660 likes | 867 Views
Bra praxis inom projektplanering. Hur planeras ett vällyckat projekt?. Allmän projektplanering (sidorna 3 – 6) Vad ingår i god projektplanering? (sidorna 8 – 20) Att börja planera ett projekt startar (sidorna 22 – 31)
E N D
Bra praxis inom projektplanering Hur planeras ett vällyckat projekt?
Allmän projektplanering (sidorna 3 – 6) Vad ingår i god projektplanering? (sidorna 8 – 20) Att börja planera ett projekt startar (sidorna 22 – 31) Planeringen av det egentliga planeringsskedet startar- Lägesanalys (sidorna 33 – 50) Den egentliga projektplaneringsfasen startar (sidorna 52 – 64) Innehåll
Projektprocess Background analysis = bakgrundsanalyser och utredningar • Stakeholder analysis = analys av målgrupper och förmånstagare • Problems of needs identification = identifiering av problem och behov • Situation study = utredning av utgångsläget Project planning = projektplanering • Participatory approach = deltagande sätt att närma sig ärendet • Logical Framework Approach = Total granskning av projektet som baserar sig på användning av en logisk referensram • Resource scheduling = definiering och allokering av resurser Application = ansökan • Needed documents = nödvändiga dokument • Financing = finansiering • Methodology = metodologi (genomföring av projektet)
Planeringens utgångspunkter och grundprinciper • Planera planeringen förutse ansökningstiderna • Läs reglerna och förstå dem • tro inte att du förstår eller vet • vem kan vara sökande, hur många partner, vem kan vara partner • stödberättigade kostnader och aktiviteter, stöd %, kostnadsslag o.s.v. • Kontrollera att du använder den senaste anvisningen och ansökningsblanketten de senaste reglerna, modellblanketterna • Gå igenom nödvändiga bilagor och stöddokument • meritförteckningar finns det en färdig modellblankett • originala underteckningar och auktoriserade översättningar • organisationens juridiska form skall intygas • speciella krav på sökanden årsrapporter från det senaste året, av banken verifierade intyg om att balansräkningen o.d. är riktiga Lägg processen i olika faser gör upp en tidtabell
Planeringens utgångspunkter och grundprinciper • Lär dig använda planeringsmetoder, arbeta systematiskt: • från problemutgående tänkande till realistiska mål • analys av intresse- och referensgrupper • ta tag i ”riktiga” förändringsbehov • klar avgränsning av strategin • Att använda logiska referensramar: • målen presenterat enligt principen medel/slutresultat insats, medel, åtgärder, resultat, projektets syfte/ mål och utvecklingsmål • indikatorer för att avgränsa resultat och mål • granska indikatorerna, hitta dem • externa faktorer förutsättning för att lyckas eller riskskapande faktor • Resultatvis budget, utan att glömma kostnaderna för ledning • Från planering till att skriva ansökan eller anbud
Vad ingår i bra projektplanering? Introduktion i projektplaneringens grunder
Betydelsen med en bra projektplan • Projektplanens uppgift är att fungera som en riktlinje för projektteamet genom hela projektet att uppnå de uppställda målen och resultaten • Projektplanen utgör grunden för projektgenomföringen • Problemen vid projektgenomföringen beror på dålig planering och dålig plan • Finansieringsprogrammen kräver som oftast en koncentrerad projektansökan, som inte är det samma som en projektplan ansökan baserar sig på planen
Projektplanens delområden • En bra projektplan kan delas i fem delområden: • Bakgrundsfaktorer och intressegrupper • Mål och genomföring • Resursplanering och tidtabell • Organisation • Externa faktorer och hållbar verksamhet • Dessa delområden uppspjälkas till mera detaljerade kapitel och överrubriker i planen:
1. Bakgrundsfaktorer • I det här avsnittet berättas om hur projektet fick sin början • De problem och utmaningar som man med projektet har för avsikt att lösa skall berättas • De utvecklingsbehov som utgående från utgångsläget finns beskrivs • Det projekt som presenteras länkas till de prioriteter och aktiviteter som godkänns i det finansierande programmet och man berättar hur man i projektet i praktiken skall lösa behoven relaterade till programmet
2. Projektets intressegrupper • Genomgång av genomföring av en intresse- och referensgruppsanalys • Målgrupperna för projektgenomföringen specificeras • Projektets slutliga förmånstagare definieras • De valda grupperna motiveras och deras behov och förväntningar från projektet definieras
3. Mål • Målen täcker de två första av de fyra nivåerna i måluppställningen för projektet: • Allmänna mål (utvecklingsmål) • Är den uppnådda förändrade situationen efter projektet. Projektet inverkar på den här situationen tillsammans med andra projekt eller faktorer. Är i balans med de utvecklingsmål som nämnts i projektets bakgrund. • Specifika bestämmelser som öppet berättas • Klara mätbara indikatorer • Ett av projektets syften eller mål • Realistiskt och tillgängligt • Indikatorerna och uppföljningsmetoderna nämns
4. Resultat • Den tredje nivån för måluppställningen är de resultat som förverkligas under projekttiden, och med vilkas hjälp projektets syfte kan nås • Varje resultat beskrivs separat i ett eget kapitel • Resultat I, Resultat II, Resultat III o.s.v. • Varje resultat berättas öppet och detaljerat • För varje resultat bestäms separata indikatorer • Uppföljningsmetoderna och -sätten för fastställande av indikatorerna • Kom ihåg att projektledning och koordinering är ett eget resultat
5. Genomföring (1) • Måluppställningens fjärde nivå är genomföring, som för sin del fördelas i genomföringsplan och definition av genomföringsmodell för projektet • Genomföringsplanen bestäms som separata arbetspaket med vilka projektresultaten uppnås • Varje resultat har sitt eget arbetspaket som består av åtgärder • Den traditionella WBS -metoden följs • Arbetspaketen och åtgärderna numreras så att de följer resultaten • Även för arbetspaketen bestäms separata indikatorer om det är nödvändigt för separat uppföljning av åtgärderna
5. Genomföring (2) • Med hjälp av genomföringens andra delområde, d.v.s. genomföringsmodellen, berättas hur projektet metodmässigt kommer att genomföras • Bestäm på vilket sätt projektåtgärderna skall genomföras (seminarier, workshopper, e-inlärning, studieresor, konsultering o.s.v. • Berätta de praxis som man i projektet stöder för att uppnå resultat • Motivera på vilket sätt projektåtgärderna och resultaten skapar projektets syfte
6. Resursanvändningsplanering • Resurseringen baserar sig på arbetsplanen där de olika resursbehoven har inriktats: • Behovet av personalresurser har definierats per uppgift eller åtgärd • Tidsbehov i förhållande till personalresurser • Berättar behovet av tilläggsresurser t.ex. resor, utrustning, lokaler o.d. • Bestäm de olika uppgifternas och åtgärdernas förhållande mellan varandra och ge dem deras inbördes hierarki • Ta upp de kritiska punkterna och milstolparna
7. Budgetering • Budgetering och finansieringsplan • Budgeten berättar för vilka ändamål pengar behövs • Budgeten baserar sig på resultat från genomföring av arbetspaketen • Alla resultat har en egen budget • Räknas tillsammans • Glöm inte kostnaderna för ledning och koordinering • Finansieringsplanen berättar varifrån budgeten finansieras • Visar programmets finansieringsandelar och användningsmålet • Berättar om andra finansieringskällor och användningsmålet
8. Projektorganisation • Projektorganisationens uppgift är att berätta om projektets ledningssystem och påvisa den praktiska organiseringen • Presenterar den kompetens det konsortium som genomför projektet och det medlemmar har • Visar projektets ledningssystem • Tar upp partnernas ansvarsområden
9. Externa faktorer • Till slut bedöms även de externa faktorer som inverkar på att projektet lyckas och tillsammans med projektets målnivåer skapar projektets hållbara konsekvenser • I huvudsak på projektgenomföringen inverkande faktorer från projektets närmiljö • Risker är sådana faktorer som då de förverkligas inverkar på hur projektet lyckas • Förhållandefaktorerna kan för sin del hjälpa projektet att uppnå de uppställda målen
9. Externa faktorer • Det att hållbara konsekvenser skapas utgör den slutliga bilden av att projektet lyckats • Stänger projektperioden, d.v.s. de syns genom att finansieringsprogrammes prioriteter och mål uppnås • Bedöms med hjälp av sociala, institutionella, miljömässiga, kulturella, tekniska, ekonomiska, jämställdhets o.d. kriterier
Att börja planera ett projekt Projektutvecklingens första steg
Fas 1: Från idé till projekt (1) • Varifrån kommer nya projektidéer? • Egna interna utvecklingsidéer eller via samarbetsnätverk • Vidareutveckling av ett befintligt projekt t.ex. utvidgande till ett internationellt projekt • En följd av ett internationellt projekt har formats under projektgenomföringen • Förslag från en gammal partner eller nytt partnersök förutsätter snabba beslut • Systematisk uppföljning av finansieringsmöjligheterna och sök efter möjligheter planera i detalj och ta fasta på idéer • Idéer och behov kommer fram vid behovskartläggning
Fas 1: Från idé till projekt (2) • Att testa idén är rätt: • Är den tillräckligt innovativ? Relevant • Har något sådant genomförts tidigare? • Gränsöverskridande inverkan? Nytta för Barentsregionen? • Passar den i strategierna? • Passar den för åtgärderna och allokering av resurser? • Kan lämpligt partnerskap hittas? För idén, i den egna organisationen…
Fas 2: Idépapper för projektet • Projektförslag om idén i utgångsläget, med vilken projektet säjs internt och till eventuella partner • Varför? Utvecklingsmål, intressegrupper • Vad? Måluppställning i utgångsläget • Hur? Preliminära åtgärder • Vem? Partner (hurdana, land) • När? Tidtabell • Kostnader? Budgetramar, finansieringsprogram
Fas 3: Hitta rätta partner • Lämplig partner • Är partnern viktig kompetens för projektet? • Är ryktet bra i projekt? • Kommer de från programområdet? • Känner du partnerna från förr? • Intressant? Är resurserna tillräckliga? Erfarenhet av projekt? • Arbeta endast med tillförlitliga partner • Gärna erfarenhet av projekt • Finansiering och rykte i ordning
Fas 4: Bra projektpartner (1) • Hur hittas bra partner? • Använd befintliga relationer, tidigare projekt • Använd partnernätverk, tidigare projekt • Sök med hjälp av programmets partnersök och databaser från föregående programperiod • Utnyttja även system från andra program som genomförts i regionen sök erfarenhet i ärendet • Delta i seminarier och möten i regionen • Fråga programmets regionala kontaktparter, förvaltningsorganet • Allmänt sagt: utnyttja internat och regionala www-sidor • RESERVERA TID!
Innovativitet Likadana avsikter Olikhet är en fördel – t.ex. triple helix Balans mellan partnerna Viktig kompetens som krävs: Kompetens om innehållet Projektkompetens Sociala färdigheter Öppet sinne Aktivt deltagande Intresse och förbindelse Fas 4: Bra projektpartner (2) • Vad är nyttan med ett bra partnerskap? Fel partner dålig ansökan misslyckat projekt Misslyckat projekt dåligt rykte Inga fripassagerare, ingen ”prydnad” för partnerna
Fas 4: Bra projektpartner (3) • Hur får du partnerna att bli intresserade och att vara med? • Börja söka partner redan då idén skapas/vid planeringen gemensam projektplan • Ordna workshoper, möten, bjud in alla eventuella partner • Någon form av gemensamma möten bör man ha • Utnyttja teknologin t.ex. skype, videoförhandlingar o.s.v. • Om möjligt, sök beredningsmedel för den gemensamma planeringen
Fas 4: Bra projektpartner (4) • Hur får du partnerna att förbinda sig? • Kontakt i ett tidigt skede och skapa gemensamma mål • Lyssna på partnernas åsikter och behov • Använd deltagande arbetsmetoder så som GOPP • Klara roller för alla partner • Intentionsavtal/ Förbindelsebrev o.s.v.
5. Utarbetning av intentionsavtal • Intentionsavtal eller liknande för förbindelse för projektberedningen (Letter of intent (LoI)) • Den gemensamma åsikten om projektets utgångsläge definieras mellan de parter som startar projektberedningen inför ett senare intentionsavtal eller • Partnerna förbinds till projektgenomföringen och till det egentliga intentionsavtalet eller • Överenskoms om att den egna finansieringen ges i form av arbete eller som direkt finansiering till projektplaneringen och/eller i genomföringsskedet
Projektplanering som process Analysering Planering • 4. Definiera logiken • Projektets struktur • Testa den interna logiken • Forma den interna logiken • 5. Specificera och forma till handling • Åtgärdernas ordning och förhållande • Bedöm längden, ställ milstolpar och kom överens om ansvarsområden • Åtgärdstidtabell • Bedöm nödvändiga resurser • Arbetsplan • Budget • 1. Identifiera och analysera • Analys av utgångsläge och bakgrund • Definition av intresse- och referensgrupper • Centrala problem, begränsningar och möjligheter • Definiera orsak/verkan förhållandena • 2. Koncentrera • Definiera målen • Påvisa medlen – målen, relationerna • 3. Välj • Välj strategi • Avgränsa centrala mål
Att starta den egentliga projektplaneringen- Lägesanalys - Insamling av information från projektets närmiljö
Användning av en logisk referensram • LFA = Logical framework approach • LFA är en metod med vilken man försöker besvara ovan nämnda utmaningar och garantera planeringsprocessens kvalitet • Det är även en metod där man förbinder referensgrupperna att delta i projektet genast från början av planeringsskedet • LF = Logical framework/Logisk referensram • LF är ett dokument som i praktiken är projektets planeringsmatris • GOPP = Målorienterad projektplanering • GOPP är en LFA arbetsmetod • Deltagande projektplanering • (andra förkortningar OOPP, ZOPP,..)
Logisk referensram • Varför använda en logisk referensram • (Speciellt internationella) projekt: • Projekten har olika utgångsläge • Olika kriterier och definitioner för att lyckas • Oklara mål och huvudsyften • Olika synvinklar: användare, producenter, forskare, företag, finansiärer … • Olika kulturer • Svag riskanalys och förutsägning i projekt • Det är oklart om hållbara konsekvenser kan uppnås i projekt • Projekten borde vara behovsutgående och inte producentutgående
Analys 1: Kartläggning av projektets bakgrund (1) • Samla all information om projektets bakgrundsläge som kan vara av betydelse för det planerade projektet • Utnyttja befintlig information vid bedömning av utgångsläget • Använd SWOT -analys: • Definiera styrkor och svagheter som kan ge projektet medvärde eller å andra sidan äventyra projektet • Analysera de externa möjligheterna och hoten som i närmiljön inverkar på projektgenomföringen eller strategin • Övriga bakgrundsanalyser – där man bedömer betydelsen av olika slags information för projektplaneringen eller för den senare genomföringen
Analys 1: Kartläggning av projektets bakgrund (2) • Analysera PROGRAMMETS och olika STRATEGERS mål och möjligheter • Kontrollera hur den presenterade projektidén passar för prioriteterna i finansieringsprogrammet • Kontrollera hur projektet stöder nationella/regionala/lokala strategier eller strategier inom den berörda sektorn • På vilket sätt stöder projektet för sin del Lissabon-målen? Vet du vilka de är? • Glöm inte samarbetet i Barentsregionen och det där angivna samarbetet mellan sektorer
Analys 2: Val av referensgrupper (1) • Analys av intresse- och referensgrupper • Identifiera och definiera de viktigaste referensgruppernas särdrag • Gör en bedömning av hur de inverkar på projektets mål eller hur de eventuella projektåtgärderna inverkar på dem • Utred referensgruppernas kapacitet och möjligheter att vara med eller delta i projektet nivån för deltagandet
Analys 2: Val av referensgrupper (2) • Referensgruppernas olika aktörer • Vilka grupper är nyckelgrupper • Målgrupp: är föremål för verksamheten under projekttiden • Förmånstagare: en del av målgruppen, men ofta även aktörer som har nytta av kringverkan av projektet under en längre tidsperiod • Vilka är de övriga referensgrupperna • Enligt uppgift: finansiering, uppföljning och revision o.d. • Projektkonsortiets partner • Enstaka personer eller specialgrupper: övriga regionala organ, medborgarorganisationer, privata sektorn, inofficiella sammanslutningar, politiker, andra lokala chefer
Analys 2: Referensgruppernas strategi Intresse Betydelse
Analys 3: Problemanalys (1) • Varför görs en problemanalys? • De interna faktorer som leder till hinder eller problem för utvecklingen utreds • De problem som beror på närmiljön specificeras • De problem och hinder som måste lösas för att det önskade projektet och för de uppställda förändringsmålen kan uppnås tas upp
Analys 3: Problemanalys (2) • Hur görs en problemanalys? • Projektets referensgrupper är kända • Definiera referensgruppernas utvecklingsmål tillsammans med de övriga aktörerna • Plocka fram de ärenden som hindrar utvecklingsmålen vilka situationer måste lösas innan målen kan uppnås • Använd följande lista till din hjälp: • Ekonomiska faktorer, • Organisatoriska faktorer, • Teknologi, • Sociala och kulturella faktorer, • Miljö- och övriga faktorer.
Analys 3: Problemanalys (3) • Problemanalysfaser som skall genomföras tillsammans med partnerna: • Med arbetsgruppsarbete “Brainstorm”, problem och hinder som berör möjligheter/behov/projektidé • För problemsituationens flaskhals väljs -> gemensam faktor/gemensamt problem • För detta gemensamma problem väljs orsaker, vad beror problemet på • Det gemensamma problemet leder även till påföljder • Skapa en hierarki för situationen skapa ett problemträd • OBS! Problemen skall behandla i dagens situation det förgångna kan inge ändras, men vi kan påverka framtiden.
Problemträd PROBLEMTRÄDET är ett redskap för att visualisera den föreliggande situationen och förändringen eller utvecklingsbehoven skapande av ett orsaks-/verkan -förhållande Den sociala situationen försvåras Den ekonomiska situationen försvagas Verkan Orsak
Analys 4: Mål (1) • Utredning där man definierar målgruppens specialbehov • I referensgruppsanalysen har man hittills definierat målgruppen för verksamheten • I problemanalysen har man sökt de utvecklingshinder och -problem som enligt dem är de viktigaste • Med målanalys söks en lösning för problemsituationen en positiv, önskad förändrad situation skapas
Analys 4: Mål (2) • Varför måste en målanalys göras? • Med den syns hur problemen och hindren ändras till mål • Den hjälper att hitta projektmål som är realistiska och som kan uppnås • Berättar preliminärt de resultat som projektet skall nå • Visar hierarkin för måluppställningen hur arbetet skall gå vidare så att de önskade följderna och förändringarna skapas
Målträd Baserar sig på problemträdet vänd den negativa situationen till önskad förändring d.v.s. till en positiv situation Det sociala välbefinnandet blir bättre Slutresultat effektivitet Den ekonomiska situationen utvecklas Medel
Analys 5: Strategival (1) • Vad betyder strategianalys? • Definiera det sätt att närma sig ärendet som man börjar skriva om i projektplanen • Hittills har man i referensgruppsanalysen definierat målgruppen för verksamheten • Problemanalysen har sökt de utvecklingshinder och -problem som enligt dem är de viktigaste • Utvecklingsmålen har definierats i målanalysen • I strategianalysen fattas beslut om vilka delområdet från problem- och målanalyserna som kan lösas i detta projekt ofta är situationen omfattande och hela situationen kan inte lösas med ett projekt.
Analys 5: Strategival (2) • Varför görs en strategianalys? • Problem- och målanalysen har tagit upp de punkter som påverkar det planerade projektet • För att få till stånd ett effektivt projekt: • Väljs de medel och slutresultat som man skall koncentrera sig på i projektet • De faktorer som blir utanför är troligtvis risker för projektet och faktorer i projektförhållandena • För projektet måste hittas realistiska mål och mål som kan uppnås
Analys 5: Strategival (3) • Bedöm målträdets delar med följande kriterier: • Ändamålsenlighet • Slagkraft • Resultatrikhet • Effektivitet • Politik • Hållbara konsekvenser • Förhållanden och risker
Strategianalys Det sociala välbefinnandet blir bättre Den ekonomiska situationen utvecklas Gemensamma mål Syfte Resultat