Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI)

1. Planeamento Estratégicode Sistemas de Informação(PESI)

2. Método de PlaneamentoEstudo Preliminar • Introdução • Análise da Situação • Expectativas do Estudo • Abordagem e Metodologia • Recursos • Gestão do Processo de Planeamento • Plano

3. Estudo PreliminarTarefas a desenvolver • Análise da situação – papel actual dos SI/TI na organização • Determinar as expectativas do estudo, definir os objectivos, alcance, restrições, FCS, medidas e output do processo • Definir a abordagem e técnicas a utilizar • Definir a composição, papeis e responsabilidades de cada elemento da equipa • Criar mecanismos de acompanhamento e controle • Identificar os elementos da organização a envolver nas discussões, debates e workshops • Conceber um plano de acção com fases, calendarização e pontos de controle.

4. Estudo PreliminarTarefas prévias • Definição e documentação dos termos de referência (normas de funcionamento) da equipa de “projecto” • Apresentação ao “patrocinador” do “projecto” • Eventual apresentação ao Conselho de Administração para aprovação • Formação/Treino da equipa de “projecto”

5. Análise da Situação • Papel actual dos SI/TI • Frameworks • Avaliação do portfolio de aplicações actual (McFarlan) • Localização • Inserção na macro-estrutura • Grau de sensibilidade dos utilizadores para as TI • Nível de satisfação dos utilizadores • Estímulos e Problemas • Reestruturação ou integração dos SI/TI face a : • Alterações na estrutura accionista/direcção • Necessidade de racionalização • Planeamento estratégico do negócio/organização • Novos produtos/mercados • Reconhecimento da importância do PESI • Problemas actuais do gestor dos SI

6. A existência de objectivos vagos para o projecto, podem resultar em perda de tempo e consequências desastrosas no longo prazo : desapontamento, desenvolvimento de sistemas não desejados, etc. Expectativas do EstudoObjectivos • Genéricos • Elaborar planos de curto e longo-prazo visando o desenvolvimento de SI que suportem a estratégia global • Identificar formas de utilizar a “informação” por forma a alcançar vantagem competitiva • Determinar os recursos tecnológicos e organizacionais necessários aos planos propostos • Cenários de enquadramento : • Evolução gradual do planeamento dos SI/TI • Alcançar “envolvimento da gestão” • Definição de prioridades • Competitividade

7. Expectativas do Estudo Âmbito do Estudo(factores a considerar...) • Dimensão da organização • Global • Unidade(s) de negócio ou grupo de... • Área geográfica • Cultura e História (Por onde começar ?) • Garantia de comprometimento da gestão • Planos e direcção clara • Papel dos SI/TI é respeitada • Planeamento das SBU estabilizado • Duração e Recursos • 3 a 6 meses • Composição : gestores seniores (SI/TI, negócio) -> dimensão reduzida • Se o estudo muito limitado, apenas se dirige a 1 único SI...Estudo de viabilidade • Holding....apenas com carácter financeiro • Adequado a SBU Quando o PESI não está bem consolidado poderá ser mais adequado limitar o seu âmbito, por forma q a curva de aprendizagem possa ser limitada e demonstrada a validade das técnicas em pequena escala.

8. Expectativas do Estudo Restrições • Normalmente resultantes dos objectivos e âmbito; • Aconselhável definir tb o reverso dos objectivos e âmbito i.e. “O que não é suposto o estudo fazer” • Preocupações do patrocinador ou Administração • Dúvidas devem ser resolvidas rapidamente...debate

9. Expectativas do Estudo“Deliverables” • Relatórios • Estratégia de GI • Estratégia dos SI • Portfolio de Aplicações • Estratégia das TI • Arquitectura Tecnológica • Nesta fase deverá ser definido o seu “formato” e atribuída a responsabilidade individual pela sua elaboração parcial

10. Modelo de relatório • Executive Summary • Termos de Referência • Sumário das principais conclusões • Sumário das recomendações • Agradecimentos • Introdução • Circunstancias envolventes do estudo • Notas • 10 a 12 páginas • Apresentação e Discussão ao Conselho de Administração : 30 min. -> Preparação e lobbying • Perspectiva histórica • Documentar todos os elementos • Suficientemente detalhado • Apresentado de forma apelativa e a audiências diferenciadas.

11. Modelo de relatórioAmbiente organizacional • Objectivos, assuntos chave, planos, FCS, problemas críticos • Funções e processos • Framework de análise estratégica interna e externa • Ambiente e estratégia competitivas • Cadeia de Valor interna e externa • Necessidades de informação

12. Modelo de relatórioAmbiente dos SI/TI • Portfolio de aplicações e bases de dados actual • Funções, Estratégia e Políticas • Organização, valores, estilo, Análise SWOT • Arquitectura da informação – Meta-modelo • Perspectiva externa

13. Modelo de relatório Estratégia de SI • Conclusões sobre o negócio / organização • Recomendações sobre o negócio / organização • Portfolio de aplicações • Desenvolvimentos necessários • Upgrades • Potencial • Análise • Prioridades • Custos e benefícios • Modelos de negócio e de informação

14. Modelo de relatórioEstratégia de GI • Organização /Estrutura da Função SI • Políticas de investimento e prioritização • Políticas de “fornecedores” e outsourcing • Políticas de Pessoal • Políticas de imputação de custos • Politicas de Gestão de Informação (IRM)

15. Modelo de relatórioEstratégia de/TI • Gestão do porfolio de aplicações (termos técnicos) • Gestão de Informação (IRM) (termos técnicos) • Gestão do desenvolvimento de aplicações • Hardware, Comunicações e Redes • Política de Capacidade • Software e ferramentas de desenvolvimento • Gestão de Operações

16. Modelo de relatórioApêndices • Processo de Planeamento • Avaliação do portfolio de aplicações actual • Portfolio de aplicações a desenvolver – descrição, justificação, etc. • Arquitectura da informação e modelos • Objectivos e FCS • Análise da Cadeia de Valor • Registo de discussões, entrevistas e workshops • Glossário de Termos

17. Expectativas do EstudoFactores Críticos de Sucesso (FCS) e Medidas • Conveniência de serem definidos à priori • Qual a medida de sucesso no final do processo de planeamento • Impossível definir FCS standard • FCS ditados pelos objectivos, estímulos, percepção da comunidade empresaria, etc. • Revelam a “parte inferior do icebergue” dos TOR e objectivos • Facilitar a focalização da equipa nos objectivos finais

18. Abordagem e MetodologiaFactores a tomar em consideração • Como alcançar o “alvo” ? • Não há método que garanta o sucesso • Depende do “Project leader” • Perspectiva global • A metodologia a seleccionar deve facilitar a obtenção de uma imagem global do “objecto” do estudo – overview, abordagem top-down. • Consistência em todas as fases do estudo e com outros elementos da organização • Facilidade de comunicação -> baixa complexidade • Documentação • Facilitar decisões racionais : • Checkpoints • Como conduzir até aos checkpoints • Justificação para opções • Adaptatividade ao ambiente, cultura, maturidade e “skills”

19. Abordagem e Metodologia Caracteristícas • Ênfase nos “deliverables” • Etapas marcadas por marcos (checkpoints) claros • Reconhecimento da natureza interactiva do estudo • Reconhecimento da importância do lado humano do estudo • Modularidade • Ferramentas gráficas “apelativas”

20. Faseamento do Processo de Planeamento

21. Necessidades do NegócioFaseamento do Processo de Planeamento • Finalidade : desenvolver um bom entendimento do negócio, do seu ambiente e das suas necessidades actuais, planeadas e potenciais. • Categorias : • Análise dos objectivos, FCS, problemas críticos e processos, por forma a a determinar as necessidades de informação e logo o foco do investimento em SI; • Avaliação dos SI/TI actuais para determinar o grau da cobertura e contribuição e logo quais as melhorias desejáveis; • Análise inovadora do negócio para identificar potenciais aplicações dos SI/TI;

22. Definir Arquitectura da Informação e SIFaseamento do Processo de Planeamento • Toma os resultados da análise dos processos e necessidades de informação por forma a construir uma arquitectura global do negócio; • Representa o “futuro ideal” em termos de SI • Necessária à definição da orientação para os planos de “migração”

23. Formulação de EstratégiasFaseamento do Processo de Planeamento • Estratégia dos SI • Consolidação dos elementos recolhidos e que representam as necessidades do negócio (organização) • Formulação da Estratégia dos SI • Estratégia das TI • Após a definição do portfolio de aplicações no âmbito da Estratégia dos SI, é necessário conceber a arquitectura tecnológica que a sustentam

24. RecursosMembros da equipa de projecto A qualidade dos produtos a desenvolver depende a qualidade da equipa seleccionada • Características que devem possuir : • Conhecimento dos obj. organizacionais, estilo de gestão, cultura, processos, pessoas • Boa capacidade de comunicação • Capacidade e autoridade para implementar planos e decisões que podem afectar toda a organização • Respeito da Administração e funcionários • Interesse por outras áreas que não a sua • Capacidade de análise objectiva • Oriundos dos diversos sectores da empresa • Balanceamento entre especialistas e não-especialistas

25. RecursosMembros da equipa de projecto(continuação) A qualidade dos produtos a desenvolver depende a qualidade da equipa seleccionada • A empresa deve estar convencida da necessidade do processo de planeamento estratégico; • Os participantes nas discussões – gestores de topo – devem conhecer e respeitar a equipa ou caso contrário não confiarão na estratégia apresentada; • A equipa deve ser capaz de reconhecer se está a ser deliberada ou inconscientemente enganada; • Capacidade de lidar com informação confidencial; • Elementos sénior...os tais que não têm tempo...!

26. RecursosTecnologias de Informação • Ferramentas gráficas para a construção dos diversos diagramas : matrizes, diagramas de fluxo, modelos de dados; • Estrutura adequada de dicionário de dados que permita o registo dos diversos elementos de informação recolhidos, tais como dados, actividades, resultados de entrevistas, etc. • Exemplos : • Processador de texto • Folha de cálculo • Ferramenta de desenho de DFD e DM

27. RecursosInstalações • Sala de trabalho adequada à equipa de projecto • Secretariado a full-time • Segurança física das instalações • Salas de reunião

28. Gestão do Processo de PlaneamentoModelo

29. Gestão do Processo de PlaneamentoPatrocinador • Director da própria organização; • Preside a Comissão de Acompanhamento; • Assegura a participação e envolvimento da gestão de topo da instituição; • Revê relatórios antes da sua publicação;

30. Gestão do Processo de PlaneamentoComissão de Acompanhamento • Reúne 1x por mês (depende dimensão do projecto) ou apenas nos pontos de controlo (milestones) • Funções: • Aprovar os planos do Líder • Conduzir revisões intermédias dos documentos • Revisão final dos Planos Estratégicos • Autorizar a continuação dos trabalhos

31. Gestão do Processo de PlaneamentoEquipa de Projecto • Líder Planeia, gere e executa a maioría do trabalho diário da equipa de projecto; • Membros • Pelo menos 2 em full-time; • Apoio de outros especialistas em part-time; • Dimensão da equipe depende da abrangência do projecto, tempo disponível e nº de entrevistados;

32. Plano • Produzir relatórios em cada fase, por forma a que a gestão possa acompanhar os resultados do trabalho da equipa e verificar a sua aderência aos objectivos traçados; • Tarefas críticas (fases 2 e 3) : entrevistas • 1.5 a 2 dias cada; • Entrevista, passar a escrito, discussão dentro da equipa e feedback do entrevistado; • Pelo menos 2 elementos por entrevista • Definição de um Final claro com “deliverables” claros

33. Plano • Vender o estudo (PESI): • Identificar claramente os problemas • Mostrar que o estudo auxiliará a solução total ou parcial dos problemas • Reconciliar que “paga” com a mais valia encontrada