İSTATİSTİKSEL PROSES KONTROL ÇİZELGELERİNDE HATA TEŞHİSİNE YÖNELİK YAKLAŞIMLAR

1. İSTATİSTİKSEL PROSES KONTROL ÇİZELGELERİNDE HATA TEŞHİSİNE YÖNELİK YAKLAŞIMLAR

2. ÖZET • İstatistiksel proses kontrol çizelgeleri, süreci etkileyen özel nedenlerin varlığına işaret eden kontrol-dışı sinyalleri saptamayı amaçlar. • Böyle bir sinyal saptandığında bunun yorumlanması, diğer bir deyişle sinyale yol açan gerçek nedenlerin ortaya çıkarılması operatör ya da mühendislerin görevidir. • Son zamanlarda bu yorumlama işlemini kolaylaştıracak bazı teknikler geliştirilmiştir.

3. BÜMKO – Misyon Toplumun refahı ve ihtiyaçları için, hükümetlerin belirlediği hedef veprogramlar doğrultusunda, kamu kurum ve kuruluşlarının talepleriniobjektif kriterler dahilinde dikkate alarak; mali ve insani kaynaklarınrasyonel tahsisi, kamu harcamalarında tasarrufun sağlanması, tutarlı,dengeli, ve etkili bir bütçe politikasının yürütülmesi amacıyla kamuistihdam politikası ve giderlerle ilgili uygulamalarıdüzenlemek,standartları tespit etmek, gerekli önlemleri almak ve denetlemek.

4. BÜMKO – Vizyon Toplumsal refahın artırılması amacıyla, maliye politikalarının oluşturulmasında hükümete danışmanlık yapmak, bu politikaların yönlendirilmesi, uygulanması ve denetiminde; etkin, verimli, kaliteli, şeffaf ve hesap verebilir kamu yönetiminin sağlanmasında; kaynakların rasyonel ve dengeli dağılımında bütçenin daha etkin bir araç olarak kullanılması

5. BÜMKO – Müşteri • TBMM • Genel Bütçeli Daireler ve Katma Bütçeli İdareler, • Özel sektör • Döner sermayeli kamu kuruluşları • Özel bütçeli kamu kuruluşları ve belediyeler, • Kamu çalışanları, • Toplum, • Maliye Bakanlığının diğer genel müdürlükleri • Yurtdışı temsilcilikler • KİT’ler • Sivil toplum örgütleri • Siyasi partiler • Uluslararası kuruluşlar • Vakıflar • Özel idareler

6. Süreç Nedir? ‘İnsan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman gibi kaynakları işleyip değer katarak(iç veya dış)müşteri istek ve beklentilerini karşılayacak çıktıları üreten eylem ve işlemler dizisi’

7. Süreç Nedir? • ‘Müşteri’ için bir değer oluşturmak üzere, • bir grup girdi alarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan, • Tekrarlanabilen • Ölçülebilen • Bir sorumlusu olan • Hiyerarşik yapının aksine yatay • Fonksiyonlar (birimler) arası • Eylem ve işlemler dizisidir.

8. Süreç Nedir? Müşteri Çıktı İşlem Karar Tedarikçi Girdi İşlem

9. Süreç Öğeleri • Başlatan: Bir ihtiyaç, talep veya görev • Girdi: İşlemler için gerekli olanlar • Tedarikçi: Girdileri sağlayanlar • Süreç adımları: Yapılan işlemler • Çıktı: İşlemler sonucunda elde edilenler • Müşteri: Çıktıları kullananlar

10. Süreç Örneği Örnek: Helva yapmak • Başlatan: Helvaya talep • Girdiler:Un, yağ, şeker, su, ocak, kap-kacak, tarif • Süreç adımları: Yağı erit Unu kavur Su ve şeker ekle Karıştır Ocaktan indir • Çıktı: Helva Tedarikçi ve müşteri kim?

11. Süreç Örneği • Örnek: Vergi İncelemesi • Başlatan: Vergi inceleme ihtiyacının belirlenmesi • Girdi: İş emri, defter ve belgeler, mevzuat, ... • Süreç adımları: • Görevlendirme • İnceleme • Uygunluk denetimi • Doğruluk denetimi • Mezvuat araştırması • Tutanak tanzimi • Rapor tanzimi • Çıktı: Vergi incelemesinden geçmiş kurum/kuruluş

12. Neden Süreç Yönetimi?

13. Fonksiyonel Organizasyon BÜMKO Genel Müdürlüğü İhaleler Personel &Eğitim Kanunlar ............. Bütçe

14. Fonksiyonel Organizasyonun Yararları 1 • Çalışanların kendi alanlarında uzmanlaşması, böylece beceri düzeylerini geliştirebilmeleri, • Çeşitli fonksiyonların (maliye, personel, bakım, …) merkezileştirilmesinin maliyetleri düşürmeye yaraması,

15. Fonksiyonel Organizasyonun Yararları2 • Çalışma ortamında herkesin nereye ait olduğunu, kendisinden hangi işlerin beklendiğini bilmesi, • Organizasyon yapısının kolay tanımlanabilmesi, çizilebilmesi, sunulabilmesi…

16. Fonksiyonel Organizasyonun Darboğazları 1 • Fonksiyonel amaçların, kurum amaçlarının önüne çıkması • Karar alma zorluğu • İletişim güçlüğü • Gereksiz tekrarlar (sürecin bütününü görememe)

17. Fonksiyonel Organizasyonun Darboğazları2 • Gri alanlar (sorumlusu tanımlanmamış işler) • İşlem zamanlarının uzaması • Kaynak israfı • Bilgiye ulaşım zorluğu • Müşteri beklentilerinin gözden kaçırılması

18. Neden Süreç Yönetimi? Günümüzün organizasyon yapıları, • Müşteri odaklı olabilmeye • Yenilik yaratmaya ve onu uygulamaya • Değişimlere anında tepki vermeye • Maliyet odaklı olabilmeye uygun değildir.

19. Süreç Yönetim İlkeleri Süreç yönetim kavramı aşağıdaki sekiz kalite yönetim ilkesi üzerine kurulmalıdır: • Müşteri odaklılık • Liderlik – kaynakların etkili yönetimi • Çalışanların katılımı • Süreç yaklaşımı • Sistem yaklaşımıyla yönetim • Sürekli iyileştirme • Veri ve bilgiye dayalı karar alma • Tedarikçilerle işbirliğine dayalı ilişki kurma

20. Süreç Yönetiminin Yararları 1 • Her sürecin sahibi-müşterisi belirlidir, süreçlere odaklanma müşteriye daha iyi odaklanma sağlar. • Kurumun ürün ve hizmetlerine değer katan faaliyetler süreçler içinde gerçekleşir, böylece gereksiz tekrarlar (değer katmayan faaliyetler) saptanıp ayıklanabilir.

21. Süreç Yönetiminin Yararları 2 • Süreçlerin sahiplerini, müşterilerini, tedarikçilerini ve sınırlarını tanımlayarak daha iyi iletişim ve ihtiyaçların daha iyi anlaşılmasını sağlar. • Zaman ve kaynaklar daha iyi kontrol edilebilir, bilgiye ulaşım kolaylaştırılır. • Sorumluluğun parçalanması (gri alanlar) ve karar alma zorluğu sorunlarına çözümdür.

22. Süreç Yönetiminin Temel Değerleri • Bütün süreçler müşteri odaklı olmalı, • Yapılan faaliyetler açıkça tanımlanabilir ve süreçler arası bağlantı ve ilişkiler belirlenmiş olmalı, • Süreçler müşteriye katma değer üretmeli, • Süreçler kontrol altında olmalı, yani süreç değişkenliği kabul edilebilir sınırlar içinde kalmalı.

23. Süreç Analizi (Hasta Açısından) Hasta Kabul Hemşirelik Poliklinik İnsan Kaynakları Laboratuvar Mali Yönetim Temel Süreçler Destek Süreçler Görüntüleme & Kardiyoloji Malzeme Yönetimi Anestezi Öncesi Otel Ameliyathane Bilgi Sistemleri Poliklinik Kalite Yönetimi Kaynak: Susana Lorenzo,April 9-10, 1999, Madrid

24. Süreç Analizi (Öğrenci Açısından) Sanayi İhtiyaç ve Beklentileri Teknik Hizmetler Müfredat Tasarımı/ Geliştirme Kayıt İnsan Kaynakları Mali Yönetim Eğitim Programlaması Destek Süreçler Temel Süreçler Malzeme Yönetimi Eğitim Yöntem/Malzemesi Binaların Yönetimi Eğitim/Öğretim/Uygulama Bilgi Sistemleri Ölçme Değerlendirme Kalite Yönetimi Mezuniyet

25. Süreç Türleri • Temel süreçler • Destek süreçleri • Gelişim süreçleri

26. Temel Süreç Nedir? Organizasyonun misyonuyla doğrudan ilgili olan ve dış müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan 1. kademesüreçler

27. Temel Süreçlerin Özellikleri • Bu süreçleri belirlemek kurumun kaynaklarının müşteriye değer katan faaliyetlere odaklamasını sağlar, • Bu süreçler haritası çizilebilecek ve anlaşılabilecek boyutlarda ele alınmalı, • Bu süreçler müşteri ihtiyaçlarını karşılayacak çıktıları sağlamalı.

28. Destek Süreci Nedir? Temel süreçlerin gerçekleştirilmesi için gerekli alt yapı ve destek hizmetlerle ilgili olan ve iç müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan 1. kademesüreçler.

29. Destek Süreçlerinin Özellikleri • Bu süreçleri belirlemek kurumda iç müşteri, takım çalışması ve kaliteli hizmet bilincinin güçlenmesini sağlar, • Bu süreçlerin etkinliği temel süreçlerin performansını olumlu yönde etkiler.

30. Gelişim Süreci Nedir ? Temel ve destek süreçlerin performansını yükseltmek için gerçekleştirilen1. kademesüreçler.

31. Gelişim Süreçlerinin Özellikleri • Bu süreçleri belirlemek kurumda sürekli gözden geçirme, önlem alma, planlama ve iyileştirme, sistematik yaklaşım bilincinin güçlenmesini sağlar. • Bu süreçlerin etkinliği temel ve destek süreçlerin performansını sürekli geliştirir.

32. TÜSSİDE’nin Süreçleri 1 • Temel Süreçler • Eğitim • Danışmanlık • Araştırma • Yayın ve yayım

33. TÜSSİDE’nin Süreçleri 2 • Destek Süreçleri • İnsan kaynakları • Mali kaynaklar • Lojistik • Tesis • Bilgi yönetimi • Teknik altyapı • Halkla ilişkiler • Pazarlama ve müşteri ilişkileri

34. TÜSSİDE’nin Süreçleri 3 • Gelişim Süreçleri • Stratejik yönetim • Süreç geliştirme • Pazar geliştirme • İnsan kaynakları geliştirme • Özdeğerlendirme ve performans yönetimi • Teknoloji yönetimi • Bilgi geliştirme (Know-How)

35. Süreç İlişkileri Haritası M Ü Ş T E R İ L E R Satış Planlama Üretim Satınalma TEDARİKÇİLER Bilgi akışı Malzeme akışı Talep Fikir alışverişi

36. Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Süreç Analizi

37. Süreç Sahibi • Sürecin baştan sona yönetiminden sorumlu, • Süreci tanıyan, değişiklikler önerme/yapma yetkisine sahip olan, • Her düzeyde süreç faaliyetlerini koordine eden, süreç iyileştirilmesinden sorumlu • “Yönlendirici lider” • süreç standartları belirleyen/oluşturan • süreç etkinliğini gözden geçiren (performansını ölçen) • iyileştirme fırsatlarını belirleyen • değişiklik-iyileştirme kararlarınıuygulamaya yetkili

38. Sorumluluk Akış Şeması (İşe Alma Süreci Örneği) Birim Müdürü Personel Müdürü Personel Memuru Eleman Talebi Eleman Talebi Onayı İş İlanı Yazımı İş İlanının Verilmesi Görüşüleceklerin Belirlenmesi Başvuruların Toplanması Süreç Sahibi Kim Olmalı? Mülakat Düzenlenmesi Adaylarla Mülakat Yeni Eleman Seçimi Yeni Elemanın İşe Giriş İşlemleri

39. Süreç Kademeleri 1. Kademe Süreç: Temel, destek, gelişim 2. Kademe Süreç: 1. Kademe sürece ait alt süreçler 3. Kademe Süreç : 2.Kademe sürece ait alt süreçler .............. Faaliyet : 3.Kademe sürecin eylem ve işlemleri

40. Süreç Ağacı Kurum 1 2 3 1.Kademe 3.2 1.1 1.3 2.1 2.Kademe 1.2 2.2 3.1 1.2.1 1.2.2 1.3.1 1.3.2 1.3.3 2.2 3.Kademe Faaliyetler

41. Süreç Kodlama x.x.x.x 1.2.3.4 3.8.2.2 3 1. Kademe Süreç: Destek 3.8 2. Kademe Süreç: Tedarikçi yönetimi 3.8.2 3. Kademe Süreç: Üç tekliflesatınalma 3.8.2.2 4. Kademe Süreç/Faaliyet: İstek onayı

42. Süreç Kodlama x.x.x.x 1.2.3.4 1.5.1.3 1 1. Kademe Süreç: Eğitim-öğretim 1.5 2. Kademe Süreç: Kayıt ve danışmanlık 1.5.1 3. Kademe Süreç: Ders kayıtları 1.5.1.3 4. Kademe Süreç/Faaliyet: Karne hazırlanması

43. AkışŞeması Sembolleri Süreç başlangıcı,süreç sonu Başka sürece bağlanma yeri Faaliyet (eylem veya işlem) Karar noktası(Evet/Hayır veya Doğru/Yanlış) Kağıt dokümanlar(Kağıda basılmış girdi ve çıktılar, örneğin formlar, raporlar, yazıcı çıktıları)

44. Helva yapma süreci Talep Yağı erit Unu kavur Kavruldu mu? Hayır Evet Su ve şeker ekle Karıştır Hazır mı? Hayır Evet Servis

45. İşe Alma Süreci 1- İşe Alma Talebi Hayır 2- İşe Alma Onayı Ayrı Süreç 3 – İş İlanı Yaz 4 – İş İlanı Ver Kimse Uygun Değil 5 – Başvuruları Değerlendir 6 – Kısa Liste Oluştur 7 – Mülakatları Düzenle 8 – Adaylarla Görüş 9 – Adaylardan Birini Seç 10 – Seçilen Adaya İşbaşı Yaptır

46. TÜSSİDE İkram Süreci Misyon Çalışanlara ve katılımcılara değer verdiğimizi belli edecek şekilde ikramlarda bulunmak Müşteriler Katılımcılar Çalışanlar

47. TÜSSİDE İkram Süreci Ürünler Kahvaltı Öğle yemeği Akşam yemeği Sınıf içi ikramlar Eğitim arası ikramlar Eğitim sonrası ikramlar

48. TÜSSİDE İkram Süreci Tedarikçiler Beslenme Sorumlusu Satınalma Birimi Depo Sorumlusu Bakım Onarım Birimi Ulaşım Birimi

49. Müşteri Açısından İkram Süreci Oda Kahvaltı Sınıf Öğle yemeği Sınıf Eğitim arası Sınıf Eğitim arası Akşam yemeği Sınıf Oda Eğitim sonrası

50. Sorumluluk Akış Şeması (Yemek Hazırlama Süreci) Beslenme Sorumlusu Mutfak Depo Satınalma Eğitim programı katılımcı listesi- nin gelmesi Malzeme ihtiyacının belirlenmesi Depo’da var mı? Hayır Satınalma Talebi Evet Yemek çizelge- sinin yapılması Malzemenin teslim alınması Malzeme Hazırlığı Tedarik Yemeğin yapılması Servis Topla temizle