1 / 28

PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN

PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN. EGRITA BUNTARA. Magelang, 21 Oktober 2011.

taniel
Download Presentation

PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN EGRITA BUNTARA Magelang, 21 Oktober 2011

  2. Sesuai kejadian yang telah ditampilkan dan hampir dialami banyak instansi, menurut anda problema apa yang sering terjadi dalam administrasi perkantoran tersebut?- Tidak adanya/belum dilaksanakannya SOP.- Data yang dikumpulkan tidak akurat.- Informasi yang tidak terkelola dengan baik.- Alur kerja yang tidak transparan.- dll

  3. “It is a capital mistake to theorize before one has data”Arthur Conan Doyle, Sr.“The goal is to transform data into information and information into insight”CarlyFiorina

  4. DATA DAN INFORMASI 1. Data : bahan mentah/bahan baku informasi • 2. Informasi : data yang telah diolah/diproses sehingga mengandung arti yang dapat dimengerti oleh penerima. Informasi dapat mempunyai nilai kualitatif atau kuantitatif atau keduanya yang memberikan pengetahuan kepada penerima dalam pengambilan suatu keputusan.

  5. B. SASARAN UTAMA KEG. PERKANTORAN F A K T A (Masalah) DATA (Sumber) diolah INFORMASI

  6. C. PENGERTIAN KANTOR 1.Kantoor (Belanda) – Prajudi, 1976 a. Ruang, kamar, ruang tulis b. Markas, komplek manajer c. Biro, tempat keddk. Pimpinan 2.Office – memp. Arti lebih luas a. Duty, task, function b. Jabatan, official position c. Jasa pelayanan, & urusan d. Gedung ketatausahaan PROSES (dinamis) TEMPAT / RUANG (statis) SARANA (fungsional)

  7. Kantor Modern Modern : Mutakir, terbaru, cara pikir/pandang dan sikap yang sesuai tuntutan jaman. Kantor : bermakna Statis dan Dinamis Kantor Modern : • Designed space – tata ruang, perabot, dll • Modern Hardware – komputer, mesin, dll • Modern Software – program & TI terbaru • SDM Unggul • Management Modern – orientasi kinerja, kesisteman, demokratis, dll

  8. D. ARTI ADMINSITRASI PERKANTORAN MODERN Apa arti Administrasi ? : Luas dan Sempit Adm. Modern = Manajemen Modern pada Organisasi Modern Ciri Ciri : • TI berkembang • SIM berkembang • Demokratis

  9. E. KEDUDK PERKANTORAN - ORG Organisasi : kerjasama, formal, & Hirarkhis Wadah : Statis Proses : Dinamis Admisntrasi akan dinamis bila organisasi juga dinamis, yg akan diikuti manajemen dinamis TUSI Organisasi berbeda satu sama lain Organisasi mempunyai VISI dan MISI Anggota Org. memp. JOB DESCRIBTION TUSI, VISI/MISI, JD – TUJUAN ORG.

  10. F. PERAN PERKANTORAN - INFORMASI Penanganan Data/Informasi : • Data Collecting • Recording • Processing • Filling/Storing • Distributing Fungsi Pimpinan : POAC Peran Pimpinan : inter/intra personal, information, decision

  11. G. PENANGANAN DATA/INFORMASI PERLU DAYA DUKUNG : 1. Bangunan dan Tata Ruang a. Lokasi, estetika, efisiensi space b. Kondisi fisik. Lingkungan 2. Korespodensi 3. Kearsipan : UU No. 7 1971 a. terbaca, terdengar, terlihat b. Statis/Dinamis (Aktif/pasif ?) c. Nilai (biasa, rahasia ?)

  12. 4. Pengurusan Surat : a. Surat Masuk : arsip, kendali b. Surat Keluar : No, TdT alamat, pengiriman5. Pengetikan : a. Alat – komputer b. Jn & Ukr huruf6. Penggandaan : Carbon Copy, Scanning, printing7. Proses Pengetikan

  13. 8. Perekaman Arsip suara, gambar pd kegiatan, dll9. Perhitungan10. Design Form11. Dukementasi/ pustaka12. Alat yg digunakan

  14. 13. Packaging & Pengiriman14.Tilpun-Etika15.Receptionist16.Rapat – Kesepakatan /Loby, hasil langsung, terbuka, demokratis17.Tidy, Secure, Savety18.Travelling : C,A,M

  15. PENYUSUNAN LAPORAN • Mrpkan salah satu bentuk informasi organisasi • Informasi dlm bentuk lisan dan atau tulisan dari bawahan ke atasan sesuai dgn wewenang (outho rity) dan tg. jawan (responsibility)  sempit pernyataan formal (informasi) ttg hasil suatu kegiatan kpd pihak terkaitluas • Gambaran ttg Why, What, where, when, & who serta How • SIABIDIBA

  16. Peranan Laporan • Dalam Organisasi • Alat komunikasi ke atas • Alat manajerial • Dalam Administrative Comunication • Mempertanggung jawabkan ,was-dal • Penyampaian informasi • Bahan PK (DMP) • Alat pembina kerja sama • Pengembangan wawasan

  17. Fungsi Laporan • Pertanggung jawaban dan Pengawasan • Sesuai pemesan • Obyektif • Penyampaian Informasi • Bahan PK • Agar obyektif • Membina kerjasama • Pengembangan • Memperluas ide, sharing pengalaman

  18. PERSYARATAN LAPORAN • Lengkap & Obyektif, data akurat,analitis • Jelas, Tdk berbelit-belit, simple & populer • Langsung ke Sasaran Tukadek, Tukajang • Lengkap, W5H Pokok, dan Penunjang • Tegas & Konsisten • Tepat Waktu/jadwal • Tepat Penerima

  19. BAHASA LAPORAN • Gunakan kata kata umum/populer • Kata kata konkrit/Notabstract • Kata kerja transitif-aktif • Hemat kata kata, Misal : Dalam rangka  untuk Melihat fakta ini  jadi • Bermakna sama disetiap ungkapan • Ingat makna paragraf, alenia

  20. LANGKAH PEMBUATAN LAPORAN • Menetapkan Subyek/Hal • Mengumpulkan Fakta/Data • Seleksi/Klasifikasi Data • Evaluasi Data • Pengolahan Data • Penyajian Data • Kerangka Laporan • Pendahuluan • Isi/Pokok c. Pengakhiran (Kesimpulan, Rekomendasi

  21. TEKNIK PELAPORAN • PENDAHULUAN • Ungkapkan Latar Belakang • Jelaskan bbrp pengertian, • Maksud dan Tujuan • ISI/POKOK-PENJG • Gbr event yg tlah terjadi • Sbg pertg.jawaban • Komunikatif - resmi • PENGAKHIRAN • Kesimpulan • Rekomendasi • Referensi

  22. MACAM LAPORAN • LAP. AKADEMIK/PENELITIAN • Lap. Hasil Survei • Lap. Hasil Penelitian • Lap. Seminar, Workshop • LAP. ADIMINSTRASI • Lap. Perencanaan • Lap. Pelaks. Kegiatan • Lap. Hasil Pengawasan • Lap. Rapat, Pertemuan

More Related