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La gestione elettronica della cartellina di spedizione

La gestione elettronica della cartellina di spedizione. Nea. SPEDOC. NEA con Lexmark. Propone soluzioni nell’area tecnologia ed applicativa con p rofessionisti che sfruttano la propria competenza progettuale. Lavora con Lexmark dal 2002 Nel 2004 è diventata Lexmark Solution Partner

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La gestione elettronica della cartellina di spedizione

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Presentation Transcript

  1. La gestione elettronica della cartellina di spedizione Nea SPEDOC

  2. NEA con Lexmark • Propone soluzioni nell’area tecnologia ed applicativa con professionisti che sfruttano la propria competenza progettuale. • Lavora con Lexmark dal 2002 • Nel 2004 è diventata Lexmark Solution Partner • Alla fine del 2005 ha realizzato SPEDOC, la soluzione di workflow documentale per gli spedizionieri utilizzando la tecnologia LDSS di Lexmark

  3. SPEDOC • È la soluzione documentale studiata e realizzata per gli spedizionieri • È scaturita dall’esame delle tipiche necessità degli spedizionieri • Abbiamo integrato il “nostro valore aggiunto” alla tecnologia Lexmark

  4. Efficienza, Risparmio e Sicurezza gestire un documento in formato elettronico comporta : • massima efficienza nel reperirlo: migliora l’immagine nei confronti di terzi. • risparmio di tempo: che si può dedicare ad attività più redditizie • risparmio di denaro: perché il documento viene stampato solo c’è veramente bisogno. • sicurezza di non smarrire il documento.

  5. Spedoc consente allo spedizioniere: • Di trovare ed utilizzare qualunque documento archiviato, immediatamente, ovunque e senza l’ausilio di personale specializzato • Di acquisire tutti i nuovi documenti come “originale digitale” usando i semplici comandi delle unità multifunzione Lexmark e di integrarli subito nella rete aziendale • Di disporre di una soluzione aperta, facilmente replicabile e personalizzabile,

  6. Le operazioni base di SPEDOC • Cattura tutti i documenti stampabili dal sistema informativo principale • Cattura tutte le mail e i documentiWord, Excel ecc.. emessi o ricevuti dai Personal Computer • Cattura tutti i documenti cartacei acquisiti tramite il Multifunzione Lexmark … e li organizza per pratica (la “cartellina”)

  7. Il tipico ambiente IT degli spedizionieri Sistema Informativo Aziendale Rete LAN Internet

  8. La soluzione SPEDOC Multifunzione Lexmark Sistema Informativo Aziendale Al sistema informativo aggiungiamo SPEDOC, LDSS (con script pre-confezionati) ed il Multifunzione Lexmark LDSS Rete LAN Internet

  9. Schema di SPEDOC

  10. Primo passo: configurazione … • Definiamo le “Cartelline Elettroniche” dopo averne individuato le caratteristiche • La Cartellina sarà il raccoglitore dei documenti …

  11. Archiviazione Documenti “attivi” • Tutti i documenti emessi dal sistema informativo sono archiviati nelle cartelline in modo automatico e organizzato, per renderne facile e veloce la reperibilità • Anche le mail inviate e ricevute sono archiviate secondo il numero di pratica o con un criterio a scelta (ad esempio il numero di container) • La stessa cosa vale per i documenti emessi con le suite Office più comuni (Microsoft Office, Staroffice,Lotus Smartsuite ecc..)

  12. Archiviazione Documenti “passivi” • Tutti i documenti cartacei sono acquisiti in formato digitale. • Al momento dell’acquisizione vengono richieste solo le informazioni necessarie (ad esempio il numero di pratica).

  13. La ricerca della pratica Si può cercare una pratica attraverso tutti i suoi contenuti, anche combinati fra loro: • Nr. Pratica • Disponente • Fornitore • Destinazione • Nave • Container • Peso • Ecc….

  14. La ricerca del documento Si può cercare un documento attraverso le sue caratteristiche, anche combinate fra loro: • Data • Tipo • Autore • Oggetto • Note • Ecc….

  15. La Consultazione • Si effettua attraverso dei filtri • Puo’ avvenire per documento, per pratica o mediante la combinazione di entrambi Il risultato e’ un elenco ordinato secondo i criteri impostati.

  16. L’utilizzo del documento Una volta trovato il documento oggetto della ricerca, possiamo decidere di : • Consultarlo • Distribuirlo • Stamparlo • Inviarlo via mail • Inviarlo via fax • Duplicarlo • Modificarlo

  17. Quanto fa risparmiare • Il tempo delle persone • L’utilizzo di personale tecnico • Le stampe inutili • Gli spazi per gli archivi • I tempi di risposta

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