Forbedring av innkjøpsprosessene ved Universitetet i Oslo

1. Forbedring av innkjøpsprosessene ved Universitetet i Oslo Gjennomgang av sjekkliste for innkjøp 14. og 15. juni Prosjekt for ny anskaffelsesorganisering (“NAO-prosjektet”) Tor Erik Lillebø (Ernst & Young) Marianne Braaten (prosjektleder) Svein-Erik Sørli (fagansvarlig)

2. NAO-prosjektet • Prosjektet skal foreslå og implementere nødvendige tiltak for å sikre en effektiv og helhetlig organisering av anskaffelsesfunksjonene ved UiO og etterlevelse av gjeldende regelverk på området. Dette vil omfatte forhold som strategi for innkjøpsarbeidet, organisering av anskaffelsesprosessene og endring av arbeidsprosessene knyttet til anskaffelser, herunder fullmakter, rutiner, maler og dokumentasjonskrav og vurdering av behov for ulike støttesystemer innen anskaffelsesfunksjonen. Prosjektet skal utvikle løsninger som minimaliserer UiOs kostnader og utgifter i forbindelse med anskaffelser.

3. Men aller først… • Prosjektet skal i sin første fase- sikre at innkjøpsaktivitetene ved UiO oppfyller formelle minstekrav til dokumentasjon, innenfor dagens organisering av innkjøpsfunksjonene, og- utarbeide et forslag til prosjektplan for organisering og gjennomføring av prosjektets overordnete målsetninger.

4. Innkjøp ved Universitetet i Oslo • Universitetet i Oslo foretar ordinære innkjøp for vel 1 milliard kroner årlig. • Det foretas 50-60.000 bestillinger • Det behandles 120.000 fakturaer • Organiseringen av innkjøp er i hovedsak desentral og med en liten sentral innkjøpsenhet. • UiO har en rekke utfordringer knyttet til innkjøpsaktivitetene deriblant dokumentasjon av direktekjøp¹ og overholdelse av regelverk og interne rutiner. • For å sikre bedre dokumentasjon og overholdelse av rutiner og regelverk, er det utviklet en sjekkliste (huskeliste) for innkjøpere ved UiO. ¹ Kjøp som ikke krever anbudsprosess

5. Helhetlig beskrivelse av innkjøpsprosessen 4. Vare-mottak 1. Behov oppstår 2. Innhente tilbud 3.Bestilling 5. Avslutning Dette beskriverhovedfaser i innkjøpsprosessen slik den er beskrevet i UiO’s interne rutiner. Sjekklisten omhandlerde viktigste sjekkpunktene i innkjøpsprosessens første 3 faser.

6. Sjekkliste for innkjøp • Sjekklisten skal gjøre det lettere å gjennomføre løpende innkjøp korrekt, samt sørge for innkjøp som foretas iht regelverk og interne rutiner dokumenteres • Sjekklisten er obligatorisk for alle innkjøp mellom NOK 15.000 eks. mva og NOK 200.000 eks.mva. • Sjekklisten ligger på UiO’s nettsider.  Gjennomgang av sjekkliste

7. Bruk av sjekklisten og krav til dokumentasjon • For alle kjøp med en verdi på mellom kroner NOK 15.000 eks. mva og NOK 200.000 eks. mva er sjekklisten obligatorisk. Den skal fylles ut, signeres, og arkiveres i lokalt bestillingsarkiv sammen med kopi av bestilling og ordrebekreftelse. • Alle kjøp over NOK 200 000,- eks. mva. skal spesifiseres før oversendelse til Innkjøpsseksjonen med anmodning om å gjennomføre kjøpet. Innkjøpsseksjonen står ansvarlig for å dokumentere anbudsprotokollen og arkivere denne sentralt.

8. Habilitetskrav • I tillegg til Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter og EØS/WTO-bestemmelsene må man forholde seg til øvrig lovverk • Spesielt bør Forvaltningslovens § 6-10 om habilitet vektlegges høyt i innkjøpsprosessene. § 6: En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken.

9. Direktekjøp En anskaffelse kan gjennomføres som direktekjøp dersom minst ett av de følgende spørsmålene kan besvares med ”ja”: • Er prisen på varen/tjenesten under 200.000 NOK eks mva? NB: Det er ikke tillatt å splitte opp en anskaffelse for å komme under grensen. • Finnes det bare en leverandør som kan levere varen/tjenesten? • Er tilbudet vesentlig under normale markedspriser og med en varighet som er for kort til at man rekker å gjennomføre en konkurranse? • Er det umulig å utsette anskaffelsen i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse? • Er innkjøpet uforutsett og strengt nødvendig for å fullføre kontrakten med eksisterende leverandør? • Har man gjennomført et forutgående anbud uten å ha mottatt et tilbud som tilfredstiller kravene ? • Gjelder innkjøpet varer eller tjenester som kjøpes på børs/råvarebørs eller lignende marked ? NB: Vurderingene under punkt 2-7 skal alltid gjøres i samarbeid med sentral innkjøpsenhet

10. Åpent / begrenset anbud² • Det skilles normalt ikke mellom adgangen til å benytte åpen- eller begrenset anbudskonkurranse • I en åpen anbudskonkurranse kan alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene delta • I en begrenset anbudskonkurranse foretas en prekvalifisering av 5-20 tilbydere på grunnlag av leverandørenes tekniske, økonomiske og finansielle kapasite ² I henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser

11. Prisfastsettelse på forhånd er umulig Det kan ikke fastsettes nøyaktige spesifikasjoner på forhånd Varen/tjenesten produseres utelukkende til forsknings- og utviklingsformål (FoU) Varen/tjenesten kan, av tekniske eller kunstneriske årsaker, bare leveres av en leverandør Det er umulig å overholde fristene ved en anbudskonkurranse Varen/tjenesten gjelder gjentagelse, tilleggsleveranse eller tilleggsarbeider Kontrakten inngås etter en plan- og designkonkurranse Det er gjennomført en forutgående mislykket anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling³ Det kan gjennomføres forhandlinger dersom ett eller flere av følgende vilkår er tilfredsstilt: ³ I henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser

12. Nettside for rutiner og brukerdokumentasjon • www.admin.uio.no/prosjekter/nao/brukerveil/ • Fra denne nettsiden finner dere sjekklister, rutinebeskrivelser, brukerveiledninger, kontrollplaner osv etter hvert som det blir utviklet i prosjektet. Helt konkret er en veiledning for kjøp og bruk av eksterne konsulenttjenester under utvikling nå. • Enhetene får i tillegg informasjon gjennom de vanlige formelle kanaler etter hvert som nye rutiner og løsninger utvikles. • Øvrig informasjon fra prosjektet finnes påwww.admin.uio.no/prosjekter/nao/