REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK

1. REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK

2. Electronic Medical Record (EMR) adalahtempatpenyimpananinformasi-informasiklinik yang manaparapetugaskesehatanmembuatkeputusan-keputusanmerekadalamperawatankesehatanpasiendenganmengacukepadanya (Sabarguna, 2008).

3. AlurInformasi Database RekamMedisElektronikSecaraUmum SumberData Medis KumpulSimpanOlahAkses Database Management System

4. Proses input dapatmelibatkanduaatautigatahapanutamayaitupenangkapan data (data capture), penyiapan data (data preparation), danpemasukan data (data entry). • ada 6 unsur yang berkaitandenganpenyimpanan data daninformasipelayananpasien agar fungsiutamarekamkesehatantetapterjagakualitasnya, antaralain 1. Kemudahanakses, artinyasistemperolehan data tersediasetiapwaktuselama 24 jam danhanyadapatdibukaolehpihak yang berwenang 2. Berkualitas

5. Kemananan (security) : Menjagakeamanandalammenyimpan data/informasi, unsurkeakuratan data/informasidankemudahanaksesmenjadituntutanpihakorganisasipelayanankesehatan, praktisiskesehatandanpihakketiga yang berwenang. Sedangkanpihak yang membutuhkan data/informasiharussenantiasamenghormatiprivacypasien.

6. Fleksibilitas • Efisien • Dapatdihubungkandenganberbagaisumber (connectivity)

7. Informasi yang berkualitasmenjadisuatupersyaratandalammenyimpanrekammedis/kesehatandan RKE. Kurangatauhilangnya data dengansendirinyamempengaruhipengambilankeputusantentang diagnosis dantindakan • Dalammenjagakualitas data perludiperhatikan 4 (empat) perangkatyaitu: • Aplikasi data: tujuanpengumpulandata • Pengumpulandata: proseselemen data terakumulasi • Rumahdata: prosesdansistem yang digunakanuntukmengarsipkandanmenyimpandata • Analisisdata: prosesmenterjemahkan data menjadiinformasisesuaiaplikasiperangkatlunak yang digunakan

8. Keempatperangkatkualitas data diatasharusmemenuhi 10 ciri data yang berkualitasyaitu: • Akurat, artinya data menggunakannilai yang benardanvalid. • Mudahdiakses, artinyabutiran data mudahdiperoleh, layakdikumpulkandanmempunyainilai legal (yaitubatasanjumlah yang bolehdimasukkan, misalnyanomorrekammedishanyaberkisarantara 00-00-01 hingga 99-99-99). • Menyeluruh(comprehensive), artinya data dikumpulkansecaraluas, lengkapmeskipunadaketerbatasannya. • Ajeg(consistent), artinyanilai data danaplikasiharussama-samadapatdipercaya

9. keamanan komputer (computer security) mencakup empat aspek yaitu privacy, integrity, authentication, dan availability. Selain itu terdapat juga aspek penting yang harus diperhatikan yaitu access control dan non-repudiation: • Privacy atau confidentiality : Hal utama dari aspek ini adalah bagaimana untuk menjaga informasi dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses informasi tersebut. Walaupun mirip, terdapat perbedaan antara privacy dan confidentiality, privacy lebih mengarah pada data-data yang sifatnya pribadi seperti medical record pasien, sedangkan confidentiality umumnya berhubungan dengan data yang hanya diberikan kepada pihak lain untuk suatu keperluan tertentu.

10. Mutakhir(up to date), artinyanilaitukar data harussenantiasa yang terbaru. • Definisijelas, artinyadefinisi data harusdijelaskandenganterangdanjernihsehinggamudahdimengertidantahubatasannya. • Adabutiran data (granularity), artinyaatributdannilai data harusdijabarkanpadatingkatan yang benar (misalnyasensus). • Tepat, artinyanilai data haruscukupbesaruntukmendukungaplikasiatauproses. • Adahubungannya (relevant), artinya data bergunabagikinerjaprosesdanaplikasi. • Masukan data (entry) dancatatansebagaimanaseharusnyadenganbenar (timeliness), artinyatergantungpadabagaimana data digunakandandalamkonteksapa.

11. Integrity Integritry berkaitan dengan perubahan informasi. Informasi tidak boleh diubah tanpa izin pemilik informasi. Salah satu cara untuk menjaga integritry dari suatu informasi adalah digunakannya enkripsi dan digital signature. • Authentication Authentication berhubungan dengan akses terhadap informasi. Autentikasi berfungsi untuk mayakinkan bahwa orang yang mengakses atau memberikan informasi adalah benar orang yang memiliki hak untuk melakukan itu.

12. Availability Availability atau ketersediaan adalah aspek yang menekankan pada tersedianya informasi ketika dihubungnkan oleh pihak-pihak terkait. Suatu sistem informasi yang rusak dapat menyebabkan akses terhadap informasi tersebut tidak tersedia. • Access control Access control adalah aspek yang menekankan pada cara pengaturan akses terhadap informasi. Access control dapat mengatur siapa-siapa saja yang berhak untuk mengakses informasi atau siapa-siapa saja yang tidak berhak untuk mengakses informasi.

13. Non-repudiation Aspek ini erat kaitannya dengan suatu transaksi atau perubahan informasi. Aspek ini mencegah agar seseorang tidak dapat menyangkal telah melakukan transaksi atau perubahan terhadap suatu informasi. Teknologi yang digunakan umumnya adalah digital signature, certificates dan kriptografi.

14. salahsatualasanmeningkatnyaend-user computingadalahkemampuansistemuntukmenawarkankeuntungan-keuntunganberikut: • Kreasi, pengendalian, danimplementasiolehpemakai. Para akuntandanpemakaiakhirlainnyamengendalikanprosespengembangan. Merekamemutuskankebutuhaninformasiapa yang pentingdanapakahsebuahsistemharusdikembangkan. Rasa kepemilikan yang ditimbulkandenganditerapkannyapengembanganolehpemakaiakhirmembantuparapemakaimengembangkansistem yang baik. • Sistemyang menuhikebutuhanpemakai Ketikaparapemakaiakhirmengembangkansistemmerekasendiri, sistemtersebuttampaknyaakanlebihdapatmemenuhikebutuhanparapemakainya. Pemakaijugadapatmenemukankesalahansistem yang tidakakandapatditemukanolehorang-orangdaribagiansistem. Bentuk, isidan volume output sistemdidesainuntukmemuaskankebutuhanpegawai.

15. Ketepatanwaktu Banyakdaripenundaandalamwaktu lama dalamprosespengembangansistemsecaratradisionaldapatdihindari, sepertianalisis yang mahaldanmemakanwaktu, definisipersyaratanterinci, danpenundaan yang tidakdapatdihindarisertabirokrasidalamprosespersetujuan.

16. Membebaskansumberdayasistem. Semakinbanyakkebutuhaninformasipemakai yang dapatdipenuhi, semakinbanyakwaktu yang harusdihabiskandepartemensisteminformasiatasinformasilainnyadanaktivitaspemeliharaan. Hal inimengurnangikelebihanbeban yang tampakdantidaktampakdariproyekpengembangansistem. • Kefleksibilitasandankemudahanpenggunaan. Sebagianbesar softwaremudahuntukdipahamidandigunakan. Para pemakaidapatmengubahinformasi yang merekahasilkanataumemodifikasiaplikasimerekakapansajakebutuhanmerekaberubah.

17. SIMRS Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) merupakan suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit (Sabarguna, 2008). Peran SIRS adalah: • Pengendalian mutu pelayanan medis; • Pengendalian mutu dan penilaian produktivitas; • Analisis pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan; • Perencanaan dan evaluasi program; • Menyederhanakan pelayanan; • Penelitian klinis; • Pendidikan.

18. Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan: • Efisiensi • Kemudahan • Standard praktek kedokteran yang baik dan benar • Dokumentasiyang AuditabledanAccountable • Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan  gengsi pelayanan • Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit • Mendukungkoordinasiantarbagiandalamrumahsakit • Meningkatkanaksesdanpelayananrumahsakitterhadapberbagaisumberdaya, antara lain mitrausahapotensialseperiPedagangBesarFarmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan  pemberijaminankaryawannya, ASKES, dll

19. Meningkatkanprofesionalismemanajemenrumahsakit: • Setiapunit akanbekerjasesuaifungsi, tanggungjawabdanwewenangnya; • FungsiPelayanandanInformasi • FungsiPerawatan (medical care) • FungsiPenunjang/SuppoRT • FungsiAdministrasidanKeuangan • FungsiPengawasan, dll

20. Mendukungkerjasama, keterkaitandankoordinasiantarbagian / unit dalamrumahsakit. Contoh: Unit Registrasidengan Unit RM dalamhalPetugas RM dapatmengetahuisecara real time pasien yang mendaftardi bag Registrasi. • Unit Registrasidengan Unit RawatJalan. • Koordinasiantara Unit RawatJalan / RawatInapdengan Unit Apotik/FarmasidalamhalResep Online daninformasilainnya. • Koordinasiantara Unit RawatJalan / RawatInapdengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, danKeuangandansebaliknya

21. Manfaat Operasional • Kecepatan • Manfaat yang paling terasaketika SIMRS tersebutselesaidiimplementasikanadalahkecepatanpenyelesaianpekerjaan-pekerjaanadministrasi. Ketikadengansistem manual pengerjaaantagihankepadamitra/pihak ke-3, misalnya, memakanwaktusampai 1 bulansejakpasienselesaidilayani, dengan SIMRS hanyamemakanwaktu 1-2 harisaja.  Kecepataninitentusajamembuatefektifitaskerjameningkat.   Padaawalpemasangan SIM, ketikaalirankerjabelumlancar, peningkatankecepatanbelumterlaluterasa.  Namunketikakomitmenseluruh unit untuktepatwaktumemasukkan data denganakurasientri data yang tinggidipenuhi, makaakanterasasekalidampakdari SIMRS terhadapkecepatankerja.  

22. Akurasi • SIMRS jugadapatmencegahterjadinyaduplikasi data untuktransaksi-transaksitertentu. Misalnya, pasien yang samadiregistrasi 2 kali padahari yang sama, maka SIMRS akanmenolaknya, SIMRS jugaakanmemberikanperingatanjikatindakan yang samauntukpasien yang samadicatat 2 kali, halinimenjaga agar user lebihteliti.

23. Integrasi • Hal lain yang jugaterasaberpengaruhterhadapbudayakerjaadalahintegrasi data disetiap unit. Biladengansistem manual, data pasienharusdimasukkandisetiap unit, makadengan SIMRS data tersebutcukupsekalidimasukkandipendaftaransaja. Hal inijelasmengurangibebankerjaadminstrasidanmenjaminkonsistensi data.  Ilustrasipadaawalmakalahinimerupakangambaranprosesintegrasipadabeberapa unit layanandirumahsakit.

24. Peningkatanpelayanan • Pengaruh SIMRS yang dirasakanolehpasienadalahsemakincepatdanakuratnyapelayanan. Sekarangpasientidakperlumenunggu lama untukmenyelesaikanadministrasinya, baikrawatinapataupunrawatjalan. Hal yang samajugadirasakanperusahaanpelanggan, dimanatagihan yang dikirimcukupakuratdandetilsehinggamemudahkananalisamereka.  

25. PeningkatanEfisiensi karenakecepatandanakurasi data meningkat, makawaktu yang dibutuhkanuntukmelakukanpekerjaan-pekerjaanadministrasiberkurangjauh, sehinggakaryawandapatlebihfokuspadapekerjaanutamanya. TanpaSIM, perawatharusmemasukan data standarasuhankeperawatansecaraberulang-ulangdansangatmemakanwaktu, tetapidengan SIM, perawathanyatinggalmemasukan data diagnosapenyakitpasien, dankomputer yang akanmencetaklaporan,untukditanda-tanganiperawat.  

26. Kemudahanpelaporan • Pekerjaanpelaporanadalahpekerjaan yang menyitawaktunamunsangatpenting. Denganadanya SIM, prosespelaporanhanyamemakanwaktudalamhitunganmenitsehinggakitadapatlebihkonsentrasiuntukmenganalisalaporantersebut.

27. Manfaat Manajerial • Kecepatanmengambilkeputusan • Dengansistem manual, manajerseringkalimengambilkeputusanberdasarkaninformasi yang mungkinsudahtidakrelevanlagi. Belumlagijika yang dibutuhkanadalah trend berdasarkanselangwaktutertentu (harian/mingguan/dsb), inimengakibatkankeputusan yang diambilbelumtentusesuaidengankondisinyata.  Namundengan SIM, informasi yang disajikanbersifat real time, bahkankitadapatmembuattabulasidariinformasitersebutsehinggainformasi yang kitadapatsudahsangatspesifiksesuaidengankebutuhankita.

28. AkurasidankecepatanIdentifikasimasalah Karenalaporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberigambarandariharikeharimengenaikinerjarumahsakit, makajikaadahal-hal yang tidak normal dapatsegerakitaketahui. Hal inimembuatidentifikasipotensimasalahdapatdilakukanlebihdini, sehinggatindakanpencegahanataupenanggulangannyadapatsegeradisusun.  

29. Kemudahanpenyusunanstrategi • Sejalandenganidentifikasimasalahdiatas, kita pun dapatmenyusunstrategikedepanberdasarkan data populasi, bukanlagistatistik, karena SIMRS mampumemberikan data populasidenganselangwaktutertentu, bahkanmenyajikankecenderungandatanyakepadakita. Initentusajasemakinmenajamkanstrategi yang kitasusun.

30. Manfaat Organisasi • BudayaKerja • Karena SIMRS inimensyaratkankedisiplinandalampemasukan data, baikketepatanwaktumaupunkebenaran data, makabudayakerja yang sebelumnyamenangguhkanhal-halsepertiitu, menjadiberubah. Hal inidapatterjadikarenaintegrasi SIMRS denganseluruh unit layanan. Sebagaicontoh, jika unit registrasitidakmemasukkan data pasien yang akanberobat, maka unit layanantidakmungkindapatmemasukkanlayanankepadapasientersebut, dankasir pun tidakmungkinmenerimapembayarandaripasientersebut. Katakanlahsemua unit sepakatuntukmenangguhkanpemasukandatanya, makakeesokanharinya, manajerakanmelihatpenurunan trend pasienataumelihatadapasien-pasien yang menggantung. Adajugapengalamanmenarik yang kamitemukandalamimplementasi SIMRS disuatuRumahSakit, karenadasarperhitunganimbalanjasamedikuntukdokterdanperawatdihitungberdasarkan data transaksi yang adadi SIM, makadokter yang berkepentingandengan data tersebutmenjadi supervisor data yang dimasukkantanpadiminta. Implikasinyaadalah, sedikitsekali data yang salahdimasukkan.  

31. Transparansi • SIMRS sebaiknyadirancangmenganutkebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakanolehseluruhrumahsakitberadadibawahsatukendali. Misalnyauntuk data tariftindakan, unit layanantidakbolehdantidakbisamemasukkanataumengubahtarif yang ada, data yang merekamasukkanhanyalayanan yang diberikankepadapasiensehinggamanipulasitariftidakdimungkinkan.   Hal lain lagi, pendapatansetiap unit layananterlihatdarilaporanharian yang selaludilaporkankepadadirektur. Dengandemikiansetiaporangdapatmelihatjalannyaprosestransaksidirumahsakitdansecaratidaklangsungjugaturutmengawasiprosestersebut.  

32. Koordinasiantar unit (Team working) • Karenaseringkali data yang digunakanoleh unit layanantertentuadalahmilik unit layanan yang lain, misalnyakodePERUSAHAAN pelangganadalahmilikkeuangan yang digunakansecaraintensifolehmedrec, makaketikaterjadiperubahanterhadap data tersebut, unit yang bersangkutanakanmengkoordinasikannyadengan unit yang terpengaruh. Apabilahalinitidakdilakukanmakadengansendirinyaakanterjadikekacauan data referensi.  

33. Pemahamansistem • Apabiladuludengansistem manual, sedikitsekalipersonel yang mengetahuiatauperdulidenganproses yang terjadidi unit lain, makadenganadanya SIMRS haltersebutterjadidengansendirinya. Inikarenaseringkaliuntukmemahamialiran data sampaidatangkepadaunitnya, melibatkanberbagai unit lain. Ketikaterjadikesalahansetiap user berusahamencaritempatterjadinyakesalahantersebut agar bukanunitnya yang disalahkan. Efeknyaadalahmerekamenjadipahambagaimanasistemdirumahsakittersebutbekerja.

34. Mengurangibiayaadministrasi • Seringkaliorangmenyatakanbahwadenganadanyakomputerisasibiayaadministrasimeningkat. Padahaldalamjangkapanjang yang terjadiadalahsebaliknya, jikadengansistem manual kitaharusmembuatlaporanlebihduludiataskertas, barukemudiandianalisa, makadengan SIMRS analisacukupdilakukandilayarkomputer, danjikasudahbenarbarudatanyadicetak. Hal inimenjadipenghematan yang cukupsignifikandalamjangkapanjang.