O gestor de subempreiteiros encontra -se disponivel na Produção

1. 1 2 Gestor de subempreitadas 3 Introdução O Gestor de Subempreitadas é utilizado para definir e registar os autos dos subempreiteiros, registar subcontratos e atribui-los ao respectivo subempreiteiro. O registo das quantidades dos subempreiteiros são controladas através dos autos de medição, com a possibilidade de inclusão de outros custos imputáveis ao subempreiteiro, tal como reparações, trabalhos extras, materiais em armazém, etc., terminando nos autos aos subempreiteiros e respectivas facturas. Está interligado com o auto principal, com os mapas comparativos e com os relatórios dos mapas de saldos. O gestor de subempreiteirosencontra-se disponivelnaProdução Aqui ficará visivel o número da página da apresentação

2. Gestor de Subempreitadas Criar subcontratos Mapas comparativos existentes e com preços podem ser importados directamente para o gestor de subempreitadas, incluindo a importação dos respectivos preços unitários. Novos subempreitadas podem ser acrescentadas ao gestor de subempreitadas e os artigos acrescentados através da cópia do auto principal. Logo que um subcontrato e os respectivos artigos se encontra definido, é atribuído a um contrato e os respectivos preços são introduzidos nos respectivos artigos. Informação detalhada acerca doo subempreiteiros pode estar registada na base de dados de subempreiteiros e associada ao contrato.

3. Gestor de Subempreitadas Progressão dos autos As quantidades mensais dos subempreiteiros podem ser introduzidas para controlo e para emissão dos auto do subempreiteiro. Custos adicionais como trabalhos extra, penalizações e materiais em stock podem ser registados para complementar o auto mensal. Um subempreiteiro pode submeter o auto com as quantidades que pretender facturar (“Invoicequantity”), as mesmas são confirmadas através da produção que realmente foi efectuada (“Duequantity”) e aprovada como facturável (“Payquantity”) no auto. Estes termos são utilizados para evitar confusão com os termos usados na Produção. As quantidades “Due” equivalem ás Actual, e a diferença entre a produção e a facturação representa as quantidades em saldo.

4. Gestor de Subempreitadas Diversos Múltiplos subcontratos podem estar associados a aos artigos do auto principal, dispondo cada subempreiteiros das respectivas quantidades e dos preços contratualizados. Contratos de mão de obra ou de tarefeiros podem igualmente ser geridos no gestor de subempreitadas, embora só artigos existentes no auto principal possam existir no gestor de subempreitadas. É possível trabalhar com descrições, unidades e factores de quantidades próprios, de modo a se conseguir autos de medição mais adequados à necessidade.

5. Gestor de Subempreitadas • Etapas • Existem várias etapas na utilização do gestor de subempreitadas, sendo as mesmas esplanadas nas imagens seguintes: • Abrir o gestor de subempreitadas • Criar Subcontratos • Auto do subempreiteiro • Auto do subempreiteiro e auto principal • Diversos contractos por cada artigo • Controlo do subcontrato • Subempreiteiros • Criar factura tipo • Saldo do subcontrato • Resumo dos subcontratos • VO’s (trabalhos a mais e a menos)

6. Abrir o gestor de subempreitadas …

7. Gestor de Subempreitadas 1 2 3 Abrir o gestor de subempreitadas No separador Valuations1 aceder ao gestor de subempreitadas na barra de atalhos2 ou clicar no botão 3 para aceder ao selector do gestor de subempreitadas. O botão da ajuda4 poderá ser muito útil na obtenção de mais informação acerca do gestor de subempreitadas. A ajuda também se encontra disponível em cada um dos diversos separadores5. 5 4 O gestor de subempreiteiros só está disponível no Valuations 1

8. Gestor de Subempreitadas O Selector O normal gestor de subempreiteiros poderá ter o seguinte aspecto. Num novo trabalho estará vazio e será necessário fazer o registo dos subcontratos, tal como será explicado mais abaixo. No painel da esquerda1 encontra-se a listagem com os diversos contrato, e no painel da direita2 existe toda a informação disponível para identificar cada subempreiteiro. Vamos nos concentrar nos contratos em primeiro lugar e voltaremos aos subempreiteiros mais tarde. 2 1 Subempreiteiro associado a este contrato Lista dos contratos 2

9. CriarSubcontratos

10. Gestor de Subempreitadas • Criar Subcontratos • O botão New1 é utilizado para se acrescentarem subcontratos – exibe o dialogo 2 onde existe três maneiras diferentes de acrescentar um contrato: • Seleccionar o contrato através dos mapas comparativos. • Seleccionar um código de contrato através dos mapas comparativos. • Registar o código e a descrição. • A opção A3 é o melhor sistema quando se utilizam os mapas comparativos para a comparação das diversas propostas, pois a informação existente é importada para o contrato. • O método a usar será a opção A. 2 3 1 3

11. Gestor de Subempreitadas Criar contrato através de um comparativo Os diversos comparativos são disponibilizados com a relação dos subempreiteiros existentes em cada. Se, por exemplo, for seleccionado o comparativo EARTH1 e clicarmos em OK, EARTH será acrescentado ao gestor de subempreitadas e os artigos do mapa comparativo serão copiados como sendo o respectivo contrato. Se entretanto também seleccionarmos um subempreiteiro2dos que estão no comparativo EARTH, serão copiados os artigos e os respectivos preços unitários. 1 2 - End of section - 4

12. Gestor de Subempreitadas Criar contrato através de um comparativo (cont) Um novo contrato com o código EARTH1 foi registado no gestor de subempreitadas e o respectivo subempreiteiro foi atribuído. Mais tarde será explicado como se complementa esta informação. Nesta fase a nossa atenção vai ser dedicada ao articulado do contrato e a sua interligação com o auto principal. Faz-se duplo-click em EARTH (ou Enter) para aceder ao articulado do subempreiteiro. 2 1 - End of section - 5

13. Auto (articulado) do subempreiteiro

14. Gestor de Subempreitadas Auto do subempreiteiro O documento a que temos acesso resultou da importação dos dados do mapa comparativo quer nos artigos quer nos preços unitários1. O nome do subempreiteiro e o número do auto encontra-se visível no cabeçalho do documento2. Outros artigos podem ser acrescentados em qualquer altura através do Dragand Drop do auto principal, e os artigos existentes podem ser removidos com o Ctrl+Delete. Nota – Só artigo existentes no auto principal podem ser usados nos autos do gestor de documento e a ordem dos artigos é determinada pela ordem no auto principal. Os títulos relevantes são incluídos automaticamente. 2 1 - End of section - 6

15. Gestor de Subempreitadas Listagem base de documentos Existe um número vasto de colunas que podem ser usadas para configurar os documentos dos autos. O gestor de colunas é usado para alterar as colunas existentes nos documentos. O menu Add/Remove columns1Está disponível no menu Viewmenu or através de Ctrl+F1. No menu View, é possível usar o menu Selectanotherlayout2para se conseguir visualizar outros tipos de documentos – a troca pode ser realizada em qualquer altura. No menu Tools no selector do gestor de subempreitadas existe um acesso ao gestor dos documentos onde se podem criar outros documentos que sejam necessários. 2 Listagem de documentos 1 7

16. Autos do subempreiteiros e auto principal

17. Gestor de Subempreitadas O auto principal Pode existir um documento onde sejam visíveis quais os contratos que estão associados a cada artigo do auto principal. Os códigos e os preços de cada contrato são visíveis em cada artigo1 e a quantidade Final existente fica considerada como sendo a quantidade do contrato 2do subempreiteiro, embora possa ser alterada. Se a quantidade Awarded do segundo artigo for alterada para 6,000 na coluna S/C Over/Under3 a quantidade ajusta para 4,807.07 Se existir um outro contrato com este artigo, é possível usar nesse contrato a quantidade que se encontra disponível na coluna S/C Over/Under. Nota: A quantidade Final fica a cinzento quando reflecte a quantidade Bill. 1 2 3 - End of section - 8

18. Gestor de Subempreitadas Alocar do auto principal Os artigos de um auto podem ser introduzidos em qualquer altura. Clicar com o botão direito do rato na coluna Subcontractcode1 e depois seleccionar um dos código existentes na lista de subempreitadas2. Como neste exemplo só existe um código vamos utilizar o mesmo. O artigo será acrescentado aos existentes no auto e a quantidade final será utilizada como quantidade contratual. 1 2 - End of section - 9

19. Diversos contractos por cada artigo do auto principal

20. Gestor de Subempreitadas Acrescentar mais subcontratos É possível ligar mais subcontratos aos artigos do auto principal. Nestes casos são necessários mais contratos. Clique no botão New para acrescentar mais contratos1. Neste caso vai ser usado o método C para criar mais um contrato para trabalhos de movimento de terras2. Este novo contrato terá o código3 de EARTH2. Duplo clique com o rato abre o articulado do novo contrato.  3 2 1 10

21. Gestor de Subempreitadas Como preparar o articulado do contrato O contrato para EARTH2 está vazio, pois não foi utilizado nenhum mapa comparativo para o criar. Importar artigos do auto principal é bastante fácil. Através de um documento com o articulado principal arrastamos os artigos pretendidos para o mapa do contrato do EARTH2. As quantidades existentes na coluna S/C Over/Under do auto principal são introduzidas na coluna ‘awarded’ do articulado do contrato2. 2 Copiar & Colar ou Drag & Drop os artigos pretendidos para o contrato 1 11

22. Gestor de Subempreitadas Interligação entre o auto principal e os subcontratos Os vários subcontratos que estão ligados a cada artigo são visíveis na coluna “code”1. Nesta coluna é possível a visualização dos códigos EARTH e EARTH2 que estão associados a cada artigo, com a indicação das respectivas quantidades e preços unitários. O total das quantidades ‘awarded’ deve de ser igual às quantidades Final2. As quantidades por atribuir num artigo estão indiadas na coluna S/C Over/Under3. Poderá estar correcto nos casos em que alguns trabalhos sejam executados pelo empreiteiro principal, senão esta coluna deverá de estar vazia. 3 2 1 12

23. Controlo dos subcontratos

24. Gestor de Subempreitadas Controlo dos subcontratos No selector de subempreitadas clica-se no menu Tools para ter acesso ao gestor de documentos1 e escolhe-se o documento 2.2 para controlo das quantidades do subempreiteiro2. Questão: Qual o documento disponível quando seleccionamos um subcontrato? O documento que surge será o ultimo documento que foi utilizado. O acesso ao contrato EARTHiá disponibilizar o documento que está definido por defeito. Para aceder a outro documento basta aceder ao gestor de documentos. 1 2 13

25. Gestor de Subempreitadas Introdução das quantidades mensais Nas colunas existentes é possível fazer o registo das diversas quantidades1: Invoicequantity: Quantidades reclamadas pelo subempreiteiro – 1,000. Duequantity: Quantidades realmente executadas – 800. Payquantity: Quantidades aprovadas para pagamento – 700. As quantidades Due podem ser usadas para actualização das quantidades Actual no auto principal, enquanto que as quantidades Pay são usadas para calcular os custos verificados em cada artigo, A diferença entre Due e Pay são as quantidades Liability. Os termos Invoice, Duee Pay são utilizados para evitar confusão com os termos usados na Produção. 1 14

26. Gestor de Subempreitadas 2 Subcontratos no auto principal No auto principal existe um grande número de colunas disponíveis para exibir a informação respeitante aos diversos contratos1 que estão ligados a cada artigo. É possível acrescentar a um documento do Valuation colunas com a informação dos diversos contratos2. 1 15

27. Subempreiteiros

28. Gestor de Subempreitadas Subempreiteiros Neste momento já existem 2 subcontrato: EARTH e EARTH21. O contrato EARTH foi criado através dos mapas comparativos com a escolha do subempreiteiro Diggers2. Pode ser necessário complementar a informação existente para o subempreiteiro seleccionado no separador Details3 e depois utilizar os restantes separadores4. 3 4 2 1 16

29. Gestor de Subempreitadas O separador Details1 No separador Details existe toda a informação acerca do subempreiteiro seleccionado. É possível utilizar a informação existente na base de dados de subempreiteiros. Clica-se no campo do código do subempreiteiro para se ter acesso à relação de todos os subempreiteiros existentes na base de dados. No presente exemplo vai se escolher o subempreiteiro Diggers, que existe na base de dados. 1 2 17

30. Gestor de Subempreitadas 3 O separador Details1(cont) A informação existente neste separador pode ser utilizada na impressão dos diversos relatórios do subcontrato. O código Cost2 utilizado para codificar o contrato será o código que vai ser usado para obter resumir os valores de produção e facturação do subempreiteiro. A lista dos códigos é igual à existente nos CostCodes existente em Definitions & Settingst3. Este código é obrigatório e deve de ser atribuído a cada subempreiteiro. 1 2 18

31. Gestor de Subempreitadas O separador Contract1 A informação existente neste separador não é obrigatório, mas serve para acrescentar mais informação relevante para o subempreiteiro. Contractdocument:2 Uma cópia do contrato pode estar aqui guardada – basta clicar no botão para indicar onde o ficheiro se encontra gravado. Guarantee:3 Indicações do tipo de garantia que existe. Amounts:4 Estes valores são actualizados automaticamente através da quantidades e preços unitários que são registadas. 1 3 2 4 19

32. Gestor de Subempreitadas O separador Extras1 Extras:2 Quaisquer trabalhos adicionais podem ser aqui registados. Podem equivaler a trabalhos a mais ou a menos que são feitos pelo subempreiteiro. Repairscharged:3 Os trabalhos executados pelo subempreiteiro e que sejam para facturar a um outro subempreiteiro podem ser registados aqui. Esta informação ficará automaticamente visível no contrato do subempreiteiro a quem os trabalhos vão ser cobrados4 . 1 4 2 3 20

33. Gestor de Subempreitadas O separador Charges1 Contra charges:2 Registo de trabalhos que serão debitados ao subempreiteiro pelo empreiteiro principal. ChargesfromSubcontractors:3 Registo dos trabalhos que pagos a outros subempreiteiros e que serão debitados a este subempreiteiro. 1 2 3 21

34. Gestor de Subempreitadas Separador MaterialsonSite1 Todos os materiais que o subempreiteiro coloque em obra podem ser aqui registados todos os meses. Quando se encerrar o mês (no separador Summary) os valores ficam congelados e transitam para o acumulado ao mês anterior. A valor mensal será calculado através da diferença do total acumulado à data com o total acumulado até ao final do mês anterior. 1 2 22

35. Gestor de Subempreitadas O separador Certificate1 Todos os autos do subempreiteiros estarão visíveis neste separador 2. O auto do mês em curso pode ser exportado para o Excel. Cada utilizador pode criar os próprios templates em Excel e especificar qual o template que cada subempreiteiro utiliza. No caso de não existirem templates desenvolvidos pelo utilizador, pode ser usado um template disponibilizado pela CCS3, assim como será disponibilizado o caminho para a pasta onde o resumo dos futuros autos serão guardados4. O botão Export to Template5regista os valores do actual auto no template existem e cria uma cópia na pasta indicada. 1 2 3 4 5 23

36. Gestor de Subempreitadas O resumo do auto O resumo do auto aparece no écran 1 e é guardado na pasta indicada com os restantes resumos. Se existirem alterações a exportação for repetida através do botão Export to Template, o documento existente será substituído, ou seja, não será criada uma cópia. Quando o botão Nextcertificate2 é utilizado, a informação acumulada à data transita para a coluna do mês anterior. Todos os documentos anteriores serão preservados e não poderão ser alterados. A utilização do botão Nextcertificate copia as quantidades acumuladas à data no auto para as quantidades do mês anterior e incrementa a numeração do auto. 1 2 24

37. Criar Templates dos autos

38. Gestor de Subempreitadas Criar Templates dos autos A informação do auto será registada numa cópia do template que for usado. O documento disponibilizado pela CCS estará sempre disponível e poderá ser modificado pelo utilizador. Para criar mais templates, use o menu Tools1 no gestor de subempreitadas e indique o nome respectivo – ex: pode ser necessário utilizar diversos templates, de acordo com o tipo de trabalho. De seguida será necessário indicar as células para onde será exportada a informação do auto.  1 2 25

39. Gestor de Subempreitadas Definições do Template Neste quadro será necessário indicar o caminho para a pasta 1 onde os templates estão guardados, assim como será necessário indicar as células para onde será exportada a informação pretendida2. Assim que o template estiver pronto poderá ser usado no separador “certificate”, de acordo com o acima descrito. 1 2 26

40. - FIM -