Medarbeiderundersøkelsen 2010 HKI

1. Medarbeiderundersøkelsen 2010 HKI v/seksjonsleder arbeidsgiverseksjonen Guro Winsvold

2. Dagens innlegg Fra medarbeidertilfredshetsundersøkelser (MTU) til måling av medarbeiderengasjement Bakgrunnen for nytt verktøy: • Politisk beslutning om årlige målinger • Enklere verktøy besluttet i rådmannens ledergruppe (FLG) i februar: • Energi måling (HKI) leveres av Human kapital gruppen Gjennomgang av verktøyet – tenkingen bak • Tilfredshet kontra engasjement • Kort om selve undersøkelsen • Hva ligger av muligheter i verkøyet • Tiltaksmøte • Organisering av bistand knyttet til oppfølging av undersøkelsen • Status og videre framdrift

3. Fra medarbeidertilfredshetsundersøkelse til måling av medarbeiderengasjement Energimåling (HKI) www.vfk.no

4. Hvorfor skal vi i det hele tatt måle? • Finne fram til måle indikatorer som har betydning for organisatoriske resultater • Medarbeidermålinger bidra til: • Prioriteringer av det viktigste(Whatyoumeasure is whatyouget) • Overvåking, utvikling og tidlig varsel vedr sentrale resultatdrivere • ”En organisasjon bør måle det man tror har sammenheng med organisatoriske resultater” (Kuvaas)

5. I søken etter et bedre måleinstrument • Indikatorene bør være relevante på tvers av ulike organisasjoner • Indikatorene bør ha teoretisk og empirisk forankring i kvalitetssikret forskning • Skal måle viktige indikatorer som er påvirkbare fra organisasjonens side • For å redusere antall spørsmål skal instrumentet bestå av kortversjoner og etablerte og utprøvde mål • Resultatorientert: hva får organisasjonen igjen for å være et godt sted å jobbe? Ikke bare hva den gir eller tilbyr. • Indre jobbmotivasjon, jobbengasjement og entusiasme er enda sterkere knyttet til arbeidsprestasjoner og positive jobbaspekter enn jobbtilfredshet • Hvor viktig er jobbtilfredshet for arbeidsprestasjoner? • Forskningen viser moderate positive sammenhenger (Kuvaas)

6. Hva er viktig Jobbautonomi, medarbeiderinvesteringer og kollegastøtte Indre motivasjon Ekstrarolleatferd, arbeidsinnsats og turn-over-intensjon

7. Tilfredshet kontra interesseTilfredshetslykke kontra Engasjementslykke TILFREDSHET (hedonia) signaliserer velvære – Virker avslappende og beroligende – Kognitiv fleksibel – Åpner opp oppmerksomheten (åpen for forandring) – Bygger sosiale relasjoner, fostrer samarbeid og lekenhet INTERESSE (eudaimonia) signaliserer forpliktelse og forventning – Virker aktiverende både fysisk og mentalt – Snevrer inn oppmerksomheten – Motiverer til problemløsning, innsats og utforskning – Sentralt i læring og utvikling – Bygger ferdigheter (Lisa Vivoll Straume)

8. Fra tilfredshet til engasjement Nytt måleverktøy som bygger på forskningsbasert forståelse. Fire indikatorer: • Vi starter med èn: energiindeksen også kalt HKI (human kapital indeksen) • De tre andre er: identitet, kunnskapsdeling og omdømme. Kan tas i bruk allerede neste år. • Tiltaks- og utviklingsorientert

9. Styrkebasert lederskap: å hjelpe den enkelte til å gjøre det beste ut av sitt talent • Kunnskapsbedrifter er avhengig av sine talenter • Jo større andel ildsjeler, jo mer energi, bruk og utvikling av enkeltes talenter • Begeistring skaper emosjonsmessig rom for høye ambisjoner og topp resultater • Medarbeideres svar på målingen gir indikasjon på lederens evne til å skape energi og utnytte sine medarbeideres talenter på gruppenivå (Sandvik)

10. Energi • Jeg vet hva som forventes av meg på jobben (Fokus) • Jeg har de nødvendige ressurser til å mestre jobben (Ressurser) • Jeg har anledning til å gjøre det jeg er best til hver dag på jobben (Talent) • Noen (min leder eller andre) har i løpet av siste uke gitt meg ros og anerkjennelse for godt utført arbeid (Ros) • Noen (min leder eller andre) bryr seg om meg som person (Omsorg) • Noen (min leder eller andre) har oppmuntret meg til å videreutvikle meg (Læring)

11. Politiske resultatmål Resultatmål: • Jeg er tilfreds med jobben min • Jeg er tilfreds med det psykiske arbeidsmiljøet i VFK • Jeg er alltid fornøyd med måten endringsprosesser gjennomføres på i VFK • Jeg har stor tillit til min nærmeste leder • Jeg har stor tillit til min nærmeste leders ledergruppe • Jeg er alltid tilfreds med VFK sin personalpolitikk Medarbeidersamtaler: • Jeg har hatt medarbeidersamtaler med min leder i løpet av de siste 12 måneder Ja/Nei • Hvis Ja: Jeg har hatt stor nytte av medarbeider samtaler med min leder

12. Engasjementsprofiler • Fakta: Engasjerte arbeidsgrupper leverer bedre resultater! • Aktivt engasjerte arbeidsgrupper leverer 3-5 ganger bedre for organisasjonen enn det aktivt uengasjerte arbeidsgrupper gjør. • En energimålinger en tiltaksorientertmedarbeidermåling med fåpåstander • Energimålinger og oppfølginger et effektivtverktøy for lederutvikling • Målingeneeranonyme, ingenrapportervedfærreenn 4 - 5 svar • Målinger og tiltakblirhåndtertav en enkelverktøykasse: Måleverkstedet • Forskningsbaserte grenseverdier gjør det enkelt å skille mellom ulike engasjementsnivåer, se neste side.

13. Effekten av prosess i forhold til måling og tiltak

14. Hjelpemiddel : Måleverkstedet • Et brukervennlig og enkelt web-basert verktøy for både HR-personell (superbrukere) og ledere. • Hovedfunksjonalitet: • Utsending av medarbeidermålinger • Innsamling av svar • Bestilling og automatisk distribusjon av rapporter • Lederverksted, leder ser kun egne rapporter • Hjelp i tiltaksoppfølgingen • God mulighet for import/eksport av grunndata, slik at du alltid sitter med oppdatert informasjon

15. Tiltaksmøte • Bør arrangeres raskt etter at undersøkelsen er avsluttet. Anbefales i løpet av november • På bakgrunn av møtet bør det lages tiltak som kan forbedre fokusområdene • 2.5 til 3 timer i alle seksjoner, enheter, avdelinger • Anbefaler at det fokuseres på energi målingen – de seks første spørsmålene - for å utvikle engasjerte arbeidsgrupper • Det blir utarbeidet en veileder for lederne som foreslår en metodikk for møtene • HKI kontakter kan bistå i møtene der det er behov, kan bistå med denne type informasjon til ledergrupper, enkeltledere • Måleverkstedet er et enkelt hjelpemiddel

18. Hva måler vi høsten 2010? • Energi • Resultatmål • Medarbeidersamtale • Til sammen 14 spørsmål

19. Hvordan er målingen strukturert? • Målingen er sendt til 2182 ansatte – de med fast lønn ned mot 1% • Rapporteringsstrukturen bygger på 187 enheter • Det er identifisert 180 ledere i strukturen

20. Rapporteringsstruktur Administrasjonen • Fylkesrådmannensledergruppe • Kommunikasjonsavdelingen • Stabsavdelingen • Arbeidsgiverseksjonen •  IKT-seksjonen • Serviceseksjonen • Økonomiseksjonen Kultursektoren • Kultur og folkehelse •  Kulturarv •  Stab •  Vestfold fylkesbibliotek Regionalsektoren •  Intern utvikling • Næring og miljø •  Plan og samferdsel Tannhelsen •  Nordre tannhelsedistrikt •  Holmestrand og Hof tannklinikker •  Sande og Svelvik tannklinikker •  Sentrum tannklinikk •  Søndre tannhelsedistrikt •  Andebu tannklinikk •  Borgejordet tannklinikk •  Lardal tannklinikk •  Larvik tannklinikk •  Solvang tannklinikk •  Stokke tannklinikk •  Søeberg tannklinikk •  Tønsberg tannklinikk •  Borgheim tannklinikk •  Farmand tannklinikk •  Haugar tannklinikk •  Revetal tannklinikk •  Rådhusgaten tannklinikk

21. Rapporteringsstrukturen forts.: Utdanningsavdelingen • Eksamenskontoret • Fagopplæringsseksjonen • Karrieresenteret • SKUP • Kompetansesenter for læringsutvikling •  OT •  PPT •  SAT Skoler • Færdervgs • Administrasjon •  BA vg1 •  BA vg2 •  El • Fengselsundervisningen • Håndverksfag •  IKT Drift • Miløogvedlikehold • Ped.støttefunksjoner •  STF/R •  Stab & kontor • Studieforberedende •  TP •  Greveskogen vgs •  AO •  Elevtjenesten/KØ •  Musikk, dans, drama •  Personalleder •  RM •  Realfag •  Service og samferdsel •  Språkfag •  Stab •  Teknisk og renhold •  Tønsberg ressurs •  Økonomi og samfunnsfag

22. Rapporteringsstrukturen forts.: • Holmestrandvgs •  Drift/Merkantil •  IKT • Studiespesialiserende • Tilrettelagtopplæring • Yrkesforberedende • Hortenvgs • Alternativopplæring •  Design oghåndverk • Elektro/teknikkogproduksjon • Elevtjenesten • Fagskolen • Fengselsundervisningen • Helseogsosial • Hortenressurs •  IKT • Idrett • Kontor • Medierogkommunikasjon • Pedagogisk service • Personalforvaltning • Renhold •  ST Realfag •  ST-vg1 •  Service ogsamferdsel • Språkfag • Teknisk • Melsomvgs •  ALTO •  Drift •  FF •  MK • Merkantil •  NA • Undervisning/service • Nøtterøyvgs • Helseogsosialfag • Kontoret • Læringssenteret • Studiespesialiserendenorsk • Studiespesialiserenderealfag • Studiespesialiserendespråk/samf • Teknisk

23. Rapporteringsstrukturen forts.: •  Re vgs • Byggoganleggsteknikk • Helse- ogsosialfag •  IKT • Idrettsfag • Merkantilavdeling • Renhold • Studiespesialisering • Teknisk • Toppidrett •  SMI-skolen •  BUP • Melsom •  Sande vgs •  Andre allmenne fag •  Real-ogidrettsfag •  Stab • Yrkesfag 1 • Yrkesfag 2 • Sandefjordvgs •  AO • Bibliotek •  Design oghåndverk/studiespes. FO avd. •  Drift ogadministrasjon • Elektro • Elevveiledningavd. • Elvtjenester • Helse- ogsosial •  IB avd. •  IKT • Idrettavd. • Innemiljø • Knutepunktskolen • Kompetansesenteret SVGS • Musikk, dansog drama avd. •  Personal ogorganisasjon • Realfag •  Rest.- ogmatfag/kantineavd. • Samf. fag/øk. fag avd. •  Service ogsamferdsel • Servicekontoret • Språkfag. avd • Studieforberedene •  TIP avd. • Tekniskavdeling • Yrkesfag • Økonomi

24. Rapporteringsstrukturen forts.: • SkiringssalFolkehøyskole • Kjøkken • Undervisning Thor Heyerdahl vgs •  AHT • Bibliotek • Bygg/anleggsteknikk •  DH/MK • Drift/administrasjon •  EL/TP • Elevorganisering • Elevtjenester •  HS og SE •  IKT • Idrettsfag • Musikkogdans • Pedagogiskeavdelinger •  Personal- ogorganisasjonssjef •  RM • Realfag •  ST Vg1 ogfengsel • Språkfag/Samfunnsfag/økonomi • Teknisk drift

25. Status og framdrift Oktober - november 2010 • Veileder for lederne forberedes – informasjon om metodikk, gjennomføring av rapportmøte, forslag til tiltak etc • Presentasjon av metodikk og verktøy v/HKI-kontaktene i ulike lederfora etter behov. • Spørreskjemaet er sendt ut pr 07.oktober 2010, med 14 dagers svarfrist. • Undersøkelsen avsluttes torsdag. 21 oktober. • Påfølgende fredag (22.10): Dagsmøte med gjennomgang av resultater og rapportuttak for HKI kontakter og HKG gruppen. Forslag til beredskapsplan og endelig veileder til lederne utarbeides. Påfølgende mandag(25.10): Presentasjon av undersøkelsen/resultater i fylkesrådmannens ledergruppe. Beredskapsplan og veileder til ledere vedtas.

26. Status og framdrift • Presentasjon av undersøkelsen i møte med hovedtillitsvalgte • Presentasjon av undersøkelsen i møte med direktørenes ledergrupper • Tiltaksmøter i alle avdelinger og seksjoner i hele VFK (gjøres av hver enkelt leder med personalansvar) • HKI kontaktene bistår etter behov • HKI-kontaktene er i hele perioden tilgjengelig for metodeveiledning

27. Status og framdrift Desember 2010 – januar 2011 • Presentasjon av undersøkelsen i administrasjonsutvalget • Vurdere om resultatmålene på dette området samordnes med indeksene. • Fra 2011 skal målingene gjennomføres om våren.