AUDITOR SYSTEMÓW LISTA PYTAŃ ROZMOWA

AUDITOR SYSTEMÓW LISTA PYTAŃ ROZMOWA Jacek Węglarczyk

KOMPETENCJE AUDITORA • Cechy osobiste • Kompetencje / wiedza, umiejętności / oraz • chęć i zdolność ich wykorzystywania • Auditor wewnętrzny • Auditor zewnętrzny / wiodący / • Auditor QMS • Auditor EMS • Auditor ZSZ Wiedza ogólna Specyfika jakości Specyfika środowiska

1. Auditowanie – zasady, techniki, procedury • umiejętność planowania i przeprowadzania auditu • umiejętność selekcji tematów i priorytetów • umiejętność weryfikacji wiarygodności dowodów • umiejętność wyboru próbki • umiejętność wyciągania wniosków • Znajomość teorii i praktyki systemów zarz. • podstawy teoretyczne / cykl PDCA, ZP / • specyfika systemu • umiejętność interpretacji norm • Specyfika auditowanej organizacji • dane formalne, struktura, kultura organizacji • procesy podstawowe • Znajomość odp. prawa i przepisów • odpowiednio do systemu • Uwaga: prawo RP prawo UE WIEDZA OGÓLNA • Kompetencje auditora wiodącego • kierowanie zespołem, reprezentowanie

WIEDZA dot. QMS • Metody i techniki dotyczące zarządzania jakością • - terminologia • - narzędzia QMS / statystyka, analiza błędów, planowanie • eksperymentu itp./ • Technologia / specyfika branży • terminologia • procesy / w tym procesy krytyczne / • cechy techniczne produktu

WIEDZA dot. EMS • Metody i techniki dot. zarządzania środowiskowego • - terminologia • - narzędzia EMS / aspekt, wpływ, EDŚ / • 2. Teoria i praktyka ochrony środowiska • / w tym metody OŚ, monitoring, zasady ekorozwoju / • Środowiskowe aspekty działań organizacji • - terminologia • - metody oceny aspektów • - techniki / np. BAT /

CECHY OSOBISTE NIEPOŻĄDANE POŻĄDANE - ograniczoność - gadatliwość - nieśmiałość - niecierpliwość - konfliktowość - drobiazgowość - łatwowierność - skłonność do pouczeń - lenistwo - chęć przypodobania się - łatwość odwrócenia uwagi - chaotyczność zadawania pytań - skłonność do demonstrowania władzy - otwartość - elastyczność - umiejętność bycia dyplomatą - samodyscyplina - bezstronność - uczciwość - umiejętność słuchania - cierpliwość - łatwość nawiązywania kontaktów - gotowość bycia niepopularnym - umiejętność kojarzenia faktów

SZKOLENIE AUDITORÓW • Wykształcenie wystarczające do przyjęcia wiedzy • 2. Doświadczenie interpersonalne • - na stanowisku związanym z zarz. systemowym • - stanowisku kierowniczym / zarządzanie ogólne / • Kurs teoretyczny • Praktyka w auditowaniu • Doszkolenie dot. wiedzy specyficznej • - QMS / EMS / SZBHP • II. Auditor wiodący • - doświadczenie w kierowaniu zespołem lub • - odpowiednie szkolenie

LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH (1) NARZĘDZIE I PRZYJACIEL AUDITORA  Konsekwencja wyboru „próbki”  Skojarzenie wymagań z „próbką”  Koordynator w czasie i przestrzeni  Sufler  Sposób zapisu wg planu TRZY ASPEKTY PODEJŚCIA  Jak rutynowo są prowadzone działania?  Czy system działa mimo nietypowej sytuacji ?  Czy w sytuacjach krytycznych sprawy nie wymykają się spod kontroli ?

LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH (2) OKREŚLA „PRÓBKĘ”  Czego poszukujesz ?  Co chcesz zobaczyć ?  Z kim chcesz rozmawiać ?  O co chcesz spytać ? SKŁANIA DO PEŁNEJ ODPOWIEDZI Jak...? Gdzie...? Co...? Kiedy...? Dlaczego...? ODNOSI SIĘ DO INTERPRETACJI NORMY  Wymagania  Udokumentowane mechanizmy

PLANOWANIE ROZMOWY • ustal czas, miejsce i czasokres rozmowy, • zdefiniuj cel, • miej „itener” z miejscami na odpowiedzi, • znaj podstawowe obowiązki rozmówcy na zakładzie / jego pozycję /.

OTWARCIE WYWIADU • przedstaw się, • zapisz dane rozmówcy, • zapewnij o odpowiedniości czasu i miejsca, • przełam lody - zacznij od rozmowy nieformalnej, • wytłumacz główny cel, • wytłumacz sposób użycia informacji.

ROZMOWA • bądź aktywnym słuchaczem, • bądź zrelaksowany, • tłumacz i podsumowuj, uzyskując akceptację rozmówcy, • stawiaj pytania otwarte, • poproś o krótkie wprowadzenie w obowiązki rozmówcy, • zadawaj i kończ pytanie - tylko jedno w danym czasie, • notuj, nie używaj magnetofonu, • traktuj rozmówcę równorzędnie, • używaj języka zrozumiałego dla rozmówcy, • aranżuj spotkanie w czasie dogodnym dla rozmówcy.

ZAMKNIĘCIE WYWIADU • nie przekraczaj czasu rozmowy bez akceptacji, • kończ z akcentem pozytywnym, • podziękuj za pomoc, • podziękuj ogólnie.

OCENA AUDITORA Ta część normy ISO 19011 jest wytyczną dla Pełnomocnika, pomocną przy doborze i weryfikacji zespołu auditorów.

AUDITOR SYSTEMÓW LISTA PYTAŃ ROZMOWA