Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk foreningenmomentum.dk

1. Arbejde med selvevaluering i praksis – Erfaringer med indførelse af KVIK i HTKAnnette HomiliusProjektleder MomentumSpecialkonsulent Gribskov KommuneSCKK Læreuddannelsen ”Kvalitetsudvikling i den offentlige sektor” den 22. januar 2008Avnø Kursuscenter Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

2. Disposition for oplæget • Forudsætninger for et godt selvevalueringsforløb • Rammen og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK • KVIK-forløbets fire faser • Forberedelse – iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK • Dataindsamling • Databehandling • Valg af forbedringsprojekt • Opmærksomhedspunkter og udfordringer Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

3. Grundlæggende forudsætninger • Ledelsen vil det • Intern tovholderfunktion • Medarbejdere er med Nødvendigt for at det virker! Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

4. Ramme og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

5. Ramme og iscenesættelse • Klar ledelsesmæssige udmelding om hvorfor vi gør det? • Fordi vi vil udvikle en systematisk evaluerings- og læringskultur i Høje-Taastrup Kommune • Grundlaget for arbejdet er KVIK-modellen • KVIK-selvevaluering skal rulles ud i hele organisationen i HTK • Alle centrale og decentrale afdelinger/enheder skal over en periode på 2 år have gennemført en selvevaluering • Arbejdet forankres i Hovedudvalget Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

6. Administrativ organisering HTK pr. 1. januar 2007 Direktion Kommunaldirektør Byrådscenter Løn og Personale Økonomidirektør Økonomi og Analyse Børne- og kulturdirektør Institution og Skole Social og handicap Borgerservice Fritid og Kultur Ældreservice Teknik og Miljø Teknisk direktør PUCPæd. Udviklingscenter Ejendomscenter Sundhed Arbejdsmarkeds- og socialdirektør Børne- og Unge-rådgivning Driftsbyen Jobcenter Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

7. Ramme og iscenesættelse • Der udarbejdes en masterplan (kommissorium) der udstikker de overordnede retningsliner for arbejdet fra starten: • Organisering • Hvem deltager • Tidsforbrug • Tids- og handleplan • Opfølgning i statusrapportering • Der udarbejdes diverse planer og værktøjer til at understøtte selvevalueringsforløbene: • Drejebog i form af tids- og handleplan • Informations- og uddannelsesplan • Plan for løbende opfølgning på om selvevalueringerne forløber efter planen samt afrapportering Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

8. Organisering og rollefordeling • Styregruppe – nedsat af Hovedudvalget • Komme med ideer og forslag til gennemførelse af aktiviteter som led i udrulningen af KVIK-modellen • Sikre generelt ejerskab til projektet og at Med-organsiationen inddrages • Arbejdsgruppe - KVIK konsulenter • Yde processtøtte til selvevalueringer • Planlægge og forestå uddannelse • Andre aktiviteter omkring projektet • Tovholdere • Tilrettelægge forløbet af selvevalueringen, deltage i selvevaluringsgruppen, skrive konsensusrapporten m.v Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

9. KVIK-forløbets fire faser Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

10. Fase 1 Forberedelse Forberedelse af forløb Introduktion af KVIK i center/afdeling Udpege tovholder Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen Fase 2 Data - indsamling Indsamling af materiale til selvevaluering Deltageres forberedelse til individuel vurdering Individuel vurdering og scoring af point Den fælles vurdering og konsensus-rapport Fase 3 Data- behandling Færdiggøre udkast til konsensus- rapport Høring af konsensus-rapport Tilretning af konsensus- rapport Ensartet scoring af konsensus- rapporten Fase 4 Valg af forbed-ringsprojekt Prioritering af forbedrings-områder Handlingsplan for mål og forbedringer Organisere forbedrings-arbejdet Opfølgning på handlings-planer KVIK forløbet Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

11. Fase 1: Forberedelse • Forberedelsen sker med udgangspunkt i ”Tids- og handleplan for KVIK-selvevaluering” • Lederen udpeger en tovholder • Leder og tovholder tilrettelægger KVIK-selvevalueringsforløbet i afdelingen/enheden, herunder: • Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen (max. 8 personer) • Fastlægger proces for den efterfølgende prioritering af forbedringsområder • Sørger for der er afsat tid til processen! • Introduktion af KVIK-modellen i afdelingen/enheden Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

12. Fase 1: Forberedelse • Praktisk forberedelse af konsensusseminar • Vigtigt at de fysiske rammer og praktiske ting er på plads på selve dagen (mødelokale, PC, projektor) • Hvis selvevalueringen foretages elektronisk, da oprettes afdelingen i et miljø hos SCKK • Fordeling af roller på konsensus-seminaret: • Tovholder – leder seminaret og sørger for at alle bliver hørt samt konkluderer dialogen om styrker, forbedringsområder og score • Sekretær – skriver konsensuspunkter ind i rapporten • Tidsstyrer – fordeler tiden på de 28 emner og holder styr på tiden Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

13. Fase 2: Dataindsamling • Tovholderen indsamler relevant materiale/fakta inden for de 9 temaer • Det er nødvendigt at centrale dokumenter findes frem, så deltagerne på konsensusseminaret kan vurdere status – hvor er vi? • Deltagerne forbereder sig ved at læse KVIK-bogen • Formøde for konsensusgruppen – gennemgang af KVIK-model, eksempler på hvad skrives hvor, der skrives i hele sætninger m.v. • Den individuelle vurdering • Forventet tidsforbrug 1-2 dage • Alle selvevalueringsgruppens medlemmer beskriver individuelt afdelingen/enheden inden for de 28 emner og scorer disse Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

14. Fase 2: Dataindsamling • Den fælles konsensus • Forventet tidsforbrug 1 dag – 10-15 min. pr. emne • Forudsætninger for en god konsensus-workshop: • Åben og ærlig debat • Alle deltager • Alle bidrager med det de ved - alle ved ikke alt • Overholdelse af tidsplan • Fokus på konsensus-workshoppen: • Den måde vi gør tingene på • De resultater vi opnår • Sammenhæng, læring og forbedring og ikke om: • Ledelsen er god eller dårlig • Strategi/planer er gode eller dårlige • Medarbejderne er gode eller dårlige • Arbejdsgangene er gode eller dårlige Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

15. Fase 3: Databehandling • Tovholder skriver den foreløbige konsensusrapport i sin helhed og retter faktuelle fejl. • Tovholder sender konsensusrapporten til høring i afdelingen/enheden og indarbejder forslag til yderligere styrker og forbedringsområder. Scoren justeres eventuelt. • Høringsperiode 14 dage • Alternativ – høring på møde, cafémøde o.l. • Særlig obs-punkt at få alle medarbejdere på banen her • Tovholder vurderer, om evalueringsgruppen skal samles for at tage stilling til forslagene. • Tovholder gør den endelige konsensusrapport tilgængelig for afdelingen/enheden. Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

16. Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Prioritering af forbedringsområder: • Hvilke af forbedringsområderne kan betragtes som ”Just do it”, og hvem skal være ansvarlig for implementeringen? • Hvilke af forbedringsområderne er indeholdt i aktiviteter, der allerede er sat i gang? • Hvilke af forbedringsområderne hænger sammen? • Hvilke af disse forbedringsområder skal prioriteres og beskrives i en handlingsplan? • Kan vi magte at arbejde med de prioriterede forbedringsområder? Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

17. Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Prioritering af forbedringsområder: • Gruppering af forbedringsområder, der hænger sammen. • Prioritering af de forbedringsområder, der bidrager mest til forbedring af indsatserne til at nå målene. • Udgangspunkt for prioritering kan være emner med lav score. • Der kan være andre udgangspunkter som politisk prioritering, krav om effektivisering m.v. Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

18. Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Handlingsplan for de prioriterede forbedringsområder: • Hvad er formålet med forbedringen? • Hvad er målet med forbedringen? • Hvilken fremgangsmåde skal benyttes? • Tidsforbrug og økonomi. • Hvordan evalueres resultatet af handlingsplanen? • Organisering af forbedringsarbejdet Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

19. Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Implementering af forbedringer: • Hvem er ansvarlig for at implementere forbedringerne? • Hvem er interessenterne – hvem bliver påvirket af forbedringerne og hvem kan påvirke implementeringen? • Hvor kan den største modstand mod forbedringerne komme fra og hvordan kan den imødegås? • Hvad er ledernes rolle i implementeringen? • Hvordan skal forbedringerne og begrundelsen for disse kommunikeres til medarbejdere, ledere, politikere og andre interessenter? • Er der en tids- og aktivitetsplan (rækkefølgeplan) for implementeringen? • Hvilken støtte (information, tid, værktøjer etc.) behøver medarbejderne for at kunne håndtere forbedringerne? • Hvordan bliver der fulgt op på, at forbedringerne giver de ønskede resultater? Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

20. Opmærksomhedspunkter ogudfordringer • Ledelsen skal gå foran og prioritere KVIK-arbejdet • Afsæt den nødvendige tid og medarbejderressourcer til at kunne gennemføre et selvevalueringsforløb • Det er nødvendigt at afsætte tid til uddannelse og træning • Vigtigt at de prioriterede områder og handlingsplaner indgår i afdelingens/enhedens samlede plan for året • Vigtigt der løbende følges op og holdes fast • Konsensusrapporten er et øjebliksbillede – det lange seje træk starter med forbedringsindsatsen! Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk

21. Tak for opmærksomheden! Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dkwww.foreningenmomentum.dk