Les T.I.C. au service de l’organisation du directeur

1. Les T.I.C. au service de l’organisation du directeur Les outils de communication du Directeur: la BALe

2. Décomposition de la journée • Rappels sur la BALe • Rappels sur la messagerie • Le mail: quelques règles clés • Le client de messagerie • Exemple avec Gmail

3. La B.A.L.e • Qu’est-ce que c’est? • Le sigle: Boîte Aux Lettres électronique • C’est une application pour recevoir du courrier numérique • Elle permet de recevoir et envoyer des méls

4. La B.A.L.e En règle générale, on peut accéder à ses méls : • soit en se connectant à un serveur par un webmél (depuis n’importe quel ordinateur), par exemple Orange ou Gmail, ou Free , ou celui de l’Académie de la Martinique, etc… • soit en consultant un client de messagerie (Outlook , Thunderbird, etc…) qui importe, dans un ordinateur donné, les messages du serveur . Les messages stockés dans ce client ne sont consultables que dans l’ordinateur dans lequel ils ont été rapatriés.

5. La messagerie Il existe deux sortes de messageries : • LA MESSAGERIE PRIVEE: on peut avoir une adresse mail privée (Orange, Free, Gmail, etc…) • LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE (-ac-martinique.fr): tout personnel de l’Education nationale possède automatiquement une adresse mail personnelle (prénom.nom@ac-martinique.fr ). • Chaque établissement possède également une adresse professionnelle (972053j@ac-martinique.fr) • un annuaire académique est disponible depuis le webmel académique.

6. Les outils de communication du directeur A NOTER : il convient de distinguer la messagerie d’I-PROF I-PROF est une application (en ligne et accessible à tout moment) permettant à un agent d’accéder à certaines informations administratives le concernant (affectations, ancienneté, coordonnées, situation familiale, CV, …) et à en modifier certaines le cas échéant. Cette application comporte la possibilité d’échanger uniquement avec son gestionnaire.

7. Le mail • Une fréquence d’utilisation quotidienne apparaît nécessaire • Quels avantages? • Rapidité de communication et d’échange de fichiers • Envoi d’un message à plusieurs destinataires : Attention ! • Quels principes? • Un seul objet par courriel (communication administrative) • Dans un courriel professionnel, il est important de respecter les usages administratifs de l’écrit. • Tout échange administratif doit suivre la voie hiérarchique (ordre du choix des destinataires, des mises en copie)

8. Le client de messagerie • L’avantage d’un client de messagerie est de pouvoir rapatrier « sous le même toit » les messages de l’ensemble de ses webmels si on le souhaite, ainsi que d’effectuer un classement de son courrier. • Utiliser une liste de diffusion : • Copie cachée invisible (C.C.I) : en utilisant ce type d’envoi, il n’est pas possible pour un destinataire de voir l’adresse des autres destinataires de la liste de diffusion. Par ailleurs, le destinataire ne peut faire « répondre à tous ». • Un mail, un objet  • Intérêt de la communication écrite (l’écrit laisse une trace) • Recommandations : • Avoir un mot de passe pour la boîte de messagerie • Agir en fonctionnaire de l’état : professionnaliser la rédaction

9. Exemple de client de messagerie : Gmail • Possibilité de créer: • une ou des listes de diffusion • des répertoires • Recevoir des mails de différents comptes sans ressaisir les login • Possibilité de partager des calendriers et des documents • Possibilités de lire ses messages de n’importe quel ordinateur connecté à Internet • Choix des paramètres d’envoi : choix du ou des destinataires, échelle d’importance, rédaction de l’objet en fonction des besoins du destinataire, intitulé des pièces jointes