1 / 56

PENGELOLAAN INFORMASI DAN PELAPORAN

PENGELOLAAN INFORMASI DAN PELAPORAN. Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian ( PPMKP Ciawi ) Bogor 2012. INFORMASI DAN PELAPORAN ABS ATAUAU BUKAN ?. Tujuan Pembelajaran Umum. Setelah mengikuti proses pembelajaran ini Peserta diharapkan mampu memahami,

apollo
Download Presentation

PENGELOLAAN INFORMASI DAN PELAPORAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGELOLAANINFORMASI DAN PELAPORAN • PusatPelatihanManajemendanKepemimpinanPertanian (PPMKPCiawi) Bogor 2012 INFORMASIDAN PELAPORAN ABS ATAUAUBUKAN ?

  2. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mengikuti proses pembelajaran ini Peserta diharapkan mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan pengelolaan informasi. Dengan menggunakan Teknologiinformasi Dan menyusunnya dalam bentuk laporan

  3. Tujuan Pembelajaran KHUSUS • PENTINGNYA PERAN INFORMASI • ADMINISTRASI PERKANTORAN • PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM • SISTEM ADMINISTRASI PERKAN-TORAN MODERN • TEKNIK DAN TATA PELAPORAN DENGAN MENGGUNAKAN • TEKNOLOGI INFORMASI

  4. POKOK BAHASAN Informasi dalam Administrasi perkantoran modern 2. Sistim informasi manajemen 3. Teknik Pelaporan

  5. I.INFORMASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN • INFORMASIsbgSASARANUTAMAkegiatanperkantoran • Pengertian KANTOR danPERKANTORAN MODERN • PengertianADMINISTRASIPERKANTORAN MODERN • KedudukandanPeranKEGIATANPERKANTORANdalamORGANISASI • PenangananInformasidalamKegiatanPerkantoran

  6. BURUKNYA SISTIM INFORMASI LAPOR PA!! JEMBATAN MAHAKAM RUNTUH • SIAPA YANG PALING BERSALAH ??? • BAGAIMANA SEHARUSNYA ??? • APA SAJA YANG DILAPORKAN ???

  7. JAKARTA, KOMPAS.com- PPPresiden Susilo Bambang Yudhoyono mengkritisi sistem pelaporan informasi yang belum berjalan dengan baik di tubuh pemerintahan. Presiden memberi contoh mengenai ambruknya Jembatan Kutai Kertanegara pada Sabtu (26/11/2011) silam. Terkait kejadian tersebut, Kepala Negara mengaku mengetahui informasi tersebut melalui media massa. "Padahal, itu sudah berjalan satu jam," kata Presiden ketika membuka Sidang Kabinet Paripurna di Kantor Presiden, Jakarta, Jumat (2/12/2011). Sistem pelaporan informasi yang cepat, kata Presiden, sangat penting sehingga pemerintah pusat dan pemerintah daerah dapat melakukan koordinasi untuk menentukan langkah-langkah yang dibutuhkan. Kepala negara mengaku sering kali mendengar suatu kejadian dari SMS dan media massa, bukan dari sistem. Atas hal ini, Presiden meminta agar sistem pelaporan informasi yang cepat kembali digalakkan. Pasalnya, hal ini merupakan bagian tanggung jawab dan daya tanggap pemerintah dalam menangani masalah. Presiden juga sempat memberi contoh lain, pemberitaan Channel News Asia yang menyatakan bahwa tentara Indonesia menembaki warga yang menaikkan bendera Bintang Kejora di Papua. Terkait berita tersebut, Presiden mengaku mendapatkan informasi ketika tengah menyaksikan televisi, bukan dari pejabat lingkungan pemerintah. Akhirnya, Presiden segera menelepon Menteri Sekretaris Negara Sudi Silalahi, dan memintanya untuk memberikan klarifikasi. Presiden tak ingin masyarakat dunia menerima informasi yang keliru mengenai Indonesia.

  8. JAKARTA, KOMPAS.com - Memasuki akhir tahun 2011, Presiden Susilo Bambang Yudhoyono meminta para menteri, gubernur, pimpinan badan usaha milik negara, melaporkan pencapaian-pencapaian yang berhasil dilakukan selama satu tahun. Kepala Negara meminta para pejabat tinggi ini menggunakan Rencana Kerja Pemerintah 2011, APBN 2011, serta instruksi Presiden baik tertulis maupun lisan sebagai rujukannya. "Laporan itu cukup dibuat secara ringkas. Yang penting betul-betul melaporkan apa yang telah dicapai, apa yang belum dicapai, mengapa, dan apa solusinya ke depan. Sekitar 20 hingga 30 halaman saja," kata Presiden ketika membuka Sidang Kabinet Paripurna di Kantor Presiden, Jakarta, Jumat (2/12/2011). Presiden meminta para pejabat tersebut menyerahkannya paling lambat pada pertengahan Januari 2012. Laporan tersebut ditembuskan kepada Wakil Presiden Boediono dan Unit kerja Presiden untuk Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKP4) Kuntoro Mangkusubroto. Presiden selanjutnya meminta Kuntoro untuk melakukan verifikasi dan evaluasi laporan tersebut. "Ini penting agar kita selalu bisa mengukur apa yang telah kita lakukan, apakah benar-benar bisa mencapai sasaran yang telah kita terapkan atau belum. Lebih lanjut, Presiden meminta para pejabat dapat memastikan seluruh jajarannya tetap menjalankan tugas di akhir tahun 2011.

  9. d a t a = HAL, PERISTIWA, ATAU KENYATAAN LAINNYA APAPUN, YANG MENGANDUNG SUATU PENGERTIAN UTK DIJADIKAN DASAR GUNA PENYUSUNAN KETERANGAN, PEMBUATAN KESIMPULAN ATAU PENETAPAN KEPUTUSAN (The Liang Gie) = BAHAN BAKU YG SETELAH DIOLAH BERUBAH MENJADI INFORMASI (KamusAdministrasi Perkantoran, 1976) ) Rekayasa data ?????

  10. I N F O R M A S I ? DATA • FAKTA=NYATA; KENYATAAN; ADA • INFORMASI= DATA YANG SUDAHMENGALAMIPEMROSESAN/PENGOLAHANSEDEMIKI-AN RUPA. SEHINGGABISADICERNADENGANBAIKOLEHPENERIMANYA PRO SES INFORMASI

  11. PROSES DATA MENJADI INFORMASIApakah kita melakukan ???? 3.Informasi 2.Proses 1.Data 3. Hasil Informasi laporan ?? 2.Bikin laporan dibelakang meja 1.PERJALANAN 5 HARI, 2 HARI SUDAH BERES…YANG 3 HARI??,ATAU PERJALANAN ND (Neken doang..dikasih uang teken..)Alasan buat dana taktis...

  12. Data Vs Informasi Week 2

  13. Makna Informasi AHH…INFORMASINYATIDAKPENTING • Maknainformasiitubersifatrelatifterhadappemakai • Bagiseseoranginformasiitubermakna, tetapibagiorang lain mungkintidak Week 2

  14. Makna Informasi • Bermanfaatkah berikut bagi Anda? Week 2

  15. MENERIMA INFORMASI PERLU KONSENTRASI (sby marah) • KETIKA MENDENGARKAN INFORMASI PIM-PINAN UNTUK KEPENTINGAN RAKYATNYA, PEMIMPIN MALAH TIDUR…………. MALU SAMA RAKYAT ATUH !!!!….KATA PRESIDEN SBY…. MUNGKIN JUGA SEMALAMAN BEGADANG BIKIN KKP ….PAK!! KKP BELUM SELESAI!!

  16. K A N T O R ? Bahasa Belanda : kantoor Bahasa Inggris : office; bureau • TEMPAT ATAU RUANGAN PENYELENGGARAAN KEGIATAN PENGUMPULAN,PENCATATAN, PENGOLAHAN, PENYIMPANAN DAN ATAU PENDISTRIBUSIAN DATA DAN INFORMASI (pengertian STATIS) • PROSES PENYELENGGARAAN KEGIATAN PENGUMPULAN, PENCATATAN, PENGOLAHAN, PENYIMPANAN, DAN ATAU PENDISTRIBUSIAN DATA DAN INFORMASI (pengertian DINAMIS) • SARANA UNTUK TERSELENGGARANYA KEGIATAN PENGUMPULAN, PENCATATAN, PENGOLAHAN, PENYIMPANAN, DAN ATAU PENDIS-TRIBUSIAN DATA DAN INFORMASI (pengertian FUNGSIONAL)

  17. ORGANISASI/SATUAN KERJA Perkantoran Hal-hal yang berkenaandengankantor TUGAS /KEGIATAN-KEGIATAN TUJUAN • Pokok/Substantif • Penunjang MODERN MANAJEMEN MODERN SDM • Statis (Tempat/ruang) • Dinamis(Proses) • Fungsi (menjalankan aktivitas) KANTOR Uang • Dg cara-carabaru • Mutakhir • Sesuaituntutanjaman MANAGE Sarana/Prasana • Perencannaan • Pengorganisasian • Penggerakan • Pengendalian & Pengawasan Tata kerja • Tantangan global • Reformasi • OTODA KANTOR ?????? TI

  18. Kedudukan dan Peran KEGIATAN PERKANTORAN dalam ORGANISASI • Unsur-unsur ORGANISASI 1. Kelompok ORANG 2. Peristiwa/proses KERJASAMA 3. T U J U A N 4. Keterikatan formal ada norma-2 yg harus ditaati 5. Susunan hierarkhi (jenjang struktural) • ORGANISASI =SUATU BENTUK PERSEKUTUAN ATAU PENGGA-BUNGAN DUA ORANG ATAU LEBIH, YG SALING BEKERJASAMA UTK MENCAPAI TUJUAN YG TELAH DISEPAKATI DAN DITENTUKAN, SER-TA TERIKAT SECARA FORMAL DLM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS • ORGANISASI = WADAH (arti statis), bukan TUJUAN ! = berkelompoknya orang-orang yang mempunyai TUJUAN sama

  19. tugas POKOK vs tugas PENUNJANG (substantif)(fasilitatif) • Tugas POKOK= TUGAS YG DILAKSANAKAN DALAM BENTUK KEGIATAN-KEGIATAN YANG SECARA LANGSUNG BERHUBUNGAN / BERKENAAN DENGAN TUJUAN ORGANISASI • Tugas PENUNJANG = TUGAS YANG DIWUJUDKAN DALAM BENTUK KEGI-ATAN-KEGIATAN YANG BERSIFAT MEMBANTU, MELAYANI, MEMUDAHKAN DAN MELANCARKAN TUGAS-TUGAS POKOK DAN TUGAS-TUGAS PIMPINAN; YANG MELIPUTI PENANGANAN : A. KEPEGAWAIAN D. PERENCANAAN B. KEUANGAN E. HUBUNGAN MASYARAKAT C. MATERIIL F. PENANGANAN MASALAH HUKUM D. DATA DAN INFORMASI G. ORGANISASI DAN TATALAKSANA H. SISTEM DAN METODE

  20. PENANGANAN DATA / INFORMASI DLM KEGIATAN PERKANTORAN • BANGUNAN DAN TATA RUANG KANTOR, KONDISI FISIK DAN FAKTOR LINGKUNGAN • KORESPONDENSI • KEARSIPAN • PENGURUSAN SURAT • PENGETIKAN • PENGGANDAAN • PENDIKTEAN DAN PELATINAN • PEREKAMAN • PENGHITUNGAN

  21. LANJUTAN : 10. PERFORMULIRAN 11. PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI 12. PERALATAN / PERLENGKAPAN 13. PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN 14. PELAYANAN TELEPON DAN TELKOM LAIN 15. PENERIMAAN TAMU DAN PENERANGAN 16. PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT 17. KETERTIBAN, KEAMANAN DAN KESELAMATAN KERJA 18. PELAYANAN PERJALANAN

  22. 1.Bangunan Dan tata ruang modern 2.Perlengkapan Kantor sesuai kebutuhan terkini 6.SIM berbasis komputer 3.Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme CIRI CIRI KANTOR MODERN • 5.Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan dan pengelolaan data yang terus berkembang 4.Pelaksanaan kerja lebih efisien,demokratis dan produktif

  23. Dari pada menyimpang jadi PNS lebih baik jadi wirausahawan SUDAHKAH KITA GG ??

  24. TATA RUANG PERKANTORAN • Penyusunan perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia • Penentuan mengenai kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara rinci PENGAMATAN AMATI DAN BAGAIMANA MENURUT ANDA ??????

  25. Contoh tata ruang

  26. Sebutkankekurangannyadalammenatatataruangnya , danbagaimanaseharusnya?? DAN APAKEUNTUNGANTATaRUANG YANG BAIK

  27. Tujuan tata ruang yang baik bagi suatu kantor (Geoffrey Mills dan oliver Standigford) • Menimbulkan suasana kerja yang baik • Penggunaan ruang harus dimanfaatkan se maksimal mungkin; • Penggunaan sarana listrik, telpon dapat di maksimalkan • Adanya pengawasan yg dapat dilihat ketika bekerja

  28. lanjutan • Rasa kekompakan dpt dipelihara dlm bekerja; • Komunikasi dan arus kerja lancar; • Lalu lalang dipermudah; • Pelaksanaan kerja yg bersifat gaduh sebaiknya dipisahkan; • Perlunya keamanan dan kenyamanan kerja setiap saat.

  29. Keuntungantataruangkantor yang baik • Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yg ebetulnya tdk perlu; • Menjamin proses kerja ybs; • Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien; • Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu pd saat pelaksanaan kegiatan

  30. Tata ruang kantor dapat dibedakan : • Tata ruang yang terpisah-pisah • Tata ruang yang terbuka Perubahantataruangkantorkarena : • Penambahan/pengurangan pegawai; • Penambahan/penggantian perabot dan alat-alat; • Perubahan proses maupun penyelesaian pekerjaan • Perubahan susunan organisiasi atau tugas pokok

  31. CONTOH KANTOR IDEAL ??? • Film pns ideal (my dokumen)/DESKTOP

  32. Perankegiatanperkantorandalampenanganan data daninformasi • KEGIATANPERKANTORAN : DALAMMENANGANI DATA INFORMASI : • Pengumpulan • Pencatatan • Pengolahan • Penyimpanan • Pendistribusian

  33. Manajemen Perkantoran Modern . PERENCANAAN Fungsi – Fungsi Pimpinan .tentang PEKERJAAN KANTOR .berdasarkan POLA PIKIR, PERILAKU & HASIL KARYA yg Profesional & Mutakhir . PENGAWASAN . PENGORGANISASIAN . PELAKSANAAN

  34. KEGIATANPERKANTORAN DAN FUNGSIFUNGSIPIMPINAN

  35. PERAN PIMPINAN sebagai LEADER sebagai FIGUR sebagai L / O • Peran Interpersonal • Peran Informasional • Peran Desisional 4.Control Body sebagai DISTRIBUTOR INFORMASI sebagai PEMANTAU sebagai JURU BICARA sebagai HUMAS sebagai DECISION MAKER sebagai ARBITRATOR sebagai MEDIATOR sebagai PENENTU, PENGATUR, PENYALUR SUMBERDAYA sebagai NEGOSIATOR sebagai PENGAWAS sebagai EVALUATOR sebagai REPARATOR

  36. KEGIATAN PERKANTORAN dan KECAKAPAN PIMPINAN KI KT KK • KECAKAPAN PIMPINAN - KECAKAPAN INTERPERSONAL (KI) - KECAKAPAN TEKNIS (KT) - KECAKAPAN KONSEPTUAL (KK) MP MM Hubungan antara Tingkat dgn Kecakapan Manajer MP:Manajer puncak, MM:Manajer Menengah, MB:Manajer Bawah MB

  37. Kontrol 10% Kontrol 10% Kontrol 20% Mengarah kan 35 % Mengorgani sasikan 20% Merencana Kan 35% Mengarah kan 50 % Mengorgani sasikan 25% Merencana Kan 15% Mengarah kan 60 % Mengorgani sasikan 10% Merencana Kan 10% Hubungan antara tingkat Manajer dan Fungsi Manajemen MIDDLE MANAGEMENT LOWER MANAGEMENT TOP MANAGEMENT

  38. TUJUAN KANTORMEMBERI PELAYANAN KOMUNIKASI DAN PEREKAMAN (G Mills dan O Standingford, 1990) • 1. MENERIMA INFORMASI • 2. MEREKAM INFORMASI • 3. MENGATUR INFORMASI • 4. MEMBERI INFORMASI • 5. MELINDUNGI ASET FUNGSI KANTOR

  39. INFORMASI PERLU TEPAT SASARAN

  40. Kemampuan membaca pikiran orang ???? • Berbicaradantidakberanibertatapanmata, biasanyasetelahterjadikontakmatasebentarlangsungmengalihkankepandangan lain . • Artinya Padadasarnyadiatidakmaudiketahuimaksudhatinya yang sesungguhnyaatauadarahasia yang disembunyikan

  41. MEMBACA PIKIRAN BAWAHAN SEBAGAI BAHAN INFORMASI ? • Berbicara sambil memegang ujung hidung atau daun telinga. Artinya: Kemungkinan besar ia sedang berbohong.

  42. MEMBACA PIKIRAN BAWAHAN SEBAGAI BAHAN INFORMASI ? • Berbicarasambilkeduatangansalingmeremasatausalahsatutanganmengelus yang lain, dansambilmembungkukanbadannya Artinya: Iamintabelaskasihandarianda

  43. MEMBACA PIKIRAN BAWAHAN SEBAGAI BAHAN INFORMASI ? • Bilabawahanandatibatibalebihramahdanbanyakbicaradenganandalebihdaribiasanya. Artinya : Diasedangmencobamengambilhatiandadanakanmemintasesuatu

  44. MEMBACA PIKIRAN BAWAHAN SEBAGAI BAHAN INFORMASI ? • Bilabawahanandatibatibakelihatangugupketikaandatanya…danjawabannyajugagugup • Artinya : Diasedangberusahamenutupikejadian yang sesungguhnya

  45. MEMBACA PIKIRAN BAWAHAN SEBAGAI BAHAN INFORMASI ? • Bila bawahan anda berusaha mengalihkan pembicaraan.. • Artinya : Dia sedang menyembunyikan sesuatu rahasia, dan takut terbongkar.

  46. MEMBACA PIKIRAN BAWAHAN SEBAGAI BAHAN INFORMASI ? • Bilabawahanandatibatibaseringmencuripandangmelihatanda,baikdarijauhmaupundaridekat… Artinya: Diasedangberfikiruntukmencobamenyampaikansesuatudanmemikirkanbagaimanaresponanda Curi pandang

  47. Membaca pikiran bila staf anda wanita • Tatapan mata : Bila tatapannya sering menghindar tatapan anda Artinya: Menurtnya nada membosankan

  48. Membaca pikiran bila staf anda wanita Sikap Tubuh : Bila ia memiringkan kepala,dan berbicara lebih lembut Artinya : Ia tertarik pada pembicaraan anda

  49. Membaca pikiran bila staf anda wanita • Gerakan tangan : Bila ia meletakan jari di bibir bahkan ia menggigit ujung jarinya. Artinya: Ia tertarik pada anda

  50. Membaca pikiran bila staf anda wanita Bilabawahanwanitaandalebihseringsenyum, walaupuntopiknyatidaklucudanwajahnyaselaluberseriseribilabertemuanda. Artinya: IasedangjatuhCintapadaanda

More Related