ACTOS PREPARATORIOS

1. ACTOS PREPARATORIOS Ley N° 29873 y Decreto Supremo N° 138-2012-EF

2. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

3. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Debe contener: • Toda la documentación del proceso (desde requerimiento del área usuaria hasta culminación del contrato) • Las ofertas no ganadoras • La disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento • El expediente estará en custodia de la OEC.

4. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN ¿Cuándo se inicia? • Se inicia con el requerimiento del área usuaria. • Concluye con la conformidad de recepción de la última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago. • NECESIDAD • Área usuaria / requerimiento • OEC.

5. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN ¿Cuál es su Finalidad? Contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.

6. Expediente de Contratación Formulación (área usuaria, OEC) Aprobación Por funcionario competente Entrega al Comité Especial Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité Especial (Directivas, Instructivos)

7. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (I) Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria, características técnicas mínimas, cantidad, período de contratación, lugar de entrega, plazo, forma de pago, etc. - Especificaciones técnicas (bienes). - Términos de referencia (servicios). - Expediente técnico (obras).

8. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (II) Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado para: - Determinar valor referencial - Pluralidad de marcas y postores - Ajuste a características - Propuesta de factores - Distribución de la buen pro.

9. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (III) Sistema de contratación Modalidad de Selección Modalidad de ejecución contractual Disponibilidad Presupuestal Tipo de proceso Resumen ejecutivo

10. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (IV) En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión : Declaración de viabilidad del SNIP Expediente Técnico Disponibilidad del terreno

11. 1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS • Comprende: • Características técnicas (la propia entidad las establece) • Normas Reglamentarias: • Reglamentos técnicos (DISCAMEC) • Normas Metrológicas (INDECOPI) • Normas Sanitarias (Salud) • Reglamentos sectoriales • Otros requisitos: • Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por objeto prever la calidad de procesos de producción, etc).

12. Requerimientos Técnicos Mínimos Deben ser congruentes, proporcionales y razonables en función al mercado. Deben incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras. Deben cumplir con las normas nacionales aprobadas por autoridades competentes.

13. NO aludir a marcas o nombres comerciales, diseños, fabricantes, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico. Requerimientos Técnicos Mínimos

14. ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO 2. VALOR REFERENCIAL

15. Valor Referencial • Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, requieren como condición básica: • Que exista un mercado competitivo. • Que el proveedor que hace la cotización NO conozca que ésta servirá para estimar un VR. En muchos casos, es difícil que se cumplan estas características. Por ello se generan distorsiones en la estimación del VR. • En Convenio Marco Valor referencial es Facultativo

16. Valor Referencial • Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado. Dicha evaluación debe permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores. • Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del análisis de los niveles de comercialización, a partir de las ET o TR y los costos estimados en el PAC • Proyectos de Inversión: de acuerdo al monto de inversión consignado en el estudio de pre inversión

17. Valor Referencial ¿QUÉ DEBE INCLUIR ? • El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad. • Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto. • En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales.

18. VALOR REFERENCIAL • Servicios de Cobranzas o Recuperaciones • Honorarios de éxito: El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.

19. FUENTES PARA EL CALCULO DEL VALOR REFERENCIAL • Presupuestos y Cotizaciones actualizadas • Precios Históricos • SEACE • Estructura de Costos • Catálogos • La información de los procesos con buena pro consentida publicada en el SEACE

20. Valor Referencial CARACTERISTICAS ESPECIALES • El VR es de carácter PÚBLICO. • Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida). • El VR siempre será informado al SEACE

21. Valor Referencial • Antigüedad del VR: • Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinación del presupuesto base. • Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la aprobación del Expediente de Contratación. • Consultoría de obras: La antigüedad del Valor Referencial se computará desde la determinación del presupuesto del presupuesto de consultoría de obra. En caso se requiera un período mayor a los consignados, el OEC indicará el período de actualización del mismo

22. Valor Referencial Límites del VR: Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90% Consultoría: No menor del 90%

23. 3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL • Contenido de la Certificación Presupuestal: • Fuente de Financiamiento • Cadena Funcional Programática y del gasto • Monto al cual asciende la certificación con las anotaciones del caso

24. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Coordinación Previa con el área Presupuestal Fuente de Financiamiento Para otorgar la disponibilidad presupuestal se debe observar lo señalado en el numeral 5) del artículo 77º de la Ley Nº 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto y modificaciones.

25. Numeral 5) del artículo 77º de la Ley Nº 28411 • “Para efectos de la disponibilidad de recursos y la fuente de financiamientos para convocar procesos de selección, a que se refiere el artículo 12º del D.L. 1017, se tomará en cuenta la certificación del gasto correspondiente al año fiscal en curso por el Jefe de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces en el pliego presupuestario, que garantice la programación de los recursos suficientes para atender el pago de las obligaciones de los años fiscales siguientes”.

26. EL COMITÉ ESPECIAL

27. DESIGNACIÓN A través del funcionario competente: según niveles de competencia Se realiza: Por escrito En función a las personas ¿Existe jerarquía entre los miembros del comité?

28. TIPOS DE COMITÉ ESPECIAL Comité Especial (ad hoc): Para cada proceso de selección, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuantía (opcional). Comité Especial Permanente: Para varios procesos de selección; solo está permitido en las Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantías.

29. COMITÉ ESPECIAL Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el objeto de la contratación. La designación debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente.

30. COMITÉ ESPECIAL En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que 01 sea representante del OEC. Debe instalarse al día siguiente de la designación, notificada junto con el Expediente de Contratación.

31. No Pueden ser miembros de Comité Especial: Titular de la Entidad Funcionarios: Control y fiscalización Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comité Especial Funcionarios, servidores o expertos independientes sancionados.

32. ¿Cuándo no es necesario conformar Comité Especial? En los procesos de menor cuantía (opcional). En las contrataciones exoneradas.

33. Principios que inspiran la actuación del Comité Especial Colegialidad Especialidad Solidaridad Autonomía Confidencialidad

34. COMITÉ ESPECIAL • Intervención de miembros suplentes: Si el titular está ausente, su suplente lo reemplazará, respetándose la conformación. Entidad evaluará motivo de ausencia, sin impedir participación de su suplente. El miembro titular reemplazado, podrá reincorporarse al comité como miembro suplente, previa autorización posterior a la evaluación señalada.

35. COMITÉ ESPECIAL Comité Especial: Si duda sobre exactitud de un documento, informará a la OEC para la inmediata fiscalización posterior. No suspenderá el proceso. Comunicará, en su caso, al Tribunal de Contrataciones del Estado. Hay responsabilidad solidaria por cualquier irregularidad imputable por dolo, negligencia o culpa inexcusable.

36. ¿Cómo se toman las decisiones? Para procesos en general Para Sesionar: Todos Para Adoptar Acuerdos: Unanimidad Mayoría Nota: Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentación de los votos en contra.

37. Causales de Remoción Caso Fortuito o Fuerza Mayor Cese en el servicio declarado con documento motivado

38. Competencias del Comité Especial • Elaborar las Bases • Convocar al proceso • Absolver Consultas y Observaciones • Evaluar propuestas • Otorgar la Buena Pro • Declarar desierto el proceso • Consultar o proponer las modificaciones de características técnicas o del valor referencial • Otros actos necesarios

39. El Comité Especial no tiene competencia directa para modificar: Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio u obra. Características y especificaciones Valor referencial Financiamiento Tipo de proceso

40. ¿Cuándo termina la función del Comité Especial? Con la Buena Pro consentida Cancelación del proceso

41. ¿Hay sanción para los operadores? Amonestación escrita. Suspensión sin goce de remuneraciones de treinta a noventa días. Cese temporal hasta doce meses. Destitución. Según régimen laboral o contractual.