Projektplanering/Projektorganisation

1. Projektplanering/Projektorganisation Ulf Hedestig Institutionen för Informatik Umeå Universitet

2. Projektplanering • Utgångspunkten är projektlivscykeln • Förstudie (Projektinitiering) • Projektplan • Genomförandefas • Avslutning • Denna genomgång kommer bara att fokusera på aktiviteter som är knutna till de två första faserna

3. Projektplanering • Förstudie • Syftet är att ta fram underlag för beslut rörande projektet. Kan innehålla följande aktiviteter • informationsinsamling inom den egna verksamheten • litteratursökning, inte minst på Internet (kan även gälla lagregler o.dyl) • marknadsstudier, ev. inklusive benchmarking • idéinventering och bedömning (värdeanalys) • kravspecifikation • lönsamhetsanalys, kalkyl • riskanalys och • slutrapport med rekommendationer

4. Projektplanering • Projektplan • under denna fas fattas huvuddelen av de beslut som sedermera styr projektarbetet • Ingående aktiviteter: • Sammanfatta förstudien för samtliga som verkar komma att beröras • Gör ett första förslag till målformulering, åtminstone innehållande vilka typer av mål som skall sättas och hur de kan formuleras. Leta referensprojekt • Gör en riskanalys • Försök att hitta någon struktur för aktivitetsplaneringen och gör en första aktivitetslista • Lista preliminärt de resurstyper denna aktivitetsplanering kräver. Gör samma bedömning av kostnadsslag • Försök utifrån aktivitetslistan göra en första tidplan • Ge förslag till projektorganisation • Bestäm redan nu hur dokumentationsrutiner skall se ut

5. Projektplanering • I ett projekt handlar det om att leverera önskat resultat i rätt tid med rätt resursförbrukning

6. Projektplanering • Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) • Arbetsmoment (work packages) • Projekt delas upp i moment. Omfattningen av dessa arbetspaket skall vara sådan att det är möjligt att uppskatta hur mycket arbetstid som krävs för att utföra arbetet i respektive arbetspaket. • Arbets- och kalendertid • I projekt skiljer man på arbetstid (dvs hur lång tid det tar att göra ett visst moment) och kalendertid (när aktiviteten sker) • En litteratursökning via UB kan ta ca 30 minuter att göra men kan ske lite beroende på när man har tid och resurser att göra detta på.

7. Projektplanering • Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) • Resursmatris • När man har fått fram vilka arbetsmoment projektet har och vilka tidskrav respektive aktivitet har, kommer man in i nästa fas, nämligen att överföra detta till kalendertid, dvs när olika aktiviteter skall utföras. Till detta ändamål har man en resurskartläggning som visar på när och hur mycket tid var och en i projektet jobbar

8. Projektplanering • Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) • Gantt-schema • Tillsammans med arbetsmomenten och resursmatrisen kan man göra ett schema för hur de olika aktiviteterna ska fördelas över projekttiden. Den mest vanliga varianten är Gantt-schemat som är ett stapeldiagram som representeras av aktiviteter på ena stapeln och motsvarande stapel redovisar tidsskala.

9. Projektplanering • Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) • Gantt-schema • Uppfanns av Henry Gantt i början av 1900-talet när han planerade för verkstadsindustrin • Nackdelen med Gantt-schemat har varit att det inte anger beroendeförhållanden mellan aktiviteterna, dvs om aktiviteter kan startas parallellt eller om man måste invänta resultat från en aktivitet för att kunna påbörja en ny aktivitet. • Lösningen på detta var att arbeta med PERT-diagram

10. Projektplanering • Arbetsnedbrytning (work breakdown structure) • PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) • I ett PERT börjar man från vänster med noll-aktivitet (start) • Sedan analyseras vilka aktiviteter som kan börja samtidigt samt vilka beroendeförhållanden som råder • Tid anges i kalendertid (inte i persontid) • Därefter identifieras den kritiska linjen, dvs den väg som tar längst tid

11. Projektplanering • PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) • Den kritiska linjen styr alltså projektets slutdatum • Vill man förkorta projektets genomförandetid är det på den kritiska linjen man måste fokusera. Övriga delar påverkar inte sluttiden • Man kan sammanföra PERT med Gantt till ett gemensamt schema

12. Projektplanering • Övning med PERT: Projekt att skriva C-uppsats • Work breakdown structure • 1 Uppsatsförslag, 2 dgr • 2. Litteratursökning 5 dgr • 3. Intervjuer, 4 dgr • 4. Fallbeskrivningar, observationer 4 dgr • 5. Transkribering intervjuer m m 8 dgr • 6. Samla in material, fotografier, rita tabeller etc 7 dgr • 7. Skriva texten, 20 dgr • 8. Layout och design 3 dgr • 9. Tryckning, 1 dgr • 10. Opposition, review studenter 5 dgr • 11. Uppsatsbedömning – lärare, 6 dgr • 12. Sista justering av texten, 3 dgr • 13. Skapa ett tryckex, 1 dgr • 14. Tryckning och bindning 2 dgr

13. Typical Project workplan (man-months)

14. Typical Project workplan (man-months)

15. Projektplanering • Milstolpeplan • Vid en milstolpeplan tar man fram viktiga händelser i projektet och sammanställer dem i en lista. Stolparna ska definieras noga så att alla vet exakt vad som förväntas för att milstolpen ska vara uppfylld. Den ska bestå av vad som ska vara klart, när det ska vara klart och vilken resursförbrukning som är planerad för att nå dit

16. Projektplanering • Riskanalys • Vissa typer kan vara generella men deras sannolikheter eller konsekvenser är ofta speciella för projektet. Generella kan vara; förseningar, fördyringar, avhopp, felräkningar, slarv • Risker ska bedömas efter konsekvens och sannolikhet • Katastrofal, allvarlig, lindrig…. • Mycket sannolik, möjligt, osannolikt… • Ett sätt bedöma risker är att upprätta en risktabell där varje problem bedöms på en skala 1-5, avseende sannolikhet och konsekvens. Risktalet är produkten av värdena multipliceras vilket blir värden mellan 1-25. Risktal som är större än t ex 16 måste man ta extra hänsyn till

17. Projektplanering • Riskanalys

18. Projektplanering • Ansvarsplan • För att slippa oklar ansvarsfördelning tas en ansvarsplan fram. Här anges vems som är ansvarig för vad och vilka som ska arbeta med denna.

19. Budget • En budget baseras på beräknade kostnader för de resurser som behövs för att uppnå målet med projektet • Ert projekt: 12 personer à 70% = 1680 tim = manår = • 840’ SEK (500kr/tim)

20. Budget En budget kan också ”skära” på annat led och beskriva hur mycket projektet kostar utifrån respektive workpackage. Nedanstående beskriver hur lönemedel sprids ut på resp aktivitet

21. ulf.hedestig@informatik.umu.se micke@informatik.umu.se