Etkin Zaman Kullanımı

1. Etkin Zaman Kullanımı

2. Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... AMAÇ: Zamanın bize verilmiş en önemli nimetlerden biri olduğunun farkındalığı. Zaman yönetimi konusunda olumlu tutum gelişitirme adına neler yapılabileceği, zamanın kontrol altına aldığımızda neler yapılabileceğinin anlaşılması. İÇERİK: Zamanın önemi Zaman ve biz kavramı Kişisel vizyon,misyon ve hedefler Zamanı nerelere harcamalıyız Öncelikerimiz Zaman hırsızları Zaman envanteri Zaman kullanımı tutumumuzu ölçelim Planlama Ajanda kullanımı Ertelemelerimiz Zamanı etkin kullanma kriterlerimiz Neleri Elde Edeceğiz: Okumak İletişim Dinlenme Düşünme

3. Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... Zamana kasem olsun! İnsan zamanı değerlendirme konusunda mutlaka hüsrana düşmektedir. Ayet

4. Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını vermeden Allah huzurundan ayrılamaz. • Ömrünü ne yaparak tükettiğinden • Gençliğini ne işte harcadığından • Malını nerede kazandığından • Malını nerede harcadığından • Öğrendiği ile ne derece amel ettiğinden Hadis

5. Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... İki şey vardır. İnsanların çoğu onun değerini bilmez. Hadis 1. SIHHAT 2. ZAMAN

6. Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... Nedir zaman nedir? Bir su mu, bir kuş mu? Nedir zaman nedir? İniş mi , yokuş mu ? Necip Fazıl Kısakürek

7. Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Kalite İnsana Saygıyla Başlar... Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Zaman pahalıdır.

8. Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... • İş çok, zaman yok ya da tam tersi • Gecikiyoruz sonra ya bahane buluyor ya da öfkeleniyoruz • Strese giriyoruz • Planlasak daha çok zamanımız olabilir • Evde iş, iş de ev olmamalı • Kendimizi yenileyemiyoruz • Sosyal olamadığımızdan yakınıyoruz • Başkalarına hayranlık duyuyoruz biz yapamayız sanıyoruz Yavuz Sultan Selim Mısır Seferine giderken yanında 3 katır yükü kitap götürmüştü.

9. Z a m a n v e B i z . . . • Zaman hiçbir zaman yönetimimize girmez biz ancak zaman içinde tutum ve davranışlarımızı yönetebiliriz • İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler, yeterince istediğimizden emin olmadığımız şeylerdir. • Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadık ? • Zamandan kazanmak istiyorsak kayıplarımızdan başlayalım. • Zaman yönetimi aslında “ Kendini Yönetmek” demektir

10. Z a m a n ı n T a n ı m ı . . . • Dünyanın en uzun ve en kısa , en çabuk ve en yavaş, hem minicik parçalara bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan kıymeti bilinmeyip öte yandan üzülünülen , onsuz hiç bir şey yapılamayan, küçük olan şeyleri yutuveren, büyük şeylere ise hayat veren, mucizevi şey....ZAMAN Voltaire

11. Zaman Konusunda İlginç Bir Araştırma • Türkiye’ de Ortalama 70 Yıl Yaşayan Biri • Uyku 23 yıl • Çalışma 19 yıl • Eğlence 9 yıl • İbadet 1 yıl • Beslenme 6 yıl • Ulaşım 6 yıl • Hastalık 4 yıl • Tuvalet 2 yıl

12. ?!..... 1985 Başlangıç 1970 1910 Okumak ve Seminerler • Bilimsel bilgi birikimi 3-5 yıl içerisinde ikiye katlanmaktadır. • Bilgisayarların hız ve kapasite olarak ikiye katlanma süresi 6 aydır.

13. YILLAR 1700 1800 1900 1988 1995 Tarım % 70 %65 % 40 % 3 % 3 Üretim % 10 % 15 % 40 % 26 % 15 Hizmet % 15 %15 % 15 % 15 % 15 Bilgi % 5 % 5 % 5 % 56 % 67 ABD ‘de Çalışma Hayatındaki Gelişmeler

14. Zamanımızı Nerelere harc sorusu v Meslek Aile Sosyal sorumluluk Tatil Eğlence - Spor Arkadaşlar Hobiler Kişisel Gelişim

15. V i z y o n . . . Bir kuruluşun ya da kişinin kendini başarılı görmesi için bulunmayı istediği yerin kısa ve öz tanımıdır. Kuruluşun ya da kişinin uzun dönemde neleri başarmak istediğinin güçlü ve canlı anlatımıdır.

16. Önce Amaç ve Hedef ... • Belirlenmiş olmak • Ölçülebilir olmak • Yapılabilir olmak • Gerçekçi olmak • Zaman içinde sınırlanmış olmak

17. Hedefler . . . Açıkça Tanımlanmalı Gerçekçi Olmalı Kurum Hedefleri İle Örtüşmeli Motive Edici Olmalı Zaman Sınırı Olmalı Ödüllendirici Olmalı Ne İstediğini, Neler Yapabileceğini Bilmeli İstek ile Yetenek Gerçeğe uymalı Bir Şeylerden Vazgeçileceği Bilinmeli

19. Başarı İçin Öneriler İlgi ALANI İlgi ALANI Etki ALANI Etki ALANI Pozitif Odak Negatif Odak

20. İş Önceliklerimiz... Örnek… Acil, önemli - 1 Acil olaylar Toplantılar Uygulanması gereken proje ve hazırlıklar Önemli, acil değil - 2 Uzun vadeli işler Planlamalar, tedbirler İlişki geliştirmeler, Çalışanı güçlü kılma Tatil.... Acil değil ve Önemsiz - 4 Önemsiz ayrıntılar Telefon konuşmaları Boş faaliyetler Acil, Önemsiz - 3 İşimizi engelleyen durumlar Telefonlar, ziyaretçiler Rapor, toplantı...

22. Zaman Yönetimi Konusunda Tutumunuzu Ölçün... • Anket kriterleri oluşturun • Kendiniz değerlendirin çevrenize değerlendirtin • Sonuçlara göre bir zaman yönetimi planı çıkartın • Bir dostunuzla planınızı paylaşın ve hemen uygulayın

23. Nasıl Bir Tipsiniz? Dengeli • İş genellikle biter • Telaş, baskı yok • Daha iyi olanları dert etmiyor • Hayatı yaşamak iş bitirmek kadar önemli • Fukara ve Kontrollü arası Fukara • Zaman kaygınız var • Plan, program yok • Çok zaman, az iş • Organize değilsiniz • Sizi güvenilmez buluyorlar • Çok yoruluyor ama rahat olamıyorsunuz Kontrol sizde • Organize • Önceliklerini bilen • Amaç ve hedefi doğrultusunda her şeye ölçülü zaman ayıran • Zaman yönetimini bilen Hastalıklı • Zaman yönetimi takıntı halinde • Zorlama var • Büyük lokmalar ısırılmaya çalışılıyor • İşkolik

24. Zaman Envanteriniz.. Süre 3 hafta, yapılan tüm aktiviteler yazılacak. Sorgu: Bu işi hiç yapmasam olmaz mıydı? Bu iş ben yapmasam olmaz mıydı? Bu iş için bu kadar zaman harcamam gerekiyor muydu? Bu iş için başkasının bu kadar vaktini almam gerekiyor muydu? Bu iş için başkasının benim bu kadar vaktimi alması gerekiyor muydu?

25. Zaman Hırsızları • Plansızlık • İş önceliklerimizi ve organizasyonun iş akışını etkin kullanamayışımız (Yetki devri) • Toplantı yönetiminden habersiz olmak • Kişisel ve örgütsel kontrol yanlışlarımız • Karar verme sürecindeki yanlışlarımız • Etkinliğimizi azaltan diğer sebepler;Telefonlar, ziyaretçiler • Kişisel ve örgütsel organizasyon bozukluğu Edison günde 18 saat çalışan bir insan “ömrü bir su gibi geçti ” diyor…

26. Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları • Televizyon • Sinema • İnternet • Aşırılıklar (Gezi , Muhabbet, Spor…)

27. P l a n l a m a • Çalışmanızı çeşitli dönemler için planlamalısınız • Günlük • Haftalık • Aylık • Yıllık

28. P l a n l a m a • Yıllık örnek • Aylık örnek • haftalık • günlük

29. Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)... • Toplantının amacı, duyurusu • Vakti – Başlama , Bitiş • Gündem ve gündem kontrolü • Uygun olmayan şartlarda toplantı • Eksik bilgi • Grup hafızasından yararlanamama • Rol paylaştırmama • Yetersiz toplantı tutanakları

30. Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)... 5 - 10 40 - 45 40 - 45 Üst Orta 20 - 30 40 - 45 20 - 30 5 - 10 40 - 45 40 - 45 Alt İdari ve stratejik İcraat Beşeri işilkiler

31. Öncelikler tartışması Üst Orta Alt İdari ve stratejik İcraat Beşeri işilkiler

32. Günlük kontrol listeniz var mı? • Zaman denetim tablosu • İşleri puanlama • Kontrol listesi oluşturabilirsiniz • Ajanda kullanımı • Elektronik zaman yönetimi

33. Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

34. Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

35. Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

36. Karar Verememe (Erteleme) • Hoşlanılanlar -- Hoşlanılmayanlar • Çabuk bitecekler – Uzun sürecekler • Kolay olanlar -- Zor olanlar • Bilinenler – Bilinmeyen yeni olanlar • Acil olanlar – Önemli olanlar • Başkalarının istekleri – Kişinin kendi seçtikleri

37. Karar Verememe (Erteleme) Yapmaktan hoşlandıklarım Yapmam gerekenler BAŞARI YAPMAM GEREKENLERİ , HOŞLANARAK YAPMADA SAKLIDIR. HAYATIMIZ BU İKİ MADDE ARASINDA GEÇMEKTEDİR.

38. Etkinliği Azaltıcı • Telefon görüşmeleri • Ziyaretçiler • Hayır diyememe

39. ERTELEMEK • Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; • Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

40. Gecikmelerle Mücadele • Bitirme tarihini belirleyin. • İlk önce sıkıcı olan işi yapın. • Şimdi yapın! • Ödüllendirme sistemi kurun. • İşleri küçük bölümlere ayırın. • Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

41. Ziyaretçiler • Davetsiz misafirlerinizin olabileceğini hesaba katın • Ziyaretlerin süresini sınırlayın • Mümkünse odanızın dışında buluşun • Ziyaretçinize ona ayırabileceğiniz vakti başta söyleyin • Görüşemeyeceklerinize uygun bir uslup geliştirerek söyleyin

42. Ziyaretçiler • Sekreterlere randevu düzenleme sorumluluğu verelim • Ziyaretçiler önce sekreterle görüşsün • Astlarımızın odasına gidelim • Ziyaretçilerle odamızın dışında görüşelim • Zaman sınırını baştan belirtelim

43. Hayır Demesini Bilelim... • Patronumuza;” hangisini önce yapayım?” • İş arkadaşımıza;öncelikleriniz var • Diğer departmanlara;öncelikleriniz var • Kaytarıcılara; “sen nasıl hallederdin?”

44. Etkinliği Azaltıcı • Düzensizlik • Hayır diyememek • Geciktirme • Beklemeler • Aksaklıklar • Ziyaretçiler • Posta • Dedikodu • Gereksiz titizlik • Kahve sohbetleri

45. Zamanı iyi kullanmanın üç yolu • Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. • Yaptığınız işte daha etkin olmak. • Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

46. Günlük Dikkat ve Enerji Eğrisi Dikkat, İlgi 7:00 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00 19:00 Zaman

47. Bunlara Dikkat Edelim... • Aniden kapıldığınız heves ve fikirlerin sizi kontrol etmesine izin vermeyin. Onları not edin ve daha uygun bir zamanda gözden geçirin. • Mümkün olduğu ölçüde bir işi bitirmeden diğerine geçmeyin • Her akşam eve gitmeden önce masanızın üzerindeki ve masanızdaki dosyalarınızda tuttuğunuz kağıtları gözden geçirin. Kendinize aşağıdaki kontrol listesi uyarınca puanlar verin. Amaç, mümkün olduğunca düşük puan almaktır

48. Zamanı Etkin Kullanım Kriterleri.. • Yöntem geliştirin • Öncelikli işleri belirleyin, nerede kime hayır denmeli bilin, gereksizse eleyin • İşlerinizi delege edin, astlarınızın gelişimine de yardımcı olur • Ertelemeyin • Yapacağınız her işe zaman sınırı koyun • Size nasıl davranılmasını istiyorsanız , o şekilde davranın • Bazen gereksiz işleri iyi yaparız , kendimizi kandırmamalı ve abartmamalıyız

49. Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye • Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. • “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. • Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. • Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. • “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

50. Zamanı Etkin Kullanma • Yiyip içtiğimiz şeyleri, ağzımıza alıp vücudumuza mal ettiğimiz zaman bir lezzet alır ve istifade etmiş oluruz. zaman da öyledir. Saniyeleri, dakikaları, günleri ve haftaları kendinize mal ettiğimiz ölçüde onun zevkini duyar ve geçmesini istemeyiz. Hayat lezzeti duyulup neşesi hissedildiği, bu günümüz ve yarınlar adına bir şeyler vaadettiği nisbette tadına doyulmaz bir nimet ise de, dikkatsiz ve şuursuzca yaşandığında , insanın sırtında bir yükten farkı yoktur.