Utbildning föreningsadministratör

1. Utbildning föreningsadministratör

2. Viktiga datum! Fr.o.m. 1/7 2013 är det krav på att aktiviteter/sammankomster ska närvarorapporteras i kommunens system för att generera bidrag.

3. Information/Bakgrund I den föreningsutredning som genomfördes hösten 2009 framkom ett antal önskemål på förbättringar. • Den högst prioriterade förbättringen var möjligheten till att göra bidragsansökningar via nätet. Första steget till bidragsansökan är att närvarorapportera aktiviteterna. De tillsammans med antalet medlemman i åldern 5-20 ligger till grund för aktivitetsstödet.

4. Effekter för föreningen För föreningen blir det: • Mindre administration då föreningsadministratören slipper göra egna sammanställningar/beräkningar eftersom detta sker automatiskt i systemet. • En bättre kontroll av inrapporteringen eftersom föreningsadministratören löpande kan följa så att aktiviteter blir inrapporterade av föreningsledaren. • Enklare att ta ut statistik på sin egna verksamhet

5. Effekter för kommunen För kommunen blir det: • Mindre administrativt arbete • Förbättrade möjligheter att utläsa statistik, inom förvaltningen och för politiken. • En trygghet, då systemet ser till att vi betalar ut rätt bidrag för föreningens verksamhet.

6. Grundförutsättning för att starta föreningskonto • Föreningen utser en ansvarig för hantering av kommunala föreningsbidrag • När fullmakt, styrkt av styrelseprotokoll, inkommer till kultur- och fritidsförvaltningen så lägger vi upp ett föreningskonto och föreningsadministratören får ett mail med sina användaruppgifter.

7. Ansvarsområden för föreningsadministratör • Uppdatering föreningens kontaktuppgifter (föreningsregister) • Ansökan föreningsbidrag – Lokalkostnadsbidrag & Ledarutvecklingsbidrag • Närvarorapportering - kommunalt verksamhetsbidrag • (Boka lokaler)?

8. Två webbsidor att arbeta mot • Interbook – kopplad till bokningssystemet – här söks bidragen • Webbmodul för närvarorapportering – här närvarorapporterar man

9. Webbadress Interbook • För att komma åt inloggningssidan skriver du följande webbadress: • https://boka.vaxjo.se/?Id=4 • Webbsidan kommer du även åt genom kommunens hemsida • www.vaxjo.se under fliken Uppleva & Göra

10. Inloggning interbook

11. Administrering föreningsuppgifter

12. Bidrag

13. Bidragsansökan

14. Medlemmar

15. Aktivitet/Deltagare

16. Verksamhetsbidrag närvarorapportering

17. Webbadress närvarorapportering • För att komma åt inloggningssidan skriver du följande webbadress: • http://aktvax.argentum.se • Webbsidan kommer du även åt genom kommunens hemsida • www.vaxjo.se under fliken Uppleva & Göra

18. Arbetsordning aktivitetsstöd • Föreningsadministratören lägger upp föreningens grupper samt skapar konto till den ledare som är ansvarig för respektive grupp. • Föreningsledaren lägger upp sina deltagare på respektive grupp. Föreningsledaren kan även välja att lägga upp planerade aktiviteter alternativt lägga upp aktiviteterna efter varje enskilt tillfälle.

19. Inrapportering aktivitetsstöd • Föreningsledaren måste fylla på vilka deltagare som varit närvarande på varje enskild aktivitet. • När föreningsledaren är färdig med aktuellt deltagartillfälle klarmarkeras detta. • Föreningsadministratören kan då följa om det finns tillfällen som inte är klarmarkerade. • När aktiviteterna är klarmarkerade kan administratören signera aktiviteten.

20. När föreningen lämnat in fullmakt styrkt av styrelseprotokoll kommer ett mail med inloggningsuppgifter till utsedd föreningsadministratör. Mailet kommer från: aktivitetsstod@vaxjo.se

21. Lösenord – TIPS! • Lösenordet från aktivitetsstod@vaxjo.seär ofta väldigt komplicerat, vilket kan leda till svårigheter att logga in. • Kopiera lösenordet som finns i mailet och klistra sedan in detsamma i lösenordsrutan. (Har man svårigheter med att kopiera texter kan det vara bra att man har med sig någon som har datavana.) • Första gången man är inloggad så byter man lösenord till ett eget (tänk på att lösenordet måste innehålla åtta tecken varav ett specialtecken. (specialtecken är ! ” # ¤ % & / ( ) = ? m.m.)

22. Byta lösenord

23. Föreningsadministratören skapar grunden för föreningens närvarorapportering • Börja med att lägga upp grupper • Lägg sedan upp de ledare som ska rapportera in närvaron • Koppla ledaren till den eller de grupper ledaren ska rapportera för

24. Lägg upp grupper Skriv in grupp för grupp. Spara genom att trycka på disketten till vänster

25. Lägg upp ledare Gå in på hantera användare För att lägga upp en ny ledare, tryck på Ny användare och nytt fönster öppnas

26. Lägg upp ledare och koppla till grupp/grupper Fyll i ledarens uppgifter och kryssa i vilka grupper ledaren ska rapportera för. När föreningsledaren sparas skickas automatiskt ett mail till ledaren med inloggningsuppgifter

27. Ledaren • Ledaren lägger upp vilka deltagare/ledare som tillhör respektive grupp (kan även göras av föreningsadministratören).

28. Lägga upp deltagare Välj vilken grupp som avses (F97). Fyll i personnummer, namn. Deltagare eller ledare samt om deltagaren är Handikappad. Avsluta med spara och deltagaren/ledaren lägg till i Gruppens lista

29. Skapa tillfällen Du kan välja att lägga upp dina aktiviteter innan eller efter en aktiviteten. Har man en planering för sina aktiviteter kan man med fördel lägga upp aktiviteterna innan. Man väljer nytt tillfälle, och fyller sedan i under skapa/ändra tillfälle: datum, starttid, sluttid samt vilken verksamhet som ska/har utförts.

30. Närvarorapportering När en aktivitet är genomförd kan föreningsledaren markera vilka deltagare som varit närvarande på aktiviteten. Börja med att välja vilket tillfälle som ska rapporteras in. Fyll på vilka i gruppen som varit närvarande. När ledaren är färdig med respektive tillfälle är det viktigt att tillfället klarmarkeras.

31. Närvarorapportering via mobiltelefonen • Ledare med mobiltelefon med webbläsare kan utföra rapporteringen direkt på plats (mer info finns i användarmanualen) • I dagsläget finns ingen ”app” för smartphones

32. Föreningsadministratören signerar aktiviteterna För att bidrag ska kunna genereras för närvarorapporteringen krävs att föreningsadministratören godkänner den närvarorapporteringen som utförts genom att signera klarmarkerade tillfällen. När bidragsansökan görs i Interbook hämtas de signerade uppgifterna från närvarorapporteringssystemet, och dessa ligger således till grund för det aktivitetsstöd kommunen betalar ut.