TC SERHAT KALKINMA AJANSI

1. TC SERHAT KALKINMA AJANSI PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ Oktay GÜVEN UZMAN 09.05.2011

2. PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ Eğitim temel olarak; Proje yönetimi, uygulama usul ve esaslarını, içermektedir.

3. AKIŞ • Proje Uygulama Süreç Şeması • Sözleşme Değişiklikleri • Uygun Maliyetler ve Muhasebe Yükümlülükleri • Raporlama Yükümlülükleri ve Proje Dokümantasyon • Ödeme Prosedürleri • İzleme ve Destek Ziyaretleri • Uyarılar ve Önemli Hatırlatmalar

4. İlk İzleme Resmi Tebligat SÖZLEŞME EĞİTİMLER PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ HAKEDİŞ SÜRECİ Eş Finansman+ Ön Ödeme Ara Rapor DÜZENLİ VE ANLIK İZLEME Ara Ödeme Nihai Rapor Nihai Ödeme ya da Tahsilat KAPANIŞ

5. PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ Proje uygulaması esnasında kullanılacak temel dokümanlar: • Proje Uygulama - Görünürlük Rehberi ve Ekleri • Satın Alma Rehberi ve Ekleri

6. SÖZLEŞMELERDE DEĞİŞİKLİK • Sözleşmede değişiklik yapılması mümkündür ama projenin başlangıçtaki haliyle uygulanılması esastır. Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir: • Küçük Değişikliklerde Bildirim Mektubu • Büyük Değişikliklerde Zeyilname Not: Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı planlıyorsanız, talebinizi Ajansa göndermeden önce izleme uzmanınızla görüşmeniz gerekmektedir.

7. SÖZLEŞMELERDE DEĞİŞİKLİK Sözleşme Değişiklikleri İçin Uyulması Gereken İlkeler; • Değişiklik gerekçelerini açıklama • Eşit muamele ilkesi • Proje amacını değiştirmeme • Sözleşme süresi içerisinde olma • Geriye dönük olamama • Mali destek miktarı artırılamaz. Not: Sözleşme Ek II-Genel Koşullar Madde 9 -Sözleşme Değişiklikleri

8. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Küçük Değişiklikler İçin Bildirim Mektubu Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? Projenin temel amacını etkilemeyen, • Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, • Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, • Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15’i veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz)

9. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? • Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, • Banka hesabı değişikliği, • Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, • Belirli bir bütçe kalemine ayrılan tutarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, • Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla), • Proje denetçisi değişikliği gibi durumlarda başvurabilirsiniz. Not: PUR EK 1

10. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu Sözleşme kapsamındakiher türlü değişiklik için mutlaka projenizden sorumlu izleme uzmanına danışılması gerekmektedir.

11. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, Ajans; faaliyetler, bütçe, banka hesabı ve denetçi gibi unsurlardaki küçük değişiklikleri onaylamayabilir. Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir.

12. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Sözleşme değişiklikleri için ZEYİLNAME; • Ajansın ön onayı gereken temel değişikliklerdir. • Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz. • Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.

13. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Zeyilname Talebinin Hazırlanması • Zeyilnamenin gerekliliği ve uygunluğu konusunda projenizden sorumlu izleme uzmanına danışınız. • PUR- EK 2’ye uygun bir biçimde, zeyilname başvurusunu iki nüsha hazırlayınız. • Zeyilname talebini Ajansa gönderiniz. • Ajans sözleşmeye ilişkin zeyilnameyi hazırlayıp, size imza için gönderecektir.

14. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde: • Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, • Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15’ini aşan değişiklikler,

15. SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ Sözleşme Değişiklikleri için Zeyilname • Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, • Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, • Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, • Sözleşme süresinin uzatılması, • Mücbir hallerde Zeyilname hazırlanabilir.

16. UYGUN MALİYETLER • Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, yapılan harcamalar PUR’da belirtilen Uygun maliyet kalemlerine göre değerlendirilecektir. • Projenin toplam bütçesi uygulama sırasında gerçekleşen toplam uygun maliyettir.

17. UYGUN MALİYETLER Maliyetlerin Uygunluğu İçin Genel İlkeler • Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. (Sözleşme Ek III) • Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. • Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I’ de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. • Destekleyici belgelerle desteklenmesi, • Yararlanıcı veya ortakları tarafından gerçekleştirilmesi gerekir.

18. UYGUN MALİYETLER Maliyetlerin Uygunluğu İçin Genel İlkeler • Faaliyet tanımında yer almayan yada zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. • Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan yada raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. • Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. Projeyle ilgili bütün harcamalar banka hesabından yapılacaktır. Ancak ilgili harcama belgeleri sunulmak kaydıyla bir defada 300TL’ye kadar olan harcamalarda banka hesabından transfer yapma zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu şekilde yapılacak harcamaların toplamı aylık 1000 TL’yi geçemez.

19. UYGUN OLMAYAN MALİYETLER Uygun Olmayan Bazı Maliyetler • Yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan ceza, zam, faiz ve sair giderler, • Borçlar ; zarar veya borç karşılıkları, • Faiz borcu, • Halihazırda başka bir kapsamda finanse edilen kalemler, • Arazi veya bina alımları, bina yapımı, istimlak bedelleri, • İkinci el ekipman alımları, • Kur farkından doğan zararlar,

20. UYGUN OLMAYAN MALİYETLER • Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları, • Proje başlangıcından önce yapılan hazırlık çalışmalarının ve diğer faaliyetlerin maliyetleri, • Yararlanıcı yada ortakları dışındakiler tarafından gerçekleştirilen maliyetler, • Salt sözleşmeye, teminatlara ve Ajans ile yararlanıcı arasındaki mali ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, • Üçüncü taraflara verilen krediler, • Sınırlı deneme üretimleri haricinde hammadde maliyetleri, • Binek araç alımı, • Projeyle ilgisi olmayan harcamalar.

21. PROJE DOKÜMANTASYONU VE MUHASEBESİ Mali Dokümantasyon Destekleyici belgenin biçimi, harcamaların ve bunların temelini teşkil eden faaliyetlerin ya da işlemlerin çeşit ve içeriğine bağlıdır. Harcamalar; • Fatura ve makbuz gibi satın alma belgeleri • Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri • Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler gibi belgelerle desteklenmelidir.

22. PROJE DOKÜMANTASYONU VE MUHASEBESİ Teknik Dokümantasyon Projenin teknik dokümantasyonu faaliyetlerin uygulandığına, hizmetlerin ve çıktıların alındığına dair yeterli detay içermelidir. Örnekler; • Araştırmalar/Çalışmalar-Raporlar • Yayımlar-Yayımların Kopyaları • Uzmanlar-Çıktıların Kopyaları, Faaliyet Raporları

23. PROJE DOKÜMANTASYONU VE MUHASEBESİ Muhasebe Yükümlülükleri • Çift girişli defter sistemi kullanılmalı • Harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı, mümkünse proje için ayrı hesaplar kullanılmalı • Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri, muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı Alınan mali destek iki yolla muhasebeleştirilebilir: • Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır. • Özkaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi tutulmaz.

24. İZLEME VE DESTEK ZİYARETLERİ İzleme faaliyetlerinin temel amacı verilen mali desteklerin sözleşmede belirtilen temel amaçlar doğrultusunda kullanıldığının doğrulanmasıdır. Ayrıca proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesini ve yararlanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanacaktır.

25. İZLEME VE DESTEK ZİYARETLERİ • İlk İzleme Ziyareti Eğitimlerin hemen ardından gerçekleştirilecek olup, tarihi Yararlanıcı ile ortak belirlenecektir. • Düzenli İzleme Ziyaretleri Projenin uygulama sürecinde projelerden sorumlu izleme uzmanları tarafından gerçekleştirileceklerdir. Ziyaret tarihleri Yararlanıcılarla birlikte ilk izleme ziyaretlerinde belirlenecektir. • Anlık İzleme Ziyaretleri Projelerden sorumlu uzmanlar tarafından önceden haber verilmeden gerçekleştirilecektir.

26. İZLEME VE DESTEK ZİYARETLERİ İzleme Kapsamında Yararlanıcının Yükümlülükleri • Proje kilit personelinin (Koordinatör ve muhasebeci) izleme ziyaretlerinde hazır bulunmasını sağlama • Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmek • İzleme ziyaretlerinin sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi için izleme uzmanına gerekli desteği sunmak • İzleme ziyaretinde istenilen bilgi ve belgelerin hazır bulundurulması

27. RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ • Ara dönem raporu (teknik ve mali); • Nihai rapor (teknik ve mali) ; • İki aylık yararlanıcı beyan raporları; • Mali destek miktarı 200.000 TL’nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte denetim raporu; • Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Not: Gerekli görülürse Ajans tarafından söz konusu raporların hazırlanmasına ilişkin bir eğitim verilecektir.

28. RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar Projenize ilişkin Ara Raporu(EK4.1), ödeme talebi ile birlikte, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip yedi gün içinde Ajansa sunmalısınız. Nihai raporu (EK4.2)ise, ödeme talebi ile birlikte, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç otuz gün içinde Ajansa sunmanız gerekir. Ara veya nihai ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması halinde yapılır.

29. RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporu Bu raporlar iki ayda bir yararlanıcı tarafından ajansa sunulacaktır. Beş ana kısımdan oluşacaktır: Temel sözleşme bilgileri, raporlama dönemindeki bütçe gerçekleşmeleri, gerçekleşen faaliyetler, satın alma faaliyetleri ve yararlanıcının ihtiyaçları

30. RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Proje sonrası Değerlendirme Raporu Bu rapor , projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesi, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir.

31. RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Raporlarda Dikkat Edilecek Hususlar • Raporlarda standart formlar kullanılmalıdır • Raporları ajansa sunmadan önce taslak hallerini mutlaka izleme uzmanına inceleterek görüşlerini alınız. • Raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak CD’ye basılı haliyle beraber Ajansa sunmalısınız. • Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak zorunludur

32. ÖRNEK ÖDEME SÜRECİPROJE BEDELİ:200.000 TL HİBE TUTARI:100.000 TL

33. ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ödemelerle İlgili Genel Esaslar • Ödemeler, ön ödeme hariç, hakediş esasına göre yapılır. • Ödeme talepleri sözleşmeye bağlanmış faaliyet takvimine göre yapılır. • Ödeme yararlanıcının ödeme talebine istinaden yapılır. • Ödeme talebinde bulunulması ajansın ödeme yapacağı anlamına gelmez. • Ödemelerin hak edilmesi için usulüne uygun harcanması gerekir.

34. ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ödemelerle İlgili Genel Esaslar • Projeye ilişkin tüm ödemeler proje hesabından bir başka hesaba transfer şeklinde yapılır. • Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılamaz.

35. ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ön Ödeme Ön ödeme tutarına yapılacak ilk izleme ziyaretinden sonra karar verilecektir. Ara Ödeme Hakediş usulüne göre yapılacak olup, harcamalar ilk olarak Yararlanıcı tarafından karşılanacaktır. Nihai Ödeme veya Tahsilat Proje faaliyetleri tamamlandıktan sonra kesin bütçe ve proje hesabına uygulama süresince tahakkuk eden faiz gelirleri de göz önüne alınarak hesap edilecektir.

36. UYARILAR • Ajans toplam uygun maliyetlerin kayda bağlanmış mali destek oranından daha fazlasını ödemez. • Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir

37. ÖNEMLİ HATIRLATMALAR • Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmalısınız. • Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra beş yıl boyunca arşivlemelisiniz • Proje kapsamında satın alınan makine ve teçhizat 3 yıl boyunca satılamaz, devredilemez, rehin verilemez. Bu durumun takibi Ajans tarafından yapılacaktır. • Proje sürecinde faaliyetlerinizi gerçekleştirirken Sorumlu uzmana danışmanız gerekmektedir.

38. TEŞEKKÜRLER