GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

1. Justiça Federal GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

2. Objetivos Gerais • Cumprir meta 5; • Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

3. Objetivos Específicos • Apresentar o conceito e histórico da meta 5; • Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas; • Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

4. Objetivos Específicos • Apresentar os papéis • Apresentar a ferramenta bizagi • Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

5. CONCEITO E HISTÓRICO • Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau. • Metodologia sugerida pelo CNJ • Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença • Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados. • Ferramenta: Bizagi • Cumprimento da Meta: • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

6. Definição de processos de trabalho “Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”. “Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

7. Exemplo de processos de trabalho Entradas Insumos: Todo material para a instrução do processo judicial: Petições, Informações, requerimentos, etc. Saídas Produtos: Sentença, Certidões, etc.

8. Gerenciamento de Rotinas • É o conjunto de atividades que procura, entre outros: • Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades; • Identificar o tempo de execução de cada atividade;

9. Gerenciamento de Rotinas • Identificar possibilidades de delegação; • Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos; • Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;

10. Gerenciamento de Rotinas • Definir procedimentos mais ágeis; • Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho. • Evitar retrabalhos;

11. O novo modelo de gestão da justiça federal

12. Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas. Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos. planejamento estratégico ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

14. Missão da Justiça Federal Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

15. Visão de Futuro da Justiça Federal Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

16. Objetivos Estratégicos Eficiência Operacional Agilizar os trâmites judiciais e administrativos Otimizar a gestão dos custos operacionais

17. Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal Amanha Estratégia Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la ? 3 2 Hoje 1 Processos Projetos Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar onde Desejamos ir ? O que estamos Fazendo ?

18. ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL ?

19. ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL? PESSOAS Relatório de Auditoria Sistemas Informatizados Notícias/Clippings e Sites Externos Planejamento estratégico Pesquisa de satisfação Prospecção de novas tecnologias e métodos Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

20. Como utilizar o conhecimento da Justiça Federal SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS

21. A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal

22. Contribuir COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

23. Disseminar BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

24. gestão de processos PRÁTICA

25. Aplicando aGestão de Processos 1 2 3 4 5 2) Modelar processos e CONTRIBUIRcom boas práticas 3) UNIFORMIZARo repositório de boas práticas 4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas 1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos 5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos Mapa Estratégico Mapa Estratégico PROCESSOS ESTRATÉGIA PROCESSOS ESTRATÉGIA

26. Papéis no gerenciamento de rotinas • Especialistas; • Analistas de Processo; • Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

27. APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI

28. APRESENTAÇÃO DO FLUXO

29. APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS

30. Boas práticas • BP1 – Diretor/servidor entrega os autos pessoalmente ao assessor em caso de medidas urgentes. Assessor: Imediato contato com o magistrado. Assessor: Devolução ao Diretor/Servidor; (analisar petição inicial);

31. Boas práticas • BP 2 – Urgência: Através de Mandado (plantão) - Normal: Mandado, Cota de Vista, AR mão própria, ou sistema de postagem eletrônica (cumprir tutela ou citar/intimar);

32. Boas práticas • BP 3 – Publicação: Diária, com a ressalva de ser implantada parcialmente ao longo do tempo (ex: duas vezes por semana até Jan 11, três vezes por semana até jun 11);

33. Boas práticas • BP 4 – Audiências: Filmadas quando autorizadas por lei;

34. Boas práticas • BP 5 – Utilizar, como regra, a remessa oficial dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros);

35. Boas práticas • BP 6 - No ato de nomeação do perito, após formulação dos quesitos do juízo (se couber), determinar: • - Intimação do perito por telefone/e-mail, certificando nos autos. Não havendo resposta, proceder conforme o usual; • - Abertura de prazo para apresentação de quesitos; • - Intimação do perito para formular sua proposta; • - Fixação do valor da perícia (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita); • - Indicação dos assistentes técnicos;

36. Boas práticas • - Em casos de ausência de fixação de valor de perícia, intimação das partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância encaminhar para apreciação do juiz; • - Sempre que possível, agendamento pelo telefone/e-mail (certificando nos autos) da data de início dos trabalhos; • - Informação ao perito de sua responsabilidade de agendamento com os assistentes técnicos, quando necessário;

37. Boas práticas • - Informação ao perito o prazo para conclusão dos trabalhos, cientificando-o de possível renovação do prazo, mediante justificativa por escrito, sem a necessidade de devolução dos autos; • - Início da perícia somente após a efetivação do depósito; • - Liberação da integralidade dos honorários periciais somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito; • - Marcação de audiência para que sejam sanados os questionamentos, quando houver pedido de esclarecimento;

38. Boas práticas • BP 7 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos e viabilizar consultas, utilizando, preferencialmente, os peritos do Juizado;

39. Boas práticas • BP 8 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CG do TRF5.

40. Boas práticas • BP 9 – Expedição de ato normativo no âmbito da Seção Judiciária autorizando o cumprimento de citação/intimação, independente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria, mediante ofício ou remessa;

41. Boas práticas • BP 10 - Instituir método de gerenciamento de prazos: • - Extração de relatório; • - Método controle de alertas; • - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor; • - Após o primeiro ano reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor;

42. Boas práticas • BP 11 – Utilização da Súmula 273 do STJ para precatórias;

43. Boas práticas • BP 12 – Quando possível utilizar o despacho por itens (despacho cheio), previamente cadastrado no sistema.

44. Boas práticas • BP 13 - Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação);

45. Boas práticas • BP 14 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independente de intimação;

46. Boas práticas • BP 15 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14), para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista;

47. Boas práticas • BP 16 - Remeter carta precatória para as Subseções darem cumprimento ao expediente, dentro de sua base territorial, bem como nos municípios que tenham sido previamente acordados com a Subseção, procurando evitar caráter itinerante, com abrangência regional;

48. Boas práticas • BP 17 – Fazer remessa interna via malote dos expedientes para a central de mandados, onde houver, das Subseções;

49. Boas práticas • BP 18 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente);

50. Boas práticas • BP 19 – Continuidade dos investimentos em cursos de aperfeiçoamento, voltados para a realidade da Justiça Federal;