Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG

1. Zentrale RegistraturPräzisaImmobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

2. Ziel des Projekts: • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Verbesserung der Zugänglichkeit und Auffindbarkeit der Akten in der Altregistratur Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

3. konkret: • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Elektronische Erfassung der Akten 2. Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 3. Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

4. Elektronische Erfassung der Akten • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Integration einer Erfassungsmaske in die bestehende Datenbank bei Präzisa 2. Erfassung in diese Maske durch PraktikantInnen der FH Potsdam Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

5. Erfassungsmaske • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Anforderungen: • Recherchierbarkeit der Akten insbesondere nach: • Objekten • Laufzeiten • Aufbewahrungsfristen • Aktentiteln • leicht handhabbar auch für die zukünftige Erfassung der Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

6. Erfassungsmaske (Beispiel) Aktennummer: Aktentitel: • 2 Möglichkeiten (Entscheidung liegt bei Präzisa): • 1. lfd. Nummer: • 2. Team + lfd. Nummer: • Freies Textfeld für „Originaltitel“ • Übernahme des Aktentitels vom Aktenrücken Originaltitel: • Normiertes Feld mit Drop-down-Menü • Bsp.: Wirtschaftsplan • Umlagenabrechnungen • Verwalterabrechnungen • … Laufzeit: - Objektnummer: • von – bis Datum Aufbewahrungsfrist: • Angabe des Zeitpunktes, wann • eine Akte vernichtet bzw. an den • Eigentümer des Objektes abgegeben • werden kann • Eingabefeld für die • Objektnummern, welche • in der Akte vorkommen Ltd. Team: • Angabe des letzten bearbeitenden • Teams der Akte Memo: • freies Feld in dem Bemerkungen • eingefügt werden können • das Feld ist nicht recherchierbar • Feld dient dem Kenntlichmachen, • ob die Akte bei einem • Vorverwalter oder bei Präzisa entstanden ist • Feld mit einem Default – Wert (feststehend), mit der Möglichkeit erweitert zu werden Aufbewahrungsort: Vorverwalter: Präzisa: Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. Wolf

7. Beispieldatensatz Aktennummer: 1263 Aktentitel: Kapitalertragssteuer Originaltitel: Steuer 2003 Laufzeit: 2003 - 2004 Objektnummer: 0 123 456 01 Aufbewahrungsfrist: 2014 0 987 654 02 Ltd. Team: 2 0 678 910 03 Memo: Akte möchte der Eigentümer nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bekommen 0 111 222 09 Aufbewahrungsort: xxx Vorverwalter: Präzisa: ja Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. Wolf

8. Zeitplan für die Umsetzung • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Zu erfassen: ca. 17.500 Akten Bearbeitungszeit pro Akte: x 5 Minuten ________________________________________________________________________________ bei einer 40 Stunden-Woche 36 Wochen bei vier Bearbeitern, pro Bearbeiter 9 Wochen Zeitraum: für die Erfassung: 16. Juli – 21 September, da eine Bearbeiterin nur 5 Wochen zur Verfügung steht. 3 BearbeiterInnen à 10 Wochen 1 Bearbeiterin für 5 Wochen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

9. Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Aufstellungssystematik (Reihenfolge der Akten) 2. Aufstellungstechnik (Regale und Schränke) Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

10. Aufstellungssystematik • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Zwei verschiedene Varianten möglich: 1. Aufstellung nach laufender Nummer • schnellere Erfassung • Auffinden nur über die Datenbank nicht vor Regal • kein Umräumen bei Teamwechsel, keine Lücken für künftige Akten nötig 2. Aufstellung nach Teams, innerhalb der Teams geordnet nach (alten) Aktentiteln • Ordnungstätigkeit vor der Erfassung • Auffinden über Datenbank und Regal • Umräumen bei Teamwechsel, Lücken für künftige Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

11. Aufstellungstechnik • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Anforderungen: archivgerechte Aktenregale für 17.500 Akten abschließbare Schränke, bspw. für Personalakten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

12. Aufstellungstechnik • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Merkmale: • standsichere, GS-geprüfte Regale für die Aktenaufbewahrung • Maße pro Regaleinheit: 2m Höhe x 1m Breite x 60 cm Tiefe, von beiden Seiten bestückbar • 5 Fachböden für insgesamt 120 Aktenordner (9 lfm), evtl. mit Mittelschiene • Berücksichtigung von Verkehrswegen und Durchgängen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

13. Aufstellungstechnik Bsp. Firma technigro, Petershagen b. Berlin (Lieferzeit: bis 6 Tage) Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

14. Logistik • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Ablaufszenario: Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise): 1. Aufstellen der Regale in einem Teilbereich 2. Bestückung der Regale mit Akten 3. Vergabe der lfd. Nummer auf dem Aktenrücken 4. Erfassung der Akten Dabei: Heraussortieren aussonderungsreifer Akten 5. Abfrage beim Eigentümer über Verbleib dieser Akten 6. Versendung oder Vernichtung dieser Akten Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

15. Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung • Ist-Zustand und Ziele • Elektronische Erfassung • Zeitplan Erfassung • Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung • Logistik • Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Erstellung von Einheitstiteln für die Akten in Zusammenarbeit mit einer Teammitarbeiterin Orientierung an der Verwaltersoftware von Präzisa: Beispiel: Einheitstitel: Verwalterabrechnung Aktentitel: „Rechnungen“, „Wohngeld“, „Jahresabrechnungen“ Regelungen für einheitliche Aktenführung bedürfen einer Vorab-Analyse des Geschäftsablaufs und der Geschäftsorganisation in Zusammenarbeit mit der Firma und ihren MitarbeiterInnen. Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

16. Vielen Dank! Karin Schwarz Alexander Brandau Sven Brosda Anne Brosin Martin Gleiniger Ulrike Hanschke Sonja Kiesling Ronald Michler Annegret Pannier Antje Piehl Andreas Wolf Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften