17 septembre 2007 Signature contrats de pôle: Juin 2008 Calendrier

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8. Un diagnostic a été réalisé par pôle En terme d’activité (Pdm, DMS, évolution…) En terme d’organisation (relation inter-pôle …) Contribution du pôle à l’équilibre financier global (CREA, TCCM) Sur cette base définition d’objectifs contractuels Construction du contrat

9. Exemples

10. 1) Axe activité - Conforter et / ou développer des activités nouvelles, - Faire évoluer ou cesser des activités existantes. 2) Axe financier et de ressources Gérer les compétences médicales et soignantes à court, moyen et long terme, Optimiser la gestion des ressources humaines et matérielles, déployer des moyens entre les structures internes, et entre différentes catégories de dépenses en fonction des besoins du pôle, Mutualiser des moyens entre les structures internes. Déclinaison d’objectifs

11. 3) Axe organisation - Fluidifierle parcours du patient (gestion des lits, DMS, délais d’attente, transmissions,…) - Adapter les modes de prise en charge (hospitalisation de semaine, de jour, à domicile,…), - Améliorer les interfaces avec les pôles tiers prestataires ou filière d’aval. 4) Axe qualité et gestion des risques Diminuer la non-qualité des soins (vigilances, redondances d’examens, ré hospitalisations, etc.) et de la gestion (par ex. : codages des activités incomplets, ou tardifs), en cohérence avec la mise en œuvre des référentiels qualités et de la V2 de la certification. Déclinaison d’objectifs

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13. Stratégie de la performance selon trois axes : - Développement de l’activité - Amélioration continue de la qualité - Maîtrise des coûts Les objectifs du contrat de pôle s’organisent donc selon ces trois axes : - Activité - Qualité - Finances qu’il s’agit de suivre dans un tableau de bord qui deviendra l’outil de pilotage du pôle. Les tableaux de bord

14. Concevoir un tableau de bord intégrant des données extra comptables L’élaboration du tableau de bord : – Pour chaque objectif, choisir des indicateurs de performance (ou de résultat) et de pilotage (ou de gestion) pour mesurer et suivre les activités Les tableaux de bord

15. Les tableaux de bord • La conception du tableau de bord • • Il n’y a pas de modèle idéal. Il faut : • – des objectifs clairs et directement opérationnels (recrutement, DMS, consommations, satisfaction des patients, qualité du codage) dont on peut mesurer des résultats à court terme • – une démarche progressive (projet sur plusieurs années) • – des tableaux synthétiques (lisibles) • – les éléments sur lesquels il existe des leviers d’action (indicateurs compréhensibles). • • Il faut décrire les règles du jeu institutionnel : périodicité, fiabilité, transparence et cadres d’utilisation

16. Les tableaux de bord • Le choix des indicateurs de suivi • Le contenu – Des indicateurs pertinents (adapté au critère, sensible, précis, information juste et stable, …) – Des indicateurs synthétiques – Couvrant toutes les dimensions de la gestion hospitalière – Des indicateurs stables dans l’espace – Des indicateurs stables dans le temps. • L’importance de l’analyse des écarts par rapport aux référentiels…. – L’historique – L’objectif négocié dans le contrat – La moyenne de l’établissement – Les comparaisons avec des référentiels extérieurs. • …pour déterminer des plans d’action.

17. Les tableaux de bord • La définition des indicateurs Pour chaque indicateur il faut : – une définition – une procédure et une formule de calcul – autres éléments de comparabilité avec les référentiels extérieurs (période couverte, version groupeur, tarifs, …) – guide de lecture – toujours privilégier les procédures et formules validées et partagées pour permettre la comparabilité – ex : nombre de séjours, nombre de journées, DMS, ...

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21. Partage de la culture médico-économique entre responsables médicaux et administratifs Place du contrôle de gestion médicalisé renforcée Résultats positifs: Ex: amélioration de la DMS. Les apports

22. Les limites • Complexité des comparaisons parfois (versions GHM…) • Complexité des explications (coefficient de transition convergé…) • Découragement des acteurs (augmentation de l’activité mais réduction du CA car tarifs baissent) • Manque de visibilité

23. Sommaire • La nouvelle gouvernance aux Hôpitaux du Sud Charente • La construction des contrats de pôle • Les tableaux de bord • Apports et limites • Perspectives

24. Perspectives • Automatisation, intranet. • Renseigner le volet ressources humaines. • Intégrer les indicateurs IPAQH. • Intégrer les indicateurs de pilotage de la performance hospitalière.