FUNDAMENTOS BÁSICOS EM GERÊNCIA DE PROCESSOS i Abril 2014

1. FUNDAMENTOS BÁSICOS EM GERÊNCIA DE PROCESSOS i Abril 2014

2. GERÊNCIA DE PROCESSOS Método de trabalho cujo foco é deslocado das tarefas individuais, para o fluxo de trabalho como um todo. Da pessoa para o método e das partes para o todo. PESSOA MÉTODO PARTES TODO LINEAR REDE

3. GERÊNCIA DE PROCESSOS Focaliza todas as etapas que constituem a realização de um serviço ou a produção de um bem. É uma metodologia dos Sistemas de Gestão pela Qualidade Total.

4. PRESSUPOSTOS Essa nova maneira de realizar um trabalho implica em mudanças profundas: • davisãosobre o trabalho; • das atitudes; • das formas de interação; • dos valores e hábitos.

5. PRESSUPOSTOS Esse novo modo de realizar o trabalho implica, necessariamente, na substituição do individualismo pelo trabalho em equipe. INDIVIDUALISMO COOPERAÇÃO

6. ALICÉRCE A base da gerência de processos é o conhecimento dos principais processos que constituem a rede de trabalho desenvolvida por uma organização, que agregado a um sistema de TI, vai criar uma nova cultura de trabalho.

7. FATORES IMPULSIONADORES Avanço da tecnologia, da ciência e do conhecimento em geral; A sociedade denominada “do conhecimento”, “da informação”; Características do mundo contemporâneo: velocidade das mudanças, complexidade e descontinuidade.

8. O QUE ESTÁ ACONTECENDO NO TJ/AL? Para acompanhar as mudanças e continuar a se desenvolver, o TJ/AL identificou a necessidade de se profissionalizar: * Capacitandoseus servidores; * Modernizandosuaestrutura e seusequipamentos; * Revisandoseusmétodos de trabalho;

9. FATORES DE PRESSÃO Elevação do grau de exigência das pessoas; Fiscalização legal rigorosa; Exigências do CNJ; Imagem Institucional.

10. ÔNUS DO DESENVOLVIMENTO • Exigência de quebra de paradigmas e conseqüente mudanças de atitudes; • Quem não se adequar, por si só, passa a se isolar (o sistema espontaneamente anula o resistente); • A mudança atinge a todos igualmente (gestores, diretores, chefias e servidores). • O insucesso afeta também a todos.

11. BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO • A Instituição passa a produzir e se apropriar do conhecimento; • Eleva-se a auto-estima; • Aprende-se a trabalhar em equipe; • A organização ganha em profissionalismo, velocidade e eficácia;

12. BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO • Consequentemente, sua imagem torna-se forte (referência); • O compromisso é também com os resultados e não apenas com as pessoas.

13. MAIOR GANHO No médio e longo prazo, havendo persistência (constância de propósito), surge uma nova cultura de trabalho. Novos hábitos são incorporados às rotinas do dia-a-dia, tornando-se naturais.

14. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 1- ESCOLHA DA ÁREA e DOS PARTICIPANTES (Projeto Piloto) Objetivos: Definir uma área ou setor para dar início ao processo. Ferramenta: discussão em grupo e consenso. (costuma ser uma definição política/estratégica)

15. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 2. CAPACITAÇÃO DE MULTIPLICADORES Objetivo: capacitar uma equipe inicial de pessoas que possam replicar e disseminar o novo conhecimento com os demais setores e pessoas da instituição. Ferramentas: treinamento, aplicação e assessoramento.

16. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 3. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS Objetivo: conhecer todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto. QUAIS SÃO E QUANTOS SÃO. Ferramenta: trabalho em grupo para listar todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto.

17. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 4. ESCOLHA DOS PROCESSOS CRÍTICOS Objetivo: selecionar quais os processos mais críticos para serem “enjaulados” ou controlados. Ferramentas: trabalho em grupo, tempestade de idéias, consenso.

18. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 5. CONHECIMENTO DO PROCESSO Objetivo: conhecer, detalhadamente, como cada processo crítico é feito pelos diversos setores/pessoas por onde tramita. Ferramentas: planilha 3Q1POC (5W1H) O QUE (what), QUEM (who), QUANDO (when), POR QUE (why), ONDE (where), COMO (how).

19. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 6. DESENHO ou MODELAGEM DO PROCESSO E VALIDAÇÃO Objetivo: permitir a visualização do caminho que o processo segue em toda sua tramitação e confirmar com os envolvidos se o fluxo está correto. Ferramenta: fluxograma e trabalho em equipe.

20. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 7. DOCUMENTAÇÃO Objetivo: anotar os principais passos e elementos vinculados ao processo, para facilitar sua consulta e aplicação. Ferramenta: escrever o POP (Procedimento Operacional Padrão) e todos os formulários a ele vinculados.

21. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 8. REGISTRO E CONTROLE Objetivo: criar um local real e virtual (escritório/ central / etc.) que armazene e garanta o padrão dos processos modelados nos diversos setores, dando a eles acessibilidade e viabilidade de rápida alteração, sempre que necessário. Ferramenta: um sistema eletrônico de registro e acesso (portal do servidor, work flowou similar).

22. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 9. DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO e CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS Objetivo: sensibilizar e treinar todos os que vão, a partir daí, utilizar os processos padronizados. Ferramenta: cartilhas, manuais e treinamento.

23. ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 10. INSTITUCIONALIZAÇÃO Objetivo: incorporar à cultura e às rotinas da organização a nova forma de trabalho. Ferramenta: normatização, controle, avaliação e correções necessárias e constantes.

24. INSTITUCIONALIZAÇÃO Para Thomaz Wood Jr. (1999): -”Dizer que um segmento da atividade humana foi institucionalizado corresponde a afirmar que este segmento foi submetido a controle social.”

25. INSTITUCIONALIZAÇÃO -”Uma das principais vantagens da institucionalização é a de tornar a ação do outro previsível, libertando o indivíduo de uma considerável quantidade de tensão”.

26. INSTITUCIONALIZAÇÃO - “A partir do momento que a vida em grupo é institucionalizada, define-se uma esfera de rotinas supostamente naturais para todos os seus membros.”