Welcome Centre für international mobile Forscher

1. Monika Sprung, Leiterin Akademisches Auslandsamt Anna Tredota, Projektmitarbeiterin Welcome Centre Welcome Centre für international mobile Forscher www.rub.de/welcome-centre

2. AG 1 Werkstattbericht • Welcome Centre: Hintergrund und Konzept • Sonderdienstleistungsbereich (SDB) Welcome Centre: Services • Welcome Centre als Matrixorganisation • Kommunikation und Vernetzung • Aufgabenverteilung • Stand der Umsetzung und Zeitplan • Diskussion: Input für die Projektentwicklung www.rub.de/welcome-centre

3. Ausschreibung Welcome Centre Gemeinsame Ausschreibung: • Alexander von Humboldt-Stiftung • Stifterverband • Deutsche Telekom-Stiftung Ziel: Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Hochschulen durch die Schaffung optimaler Rahmenbedingungen für international mobile Forscherinnen und Forscher. www.rub.de/welcome-centre

4. Konzept Welcome Centre • Zielgruppenspezifische Serviceleistungen • Bündelung und Professionalisierung extern positiv evaluierter Verwaltungsstrukturen (Zentrale Verwaltung, AAA, Research School, Pro-Kids, Lehrstühle, Akafö, BIF, u.a.) • Nachhaltigkeit und dauerhafte Weiterführung neuer Strukturen • Vernetzung mit anderen Institutionen vor Ort (und extern) www.rub.de/welcome-centre

5. Kurz... • Selbstoptimierungsinstrument • Zentrale Koordinierung – dezentrale Betreuung • Netzwerk-Instrument • Marketing-Instrument • Service-Instrument • Strategie-Instrument www.rub.de/welcome-centre

6. Welcome Centreund die Exzellenzinitiative • RUB in der Endrunde: Forschungscluster „Protein Networks“ und das Zukunftskonzept „Research Campus“ • Entscheidung im Oktober 2007 • Bereits erfolgreich in der Exzellenzinitiative: Research School • Zukunftskonzept: die Internationalisierung weiter ausbauen und „universitas“ (Gesamtheit) auf dem Campus leben. www.rub.de/welcome-centre

7. Welcome Centreund die Excellence Initiative Research Campus www.rub.de/welcome-centre

8. Ausgangssituation • Anlaufstelle Auslandsamt • Vermittlung von Wohnraum: Internationale Gästehäuser / privater Wohnungsmarkt • Soziale und ausländerrechtliche Beratung und Betreuung • Anlaufstelle Lehrstühle www.rub.de/welcome-centre

9. Services SDB Welcome Centre • Informations- und Serviceleistungen für: • Incomings (vor Anreise, bei Ankunft, während des Aufenthalts, bei Abreise) • Outgoings • Returnings www.rub.de/welcome-centre

10. Service-Angebote vor Anreise • Informationspakete • Datenbank • Help-desk • Unterstützung bei der Wohnungssuche • Dual Career-Fragen • Sprachliche Vorbereitung www.rub.de/welcome-centre

11. Service-Angebote bei Ankunft • Abholservice und Willkommens-Empfang • Wohnungssuche • Gastwissenschaftler-Ausweis • Datenbank • Wichtige Dokumente in Englisch • Formalitäten Familie • Formalitäten «slim version» • Sprachtrainings www.rub.de/welcome-centre

12. Service-Angebote während des Aufenthaltes • Vernetzung mit Forscherkollegen und Doktoranden • VIP-Kultur • Dual Career • Wissenschaftler Lounge • Sprachtrainings • Kulturelles und landeskundliches Programm / Veranstaltungen / Vorträge für Gäste und Familien www.rub.de/welcome-centre

13. Service-Angebote am Ende des Aufenthaltes • Organisatorische und administrative Angelegenheiten vor der Abreise • Hinweise auf geeignete Forschungsförderungs- und Stipendienprogramme (ELFI u.a.) • Zusammenarbeit mit Personalberatungsagenturen www.rub.de/welcome-centre

14. Service-Angebote für Outgoings • Hinweise auf geeignete Forschungsförderungs- und Stipendienprogramme (ELFI u.a.) • Linksammlung (Einreisebestimmungen, Organisationsformen von Lehre und Forschung) • Speziell Nordamerika: Zusammenarbeit mit ConRuhr www.rub.de/welcome-centre

15. Welcome Centre als Matrixorganisation Matrix: (von lat. matrix Gebärmutter) etwas, das andere Dinge umgibt oder eine abstrakte Struktur, innerhalb derer etwas angeordnet ist. Matrixorganisation: einModell der Organisation von Stellenbeziehungen in einem Unternehmen; die für einen Arbeitsprozess gültige Rahmenstruktur. Die Mitarbeiter stehen in mehreren Weisungsbeziehungen, z.B. sind sie der eigenen Abteilung und gleichzeitig einem gemeinsamen Projekt mehrerer Abteilungen zugeordnet. www.rub.de/welcome-centre

16. www.rub.de/welcome-centre

17. Struktur Welcome Centre Externe Ansprechpartner und Multiplikatoren Ansprechpartner in den Fakultäten SDB Welcome Centre www.rub.de/welcome-centre

18. Vernetzung extern Utrechter Netzwerk ConRuhr Universitätsallianz Metropole Ruhr ERAMORE Externe Ansprechpartner und Multiplikatoren Ansprechpartner in den Fakultäten MPI SDB Welcome Centre www.rub.de/welcome-centre

19. Arbeitsweise und Kommunikation AAA Ansprechpartner RUB Lehrstühle externe Ansprechpartner lokal Internationale Netzwerke www.rub.de/welcome-centre

20. Struktur Welcome Centre Stadt: Ausländerbehörde, Bürgerbüro Bochum Marketing Partner aus der Wirtschaft Struktur Welcome Centre Gastgeber-Lehrstühle Professoren, wissenschaftliche Betreuer Anne Weißbauer (AAA) Ruthild Schulte (AAA) Beate Seidemann (AAA) Hannelore Grans (AAA) Roman Arndt (AAA) Wolfgang Gröne (Gästehäuser) Dr. Gabriele Frohnhaus (Dez.3) Stephanie Hesse (Dez. 3) Masha Gerding (Dual-Career) Andrea Kaus (Pro-Kids) Dr. Ursula Justus (RS) Maria Sprung (RS) Dr. Barbara Dahlhaus (ZFA, DAF) Beate Hermans (ZFA, DAF) Dr. Melanie Brüngel-Dietrich (BIF) Monika Sprung (AAA) Jutta Schmid (AAA) Dr. Christina Reinhardt (Weiterbildung) Anja Tillmann (Weiterbildung) Astrid Steger (Global Competence) Jörg Lüken (Akafö) Dr. Karl-Heinz Schloßer (Dez. 6) Martina Rothacker (Dez. 6) Dr. Britta Freis (Fundraising) Dr. Thomas Koch (Dez. 1)

21. Aufgabengebiete, Personen, Institutionen • Betreuung Gastwissenschaftler • Betreuung Doktoranden • Betreuung Familien • Gästehäuser • Private Wohnbörse • Begleitprogramm • Anteil: Datenbank • Anteil: Homepage • „Kultur-Newsletter“ Gäste BIF – Forschungs-Förderung AAA Technische Hochschulbetriebe Bochum Marketing www.rub.de/welcome-centre

22. Aufgabengebiete, Personen, Institutionen • Beratung rechtliche Angelegenheiten • Visum, Aufenthaltstitel • Formalitäten Familie • Anmeldung • Arbeitsverträge • Datenbank • Anteil: Homepage • Gastwissenschaftler-Ausweis AAA Personalabteilung Ausländerbehörde Informations- und Kommunikationsdienste Bürgerbüro Akafö BIF – Forschungs- Förderung www.rub.de/welcome-centre

23. Aufgabengebiete, Personen, Institutionen • Dual-Career • Kinder / Familie • Wissenschaftler Lounge • Einbindung von Studierenden (Global Competence) • Vernetzung: Forscher, Doktoranden • Sprachtrainings AAA Pro Kids Gleichstellungs-Beauftragte Akafö Optionalbereich Research School ZFA, DAF www.rub.de/welcome-centre

24. Aufgabengebiete, Personen, Institutionen • Begleitprogramm • VIP-Kultur • Freizeitprogramm Gäste und Familien • Mentoren Stadt • Bankkonto • Krankenversicherung • Versicherungen • Extras Partner Kultur Stadt Bochum Bochum Marketing Hochschulsport Banken Krankenkassen BoSKop Partner Wirtschaft www.rub.de/welcome-centre

25. Stand der Umsetzung • Homepage (deutsch und englisch), Email-Adresse • Bilaterale Gespräche (intern und extern) • Auftakttreffen: Konstituierung des Welcome Centre, Einbindung der internen Akteure • Kontaktaufnahme Lehrstühle, SFB, ZWE: Rektorbrief • Vorgespräche und Entwurf Datenbank • Vorgespräche und Entwurf Wissenschaftler Lounge • Zusammenarbeit Research School • Externe Vernetzung: ERAMORE, Utrechter Netzwerk www.rub.de/welcome-centre

26. Zeitplan • Homepage vollständig: 30.06.07 • Datenbank in Auftrag gegeben: 15.06.07 • Wissenschaftler Lounge: Konkretisierung des Konzepts, Festlegung der Location: 30.07.07 • Weitere bilaterale Gespräche: Konkretisierung der Kooperationen • Termin nächstes Welcome Centre Treffen (intern): 03. Juli 07 • Endgültige Zusammensetzung des internen Personenkreises • Aktueller Stand der Dinge • „Leistungskatalog“ Services www.rub.de/welcome-centre

27. Kommunikation Vernetzung Service Beratung Betreuung Exzellenz www.rub.de/welcome-centre