Ateadagen 2006 Välkommen!

1. Ateadagen 2006Välkommen! Få rätt effekt ur projekt Dag Windarp

2. Agenda – ”Få rätt effekt ur projekt” • Vad är projekt och hur brukar de gå • Vad är viktigast och vad gör vi åt det? • Några råd och frågor… ”Alltför ofta missar projekt sina mål. Det är viktigt att beskriva och analysera projektets effektmål. Effekterna som projektet skall generera är vägledande när beställaren sätter sin ambition/prioritering av produkt, tid och kostnad.”

3. Arbetsuppgiften är av tillfällig karaktär med fastlagd start och slutpunkt Arbetsuppgiften kräver beslut och samordning från olika delar av verksamheten Arbetsuppgiften kräver särskild styrning och kvalitetssäkring Behov av att markera arbetsuppgiften som prioriterad/angelägen Tidspressat schema Det krävs kompetenser/personer från olika delar av verksamheten Arbetsuppgiften berör ett känsligt område Graden av komplexitet eller nytänkande i det färdiga resultatet Arbetsuppgiften kräver kontakter/samverkan med externa intressenter. När väljer du projekt som styrform? • ”En unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start och slutdatum, initierad för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnader och resurser.” ISO-100006

4. Projektstyrningens dimensioner Övergripande styrning av projektverksamheten • Utförs av Projektkontor, Projektkontrollereller Ledningen Styrningen av ett projekt • Utförs av Projektbeställare och Styrgrupp Styrningen inom ett projekt • Utförs av Projektledaren

5. IT… Några av problemen kring IT... • Begreppsförvirringen inom IT-området (fortfarande) • Tänker/går direkt på tekniken/lösningar – tänker ej Nyttan/Effekter • Verklig koppling och styrning saknas mellan (affärs)-verksamhetens mål, visioner, krav och planer och satsningarna inom IT-området. Avsaknad av användbara prioriterade planer • Avsaknad av ett ”visionstänkande” och en helhetssyn hos (affärs)verksamhetssidan kring möjligheterna med IT • Oklara roller och ansvar kring IT-frågor • Bristande beställarkompetens (verksamhetssidan) • Brist på resurser, kompetenser och vilja på verksamhetssidan att driva och hantera IT-frågorna • Bristande uppföljning av såväl IT-verksamheten som av ”IT-projekten” • Avsaknad av ”spelregler” – ”ordning och reda” • Bristande dialog mellan tekniksidan och (affärs)verksamhetssidan (speciellt ledningen) • samt ett antal till…

6. ??? Hur brukar det gå… • Projekt försenas kraftigt • Projekt läggs ned • Budgeten överskrids • Missförstått verksamheten • Inte rätt produkt • System tas ur drift • System används aldrig • Verksamheten ändrats • Lösningar som ingen använder • …

7. Orsaken till misslyckande av… …systemutvecklingsprojekt • Kunderna upplever inte att man får ut det värde av investeringen som utlovats. • Priset motsvarar inte värdet av det som levererats. …infrastrukturprojekt • Kostnaderna överskrids. • Leveranserna sker inte i utlovad tid. …affärssystemprojekt • Kostnaderna överskrids. • Leveranserna sker inte i utlovad tid. • Funktionaliteten i leveransen är inte den utlovade. Källa: Exido International AB, itbarometern

8. Vad är… Vad är ett misslyckat projekt? Vad är ett lyckat projekt?

9. Ledningens stöd Användare är involverade i projektet Erfaren projektledare Tydliga mål och klarlagda krav Minskad omfattning och bra planering Standardiserad infrastruktur Balans i projeket Fastslagna förutsättningar Kompetenta medarbetare Realistiska förväntningar Små korta iterationer Ägandeskap Hur lyckas vi?

10. Skillnad i tankeprocessen • Vad kan du göra för att nå målet att ta bussen,så att du är vid teatern klockan sex? Eller… • Hur kan du nå målet att vara vid teatern klockan sex?

11. Hur det kan gå…

12. Det perfekta…

13. Kvalitet/Funktion Tid Kostnad Värde i ett projekt • Värdet är förhållande mellan levererad funktion och dess kostnad ”Allt går ut på att skapa ett värde som är högre än kostnaden för att producera detta värde” - Optimera relationen mellan nytta och pris

14. Varför - Syftet • Ett behov skall mötas • Ett problem måste lösas • En ny idé skall testas

15. Effekten av projekten är viktigast Vad vill man nå… varför startar egentligen projektet? Alla måste vara medvetna om effektmålen Projektet är medlet att nå effektmålen. Effektmål

16. Tydliga, utmanande och förankrade Mätbara, realistiska och accepterade Hjälper att beskriva projektets effektmål Tidsbundna kontrollstationer på vägen. Produktmål

17. Effektmål De effekter vi vill uppnå med en satsning – internt/externt Effektmålen styr de produktmål som ska gälla för satsningen Produktmål/Systemmål Den produkt/system (satsningen) som ska tas fram (egenskaper, innehåll/funktion, övriga leveranser) Produktmålen styr målen för tid och kostnad Mål för tid och kostnad Den kalendertid och budget/kalkyl som ska gälla för satsningen • Krav på mål: • Mätbart • Tidsrelaterat • Realistiskt

18. Stärka relationerna mellan familjen och gästerna Vi ska bli bjudna på minst två nya fester under kommande året (mäts efter sex månader) Bjuden på minst en gemensam resa(mäts efter sex månader) Minnesvärd för alla på festen Många påpekanden till oss om festen (mäts efter tre månader) Entusiastiska tackkort/telefonsamtal från 90% av gästerna (mäts efter en månad) Omtalad fest Spontana kommentarer från grannarna (mäts efter en månad) Notis i lokaltidningen (mäts efter en månad) Exempel ”I år skall vi ha en nyårsfest!” E1. 60% E2. 35% Effektmål: E3. 5%

19. Vara något utöver det vanliga Ha några rejäla överraskningar Ha många och annorlunda aktiviteter Ha en annorlunda meny Ge en ny musikalisk dimension Exempel P1. P2. P3. P4. P5. Övergripande produktmål:

20. P1. Vara något utöver det vanliga P2. Ha några rejäla överraskningar P3. Ha många och annorlunda aktiviteter P4. Ha en annorlunda meny P5. Ge en ny musikalisk dimension Exempel Övergripande produktmål Effektmål E1. Stärka relationerna mellan familjen och gästerna E2. Minnesvärd för alla på festen E3. Omtalad fest ”Effektbidrag”

21. Skapa ett tydligt beslutsunderlag med tydligt effektmål Fokusera på målet, produkten kommer av sig själv Var SMART/förstå när du sätter mål Skapa realistiska förväntningar Skapa tydlig projektorganisation Skapa tydlig rollbeskrivning med ansvar och befogenheter Sätt delmål som gör att projektet går att följa Skapa förankrade regler och normer för projektet Gör en riskanalys och arbeta med den Kommunicera inom projektet Förutsätt att något går fel! ”Luft” i planen och Rapportering Några råd…

22. Ateas projektmodell Rego Verksamheten Verksamheten Verksamhetens Beslutsunderlag BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 Idé, Strategi, Planer, Möjligheter Effektanalys Projektanalys Specifikation Genom- förande Projektavslut Uppföljning effekter Löpande,planering och uppföljning samt kvalitetssäkring Löpandeplaneringochuppföljning Kvalitetssäkring Projektkontraktet Förvaltning Projektet BP = BeslutspunktEn beslutspunkt innebär alltid en valsituation: "Fortsätta", "Backa för komplettering" eller "Avbryta och lägga ned".

23. Till slut… Planera för att få ”effekt i projektet” • Analysera behoven • En gemensam målbild tidigt i projektprocessen– innan tid och pengar dragit iväg! • Förankra hos viktiga nyckelpersoner redan från start av projektet! • En trygghet är ett genomarbetat beslutsunderlag som ligger till grund för projektet (speciellt med tanke på effektmålen)! • Atea har en synsätt på projekt och stark styrmodell som vi gärna berättar vidare om för att hjälpa till att få effekt i projekt.

24. Tack! Kontakter i Malmö/Lund: magnus.jonsson@atea.com, 046-163428 magnus.tegnvallius@atea.com, 046-163307 Vill du veta mer? dag.windarp@atea.com, 08-477 4959