PERMENDIKNAS NO.42/2006

1. PERMENDIKNAS NO.42/2006 TENTANG TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN DEPDIKNAS

2. Dasar dari dibuatnya PERMENDIKNAS No.42/2006 • Adanya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di organisasi PP. No 9/2005. → PP No. 62/2005 • Keseragaman dalam pengaturan tata persuratan

3. II. Perubahan KEPMENDIKBUD No. 091/u/1995 Menjadi : • PERMENDIKNAS No. 37/2006 : tentang Tata Kearsipan • PERMENDIKNAS No. 42/2006 : tentang Tata Persuratan Karena : Adanya perubahan organisasi di Lingkungan Depdiknas

4. III. Pengertian Surat Dinas • Surat : Sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis kepada orang,organisasi,pejabat.(PUSAT PEMBINAAN DAN PEGEMBANGAN BAHASA) • Surat Dinas/ Naskah Dinas : Bentuk komunikasi kedinasan secara tertulis.(PERMENDIKNAS No. 37/2006) • Surat Dinas yang baik dan benar : • Tidak terlalu panjang • Bahasa yang jelas, padat dan sopan • Sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan

5. V. Pencantuman Alamat Surat • Alamat surat dicantumkan pada : • Sampul Surat : • Yth. Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Depdiknas Gedung C. Lantai 3 Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta 10270 • Yth. Sekretariat Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Gedung E, lantai 5 Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta

6. Surat : • Yth. Kepala Biro Umum SekretariatJenderalDepdiknas Jakarta • Di Depannamajabatan / gelartidakdicantumkankatapenyapaseperti : “Bapak”, “Ibu”, atau “Saudara”.

7. VI. Kode Surat Kode surat terdiri dari : • Kode Jabatan • Kode Organisasi • Kode Hal • Kode jabatan : Tanda jabatan dari pejabat penanda tangan surat (Menandatangani surat). Jabatan Menteri → Kode MPN • Kode organisasi/ unit kerja : Tanda dari organisasi yang menerbitkan surat (asal surat) • Kode Hal : Tanda dari hal atau inti dari surat

8. Urutan dari nomor surat keluar : • Nomor urut surat • Kode jabatan • Kode unit/ organisasi • Kode RHS (apabila surat rahasia) • Kode hal • Tahun pembuatan surat

9. Surat yang ditandatanganiMenteriPendidikanNasionaldenganmemakaikodejabatan (MPN). Kodesurat : 100/MPN/KU/2008 PenandatangananSurat : MenteriPendidikanNasional Muhammad Nuh

10. 2. SuratdibuatdanditandatanganiolehpejabatEselon I denganpenyebutananb. menggunakankodejabatanMenteridandiikutiolehkode unit kerjapenandatangansurat. Kodesurat : 101/MPN. C/PR/2009 Penandatanganansurat : MenteriPendidikanNasional anb. DirekturJenderal, NamaJelas NIP

11. 3. SuratditandanganiolehpejabatEselon I tetapiasalsuratberasaldaripejabatsetingkatdibawahnya (Eselon II), menggunakankode unit kerjaasalsuratsetelahmenggunakankodeorganisasipejabatpenandatangansurat Kodesurat : 103/D.D2/KP/2009 Penandatanganansurat : DirekturJenderal, NamaJelas NIP

12. 4. SuratdibuatdanditandanganiolehpejabatEselon II denganpenyebutana.n. menggunakankode unit kerjadaripejabat yang diatasnamakan, setelahitukode unit kerjapenandatangansurat Kodesurat : 103/D. D2/KU/2009 Penandatanganansurat : a.n. DirekturJenderal DirekturAkademik, NamaJelas NIP

13. 5. Surat dibuat dan ditandangani oleh pejabat eselon III dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit kerja dari pejabat yang diatasnamakan, dan diikuti kode nomor urut unit kerja penanda tangan surat. Kode surat : 104/A1.3/LK/2008 Penandatanganan surat : a.n. Kepala Biro Umum, Kepala Bagian Perlengkapan Nama jelas NIP

14. VII. Penandatanganan Surat • Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Departemen. a. Surat Menteri yang ditujukan kepada pimpinan instansi lain, ditandatangani oleh Menteri. contoh : Yth. Menteri Keuangan Jalan Lapangan Banteng Jakarta Pusat Menteri Pendidikan Nasional, Muhammad Nuh

15. Menteri mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan penyebutan anb. Contoh : Yth. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Jakata Selatan Menteri Pendidikan Nasional, anb. Sekretaris Jenderal, Nama Jelas NIP

16. Pejabat yang diberiwewenangmenandatanganisuratberhalangan, penandatanganandidelegasikankepadapejabatsetingkatdibawahnyadenganpenyebutanu.b. setelahpencantumana.n. Contoh : Yth. SekretarisJenderal DepartemenLuarNegeri JalanPejambon Jakarta Pusat a.n. Menteri SekretarisJenderal u.b. Kepala Biro Perencanaandan KLN, NamaJelas NIP

17. Suratpimpinan unit utama, pusat-pusat, perguruantingginegeri, dankoordinatorKopertis yang ditujukankepadapimpinaninstansidiluardepartemenditandatanganiolehpimpinan unit kerja/organisasi yang bersangkutan. contoh : Yth. DirekturJenderal DepartemenKeuangan Jalan Dr. Wahidin Jakarta Pusat Koordinator, Tembusan: NamaJelas 1. MenteriPendidikanNasional NIP 2. SekretarisJenderal

18. Suratpimpinan unit kerjaeselon II dilingkungan unit utama, universitas, institut yang ditujukankepadapimpinaninstansidiluardepartemen, ditandatanganiolehpimpinan unit kerjaeselon II yang bersangkutandenganpenyebutana.n. Contoh : Yth. DirekturJenderalAnggaran DepartemenKeuangan Jalan Dr. Wahidin Jakarta Pusat a.n. RektorKepala Biro AdministrasidanKeuangan, Tembusan: NamaJelas 1. MenteriPendidikanNasional NIP 2. SekretarisJenderal 3 Rektor

19. Penandatanganansurat yang ditujukankepadainstansididalamlingkungandepartemen : • SuratpimpinanEselon I yang ditujukankepadaMenteriditandatanganiolehpimpinan unit organisasieselon I yang bersangkutan. Contoh : Yth. MenteriPendidikanNasional JalanJenderalSudirman, Senayan Jakarta DirekturJenderal, NamaJelas NIP

20. b. Jikapimpinan unit organisasieselon I mendelegasikanpenandatanganansuratkepadapejabatsetingkatdibawahnya (eselon II) denganpenyebutana.n. , jikapejabat yang diberiwewenangmenandatanganiberhalangan, penandatanganansuratdapatdidelegasikankepadapejabatsetingkatdibawahnyadenganpenyebutanu.b. setelaha.n. Contoh : Yth. MenteriPendidikanNasional JalanJenderalSudirman, Senayan Jakarta a.n. DirekturJenderal SekretarisJenderalDikti u.b. KepalaBagianKepegawaian, NamaJelas NIP

21. c. Suratpimpinanorganisasieselon II yang ditujukankepadamenteriditandatanganiolehpimpinanorganisasieselon II yang bersangkutan,dengantembusanpimpinan unit organisasieselon I Contoh : Yth. MenteriPendidikanNasional JalanJenderalSudirman, Senayan Jakarta DirekturPembinaan SMP, Tembusan : NamaJelas DirekturJenderal NIP

22. Suratpimpinan unit kerjaeselon II yang ditujukankepadaeselon II dilingkunganDepartemen, ditandatanganiolehpimpinan unit kerjaeselon II dengantembusankepadapimpinanorganisasieselon I. Contoh : Yth. Kepala Biro HukumdanOrganisasi JalanJenderalSudirman, Senayan Jakarta DirekturKelembagaan, Tembusan : NamaJelas DirekturJenderalPendidikan NIP PendidikanTinggi

23. Suratpimpinan unit kerjaeselon III yang ditujukankepada unit kerjaeselon III lainnyadilingkungandepartemenditandatanganiolehpimpinan unit kerjaeselon III tersebut, dengantembusankepadapimpinanorganisasieselon II. contoh: Yth. KepalaBagianPerlengkapan Biro Umum, SekretarisJenderalDepdiknas JalanJenderalSudirman, Senayan Jakarta KepalaBagian Tata Usaha, Tembusan: NamaJelas Kepala Biro Umum NIP

24. Suratpimpinan unit kerjaeselon IV yang ditujukankepadaeselon IV lainnyadilingkunganDepartemenditandatanganiolehpimpinan unit kerjaeselon IV yang bersangkutandengantembusankepada unit kerjaeselon III. Contoh: Yth. KepalaSubbagianPenyusunan Program danAnggaran, BagianPerencanaandanPenganggaran, Biro Umum JalanJenderalSudirman Jakarta KepalaSubbagianKearsipan Tembusan: NamaJelas 1. KepalaBagian Tata Usaha NIP 2. KepalaBagianPerencanaan danPenganggaran

25. IV Jenis Surat • Contoh Surat

26. Surat pimpinan unit kerja eselon IV yang ditujukan kepada eselon IV lainnya di lingkungan Departemen ditandatangani oleh pimpinan unit kerja eselon IV yang bersangkutan dengan tembusan kepada unit kerja eselon III. Contoh: Yth. Kepala Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran, Bagian Perencanaan dan Penganggaran, Biro Umum Jalan Jenderal Sudirman Jakarta Kepala Subbagian Kearsipan Tembusan: Nama Jelas 1. Kepala Bagian Tata Usaha NIP 2. Kepala Bagian Perencanaan dan Penganggaran

27. VII Penulisan dan Pemakaian Singkatan • a.n : huruf kecil, masing-masing huruf diakhiri titik. Dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan surat kepada eselon setingkat dibawahnya. Contoh : a.n. Direktur Jenderal Direktur Akademik, nama jelas NIP

28. anb. : huruf kecil dan diakhiri titik. Dipergunakan jika menteri menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya contoh : Menteri pendidikan Nasional anb. Sekretaris Jenderal, Nama Jelas NIP

29. u.b. : Hurufkecildanmasing-masinghurufdiakhiridengan 3. u.b. penulisandenganhurufkecildanmasing-masingdiakhiridengantitik. Dipergunakanjikapejabat yang diberikuasamenandatanganisuratmemberikankuasa kepadapejabatsetingkatdibawahnya. contoh : a.n. SekretarisJenderal Kepala Biro HukumdanOrganisasi u.b. KepalaBagianKetatalaksanaan NamaJelas NIP

30. a.p. : Huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya. Contoh: a.p. Sekretaris Pelaksana Kepala Sub Kepegawaian, nama jelas NIP

31. apb. : Huruf kecil dan diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika yang Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya. Contoh : Menteri Pendidikan Nasional apb. Kepala Biro Kepegawaian nama jelas NIP

32. 6. plh. : Huruf kecil dan diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas dan menguasakan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Contoh : plh. Kepala Biro Keuangan Kepala Bagian Subsidi nama jelas NIP

33. wks. : Huruf kecil dan diakhiri dengan titik. Dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu dan pejabat yang belum ditunjuk penggantinya, penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya. Contoh : wks. Kepala Biro Umum Kepala Biro Kepegawaian, nama jelas NIP

34. 8. u.p. : Huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri dengan titik. Dipergunakan untuk tujuan alamat surat kepada pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan. Contoh : Yth. Kepala Biro Keuangan Departemen Pendidikan Nasional u.p. Kepala Bagian Subsidi