60 likes | 214 Views
Digitalisering. Nye muligheter ved IKA Opplandene. Behovet. Overgang til elektronisk saksbehandling gir behov for elektronisk tilgang til saksdokumentene Mer interkommunalt samarbeid gir utfordringer i forhold til tilgang og plassering av arkivmateriale
E N D
Digitalisering Nye muligheter ved IKA Opplandene
Behovet • Overgang til elektronisk saksbehandling gir behov for elektronisk tilgang til saksdokumentene • Mer interkommunalt samarbeid gir utfordringer i forhold til tilgang og plassering av arkivmateriale • Unikt materiale må skjermes for ikke å bli ødelagt av mye bruk, dårlige oppbevaringsforhold eller ulykker/uhell
Mål • Mer effektiv saksbehandling • Sikring av dokumentasjon • Mulighet for å søke om kassasjon av papirdokumentasjon • Mulighet for integrasjon med Eiendomsinfo • Kvalitetssikring ved hjelp av Matrikkelen
Løsningsskisse • Ordning og registrering kan gjøres i kommunene eller settes bort til IKA Opplandene • Skannefabrikk ved IKA Opplandene • Kommunene får tilgang til materialet via Internett • Hver enkelt kommune betaler for arbeidet som utføres for dem. • Felles investering i utstyr og infrastruktur
Tekniske behov • Etablere infrastruktur for digitalisert materiale • Felles for alle kommuner; desto flere kommuner som ønsker digitalisering og lagring av materiale, jo billigere blir løsningen. • Gode rutiner for tilgangsstyring • Tilpasse programvaren for andre arkivtyper enn byggesakarkiv
Hva er på plass • Programvare for uttesting fra NXC Documaster • Skanner til prøveskanning (eldre utstyr - ikke egnet for produksjon.) • Storformatskanner • Bokskanner