Funkcje UNIFIED MESSAGING : FAX / IMAP / 2-WAY RECORDING

1. NS1000 Funkcje UNIFIED MESSAGING:FAX / IMAP / 2-WAY RECORDING

2. Spis • 1.0 Wprowadzenie • 1.1 Integracja Fax Serwera • 1.2 Instalacjawymaganych Kluczy Aktywacyjnych • 1.3 Tworzenie skrzynek pocztowych • 1.4 Konfiguracja UM Class Of Service dla FAXu • 1.5 Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) • 1.6 UM Floating Extension Group Number • 1.7 Dostęp do Wiadomości i Wiadomości Faxu • 1.8 Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu) • 2.1 Przegląd IMAP • 2.2 Instalacjawymaganych Kluczy Aktywacyjnych • 2.3 Konfiguracja UM Class Of Service dla IMAP • 2.4 Tworzenie konta IMAP dla Outlook • 2.5 Praca w trybie Offline (Outlook / IMAP) • 3.1 2-Way Recording (Manager Control) • 3.2 Instalacja niezbędnych Kluczy Aktywacyjnych • 3.3 Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika • 3.4 Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • 3.5 Zarządzanie Nagraniami

3. Wprowadzenie Fax to email as a .TIFF attachment for incoming faxes*. • Przegląd Funkcji UM • Wbudowany system Unified Messaging (UM) przejmuje funkcje dotychczasowego systemu przetwarzania głosu jakim jest TVM. • Fax Server, Integracja IMAP4 i funkcje „2-way Recording control” są wbudowane w system Unified Messaging. Print to Fax directly from your PC applications* • Built-in • Voice Mail • Auto Attendant and IVR function/features • Activation Keys • 2 channel / 4 channel • IMAP4 / email / Fax • 2 way recording • 2 way recording control Unified Voice, FAX, Email Email Server (IMAP/POP3) Outlook *Using Optional FAX Interface

4. UNIFIED MESSAGINGIntegracja Fax Serwera

5. Integracja Fax Serwera • Istnieje wiele możliwości aby Odbierać FAX za pomocą NS1000. • Możliwe jest: • Odebranie FAXu bezpośrednio do twojej Osobistej skrzynki pocztowej UM (Personal). • Odbieranie FAXu automatycznie przez Skrzynkę UM (Central Mailbox) • Kierowanie przychodzącego FAXu do wybranego urządzenia FAX za pomocą usługi DISA NS1000 (Master) PC SLT Port Connection Router / Switch LAN • Można również wydrukować / wysłać FAX w następujący sposób: • Wysłać wiadomość FAX otrzymaną w twojej skrzynce pocztowej do podłączonego urządzenia FAX,dzięki czemu może być wydrukowana. • Wysłać FAX do żądanej lokalizacji bezpośrednio za pomocą komputera PC NT Series (Optional) UT Series FAX

6. Instalacja wymaganych A/K • Instalacja wymaganych Kluczy Aktywacyjnych • UM Email Client (Aby umożliwić FAX / Email) , 1 na użytkownika. Nie ma specjalnych ustawień dla typu „Port / Trunk Service” niezbędnych do portów UM. Tylko instalacja karty FAX Server jest wymagane.

7. Tworzenie skrzynek pocztowych • Za pomocą WebMC, dodaj pożądaną liczbę Skrzynek pocztowych. Settings -> UM Configuration -> 1. Mailbox Settings Add Mailbox

8. Tworzenie skrzynek pocztowych • Skonfiguruj podstawowe ustawienia skrzynki pocztowej • Enter: • The Mailbox Number • The Extension Number (If required) • Mailbox Password • Message Client Password (For Fax Driver) Click ‘OK’

9. Tworzenie skrzynek pocztowych • Wprowadź Hasło dla Skrzynki pocztowej i Hasła Klienta Wiadomości (Message Client Passwords) Hasło Skrzynki pocztowej (Mailbox Password) jest wymagane aby umożliwić użytkownikowi dostęp do jego Skrzynki Pocztowej. Message Client Password jest wymagane aby używać oprogramowania Sterownika Faxu, by umożliwić wysyłanie FAXU na PC. Zalecane jest stosowanie mocnych haseł.

10. Konfiguracja UM Class Of Service dla FAXu • Aby umożliwić skrzynce pocztowej odbieranie faxu, wysyłanie faxu do urządzania FAX lub aby korzystać z oprogramowania sterownika FAX, opcja faxu „FAX OPTION” musi być ustawiony na „YES" w zakładce UM Class of Service. UM Configuration -> 2. Class Of Service -> General, set FAX OPTION to ‘YES’ Click ‘OK’ Wskazówka: Jeśli korzystasz z Centralnej skrzynki (Central Maiblox) (bez numeru wewnętrznego), ustaw Tutorial -> „None„ (Brak)

11. Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) (1) • Incoming Fax Calls can be handled by the UM or DISA systems of the NS1000 • Przychodzące połączenia faksowe mogą być obsługiwane przez UM lub systemy DISA NS1000. UM DISA Poprzez skonfigurowanie odpowiednich ustawień DDI, połączenia faksowe mogą być przekierowane do UM lub systemów DISA.

12. Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) (2) • Ustawienie UM dla Automatycznego Transferu FAXu (Automatic Fax Transfer) This section sets how the incoming FAX call should be handled by the UM System (Transfer to FAX Extension or Mailbox) Enter the Transfer Mode (FAX Ext or Mailbox) and the destination UM Poprzez skonfigurowanie odpowiednich ustawień DDI, połączenia faksowe mogą być przekierowane do UM lub systemów DISA.

13. Automatyczny Transfer FAXu(Automatic Fax Transfer) (3) • Ustawienie DISA dla Automatycznego Transferu FAXu (Automatic Fax Transfer) Enter the desired Fax Extensions (Main/Alternate), the Fax Answer time and other settings as required. DISA Poprzez skonfigurowanie odpowiednich ustawień DDI, połączenia faksowe mogą być przekierowane do UM lub systemów DISA.

14. Automatyczny Transfer FAXu (Automatic Fax Transfer) (4) • Właściwości Faxu • Właściwości Systemu FAX (Serwer), strona okładki (Cover-page) oraz opcje Full / Busy mogą być ustawione w tym miejscu. Specify the System Fax SERVER Name and Number, Retry and re-transmission options here. The System Number will appear on outgoing Faxes sent by the FAX Server. Specify the Answer Time, Cover-page information and Full/Busy options here. If the FAX Server is Full/Busy, the incoming FAX can be transferred to a FAX Extension Uwaga: Więcej szczegółowych informacji znajduje się w instrukcji „PC Programming manual”

15. UM Floating Extension (Group) Number (1) • System UM może być dostępny za pomocą „Floating Extension number” (Domyślnie:500) • Używając numeru „Floating”, CO i połączenia zewnętrzne mogą być łatwo przekierowane do systemu UM. PBX Configuration -> 3. Group -> 7. UM Group -> Unit Settings Master System UM Floating Extension Number is 500 (default) (Each Distributed UM will have their own Floating Ext Number) Dla przykłądu: Jeżeli użytownik numeru wewnt. chce przekierować połączenia (FWD Calls) to jego skrzynki, powinien ustawić C-FWD do ‘500’.

16. UM Floating Extension (Group) Number (2) • Przez ustawienie tabeli docelowej DDI (DDI Destination Table ) do numeru UM ‘Floating’ Extension number (domyślnie: 500); Połączenia CO mogą być może być przekierowywane do Systemu UM. PBX Configuration -> 10. CO & Incoming Call-> 3. DDI Table DDI Destination can be set for each Time Mode Uwaga: Po ustawienie odpowiednich Destination DDI, rozmowy mogą dojść do UM lub Systemów DISA, ICD-G lub numerów wewnt., (ext), w oparciu o ustawienie Trybu Czasu (Time Mode).

17. Dostęp do Wiadomości i Wiadomości Faxu • Dostęp do skrzynek pocztowych UM i Zarządzanie wiadomościami Fax • Wiadomości odebrane w "Centralnej" skrzynce pocztowej mogą być dostępne z numeru wewn. w następujący sposób: • Zadzwoń na UM Floating Extension Number (500) • Podczas wiadomości powitalnej wybierz "#6* + Numer skrzynki pocztowej” • Wpisz hasło skrzynki centralnej podczas podpowiedzi (prompt) • Wiadomości odebrane bezpośrednio w skrzynce pocztowej numeru wewnt mogą być dostępne poprzez dzwonienie na numer „ UM Floating Extension Number(500)”, a następnie wpisanie hasła. • Aby zarządzać wiadomościami Fax: • Wybierz pożądaną MBX (skrzynkę) • Wybierz opcję, aby odsłuchać wiadomości ('1 'dla nowych, '3' dla starych) • Wysłuchaj FAX Message Envelope - Wciśnij '2 ' • W razie potrzeby, postępuj zgodnie ze wskazówkami • Wciśnij '5 ‘ aby przenieść Fax • Naciśnij '7 ', aby wydrukować Fax za pomocą podłączonego urządzenia FAX

18. Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu) • Możliwe jest wysłanie FAXu z komputera, używając sterownika NS1000 FAX Driver s/w. • Zainstaluj oprogramowanie sterownika FAX dla PC • Wybierz Tools -> Options 2 3 4 5 Wprowadźadres IP PBX-a Wprowadx Numer Skrzynki w polu ‘User ID’ Wprowadź Message Client Password (Nie Mailbox Password!) Kliknij OK 6

19. Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu) • Następnie otwórz dokument, który chcesz przefaksować. 1. Select ‘Print’ 2. Select ‘NS1000’ FAX Driver 3. Click ‘OK’ Uwaga: Powyższy widok może się różnić, w zależność od wersji oprogramowania M/S Office i użytych aplikacji.

20. Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu) • Po otwarciu oprogramowania sterownika FAX, można wybrać pożądane miejsce przeznaczenia, za pomocą ksiązki adresowej lub poprzez dodanie Destination Number. 1. Click ‘Add’ to enter a new destination. 2. Enter the Destination Details

21. Wysyłanie FAXu z komputera (Sterownik dla FAXu) • (Kontynuacja z poprzedniego Slajdu) 6. Transmission success will be confirmed, Click ‘OK’ 3. Click ‘Send’ 5. Transmission process will start through FAX Server 4. Click ‘OK’

22. Unified MessagingIMAP / Outlook Integration

23. Przegląd IMAP • Wbudowana funkcja UM obsługuje protokoł IMAP4 i pracuje jako voice i fax IMAP4 Serwer.Użytkownik może pobrać, usuwać, przenosić, odpowiadać i wysyłać wiadomości za pomocą wspólnego klienta poczty, który obsługuje protokół IMAP4 (np. Outlook, Lotus Notes itp.).Użytkownicy UM muszą jedynie dodać dodatkowe konto e-mail IMAP4 do ich klienta poczty, aby móc korzystać z funkcji UM.Nie ma konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania.Wymaganay jest Klucz aktywacyjny - UM Email Client (Aby umożliwić FAX / Email ), • 1 na użytkownika. NS1000 IMAP 4 Server Email Server IMAP 4 IMAP 4 / POP3 PC with Email Client (e.g. Lotus Notes) Uwaga: Outlook 2010 jest obecnie nieobsługiwany

24. Instalacja wymaganych Kluczy Aktywacyjnych • Zainstaluj wymagany A/K: • UM Email Client (Aby umożliwić FAX / Email ), 1 na użytkownika. Uwaga: Max liczba jednoczesnych połączeń IMAP do NS1000 wynosi 24. Jeśli jest więcej niż 24 użytkowników IMAP, wtedy każdy z użytkwoników powinien używać Outlooka w trybie „Offline”

25. Konfiguracja UM Class Of Service dla IMAP • Aby uaktywnić IMAP / OUTLOOK integration z istniejącą skrzynką UM , opcja ‘Desktop Messaging’ musi być ustawiona na ‘YES’ w zakładce UM Class of Service. UM Configuration -> 2. Class Of Service -> General, set DESKTOP MESSAGING to ‘YES’ Click ‘OK’

26. Tworzenie konta IMAP dla Outlook • Aby integracja z NS1000 była możliwa, nięzbędne jest dodanie dodatkowego konta email. • Otwórz program Open ‘Outlook’ 1. Select ‘Tools’ -> ‘Account Settings’ 2. Open the ‘Email’ Tab and Click ‘New’ Uwaga: Powyższy widok może się różnić, w zależność od wersji oprogramowania M/S Office.

27. Tworzenie konta IMAP dla Outlook • Szczegóły konfiguracji konta IMAP 3. Select the IMAP Option and click ‘Next’ • Select the option to Manually configure the Sever Settings and click ‘Next’ 5. Select the Internet Email Option and click ‘Next’

28. Tworzenie konta IMAP dla Outlook • Szczegóły konfiguracji konta IMAP (Users Mailbox) 6. Enter the Users Mailbox Number and their email address (Mailbox@PBX_IP_Address) 7. Enter the Account Type (IMAP) and the Server Location (PBX_IP_Address) 8. Enter the User Name (Mailbox) and Message Client Password – Click ‘Next’ 10. Click ‘Finish’ 9. New ‘IMAP’ Account will be created

29. Tworzenie konta IMAP dla Outlook • Dostęp do wiadomośc głosowcyh / FAX The new IMAP Account is created and Messages can be seen in the viewing pane Voice Messages are in .wav format and can be opened with Windows Media Player. Codec: CCITT A-law, 64kbps, 8kHz, 8bit, Mono Voice Messages are in .tif format and can be opened in Windows Picture/Fax Viewer. Gdy wiadomość zostanie przeczytana ‘Read’, lampka „Message Waiting Lamp”w telefonie wyłączy się.

30. Praca w trybie Offline (Outlook / IMAP) • NS1000 wspiera maksymalnie 24 jednoczesnych sesji IMAP. • Dodatkowo, gdy użytkownik ma otwartą sesji IMAP (przez Outlook), nie będzie mógł uzyskać dostępu do swojej skrzynki za pośrednictwem telefonu (PT). • Aby uzyskać dostęp do swojej skrzynki, użytkownik musi najpierw zamknąć sesję IMAP. Jest to możliwe poprzez czasowe przełączenie skrzynki odbiorczej protokołu IMAP w tryb "Offline„. 2. Select ‘File’, the ‘Work Ofline’ 1. Select the required IMAP Inbox Uwaga: Jeśli użytkownik próbuje uzyskać dostęp do swojej skrzynki za pomocą telefonu (PT), podczas gdy nie ma aktywnej sesji IMAP, otrzyma wiadomość “Sorry – This mailbox is in use.”

31. 2-Way Recording (Manager Control)

32. Unified Messaging - Przegląd • Funkcja ta pozwala Managerowi / Supervisorowi automatycznie nagrywać rozmowy wybranych użytkowników numerów wewnętrznych. • Nagrania mogą być dostępne za pośrednictwem listy nagrań i odtwarzane za pomocą PT lub komputera.

33. Instalacja niezbędnych Kluczy Aktywacyjnych • Zainstaluj wymagane A/Ks: • UM Two Way Recording Manager Control, 1 na NS1000 (Master/Slave)

34. Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika • Aby włączyć ustawienie i sterowanie funkcją 2-Way Recording Control, Supervisor / Manager musi posiadać odpowiedni profil użytkownika. • Określ nazwę użytkownika (Imię jest wymagane) From the ‘Settings’ Menu, select ‘Users’ -> ‘Add User’ In the ‘User Information’ Tab, a First Name MUST be set.

35. Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika • Określ Numer Wewnętrzny Użytkwonika In the ‘Contact’ Tab, specify the Supervisors Ext Number.

36. Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika • Stwórz Skrzynkę dla Supervisor In the ‘Unified Message’ Tab, specify the UM group and the desired Mailbox Number. (A Mailbox will be created automatically using this Mailbox Number)

37. Supervisor - Tworzenie profilu użytkownika • Określ Login ID i hasło dla Profilu Użytkownika Set the Login ID and Password for the User Profile. This will allow the Supervisor to Login to their User Profile via the Web MC and make any necessary changes to their User Profile or PT Settings

38. Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • Nadaj Supervisorowi uprawnienia do korzystania z Automatically 2-Way Record; 3. Highlight the Supervisor Extension. 1. In the Maintenance Screen, Select ‘Utility’ -> 10. Automatic Two-Way Recording -> 1. Supervisor Setting. 4. Click ‘OK’ 2. Click ‘Add/Delete’ Uwaga: Max 32 2-Way Record Supervisorów na system (Jednostkę)

39. Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • Wybierz gdzie będą przechowywane nagrania (Skrzynki - Mailbox) i jakiego rodzaju rozmowy będą nagrywane (Wewnętrzne, Zewnętrzne, ICD-G Tylko Przychodzące) 1. In the Maintenance Screen, Select ‘Utility’ -> 10. Automatic Two-Way Recording -> 2. Extension Setting. 2. Select the Supervisor who will receive the recordings. 3. Select the destination Mailbox an UM Group. 4. Select what types of call to record. Uwaga: Gdy wybierasz miejsce docelowe nagrań, utworzona zostanie nowa Skrzynka.

40. Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • Wybierz, które numery wewnętrzne będą nagrywane. 5. Click ‘Add’ to view the available extension list. 6. Select the desired Extensions and Click ‘OK’ Uwaga: Nie możliwe wyłączynie numeru wewnt. z bycia nagrywanym, za pomocą programowania Class of Service (TBC)

41. Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • Potwierdź, które numery wewnętrzne będą nagrywane. 7. Click ‘List View’ to confirm the selected extensions, then click ‘OK’. Uwaga: Nagrywany numer wewnt. usłyszy ‘beep’ ton na początku rozmowy, gdy zacznie się nagrywanie.

42. Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • Włącz funkcje Automatic 2-Way Recording 8. In the Maintenance Screen, Select ‘Utility’ -> 10. Automatic Two-Way Recording -> 4. Maintenance. 9. Click ‘Start’ to begin the Automatic Recording Process. 10. It is possible to stop the recording process at a given date/time

43. Włączanie funkcji 2-Way Recording (Manager Control) • Po włączeniu usługi, możliwe jest jej zatrzymanie w dowolny czasie. 11. It is possible to stop the recording process at any Time 12. Click ‘OK’

44. Zarządzanie Nagraniami • Po zalogowaniu się przez Supervisor do konta użytkownika (User Account), możliwe jest zarządzanie nagraniami użytownika: 1. Login to the Supervisor User Account 3. Select the UM Group where the Recording Mailboxes are situated. 2. Select the Record List.

45. Zarządzanie Nagraniami • Supervisor może przeglądać listę dostępnych skrzynek i wybrać dowolną z nich. 4. Select ‘List View’. 5. Select the desired Mailbox 6. Click ‘OK’

46. Zarządzanie Nagraniami • Możliwe jest określenie, która wiadomość odtworzyć (za pomoca telefonu) lub zapisać na komputer. 7. Click ‘Search’ 8. Select the desired Recording. 9. Select PC or Phone and click the ‘Play’ icon.

47. Zarządzanie Nagraniami • Możliwe jest określenie, która wiadomość odtworzyć (za pomoca telefonu) lub zapisać na komputer. Via Phone. Via PC. Specify the Extension. Depending on your Browser, you can select to Download or Play the audio file. When Connected, press ‘Play’

48. KONIEC