280 likes | 552 Views
PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN. EGRITA BUNTARA. Magelang, 21 Oktober 2011.
E N D
PENGELOLAAN INFORMASI DAN TEKNIK PELAPORAN EGRITA BUNTARA Magelang, 21 Oktober 2011
Sesuai kejadian yang telah ditampilkan dan hampir dialami banyak instansi, menurut anda problema apa yang sering terjadi dalam administrasi perkantoran tersebut?- Tidak adanya/belum dilaksanakannya SOP.- Data yang dikumpulkan tidak akurat.- Informasi yang tidak terkelola dengan baik.- Alur kerja yang tidak transparan.- dll
“It is a capital mistake to theorize before one has data”Arthur Conan Doyle, Sr.“The goal is to transform data into information and information into insight”CarlyFiorina
DATA DAN INFORMASI 1. Data : bahan mentah/bahan baku informasi • 2. Informasi : data yang telah diolah/diproses sehingga mengandung arti yang dapat dimengerti oleh penerima. Informasi dapat mempunyai nilai kualitatif atau kuantitatif atau keduanya yang memberikan pengetahuan kepada penerima dalam pengambilan suatu keputusan.
B. SASARAN UTAMA KEG. PERKANTORAN F A K T A (Masalah) DATA (Sumber) diolah INFORMASI
C. PENGERTIAN KANTOR 1.Kantoor (Belanda) – Prajudi, 1976 a. Ruang, kamar, ruang tulis b. Markas, komplek manajer c. Biro, tempat keddk. Pimpinan 2.Office – memp. Arti lebih luas a. Duty, task, function b. Jabatan, official position c. Jasa pelayanan, & urusan d. Gedung ketatausahaan PROSES (dinamis) TEMPAT / RUANG (statis) SARANA (fungsional)
Kantor Modern Modern : Mutakir, terbaru, cara pikir/pandang dan sikap yang sesuai tuntutan jaman. Kantor : bermakna Statis dan Dinamis Kantor Modern : • Designed space – tata ruang, perabot, dll • Modern Hardware – komputer, mesin, dll • Modern Software – program & TI terbaru • SDM Unggul • Management Modern – orientasi kinerja, kesisteman, demokratis, dll
D. ARTI ADMINSITRASI PERKANTORAN MODERN Apa arti Administrasi ? : Luas dan Sempit Adm. Modern = Manajemen Modern pada Organisasi Modern Ciri Ciri : • TI berkembang • SIM berkembang • Demokratis
E. KEDUDK PERKANTORAN - ORG Organisasi : kerjasama, formal, & Hirarkhis Wadah : Statis Proses : Dinamis Admisntrasi akan dinamis bila organisasi juga dinamis, yg akan diikuti manajemen dinamis TUSI Organisasi berbeda satu sama lain Organisasi mempunyai VISI dan MISI Anggota Org. memp. JOB DESCRIBTION TUSI, VISI/MISI, JD – TUJUAN ORG.
F. PERAN PERKANTORAN - INFORMASI Penanganan Data/Informasi : • Data Collecting • Recording • Processing • Filling/Storing • Distributing Fungsi Pimpinan : POAC Peran Pimpinan : inter/intra personal, information, decision
G. PENANGANAN DATA/INFORMASI PERLU DAYA DUKUNG : 1. Bangunan dan Tata Ruang a. Lokasi, estetika, efisiensi space b. Kondisi fisik. Lingkungan 2. Korespodensi 3. Kearsipan : UU No. 7 1971 a. terbaca, terdengar, terlihat b. Statis/Dinamis (Aktif/pasif ?) c. Nilai (biasa, rahasia ?)
4. Pengurusan Surat : a. Surat Masuk : arsip, kendali b. Surat Keluar : No, TdT alamat, pengiriman5. Pengetikan : a. Alat – komputer b. Jn & Ukr huruf6. Penggandaan : Carbon Copy, Scanning, printing7. Proses Pengetikan
8. Perekaman Arsip suara, gambar pd kegiatan, dll9. Perhitungan10. Design Form11. Dukementasi/ pustaka12. Alat yg digunakan
13. Packaging & Pengiriman14.Tilpun-Etika15.Receptionist16.Rapat – Kesepakatan /Loby, hasil langsung, terbuka, demokratis17.Tidy, Secure, Savety18.Travelling : C,A,M
PENYUSUNAN LAPORAN • Mrpkan salah satu bentuk informasi organisasi • Informasi dlm bentuk lisan dan atau tulisan dari bawahan ke atasan sesuai dgn wewenang (outho rity) dan tg. jawan (responsibility) sempit pernyataan formal (informasi) ttg hasil suatu kegiatan kpd pihak terkaitluas • Gambaran ttg Why, What, where, when, & who serta How • SIABIDIBA
Peranan Laporan • Dalam Organisasi • Alat komunikasi ke atas • Alat manajerial • Dalam Administrative Comunication • Mempertanggung jawabkan ,was-dal • Penyampaian informasi • Bahan PK (DMP) • Alat pembina kerja sama • Pengembangan wawasan
Fungsi Laporan • Pertanggung jawaban dan Pengawasan • Sesuai pemesan • Obyektif • Penyampaian Informasi • Bahan PK • Agar obyektif • Membina kerjasama • Pengembangan • Memperluas ide, sharing pengalaman
PERSYARATAN LAPORAN • Lengkap & Obyektif, data akurat,analitis • Jelas, Tdk berbelit-belit, simple & populer • Langsung ke Sasaran Tukadek, Tukajang • Lengkap, W5H Pokok, dan Penunjang • Tegas & Konsisten • Tepat Waktu/jadwal • Tepat Penerima
BAHASA LAPORAN • Gunakan kata kata umum/populer • Kata kata konkrit/Notabstract • Kata kerja transitif-aktif • Hemat kata kata, Misal : Dalam rangka untuk Melihat fakta ini jadi • Bermakna sama disetiap ungkapan • Ingat makna paragraf, alenia
LANGKAH PEMBUATAN LAPORAN • Menetapkan Subyek/Hal • Mengumpulkan Fakta/Data • Seleksi/Klasifikasi Data • Evaluasi Data • Pengolahan Data • Penyajian Data • Kerangka Laporan • Pendahuluan • Isi/Pokok c. Pengakhiran (Kesimpulan, Rekomendasi
TEKNIK PELAPORAN • PENDAHULUAN • Ungkapkan Latar Belakang • Jelaskan bbrp pengertian, • Maksud dan Tujuan • ISI/POKOK-PENJG • Gbr event yg tlah terjadi • Sbg pertg.jawaban • Komunikatif - resmi • PENGAKHIRAN • Kesimpulan • Rekomendasi • Referensi
MACAM LAPORAN • LAP. AKADEMIK/PENELITIAN • Lap. Hasil Survei • Lap. Hasil Penelitian • Lap. Seminar, Workshop • LAP. ADIMINSTRASI • Lap. Perencanaan • Lap. Pelaks. Kegiatan • Lap. Hasil Pengawasan • Lap. Rapat, Pertemuan