Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

1. Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Sesión 7 Gestión del Tiempo Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

2. Agenda • Caso: Un Proyecto que Espera 24 Años • Plan • Estimación de duración • Secuencia de actividades • Cronograma

3. Un ProyectoqueEspera 24 Años

4. Preguntas • ¿Por qué la definición de los tiempos son un problema constante en los proyectos? • ¿Para la gerencia de tiempos que habilidades debe tener el gerente de proyectos?

5. Importancia de la gerencia de tiempos • Gerentes frecuentemente citan el tiempo como uno de los principales retos • Tiempo tiene quizás la menor flexibilidad • Puede ser la principal razón de conflictos en proyectos

6. Estimación de duración de actividades • Duración incluye el tiempo que demora más un tiempo adicional • El equipo puede trabajar, y debe ser revisado por un experto

7. Desarrollo de cronogramas • Determina el inicio y fin de las actividades • Un proyecto realistico en tiempos • Importantes herramientas: diagrama de gantt, análisis PERT, y ruta critica

8. Gestión del tiempo • Incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. • Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.

9. Gestión del tiempo

10. Planificación del tiempo

11. Definir las actividades • Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. • Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponen normalmente en componentes más pequeños llamados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo.

12. Definir las actividades Herramientas y técnicas Entradas Salidas Línea base del alcance Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Lista de actividades Atributos de la actividad Lista de hitos Descomposición Planificación gradual Plantillas Juicio de expertos

13. Secuenciar de actividades • Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Esta secuencia se establece mediante relaciones lógicas.

14. Secuenciar de actividades Herramientas y técnicas Entradas Salidas Lista de actividades Atributos de la actividad Lista de hitos Declaración del alcance del proyecto Activos de los procesos de la organización Diagramas de red del cronograma del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Método de diagrama por precedencia (PDM) Determinación de dependencias Aplicación de adelantos y atrasos Plantillas de red del cronograma

15. Estimar los recursos de las actividades • Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

16. Estimar los recursos de las actividades Herramientas y técnicas Entradas Salidas Lista de actividades Atributos de la actividad Calendario de recursos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Requisitos de recursos de la actividad Estructura de desglose de recursos Actualizaciones a los documentos del proyecto Juicio de expertos Análisis de alternativas Datos de estimación publicados Estimación ascendente Software de gestión de proyectos

17. Estimar la duración de las actividades • Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad de los recursos estimados.

18. Estimar la duración de las actividades Herramientas y técnicas Entradas Salidas Lista de actividades Atributos de la actividad Requisitos de recursos de la actividad Calendario de recursos Declaración del alcance del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Estimados de la duración de la actividad Actualizaciones a los documentos del proyecto Juicio de expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación por tres valores Análisis de reserva

19. Desarrollar el cronograma • Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto.

20. Desarrollar el cronograma Herramientas y técnicas Entradas Salidas Lista de actividades Atributos de la actividad Diagramas de red del cronograma del proyecto Requisitos de recursos de la actividad Calendario de recursos Estimados de la duración de la actividad Declaración del alcance del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización El cronograma del proyecto Línea base del cronograma Datos del cronograma Actualizaciones a los documentos del proyecto Análisis de la red del cronograma Métodos de la ruta crítica Métodos de la cadena crítica Nivelación de recursos Análisis «¿Qué pasa si..?» Aplicación de adelantos y retrasos Comprensión del cronograma Herramientas de planificación

21. Diagrama de red Técnica para mostrar la secuencia de actividades Es un esquema de las relaciones entre las actividades del proyecto

22. ActivityonArrow (AOA)

23. Ejemplo

24. Actividad en nodo (AON) 4 1 5 A B C 8 3 D E Fin Inicio 7 2 1 F G H

25. Método de diagrama de precedencia Actividades son representadas por cajas Las flechas muestran la relación entre las actividades Son usadas por software

26. Tipos de dependencias

27. Diagrama de Gantt

28. Ms-Project

29. Ruta Crítica • Una ruta crítica es el conjunto de actividades que determina el menor tiempo que puede completarse el proyecto • Es la ruta más larga dentro del diagrama de red y no tiene holguras • Primero hacer un diagrama de red • La ruta más larga es la crítica

30. Determinar la ruta crítica

31. Holgura • Tiempo de una actividad puede demorarse antes que cambie la duración del proyecto • Un actividad en la ruta crítica tiene holgura cero

32. Técnicas para reducir el tiempo

33. Reduciendo los tiempos del proyecto

34. Formula Pert • Ejemplo: • Pert = (Optimista+4*probable+pesimista)/6 • Pert= (8+4*10+24)/6 = 12 días

35. Trabajando con la gente para ser eficientesen la gerencia de tiempos • Empoderamiento • Incentivos • Disciplina • Negociación

36. Ejercicio 3 16 3 7 A B C D 10 2 5 9 H E F G Inicio Fin 6 4 1 I J K

37. Preguntas • ¿Rutas posibles? • ¿Ruta crítica? • ¿Holgura por cada actividad?

38. Respuesta • Hay 6 rutas : Inicio-ABCD-fin Inicio-EFGD-fin Inicio-EFGH-fin Inicio-IJGD-fin Inicio-IJGH-fin Inicio-IJK-fin 2. Dos rutas críticas: Inicio-ABCD-fin = 29 días Inicio-IJGH-fin = 29 días

40. Ejercicio 2

41. Preguntas • ¿La ruta crítica? • ¿Si la actividad D dura el doble de tiempo? • Una actividad tiene 3 estimaciones: Optimista = 10 días, Pesimista = 25 días, Realista = 15 días; estimación PERT =?? • Desviación estándar = (P-O)/6

42. 2 2 3 6 A B C D Inicio Fin 7 1 1 G F E

43. ABCD = 6+2+2+3=13 • ABG=6+2+7= 15 • AFG=6+1+7=14 • EBCD=1+2+2+3=8 • EBG=1+2+7=10 • EFG=1+1+7=9

44. La ruta crítica cambia • ABCD = 6+2+2+6=16 • ABG=6+2+7=15 • AFG=6+1+7=14 • EBCD=1+2+2+6=11 • EBG=1+2+7=10 • EFG=1+1+7=9

45. Pert • Pert = (O+P+4*R)/6 = 15.83 • Desviación estándar= (25-10)/6 = 2.5

46. Controlar el cronograma • Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

47. Controlar el cronograma Herramientas y técnicas Entradas Salidas Plan para la dirección del proyecto Cronograma del proyecto Información sobre el desempeño del trabajo Activos de los procesos de la organización Mediciones del desempeño del trabajo Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Revisiones del desempeño Análisis de variación Software de gestión de proyectos Nivelación de recursos Análisis «¿Qué pasa si..?» Ajuste de adelantos y retrasos Comprensión del cronograma Herramientas de planificación