JAVNA NABAVA MJERA 301 UNAPRIJEĐENJE I RAZVOJ RURALNE INFRASTRUKTURE

1. JAVNA NABAVA MJERA 301UNAPRIJEĐENJE I RAZVOJ RURALNE INFRASTRUKTURE

2. Pravna osnova • Sektorski sporazum10/08 (čl. 33.) • Okvirni sporazum10/07 (čl. 23.) • Praktični vodič za procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG)+standardni dokumenti • Pravilnik o provedbi mjere 301unutar IPARD programa (NN 33/12) • Vodič za korisnike za mjeru301, Vodič za postupak javne nabave • Memorandum o razumijevanju/Ugovor o dodjeli sredstava iz IPARD programa

3. Mjera 301 PODNOSITELJ PRIJAVA • Prijavni obrazac+popratni dokumenti • Dosje s natječajnom dokumentacijom AGENCIJA * Administrativna kontrola obavlja se paralelno u Odjelu za odobrenje projekata i Odjelu javne nabave

4. Faze javne nabave • Prijava + Dosje s natječajnom dokumentacijom • Memorandum o razumijevanju • Plan nabave • Kod otvorene procedure-objava+dostava Dosjea natječaja, kod ostalih procedura- dostava Dosjea natječaja • Eventualna obrazloženja/ispravci Dosje natječaja i/ili objave • Odobrenje sastava Ocjenjivačkog odbora • Otvaranje ponuda i ocjenjivanje • Odluka o dodjeli sredstava • Potpisivanje Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa sa Agencijom • Dosje ugovora • Potpisivanje ugovora između Korisnika i uspješnog ponuditelja

5. Aktivnosti Agencije (javna nabava) • prethodna kontrola: • dokumentacije za nadmetanje • sastava Ocjenjivačkog odbora • postupka ocjenjivanja • ugovora s izvođačem • mogućih Izmjena ugovora • Ukoliko je sve u redu, Agencija izdaje Pismo odobrenja • Dokumentacija nejasna, nepotpuna ili netočna - Agencija će izdatiZahtjev za obrazloženje/ispravak/dopunu (rok 7 dana !) • Ukoliko Korisnik ne postupi po Zahtjevu,Agencija donosi Odluku o odbijanju prijave

6. Vrste natječajnih procedura • OGRANIČENA PROCEDURA- svi zainteresirani mogu zatražiti sudjelovanje u nadmetanju, ali samo oni kandidati koji zadovoljavaju selekcijske kriterije mogu dostaviti svoju ponudu • OTVORENA PROCEDURA –nadmetanje je otvoreno za sve zainteresirane ponuditelje koji mogu dostaviti svoje ponude • IZRAVNA POGODBA -za ugovore vrijednosti 10,000 € ili manje naručitelj može sklopiti ugovor na temelju jedne ponude • PREGOVARAČKA PROCEDURA S NAJMANJE 3 PONUDITELJA - naručitelj treba konzultirati barem tri davatelja usluga po svom izboru i ugovoriti uvjete ugovora s jednim ili više njih (koriste se obrasci iz Simplified tender dossier u kombinaciji sa standardnim obrascima)

7. Tablica procedura nabave

8. Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (1) • List of documents (Lista dokumenata) • Priprema je i objavljuje Agencija na svojoj web-stranici, Korisnik naznačuje naziv općine/grada i proceduru javne nabave • Tender Dossier (Dosje natječaja) • Glossary of terms • Declaration of Objectivity and Confidentiality (potpisuje osoba koja je pripremala dokumentaciju) • Procurement notice (Obavijest o nabavi) • Summary procurement notice(Sažetak obavijest o nabavi) • Svi dokumenti se dostavljaju zajedno s prijavom

9. Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (2) • Tender Dossier dajesve odredbe koji ponuditelji trebaju za sastavljanje svojih ponudai sastoji se od: • Instruction to tenderers (Upute ponuditeljima)- definirapredmet nadmetanja, raspored svih aktivnosti, tko može sudjelovati, porijeklo proizvoda, sadržaj ponuda, dodatne informacije, pouka o pravnom lijeku) • Draft Contract and Special Conditions i aneksi (Nacrt ugovora i posebni uvjeti s aneksima)-obveze ugovaratelja i korisnika, rješavanje sporova, plaćanje, rokovi, raskid ugovora • Technical Specifications-Tehničke specifikacije- definiraju karakteristike traženih proizvoda, usluga, materijala i radova • Sastavni su dio Dosjea natječaja i postaju aneks ugovora između korisnika i izvođača • Omogućuju izvođaču jasan uvid u svrhu ugovora i popis zadataka i usluga koje mora pružiti • Moraju omogućiti jednak i nediskriminirajući pristup nadmetanju

10. Tender Call Dossier -Dosje s natječajnom dokumentacijom (3) • Finnancial Offer (model financijske ponude) • Korisnik ispunjava stavke Bill of Quantities (bez cijena!) • Stavke Bill of Quantities se detaljno pojašnjavaju u obrascu Price Scheadule- ispunjava Korisnik! • Design Drawings (nacrti)- kod ugovora o radovima • Sve upute, legende, natpisi na nacrtima moraju biti izrađeni na engleskom jeziku • Ostale informacije (Administrative Compliance Grid, Evaluation Grid) • Tender Form (Obrazac za podnošenje ponude)

11. Dosje s natječajnom dokumentacijom-radovi (1) • List of documents (works Tender Call Dossier) I-OJN-21.2 • Letter of invitation to tender • Instruction to tenderers • Draft Contract • Draft Contract: Special Conditions • Draft Contract: General Conditions • Technical Specification • Technical Offer Questionnaire • Technical Offer Form 4.1 • Technical Offer Form 4.2. • Technical Offer Form 4.3. • Technical Offer Form 4.4.

12. Dosje s natječajnom dokumentacijom –radovi (2) • Technical Offer Form 4.5. • Bank account notification form • Legal entity file (private companies) • Legal entity file (public bodies) • Technical Offer Form 4.6. • Financial interpretative note • Financial Offer unit price contracts • Design Drawings • Administrative Compliance Grid • Evaluation Grids • Tender form • Tender guarantee

13. Dosje s natječajnom dokumentacijom (3) • Pre-Financing Guarantee • Performance Guarantee • Retention Guarantee • Glossary of terms • Declaration of Objectivity and Confidentiality (potpisuje osoba koja je pripremala dokumentaciju) • Procurement notice • Summary procurement notice • Individual Contract forecast (kod međunarodne otvorene procedure)

14. Plan nabave • Dostavlja se u roku od 5 dana od dana potpisivanja Memoranduma o razumijevanju Obvezno mora sadržavati sljedeće stavke: • Title of contract (naziv ugovora) • Call for application number (oznaku natječaja) • Type of contract (vrsta ugovora) • Planned contract value excluding VAT (in EURO) (procijenjena vrijednost ugovora u EUR) • Tendering procedure to be used (natječajna proceduru koja će se koristiti) • Planned Evaluation Committee meeting date (planirani datum sastanka Ocjenjivačkog odbora) • Planned contract award date (planirani datum dodjele ugovora) • Planned date of contract execution (planirani datum izvršenja ugovora)

15. Otvorena procedura - objave publication@apprrr.hr • U roku od 5 dana od potpisivanja Memoranduma o razumijevanju • Procurement notice • Summary of Procurement notice • Po zaprimanju Pisma odobrenja: • Corrigendum/Clarificationof Procurement notice i Summary of Procurement notice (Izmjena/pojašnjenje Obavijesti o nabavi i Sažetak Obavijesti o nabavi) • Zapisnik sa sastanka potencijalnih ponuditelja i obilaska gradilišta • Notification of award notice

16. Pojašnjenja/Izmjene Tender Dossiera • Ponuditelji mogu Korisniku podnijeti pitanja za objašnjenje najkasnije 21 dan prije krajnjeg roka za podnošenje ponude • Korisnik mora odgovoriti barem 11 dana prije krajnjeg roka za primanje ponuda • Korisnik je dužan osigurati da sve informacije kao i odgovori ponuditeljima budu pripremljeni, odobreni i poslani pisanim putem ponuditeljima istovremeno

17. Ocjenjivački odbor • Prijedlog članova ocjenjivačkog odbora se dostavlja minimalno 30 dana prije krajnjeg roka za podnošenje ponuda Sastav Ocjenjivačkog odbora: • odobrava Agencija za plaćanja • Predsjednik bez prava glasa • Tajnik bez prava glasa • Neparan broj članova s pravom glasa(3/5 – za ugovore o izvođenju radova vrijednosti veće od €5 000 000) • Promatrači bez prava glasa (djelatnici Agencije za plaćanja) • Kod dodjele ugovora o radovima- dva člana inženjeri građevine s mini 5 god rada u struci • Korisnik ne sudjeluje kao član odbora s pravom glasa

18. Ocjenjivački odbor • Osobno su nominirani od strane Korisnika • Imaju jednaka glasačka prava i kolektivnu odgovornost za donesene odluke • Potrebno vrlo dobro znanje engleskog jezika • Potrebna tehnička znanja • Međusobno ne smiju biti u hijerarhijskoj ovisnosti (ako dolaze iz iste ustanove/gospodarskog subjekta) • Članovi moraju potpisati Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti • Osoba koja je sudjelovala u pripremi dokumentacije ne može sudjelovati kao član Ocjenjivačkog odbora s pravom glasa

19. Ocjenjivanje • Poziv – 7 dana prije otvaranja ponuda – svim članovima ocjenjivačkog odbora + promatrači • Pripremni sastanak • Otvaranje ponuda • Ocjenjivanje ponuda Dokumentacija koja nastane za vrijeme ocjenjivanja: • Interni zapisnici popraćeni listom prisutnih • Tender opening checklist, Tender opening report, Evaluation report • Declaration of Impartiality and Confidentiality

20. Ocjenjivanje ponuda • OCJENJUJE SE: • formalna usklađenost • administrativna usklađenost (ponuda mora biti sukladna uputama iz dosjea natječaja, jezik ponude) • tehnička usklađenost • financijska ponuda (ponuđeni iznos ne prelazi dozvoljenu vrijednost-određuje je Korisnik prije dostave prijave u Agenciju) • KRITERIJ DODJELE: • Najniža cijena (radovi i nabava robe)

21. Izvještaj o otvaranju i ocjenjivanju ponuda • Agencija odobrava Izvještaj o otvaranju i ocjenjivanju ponuda • Postupak ocjenjivanja treba biti dovršen tijekom perioda valjanosti ponuda (90 danaod isteka roka za podnošenje ponuda) • single tender (izravna pogodba) i competitive negotiated procedure (pregovarački postupak s najmanje tri ponuditelja), APPRRR vrši provjeru je li cijena ponude u skladu s tržišnim cijenama

22. Odluka o dodjeli sredstava-Ugovor • Odobrenje Izvještaja o ocjenjivanju- dostava Liste izdataka za Mjeru 301 (I-OOP-15.3) • Kontrola na terenu • Odluka o dodjeli sredstava iz IPARD programa • Ugovor između Korisnika i Agencije • Ugovor između Korisnika i izvođača

23. Dosje ugovora (1) Sastoji se od: • Pojašnjenja • Preslika objava natječaja (Najava natječaja, Obavijest o nabavi), Izvješće o užem izboru (u slučaju međunarodne ograničene natječajne procedure), Izvješće o otvaranju ponuda, Izvještaj o ocjenjivanju, Izvještaj o pregovaranju (u slučaju pregovaračke procedure), Poziv na nadmetanje, zapisnik sa sastanka za pojašnjenja i s obilaska gradilišta • Tri izvornika predloženog ugovora koji se temelje na obrascu standardnog ugovora

24. Dosje ugovora (2) • Dosje ugovora mora se dostaviti u roku od tri dana od dana potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa • Uz dosje ugovora potrebno je dostaviti i dokaze da se izabrani ponuditelj ne nalazi u kriterijima za isključenje, dokaze za kriterije odabira iz natječaja te izvođačevu izjavu

25. Potpisivanje ugovora • Ugovor između Korisnika i ugovaratelja mora biti sklopljen unutar roka od 150 dana od isteka roka za podnošenje ponudai nakon potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava iz IPARD programa između Korisnika i Agencije

26. Potpisivanje ugovora • Agencija odobrava Dosje ugovora i vraća tri primjerka ugovora Korisniku • Izvođač vraća dva primjerka potpisanog Ugovora unutar roka od 30 dana Korisniku • Korisnik vraća jedan primjerak Ugovora u Agenciju unutar roka od 50 dana od dana zaprimanja Pisma odobrenja • Korisnik je obvezan čuvati svu dokumentaciju 7 godina od dana izvršenog plaćanja

27. Obavijest o dodjeli ugovora • U roku od 15 dana nakon što su Ugovor potpisale obje strane Korisnik će poslati Pismo neuspješnim ponuditeljima uz objašnjenje zašto im Ugovor nije dodijeljen • Obavijest o dodjeli ugovora • objavljuje se na web stranicama Korisnika, službenom listu EU, EuropaAid web stranici, službenim stranicama Agencije, Narodnim novinama i drugim odgovarajućim medijima u kojima je Obavijest o nabavi bila objavljena

28. Poništenje javnog natječaja Razlozi poništenja: • nisu primljene kvalitetne ili financijski isplative ponude ili ponuda nije bilo • ekonomski ili tehnički podaci projekta su značajno izmijenjeni • posebne okolnosti više sile onemogućavaju normalno izvršenje ugovora • sve tehnički prihvatljive ponude prelaze dostupne resurse • nepravilnosti u postupku • dodjela nije u skladu s dobrim financijskim upravljanjem tj.ne poštuje načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti (npr. cijena koju je predložio ponuditelj kojem će se dodijeliti ugovor je objektivno nerazmjerna u odnosu na tržišne cijene)

29. HVALA NA PAŽNJI !