LES TABLEAUX DE BORD Indicateurs d’activités et de performances

1. Équipe Projet : Indicateurs de Performances LES TABLEAUX DE BORDIndicateurs d’activités et de performances Consultant : M. LOTFI

2. LES TABLEAUX DE BORD Définition: Un tableau de bord est un outil de pilotage et de compte rendu permettant au gestionnaire de réagir en temps réel par rapport à un objectif clairement fixé. Son élaboration repose sur quelques principes simples:

3. Il faut un destinataire qui exprime son besoin • C’est un ensemble de données organisées • Il est composé d’indicateurs pertinents, c’est-à-dire reliés à un objectif. • Sa présentation doit être simple et conviviale (n’importe qui doit le comprendre) • Il doit être périodique à date fixe • Il faut toujours joindre un commentaire aux chiffres • C’est un outil d’anticipation et de management participatif (car il faut être d’accord sur un objectif).

4. La forme des tableaux de bord Il n’y a pas de forme standard de présentation d’un tableau de bord et chaque structure adopte celle qui lui convient le mieux en fonction des coûts. En tout état de cause le modèle présenté ci-après à le mérite de rassembler toutes les informations nécessaires, d’être simple à lire et peu onéreux à fabriquer : DFI Date : Auteur: TABLEAU DE BORD OBJECTIFS: Activités: Périodicité: Déclinaison: Visualisation: Tableau, graphique Destinataires: SG, DG, CG, Service Commentaires Prévu Réalisé Ecart Indicateur 1 : Indicateur 2 : Indicateur 3 :

5. Quelques éléments de réflexion • Le tableau de bord est un des éléments principaux de la « boite à outil » du contrôle de gestion. • L ’outil ne doit pas être plus important que la démarche. • Sans bons outils, aucune démarche ne peut vraiment réussir

6. La fonction du tableau de bord Sous la forme d ’un ensemble d ’information synthétiques, il permet à un responsable donné de mesurer le niveau de performance (économique, de qualité, d ’efficience et d ’efficacité) de ses ressources et d ’engager d ’éventuelles actions correctives. • Pour ce faire c’est donc : • un document physique • concis et explicite • élaborer selon une procédure formalisée • un outil pour l ’action

7. La fonction du tableau de bord • Chaque niveau de pilotage a besoin d ’informations appropriées • Le tableau de bord traduit une mesure de résultats partiels à des fins de suivi d ’activités clairement identifiées • le tableau de bord est un outil destiné, après l’analyse à l ’action correctrice.

8. L ’architecture du système de tableaux de bord • tableau générale (niveau • stratégique) • tableaux de bord intermé- • -diaires (sectoriels) • tableaux de bord de pilotage • (opérationnels) Direction Département service

9. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Le tableau de bord ne s ’accommode pas de la forme orale incomplète et imprécise. • La forme écrite et/ou graphique s ’impose • Un tableau de bord n ’est pas une collection de données non organisées, mais un regroupement d ’indicateurs retenus pour leur pertinence

10. Tableaux de bord et indicateurs de performance La présentation, la périodicité, le responsable de l ’alimentation du tableau de bord ne varient pas nécessité d ’une procédure formalisée

11. Tableaux de bord et indicateurs de performance Fonction du tableau de bord dans la mise en place d ’un contrôle de gestion • Aider la direction à formaliser les objectifs stratégiques de l ’organisation • Fournir aux responsables opérationnels les moyens d ’évaluer leurs performances au moyen d ’indicateurs financiers mais aussi non-financiers.

12. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Introduire une fonction d ’analyse et de régulation permanente dans les processus de décision • Eclairer les choix en amont • Piloter les actions correctives en aval (ce qui diffère des rapports d ’activité)

13. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Rapport d ’activité • statique • produit annuellement • vision rétroviseur • actions correctives possible • année N + 1 • Tableau de bord • au cœur de l ’action • produit en temps réel • vision prospective • actions correctives • permanentes

14. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Les 3 E : • économie • conditions d ’acquisition de l ’ensemble des moyens en terme de coûts, qualité, quantité, délais… • efficience • rapprochement entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus (proche de la notion de productivité) • efficacité • rapprochement entre les résultats obtenus et les objectifs recherchés; s ’efforce de prendre en compte l ’ensemble des effets produits

15. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Approche méthodologique du tableau de bord • - remarques tirées de l ’expérience : • la démarche tableaux de bord est l ’affaire de tous • tous les niveaux hiérarchiques doivent s’y impliquer

16. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Méthodologie conseillée : • 1ère étape : je m ’assure que les objectifs de mon service sont clairs, connus et mesurables • sans ambiguïté par rapport à mon responsable hiérarchique direct • réaliste et pouvant être atteint dans un laps de temps peu éloigné • connus des personnes concernées par leur réalisation • acceptés par ces mêmes personnes

17. Tableaux de bord et indicateurs de performance • 2ème étape : j ’étudie le système de réalisation de mes prestations • - identification des tâches à accomplir pour mener à bien les missions et avoir la meilleure compréhension possible du processus de réalisation de mes prestations • (qui fait quoi, chaînage des étapes…)

18. Tableaux de bord et indicateurs de performance • 3ème étape : je définis les indicateurs qui paraissent, à mes collaborateurs et à moi-même les plus pertinents • établissement d ’une liste d ’indicateurs • validation de cette représentation des objectifs et des activités du service avec vos collaborateurs et N+1 • vérification de la pertinence des indicateurs dans la gestion quotidienne du service

19. Tableaux de bord et indicateurs de performance • 4ème étape : j ’analyse dans quelles conditions l’information sera disponible • production régulière des indicateurs à des coûts qui restent raisonnables • analyse des modalités de production et de collecte des informations nécessaires • prévoir un calendrier de réalisation et de mise en service du tableau de bord

20. Tableaux de bord et indicateurs de performance • 5ème étape : je formalise les indicateurs dans un tableau de bord et je m ’assure de la clarté du document • formalisation du tableau de bord • présentation claire, synthétique, information facile à lire • regroupement des indicateurs en fonction de leurs facteurs de corrélation • production des commentaires à l ’appui du tableau de bord

21. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Choix des indicateurs • faire le choix d’indicateurs facile à produire • être sélectif : 20/80 • soit 20% des activités qui représentent 80% du • budget ou 80% des résultats • ne retenir que quelques critères essentiels de mesure • des activités et de performances • ne pas chercher l ’exhaustivité

22. Tableaux de bord et indicateurs de performance • Les indicateurs doivent : • être représentatifs de l ’activité mesurée • se prêter à une analyse (interprétable en terme de gestion : comparaison par rapport à un objectif, une norme, un standard…) • être datés et quantifiés

23. Exemples d’indicateurs d’activité et de performance Indicateurs de performance Indicateurs d’activité