Angga Hanggar S atyawan 1 )

1. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN MENGGUNAKAN PRESENSI SIDIK JARI (STUDI KASUS PADA PT. KUDA INTI SAMUDERA CABANG SURABAYA) AnggaHanggarSatyawan1) 1) S1 / JurusanSistemInformasi, SekolahTinggiManajemenInformatika & Komputer (STMIK) STIKOM Surabaya, email : angga_4_string@yahoo.com

2. Abstract: PT. KudaIntiSamudera is a company that provides, maintains, and operates heavy equipment in a port. PT. KudaIntiSamudera has four branches, including Surabaya, Semarang, Makassar, and Banjarmasin. PT. KudaIntiSamudera (Surabaya) has several divisions, such as Human Resource Development (HRD) and Finance Division. The Human Resource Development handles some activities, including recapitalize and create data report of employees’ presence, while the Finance Division handles some activities, such as create data report of employees’ salary. There are some problems in PT. KudaIntiSamudera related with those two divisions, such as employees’ presence still done manually by using check-lock, so employees can do cheating when they absented. Similarly at the Finance Division, yet the data report between employees’ presence recapitulation from HRD and data report of employees’ salary still not integrated automatically. Based on the illustration above, it is necessary to create Payroll Information System using fingerprint for the presence that integrated and appropriated with PT. KudaIntiSamudera (Surabaya), so cheating will not happen again during the process of employees’ presence. The results of the implementation of Payroll Information System using fingerprint in PT. KudaIntiSamudera (Surabaya) has able to overcome the cheating of employees' presence and produce integrated data report of employees’ presence and salary. Keywords :Information System, Presence, Fingerprint, Employee, Payroll

3. PT. KudaIntiSamuderaadalahperusahaan yang bergerakdibidangpenyedia, pemeliharaandanpengoperasiaanalat-alatberatpelabuhan. PT. KudaIntiSamuderatelahmemilikiempatcabang yang meliputicabang Surabaya, Semarang, Makassar dan Banjarmasin denganjumlahseluruhkaryawannyamencapai 890 orang. PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya memilikibeberapabagian, diantaranyaadalahbagianHuman Resource Development (HRD) danbagiankeuangan. Bagian HRD menanganikegiatan: mengelola data karyawan, membuatjadwalkerjakaryawanbaikshift maupun non shift, merekap data presensikaryawan, membuatlaporan data presensikaryawandansebagainyasedangkanbagiankeuanganmelakukankegiatan: mengelola data gajikaryawan, mengelola data potongangajikaryawan, membuatlaporandraftgajikaryawandansebagainya. Setiapbagianmemilikidanmelakukan program kerjamasing-masing yang nantinyaproses program kerjadaribeberapabagiantersebutakansalingberhubungan. Dalamstudikasusdibagian HRD pada PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya ini, Penulismenemukanmasalah yang bisaterselesaikandenganadanyadukungandarisisteminformasi yang baik. Masalahdi PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya adalah, prosespresensikaryawanmasihdilakukandengancara manual, karenamasihmenggunakanmesinchekclock yang rentanterhadapkecurangansehinggakaryawandapatmelakukantitippresensimelaluirekannyadanbagian HRD harusmelakukanpengelolaan data presensikaryawansecaramanual, dikarenakanbagiantersebutmasihbelummengimplementasikanproses program kerjakedalambentuksisteminformasi. Demikianjugapadabagiankeuangan, untukproses yang berhubungandenganpengelolaan data penggajiankaryawan, belummemiliki

4. dukungansisteminformasi yang baik, sehinggadapatmenimbulkanmasalahdiantaranya: belumterintegrasinya data hasilrekappresensikaryawandaribagian HRD dengan data gajikaryawansecaraotomatis, sehinggamempengaruhiterhadaphasilpembuatanlaporandraftgajikaryawan yang kurangakurat yang dapatmerugikanperusahaan. Berdasarkanuraianpermasalahandiatas, makadiperlukanadanyasisteminformasipenggajianmenggunakanpresensisidikjari yang sesuaipada PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya. PertimbanganPenulismemilihmenggunakan media masukanpresensiberupaalatsidikjari (fingerprint) dikarenakansidikjarisetiapkaryawanbersifatunik/tidaksamaserta media masukanpresensialatsidikjaritersebutdapatmenyimpanhasilscansidikjarisetiapkaryawankedalammemoryalattersebut, sehinggakaryawantidakakandapatmelakukankecuranganterhadapprosespresensinya. Hasil lain yang diharapkanadalahterintegrasinyaantarasistempresensikaryawan yang dikelolaolehbagian HRD dengansistempenggajiankaryawan yang dikelolaolehbagiankeuangan.

5. KonsepDasarSistemInformasi Kata“Sistem” mengandungartikumpulandarikomponen-komponen yang memilikiketerkaitanantarasatudengan yang lain. Sedangkan "Informasi" bisadiartikansebagai data. Dari keduadefinisitersebutsisteminformasidapatdiartikansebagai "suatusistem yang dibuatolehmanusia yang terdiridarikomponen-komponendalamorganisasiuntukmencapaisuatutujuanyaitumenyajikaninformasi”. (Ladjamudin, 2005:13) Adaberagamdefinisisisteminformasi, sebagaimanatercantumdalamtabel 1 DefinisiSistemInformasi (Kadir, 2003:34). Dari berbagaidefinisitersebut, dapatdisimpulkanbahwasisteminformasimencangkupsejumlahkomponen (manusia, teknologi, informasi, prosedurkerja), sesuatu yang diproses (data menjadiinformasi) dandimaksudkanuntukmencapaisuatusasaranatastujuan.

6. Tabel 1 DefinisiSistemInformasi (Kadir, 2003:34)

7. Biometrik Biometrikadalahsuatumetode yang secaraotomatisselaludipunyaidanmenjadicirikhassetiapmanusiadenganmenganalisasecarastatistikdarikarakteristikbiologismanusia. Cirikhastersebutdapatdilihatdarikarakterfisik, misalnyasidikjari, rautwajah, retina matadandilihatdarikarakteristiktingkahlaku, misalnyatandatangandansuara. Gambar1 CiriKhasKarakteristikBiologisManusia.

8. Adabeberapabiometrik yang kinisedangdikembangkandansebagiansudahmulaidipakai, yaitu: 1. Sidikjari Sidikjarisetiapmanusiamempunyaikodekhususberupagaris-garis yang khaspadajarimanusia. Sidikjari paling banyakdigunakandenganmelakukanpencitraan digital padajarimanusia. Pencitraan 3 dimensilebihbaikdibandingkandenganpencitraan 2 dimensi. Yaitudenganmeletakkan, menggeserataumengarahkanjaripadalayar/screen ataumenggunakanmouse yang dapatmembacasidikjari. Hasildaripencitraantersebutberupa data digital yang khas. Keuntungannyaadalahtidakakanmengganggu, faktorkesalahankecildanketepatandayaukur. Sedangkankerugiannyaadalahjikajarimengalamilukapotongatauterbakar, makaakanmempengaruhikinerjaalatini. 2. RautWajah Rautwajahdalampencirianmenggunakanscan denganpanassinyal infra merah (infra red heat scan) untukmengidentifikasikarakteristikbentukwajah. Di manarautwajahsetiapmanusiaberbeda-beda. Kamera infra merahdapatmenangkapbentukpancaranpanasdariwajahseseorang. Jadisistemhanyaakanbekerjajikamengenaliwajahseseorangtersebut.

9. 3. Retina Mata Retina matamanusiaterlindungdarilingkunganluar. Mata memilikisifatphysiologi, memilikiukuran, ketajamanreaksiterhadapcahaya yang berbedabedadanakanbereaksiterhadapcahaya/sinardangerakan/getaranalamiuntukmencegahperubahanpadagambaratausubjek lain yang mengarahpadamata. 4. TandaTangan Dengandigunakannyapapandanpenakhusussebagai media menulistandatangancarapenciriannyaadalah membandingkangerakan (arah) dantekananpadapenasaatmenulis. Seseorangdapatmenirutandatangantetapisulitmenirupersiscara (gerakandinamisdaniramatekanan) saatpembuatantandatangan. 5. SuaraManusia Suaramanusiakhasdanunik, dapatmembedakanantarasatumanusiadenganmanusialainnyadilihatdariperbedaanfrekuensi dan intonasisuarakarenajenissuaratidakada yang samapersis. Aspek yang dapatmenjadiperbandinganadalahdasarsuara/bunyi, bunyisengau (yang keluardarihidung), irama, tingkatsuara/bunyi, frekuensidandurasi. Keuntungannyaadalahmurahbiayanyadantidakmengganggu, tetapijikaseseorangsakitatauadanyafaktor lain yang menyebabkanperbedaanbentuknaikturunnyasuaraakanmengganggukinerjadarisistem.

10. VerifikasiSidikJari Verifikasimerupakanprosespencocokansejenisdenganidentifikasihanyasajapadaprosesverifikasi, sidikjaridicocokkansatu-persatudimanasetiapsidikjaridibandingkandengansatu templatesidikjaritertentu yang tersimpansebelumnya. Keluarandari program iniadalahapakahprosesverifikasiberhasil (valid) ataugagal (invalid). Seiringdenganberkembangnyailmubiometrik, terbentuklahsistemkeamananakses yang menggunakankarakteristikdarisidikjarisebagaipassword ataukunciuntukmembukaakseskeamanan. Gambar 2 dibawahinimemperlihatkantahapanpengolahan data sistempengenalanpolasidikjariuntuksistemkeamananakses. Gambar 2 ContohSistemKeamananAksesMenggunakanSidikJari.

11. Verifikasisidikjarimasihmempunyaikelemahanyaituuser harusmenempelkanjaripadabidang sensor secaralurus, sehinggaseringkalidijumpaiuser berulang kali mengalamikegagalanakses. Perkembanganalgoritmakecerdasanbuatan(Artificial Inteligent) yang semakinbaikakandicobauntukstudikasusiniyaitudenganmenggunakanalgoritmaFeed Forward Back Propagation. (Iskandar, 2011) Sensor sidikjariakanmenangkapkonturkulitjari. Konturkulitjariadalahhal yang sangatpentingkarenabisamenghindarikecuranganpemalsuandenganmenggunakanfoto copy sidikjari, dengankaret, ataucetakan yang lain. BerdasarkanhasilrisetdariInternational Biometric Group (IBG),lebihdari 50% industribiometriklebihsukamenggunakan sensor sidikjariuntukprodukmerekadaripadamenggunakanidentifikasibiometriklainnnya. Secaraumum, sidikjaridapatdibedakanmenjadibeberapatipemenurutHenry Classification Systemkarenateknologiidentifikasisidikjarisangatunik. Verifikasisistemnyamenggunakankonturdanflat imagedarisidikjarilalumembandingkannya. Padagambar 3 adalahcontohbeberapapolasidikjari:

12. Gambar3 PolaSidikJari. Polasidikjaridigunakanuntukmembedakansidikjarisecaraumum, karenaitulahmesinsidikjaridilengkapidenganmetodepengenalanminutiae. Minutiaeberasaldaribahasainggris yang bisaberarti “detail”. minutiae sebenarnyamerupakan detail sidikjari yang tidakpentingbagikita, tetapibagisebuahmesinpembacasidikjariituadalah detail yang sangatdiperhatikan. (Putra, 2008:71)

13. Gambar4 Detail SidikJari (minutiae). Mesinsidikjariakanmencarititikminutiaetersebutdanmembuatpoladenganmenghubungkansetiaptitik. Pola yang didapatdenganmenghubungkantitik-titiktersebut yang nantinyaakandigunakanuntukmelakukanpencocokanpadasaatadajari yang menempelpadamesinsidikjari. Cara kerjasistemsidikjariadalahmencocokkanpola yang didapatdariminutiae, Sehinggamenghasilkantingkatkeamanan yang tinggikarenatidakbisadipalsukandenganfotocopysidikjariatausidikjaritiruandariorang lain.

14. Presensi Semangat kerja dapat diukur melalui presensi pegawai ditempat kerja, tanggung jawabnya terhadap pekerjaan, disiplin kerja, kerja sama dengan pimpinan atau teman sejawat dalam organisasi serta tingkat produktivitas kerjanya. Untuk mengukur tinggi rendahnya semangat kerja pegawai dapat melalui unsur-unsur semangat kerja tersebut yang meliputi: presensi (tingkat kehadiran), disiplin kerja, kerja sama dan tanggung jawab. Presensi merupakan kehadiran pegawai yang berkenaan dengan tugas dan kewajibannya. Pada umumnya instasi atau lembaga selalu memperhatikan pegawainya untuk datang dan pulang tepat waktu, sehingga pekerjaan tidak tertunda. Ketidakhadiran seorang pegawai akan berpengaruh terhadap produktivitas kerja, sehingga instansi atau lembaga tidak bisa mencapai tujuan secara optimal. Penggajian Gajiatauupahadalahhakpekerja yang diterimadandinyatakandalambentukuangsebagaiimbalandaripemberikerjakepadapekerjaditetapkandandibayarmenurutsuatuperjanjiankerja, kesepakatan, atauperaturanperundang-undangan, termasuktunjanganbagipekerjadankeluarganyaatassuatupekerjaan yang telahatauakandilakukan. Fungsidari gaji bagi perusahaan dan karyawan antara lain:

15. 1. Untukmenarikpekerja yang mempunyaikemampuankedalamorganisasi. 2. Untukmendorongpekerja agar menunjukkanprestasi yang tinggi. 3. Sebagaimotivasipelaksanaankegiatandiwaktu yang akandatang 4. Untukmemeliharaprestasipekerjaselamaperiode yang panjang. 5. Gajiadalahalatuntukmemenuhiberbagaikebutuhanpegawai Sistempenggajianmemegangperananpentingkarenasisteminiakanmenentukanberapabesargaji yang semestinyaakanditerimakaryawan. Namundemikian, sisteminiharusmampumemberikantingkatgaji yang benardantepatwaktu. Perusahaan memberikangajiatauupahkepadakaryawanuntukmerangsangkaryawan agar bersediabekerjadenganbaik (HeidjrachmandanHusnan, 1996:8). PERANCANGAN SISTEM Padagambar 5 terdapatdokumenflowchart yang menjelaskanmengenaisistem yang sedangberjalanpada PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya saatini, khususnyamengenaisistempresensidanpenggajiankaryawan.

16. Gambar5 DokumenFlowchartSistemPresensidanPenggajianKaryawan.

17. Adapun penjelasan dari gambar 5 dokumen flowchart sistem presensi dan penggajian karyawan adalah sebagai berikut: 1. Karyawan datang mengambil kartu presensi karyawan dengan cara memasukkan kartu presensi karyawan tersebut pada mesin presensi checklock. 2. Bagian HRD mengecek dan mengelola masing-masing kartu hasil presensi karyawan setiap akhir bulan untuk dimasukkan datanya ke dalam komputer menggunakan MS. Excel. Data tersebut adalah data jam masuk dan jam pulang presensi karyawan dalam satu bulan setiap karyawan termasuk adanya indikasi keterlambatan jam datang dan ketidakhadiran karyawan. 3. Berdasarkan data acuan dari bagian HRD, bagian keuangan melanjutan pada proses perhitungan denda presensi berupa denda keterlambatan dan denda tidak masuk karyawan. Bila sudah kemudian di kembangkan menuju data penggajian karyawan sesuai jabatan, grade dan status karyawan setiap karyawan untuk menghasilkan laporan draft gaji dan slip gaji karyawan. 4. Laporan draft gaji karyawan akan dilaporkan kepada bagian Direksi hingga proses persetujuan dari pihak direksi dan menjadi laporan draft gaji karyawan tervalidasi.

18. 5. Setelahmendapatkanpersetujuanlaporan draft gajikaryawanolehbagianDireksi, selanjutnya bagian keuangan akan melakukan transfer gaji ke setiap nomor rekening karyawan tersebut. Bagian Keuangan akan memberikan rekap laporan slip gaji karyawan kepada bagian HRD untuk diserahkan kepada setiap karyawan sebagai bukti slip gaji karyawan. 1. Model Sistem Model sistem yang akandibuatdapatdilihatmelaluiblok diagram padagambar 6. Gambar6 Blok Diagram AplikasiPenggajianKaryawanMenggunakanPresensiSidikJari.

19. Adapunpenjelasandarigambar 6 blok diagram program aplikasipenggajiankaryawanmenggunakanpresensisidikjariadalahsebagaiberikut: 1. Input Usermemasukkan data master yang diperlukandandigunakanuntukprosespresensidanpenggajiankaryawan yang terbagimenjaditigabagianyaitu: data master personalia, data master presensidan data master produktivitas operator. 2. Proses Mengelola data hasilpresensidanpenggajiankaryawanmengunakanalatsidikjari yang disimpandalam memory alatsidikjaritersebutdandicocokkandengan data di database pada program aplikasipenggajianmenggunakanpresensisidikjari. 3. Output Setelahprosesinputan master telahdilakukandantelahterjadiprosespresensikaryawanmenggunakanalatsidikjari, makasecaraotomatis program aplikasiakanmengolahdanmenghasilkanlaporan yang terbagidalam: data personalia, data presensi, data produktivitas operator dan data penggajian yang dapatdigunakanolehbagian HRD danbagiankeuanganuntukmembuatlaporanbulananmelalui program aplikasiini.

20. 2. Context Diagram Context diagram merupakan diagram pertamadalamrangkaiansuatu DFD yang menggambarkanentitas-entitas yang berhubungandengansuatusistem. Context diagramuntukrancangbangunsisteminformasipenggajianmenggunakanpresensisidikjaridapatdilihatpadagambar 7. Gambar7 Context Diagram.

21. HASIL DAN PEMBAHASAN TujuandibangunnyasisteminiadalahuntukmerancangbangunsebuahSistemInformasiPenggajianMenggunakanPresensiSidikJari yang terintegrasipada PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya. 1. Form JadwalKerja Shift Form jadwalkerja shift inidigunakanuntukmengelola data jadwalkerja shift yang digunakanuntuk men-settingjadwalkerja shift berdasarkanperiodebulandantahunbahkanbisajadwaldalam 1 tahunataulebihkedepan. Untuk jam masukdan jam keluarmengambildari data jam kerja shift sesuaidarijadwalkerjasetiap group kerjaperusahaan. padagambar 8 adalahtampilan form padasaatusermenambahataumengkoreksi data jadwalkerja shift sedangkanpadagambar 9 adalahtampilanhasil data detail jadwalkerja shift yang telahtersimpan.

22. Gambar8 Form Data JadwalKerja Shift. Gambar 9 Form Data Detail JadwalKerja Shift.

23. 2. Form JadwalKerja Non Shift Form jadwalkerja non shift inidigunakanuntukmengelola data jadwalkerja non shift berdasarkanhariserta jam masukdan jam keluarnyasetiapjabatanperusahaantersebut. padagambar 10 adalahtampilan form padasaatusermenambahataumengkoreksi data jadwalkerja non shift. Gambar 10 Form Data JadwalKerja Non Shift.

24. 3. Form Data Karyawan Form karyawaninidigunakanuntukmengelola data karyawan. Data karyawaninimerupakan data master yang mengambildaribeberapa data pada form lainnya (master bertingkat) seperti data afiliasi, divisi, jabatan, group kerja, grade, status karyawan, status pernikahan, agama, propinsidankota. Padagambar 11 adalahtampilan form padasaatusermenambahataumengkoreksi data karyawan. Gambar 11 Form Data Karyawan.

25. 4. Form Data RekapitulasiProduksi Operator Form rekapitulasiproduktivitas operator inidigunakanuntukmengelola data rekapitulasiproduktivitas operator. Rekapitulasiproduktivitas operator merupakanrekap data harianproduktivitas operator yang berupajumlahboxes containerdenganberbagaiukuran (standart 20/40 feetdan non standart 20/40 feet) besertanomoralat yang digunakan operator tersebutberdasarkan group kerjadanjadwalkerjanya. padagambar 12 adalahtampilan form padasaatusermenambahataumengkoreksi data rekapitulasiproduktivitas operator. Gambar 12 Form Data RekapitulasiProduktivitasOperator.

26. KESIMPULAN Berdasarkanhasilujicobadananalisa yang telahdilakukandalampembuatan program aplikasiPenggajianMenggunakanPresensiSidikJaripada PT. KudaIntiSamuderacabang Surabaya, dapatdiambilkesimpulansebagaiberikut: 1. Program aplikasipenggajianmenggunakanpresensisidikjaritersebutsudahdapatberjalansesuaidengan yang diinginkan, sehinggadengandemikian program aplikasisudahdapatdigunakanuntukmelakukanprosespresensidanpenggajiankaryawan. 2. Program aplikasipenggajianmenggunakanpresensisidikjaritersebutdapatmengatasikecurangan yang dilakukanolehkaryawanpadasaatmelakukanpresensi (titippresensi). 3. Program aplikasipenggajianmenggunakanpresensisidikjaritersebutdapatmenghasilkanlaporanberupa data rekapitulasipresensikaryawanyang terintegrasidenganlaporan data penggajiankaryawansecaraotomatis.

27. DAFTAR PUSTAKA Ladjamudin, Al-Bahra, 2005, AnalisisdanDesainSistemInformasi, Yogyakarta : GrahaIlmu. Kadir, Abdul. 2003. PengenalanSistemInformasi. Yogyakarta: Andi. Iskandar. 2011. Bab Vi ContohAplikasiJstUntukPengenalanPolaSidikJari. Online <http://www.findtoyou.co.id/freepdf/get/nkeM666D/bab-vi-contoh-aplikasi-jst-untuk-pengenalan-pola.html> diakses 8 Mei 2012. Putra, Darma. 2008. SistemBiometrika. Yogyakarta: Andi. HeidjrachmandanHusnan. 1996. KonsepPerancanganSistemAbsensidanPenggajian. Jakarta: WidyaGuna.