Vedlegg 2 Organisasjonsendring

1. Vedlegg 2Organisasjonsendring Anskaffelsesprosessen: Innkjøp og BtB

2. Anskaffelsesprosessen Innkjøp og Avtale Implementering av kontrakt Bestilling til Betaling Inngående fakturabehandling

3. Anskaffelse Policy NTNU Utvikling og opp- Følging av mål Strategiske Anskaffelses- Prosesser: Innkjøpsprosessen Systemer og teknologi Overordnede føringer for anskaffelsesprosessen Overordnende roller og ansvar Operative anskaffelsesprosesser: Bestilling til Betaling Organisasjon og kompetanseutvikling Regler og rammeverk for offentlig sektor

4. Bemanningssituasjon • BtB: • Leverandørgruppa: • Førstekonsulent: 1 • Konsulenter: 6 • Bestillere: Førstekonsulent: 1 og Konsulent: 1 • Prosessleder: Førstekonsulent: 1 • Innkjøp: • Innkjøpssjef: 1 • Rådgivere: 2 • Seniorkonsulenter: 2 • Førstekonsulenter: 3

5. Suksessfaktorer for ny organisasjon, ( fra Innkjøp) Betingelser/forutsetninger ved etablering av felles seksjon, som eksempler kan nevnes: • Kompetanseplan • Karriereplan • Stillingsstruktur og muligheter for lønnsutvikling • Samlokalisering og kontorløsninger (cellekontor) • Evt frigjøring av ressurser benyttes til administrative rutiner og enklere kjøp • Flere ansatte – større fleksibilitet, tyngde og mer synlig • Administrasjonssekretær/lederstøtte • Større økonomiske rammer • Lønn må gjenspeile risiko og ansvar • Konkurransedyktig lønnsutvikling • Seksjonsleder for ny seksjon

6. Suksessfaktorer (fra Innkjøp) • Gruppeledere (faglig leder – uten personalansvar) • Nytt navn på organisasjon: navnekonkurranse • Kick-off for ny seksjon, bruke tid og ressurser på teambygging • Rekruttering fra eksterne miljøer med god innkjøpskompetanse • God ledelse/leder • Evne til å se muligheter der andre ser trusler og overføre dette på medarbeiderne • Mindre avstand mellom ledelse og ansatte, • Må gis større mulighet til involvering i beslutningsprosesser som angår oss/vår profesjon • Brukervennlige systemer • Tid til å bygge kompetanse på systemene • Produksjonsplanlegging og oppfølging av arbeidsoppgaver på tvers i den nye seksjonen for bedre kapasitetsutnyttelse og ressursstyring • Godt arbeidsmiljø • Nye lokaler med bedre fasiliteter , større plass , lokaler tilpasset medarbeider og arbeidsoppgaver

7. Risikofaktorer for ny organisasjon (fra Innkjøp) • Negativ lønnsutvikling for Innkjøp hvis sammenlignet med BtB • Omstillingsprosess: «gammel vane , vond og vende» • Verden blir som før : to grupperinger uten felles tilhørlighet • Egen mentalitet og evne til omstilling • Manglende vilje til omorganisering /endring / nye oppgaver. • Omorganisering kan sees på som trussel • Hva om leder ikke evner å gjennomføre omorganiseringen • Leder får mindre tid til hver enkelt • Mindre tid med fokus på strategiske innkjøp • Ikke hensyntarsynliggjorte risikofaktorer • Detaljstyring • Unngå «innavl» (flytting mellom seksjoner) og «forgubbing» • Posisjonering/»albuetakling» dersom arbeidsoppgaver faller bort i organisasjonen • Lukkede miljøer /grupperinger , mister åpenhet og stor takhøyde • Åpent landskap oppleves negativt av de fleste (konsentrasjonsproblemer) • Kjønnsmessig fordeling

8. Risikofaktorer (fra Innkjøp) • Leder får større personalansvar og blir flyttet et hakk opp og ellers blir alt som før • Personalkonflikter • Vanskelig å få midler til å rekruttere ekstern kompetanse pgaevt overtallighet i BtB • Fortsatt for knappe midler til kompetansebygging • Mangelfull kreativitet pga «forgubbing» (får ikke rekruttert nye) • Samlokalisering i åpent landskap (regnskapsavd) vil medføre enda dårligere inneklima (luft, støy) • Jo flere vi blir dess vanskeligere å få gjennomslag for våre saker/ønsker • Ulike arbeidsprosesser - fare for lik behandling av roller og ansvar. Gruppens arbeidsoppgaver er svært forskjellig mht innhold og ansvar (likhets-spøkelset) • Mindre fleksibilitet mht ferieavvikling • Dårligere lønnsutvikling: lønnsfrys • Våre forventninger blir ikke innfridd

9. Risikofaktorer (fra BtB) • BtB-gruppen ser ingen kritiske faktorer til ny organisasjon. BtB gruppen forventer at ledelsen har fokus på lokaliteter som ivaretar alle arbeidsoppgaver • Noen i BtB gruppen er redd for at ikke alle blir sett på som likeverdige og viktige ressurser i den nye seksjonen. Dette gjelder forholdet mellom kolleger.