ZAMAN YÖNETİMİ

1. ZAMAN YÖNETİMİ hazırlayan sunan kalinda danışmanlık ltd. prof.dr. nurullah genç

3. Hayatımızda sahip olduğumuz en önemli kaynaklarımızdan birisi de zamandır. Ama biz zamanı bu ölçüde önemsiyor muyuz? Onu bu kadar önemli yapan kimseyi umursamadan geçip gitmesi ve bu geçip gidişin sınırlı süredeki ömrümüzün aleyhine çalışıyor olmasıdır.

4. Tüketilen zamanın; • Geri döndürülmesi, • Satın alınması, • Yerine konması, • Kiralanması mümkün değildir.

5. Tüketilen zaman; • Para gibi toplanamaz, • Hammadde gibi depolanıp istenildiğinde kullanılamaz

6. Zamanla ilgili olarak zihniyet dünyamızı yeniden inşa etmeliyiz

7. Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer. Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve subjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz.

8. Günlük yaşantımızda bizim dışımızda akıp giden ve bizim çok da umurunda olmadığımız bu kaynağı planlamaya kalkarız. SONUÇ NEDİR PEKİ? Genelde yeterince zamanımız yoktur, işlerimizi yetiştiremeyiz. Aslında, hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ama bu, pek azımız için yeterlidir.

9. BURADA SORUN ZAMANIN YETMEMESİ MİDİR? Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin iyi sıralanamamasından başka bir şey değildir. Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizdir. Bu nedenle zaman yönetiminin anlamı gerçekte yaşam yönetimidir; zaman planlaması da aslında kendimizi planlamaktır. Dolayısıyla konu zaman değil BİZ’iz, hayatımızı nasıl yaşadığımızdır.

10. ÇOK SIK RASTLADIĞIMIZ YÖNETİCİ CÜMLELERİ Hiç zamanım yok… Zaman bana yetmiyor… Bugün nasıl geçti anlayamadım… Gün bitti ama ne yazık ki ben hiçbir işimi sonuçlandıramadım… SİZE DE TANIDIK GELDİ Mİ BU CÜMLELER???

11. İstemek,Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçinBaşlamak Gereklidir.

12. “Balık tutmak amacıyla ırmağa gitmek yeterli değildir, Yanınızda ağ da götürmelisiniz”ÇİN ATASÖZÜ

13. Zamanı yönetmek için iyi bir başlangıç…

14. Objektif zaman;Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. • Subjektif zaman;Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır. Kişinin algıladığı zamandır.

15. Zaman Tuzakları • Plânsızlık • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak • Ertelemek • Kendini gereğinden fazla işe adamak • Acelecilik • Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

16. Rutin ve gereksiz işler • Açık kapı politikası (hayır diyememek) • Gereksiz telefonlar • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar • Kararsızlık • Yetki verememek • Dağınık masa ve büro düzeni

17. Meşgul bir yöneticiden 10 iş yapması beklenir, ancak 6 iş yapacak vakti vardır. Etkin yönetici en doğru 6’yı seçmelidir. Peter Drucker

18. Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.

19. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. • Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır...

20. Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak en önemli problemlerimizden birisidir.

21. KİŞİSEL HEDEFLERİMİZ İDEALLER TAKDİR AİLE GELİŞMEK BAŞARI EVLİLİK KABUL EDİLME SAĞLIK ARKADAŞLIK YAŞAMAK GÖRÜNÜM YARATICILIK

22. MESLEKİ HEDEFLERİMİZ BAŞARI MAAŞ TAKDİR SOSYAL AKTİVİTELER KABUL EDİLME DENEYİM YAŞAMAK UZMANLIK YARATICILIK GELİŞMEK İŞ GÜVENLİĞİ MOTİVASYON

23. ÖRGÜTSEL HEDEFLERİMİZ YAŞAMAK YARATICILIK GELİŞMEK STRESE HAKİM OLMAK İŞ GÜVENLİĞİ KALİTE SERVİS VERİMLİLİK MOTİVASYON REKABET AVANTAJI KAZANÇLILIK

24. KİŞİSEL MESLEKİ İDEALLER MAAŞ AİLE BAŞARI SOSYAL AKTİVİTELER TAKDİR EVLİLİK KABUL EDİLME SAĞLIK DENEYİM ARKADAŞLIK YAŞAMAK UZMANLIK GÖRÜNÜM YARATICILIK GELİŞMEK STRESE HAKİM OLMAK İŞ GÜVENLİĞİ MOTİVASYON VERİMLİLİK SERVİS KALİTE REKABET AVANTAJI KAZANÇLILIK ÖRGÜTSEL

25. Kavanozu Doldurmak

26. HEDEFLERİMİZ • Somut olmalıdır • Gerçekçi olmalıdır • Paylaşılmalıdır

28. BİR HEDEFİN BİÇİMLENDİRİLMESİ İÇİN 8 AŞAMA BİRBİRİLERİYLE UYUMLARINI DOĞRULAMAK DEĞERLERİ AÇIKLAMAK HEDEFLERİ TANIMLAMAK EYLEM PLANINI HAZIRLAMAK KISITLARI BELİRLEMEK HEDEFLERİN ÖNCELİK SIRASINI BELİRLEMEK HEDEFLERİ BİÇİMLENDİRMEK ORTAK NOKTALARINI NETLEŞTİRMEK OPTİMUM YAPILABİLİRLİĞİ BELİRLEMEK

29. ZAMANIN YENİDEN PROGRAMLANMASI FRAME YÖNTEMİ

30. FRAME YÖNTEMİ 1.BELİRLEMEK 2.GRUPLANDIRMAK 3.ÖN HAZIRLIK YAPMAK 5.DENGELEMEK 4.OLGUNLAŞTIRMAK

31. 1.BELİRLEMEK 2.GRUPLANDIRMAK 3.ÖN HAZIRLIK YAPMAK 4.OLGUNLAŞTIRMAK 5.DENGELEMEK

32. ÇALIŞANLAR KENDİLERİNİ, • Önce hoşlarına gidenleri • Zor olandan kolay olanı • Zaman alacak işten önce kolay halledileni • Önemli olandan önce acil olanı • Kendi tercihlerinden önce kendilerine empoze edilenleri yapacak şekilde programlarlar…

34. Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden Öncelikleri bilmek ve sıralamak... YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

35. ERTELEMEK • Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; • Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

36. Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak • İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. • Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

37. Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. • En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. • Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

38. ACELECİLİK • Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. • Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. • Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

39. Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma • Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

40. Rutin ve Gereksiz İşler • Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

41. Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

42. Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar • Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. • Sorun, • Gündemi belirlenmeden yapılan, • Normal süresini aşan ve • Amacına ulaşmayan toplantılardır.

43. Kararsızlık • Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

44. Hayır Diyememek... • Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir.

45. GÜNCEL AKIŞTA SİSTEM OLUŞTURMAK Dağınık bir ofis, dağınık bir beyni yansıtır!!!

47. DAĞINIK MASA • Dağınık masa; • Yorgunluk, • Verimsizlik, • Baş edememe hissi, • Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, • Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

48. Mesleki aktivite her ne olursa olsun, akıştaki bilgileri düzenleyecek, standart bir sıralama sistemi uygulanabilir. Düzenleme sepetlerinin göz önünde olacak şekilde yerleştirilmesi tavsiye edilir.

49. GELENLER Gelen her şey bu sepete koyulur:mesajlar, gözden geçirilecek evraklar, mektuplar… Yerimizde bulunmadığımız zaman ise, yapacağımız tek şey bu sepeti boşaltmak ve önceliklere karar vermektir. BUGÜN YAPILACAKLAR Gün içerisinde incelenecek ve değerlendirilecek evraklar. (Belirli bir saatte yapılması şart değil)

50. HATIRLANACAKLAR Bu sepetin her akşam hatırlanacakların unutulmaması için boşaltılması gerekir DOSYALANACAKLAR İncelenen değerlendirilen ve ihtiyaca göre gün, hafta yada ay sonlarında dosyalanması gereken evraklar GÖNDERİLECEKLER Üzerinde hatırlatıcı evraklarla diğer kişilere gönderilecek evraklar