ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA’

1. Corso di formazione specialistica ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA’ Docente: Piergiorgio Greco giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara Pescara, 9 e 10 novembre 2010

2. PERCHÉ QUESTO CORSO È la continuazione dei tre corsi di formazione sulla comunicazione che ho tenuto negli anni scorsi: • Comunica la gratuità (2007) • Organizzare l’ufficio stampa di un’associazione di volontariato (2008) • Organizzare i contenuti del sito internet (2009) Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

3. IL METODO Questo corso, come i precedenti, è una riflessione sull’esperienza personale: non teorie, dunque, ma una conoscenza che muove dalla mia professione di giornalista e dal lavoro di comunicazione che dal 2007 svolgo presso il Csv Pescara. Meglio un dialogo che una lezione! Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

4. LA STRUTTURA DEL CORSO 9 NOVEMBRE • L’ideazione e la progettazione di un evento • La fase intermedia di realizzazione 10 NOVEMBRE • La fase esecutiva di realizzazione • La comunicazione • Aspetti contabili e legali Domanda: avete spento i cellulari? Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

5. INTRODUZIONE ORGANIZZARE • in generale, vuol dire fare in modo che ogni minimo dettaglio concorra al raggiungimento dell’obiettivo che ci si pone • programmare i tempi • assegnare le responsabilità • coordinare il tutto: l’importanza di un “maestro d’orchestra”! Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

6. INTRODUZIONE EVENTO • qualcosa di eccezionale, unico, irripetibile • alternativa: iniziativa, incontro, appuntamento • non abusiamo della parola “evento”, perché altrimenti si corre il rischio della favola di Esopo, nella quale il pastore grida “Al lupo! Al lupo!” • da questa distinzione dipendono alcuni fattori decisivi, come le risorse da destinare all’evento • gli eventi sono strumenti al servizio di obiettivi precisi, che si stabiliscono all’inizio dell’anno Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

7. INTRODUZIONE SOLIDARIETÀ • parliamo di solidarietà perché questo corso è destinato prevalentemente alle organizzazioni di volontariato, ma le regole che riguardano l’organizzazione di un evento sono sempre le stesse • rischio: impostare una comunicazione dell’evento esclusivamente su elementi emozionali e non sulla coscienza del valore per tutti di quello che si propone Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

8. LE FASI DELL’ORGANIZZAZIONE • preliminare • intermedia • esecutiva • finale Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

9. FASE PRELIMINARE Serve a: • Ideare e progettare • stabilire il budget • individuare la sede • decidere la data • stabilire compiti, responsabilità e tempi • affrontare i primi aspetti organizzativi • richiedere i patrocini • individuare eventuali sponsorizzazioni Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

10. FASE PRELIMINARE La distanza di questa fase dallo svolgimento dell’evento dipende da: • complessità e autorevolezza dell’evento • risorse umane ed economiche a disposizione • il tempo minimo necessario comunque è di almeno un mese, per un evento di piccola portata Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

11. FASE PRELIMINARE Questa fase deve caratterizzarsi per: • Capacità di analisi e di decisione • Adeguata velocità di esecuzione Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

12. IDEARE E PROGETTARE Ideare e progettare un evento vuol dire: • delineare gli obiettivi • analizzare lo scenario • Impostare tutto il lavoro fino a dopo lo svolgimento dell’evento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

13. DELINEARE GLI OBIETTIVI È il momento più importante e delicato di tutta l’attività organizzativa perché senza l’individuazione di un obiettivo non ha senso nemmeno l’organizzazione. Un cammino ha senso se c’è una meta da raggiungere. PREMESSA L’evento non è qualcosa che si progetta in astratto ma deve inserirsi in una programmazione più ampia dell’organizzazione di volontariato, almeno annuale, nella quale sono inseriti obiettivi di massima Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

14. DELINEARE GLI OBIETTIVI SCELTA DELL’EVENTO Solo dopo aver individuato gli obiettivi “a monte” si può stabilire che tipo di evento si presta meglio al loro raggiungimento: • conferenza? • spettacolo? • manifestazione sportiva? • iniziativa complessa? NB: è questo il momento in cui si dà il titolo all’evento. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

15. DELINARE GLI OBIETTIVI Stabilita la funzionalità di un evento rispetto ad una progettazione annuale, si passa alla definizione degli obiettivi dell’evento stesso: 1. l’obiettivo non deve essere troppo generico: organizzo questo evento perché… 2. Meno sono gli obiettivi primari, meglio riesce l’evento 3. Dall’obiettivo primario discendono gli obiettivi secondari, che devono essere subordinati al primo Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

16. ANALIZZARE LO SCENARIO Approfondita ricognizione iniziale per comprendere le caratteristiche del fenomeno (argomento) che si intende proporre, al fine di individuare le strategie idonee. Elementi da tener presente: 1. oggetto/tema che si intende comunicare 2. eventuali sovrapposizioni con altri eventi simili 3. pubblico di riferimento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

17. FASE PRELIMINARE IL BUDGET Tutti gli eventi, di qualsiasi tipologia essi siano, comportano costi di organizzazione e gestione. Poiché il budget è la “benzina” senza la quale il motore non funziona, all’inizio del viaggio bisogna fare le valutazioni al riguardo. Per la definizione del budget, è importante rispondere alle seguenti domande: 1. è l’evento più importante nel corso dell’anno o è una delle tante attività? Dalla risposta a questa domanda dipende l’intero ammontare del budget 2. quanto è ambizioso questo evento che vogliamo organizzare? Dalla risposta a questa domanda dipende l’ammontare della voce “comunicazione” nell’ambito del budget. 3. A questo punto si fanno i preventivi per tutte le voci, compresi anche eventuali “imprevisti” Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

18. FASE PRELIMINARE IL BUDGET Ogni evento ha voci diverse, ma ci sono alcune comuni a tutti Location: • affitto • service audio e luci • assicurazione • allestimento (sedie) • abbellimenti • custodia Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

19. FASE PRELIMINARE IL BUDGET Protagonisti: • gettone di presenza • ingaggio • vitto e alloggio • spostamenti • spese di viaggio Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

20. FASE PRELIMINARE IL BUDGET Comunicazione: • ideazione e realizzazione grafica • stampa materiali (manifesti e inviti) • affissioni • postalizzazione • ufficio stampa • spot e pagine pubblicitarie Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

21. FASE PRELIMINARE IL BUDGET A questo punto è indispensabile rispondere a queste domande: 1. Stabilita l’importanza dell’evento e preventivati i costi, quanto si vuole spendere? 2. Il budget disponibile è sufficiente a coprire l’intero ammontare dei costi? Individuazione di altre entrate. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

22. FASE PRELIMINARE LA SEDE È buona norma individuare una sede adeguata: • facilmente raggiungibile • opportunamente attrezzata (auditorium, sale workshop, area ristorazione) • vicina ad alberghi per eventuali relatori • presenza degli impianti e delle dotazioni audio – video, eventualmente da noleggiare se non attrezzata • rispetto delle normative antincendio, ecc. • non dimenticare di stipulare un contratto di locazione con la sede Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

23. FASE PRELIMINARE LA DATA È importante scegliere la/le giornata/e a seconda del pubblico che si intende coinvolgere e degli argomenti da trattare ma, soprattutto, provando ad evitare sovrapposizioni con altri eventi: l’importanza di aggiornarsi su quello che succede in città. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

24. FASE PRELIMINARE TRE DOMANDE • Che cosa c’è da fare? • Chi deve farlo? • Entro quando va fatto? Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

25. FASE PRELIMINARE CHE COSA C’È DA FARE? • Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento • Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori, attori, concomitanze, sovrapposizioni) • Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti • Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato all’evento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

26. FASE PRELIMINARE CHE COSA C’È DA FARE? • Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i fornitori (es. sedie, gazebo) • Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori ecc.): prenotazioni, esigenze particolari • Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia, uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di garantire una omogeneità in termini di comunicazione • Occuparsi del recall • Occuparsi dell’accoglienza Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

27. FASE PRELIMINARE CHI DEVE FARE CHE COSA? L’importanza di stabilire un buono STAFF ORGANIZZATIVO occorre individuare le risorse umane di cui si può disporre al fine di valutare la necessità di rivolgersi anche a collaborazioni esterne. Nel mettere a punto lo staff operativo, vanno individuati: • i tempi operativi e le scadenze • un organigramma dettagliato, con ruoli e funzioni, consente di verificare il corretto operato di ognuno rispetto alla tabella di marcia Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

28. FASE PRELIMINARE LO STAFF ORGANIZZATIVO Due regole: • Le responsabilità devono essere chiare: chi fa che cosa • Serve un responsabile ultimo, che oltre ai suoi compiti, interviene laddove altri non sono intervenuti o lo hanno fatto in maniera inefficace Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

29. FASE PRELIMINARE LO STAFF ORGANIZZATIVO Chi fa che cosa? • Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento: questa mansione spetta rigorosamente alla governance (presidente e direttivo) • Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori, attori, concomitanze, sovrapposizioni): questa mansione spetta alla governance ma, più spesso, al responsabile dell’evento (direttore o altra persona individuata) • Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti: di questa mansione si occupa il responsabile dell’evento (direttore o altra persona individuata) • Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato all’evento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata. Di questa mansione si occupa la governance (presidente e direttivo) o una persona da questa delegata Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

30. FASE PRELIMINARE LO STAFF ORGANIZZATIVO Chi fa che cosa? • Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i fornitori (es. sedie, gazebo) • Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori ecc.): prenotazioni, esigenze particolari • Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia, uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di garantire una omogeneità in termini di comunicazione • Occuparsi del recall • Occuparsi dell’accoglienza Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

31. FASE PRELIMINARE ENTRO QUANDO VA FATTO? È decisivo fare un cronoprogramma “a ritroso”, vale a dire a partire dall’evento e tornando indietro con le varie fasi dell’organizzazione. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

32. FASE PRELIMINARE ASPETTI ORGANIZZATIVI Sin dalla fase preliminare, è importante fare una ricognizione dei dettagli che poi rendono un evento senza disguidi. Due regole: • i tempi della burocrazia non sono i nostri tempi • i cosiddetti “tempi tecnici” non vanno mai calcolati al minuto Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

33. FASE PRELIMINARE PATROCINI • In relazione alla tipologia dell’evento e dei suoi contenuti può essere importante valutare l’opportunità di chiedere patrocini e contributi di Regione, Provincia, Comune o anche Università o altre istituzioni. • Patrocini onerosi e non onerosi • Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o agli assessorati interessati, o ai presidi delle Facoltà ed enti interessati Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

34. FASE PRELIMINARE SPONSORIZZAZIONI • Meglio individuare in questa fase eventuali sponsorizzazioni che completino le entrate. • È una ricerca molto difficile, che chiede tempi anche lunghi, per cui è meglio intraprenderla subito, anche per inserire gli sponsor nella realizzazione grafica. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

35. I MIEI RECAPITI Piergiorgio Greco 335 1709639 comunicazione@csvpescara.it Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

36. A DOMANI! Organizzare i contenuti del sito Internet Pescara, 12 novembre 2009