الفصل الثالث

الفصل الثالث التخطيط وصياغة الأهداف

التخطيط وصياغة الأهداف • أدوات وأساليب التخطيط • التنبؤ • كتابة السيناريوهات • المقارنة المرجعية • استخدام الكوادر التخطيطية • المشاركة والاندماج بالعملية التخطيطية • التخطيط: كيف ولماذا يخطط المديرون • مفهوم التخطيط وأهميته • مراحل العملية التخطيطية • فوائد التخطيط • نظام التخطيط ونظمه الفرعية • أنواع الخطط • حسب مستوى الشمولية والتفصيل • حسب المدى الزمني • حسب الاستخدام • أنواع أخرى من الخطط • الأهداف المنظمية • مفهوم الأهداف ومستوياتها • هرمية الأهداف • خصائص الأهداف ومجالاتها • الإدارة بالأهداف M.B.O

تحقيق الأهداف التنظيم القيادة الرقابة التخطيطPlanning • يعتبر التخطيط القاعدة الاساسية التي تستند عيهاكافة مكونات العملية الادارية لتحقيق الاهداف

التخطيط • تحديد الاتجاه • تقرير إلى أين تتجه المنظمة • تحديد أفضل الطرق للوصول إلى هناك القيادة التنظيم شحذ الهمم بناء الهيكل • الرقابة • التأكد من النتائج • قياس الأداء التخطيط Planning : هو عمل ذهني هادف يستدعي تحديد الترتيبات لفترة زمنية مقبلة. عملية وضع اهداف المنظمة وتحديد الوسائل اللازمة للوصول اليها بأحسن الاحوال. الخطة Plan كشف بالأهداف المرغوب الوصول اليها مع تخصيص الموارد اللازمة لها وتحديد الجدول الزمن لتنفيذ ذلك. الهدف Objective حالة او وضح مستقبلي تسعى المنظمة للوصول اليه.

الخطوة الأولى تحديد الأهداف الخطوة الثانية تحديد الموقف الحالي مقابل الأهداف الخطوة الثالثة تحديد الافتراضات (تستند اليها الخيارات المؤدية لتحقيق الاهداف ) للبدائل المختلفة الخطوة الرابعة تحليل البدائل واختيار أفضلها الخطوة الخامسة تنفيذ الخطة وتقييم النتائج مرحل العملية التخطيطية Planning Process Steps:

مراحل العملية التخطيطية • تحديد الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها: إن وضوح الهدف ضروري جداً لتحقيقه. • تحديد الموقف الحالي للمنظمة مقابل هذه الاهداف؛ بمعنى تقييم الوضع الحالي نسبة إلى النتائج المرغوبة. • تحديد افتراضات Premise لما ستكون عليه الظروف المستقبلية لكل الخيارات التي تم تشخيصها وتوضع كمقدمات منطقية تسبق التنفيذ. مثال إذا كان أمام أحد المدراء خياران للوصول إلى هدف يتعلق بزيادة الأرباح؛ الأول زيادة المبيعات من المنتج الحالي والثاني إنتاج وبيع منتج جديد. أن الخيار الأول قائم على مقدمة منطقية تفترض أن المنظمة تستطيع اكتساب حصة سوقية كبيرة من السوق الحالية في حين الخيار الثاني قائم على مقدمة منطقية تفترض أن المنتج الجديد له القدرة على الحصول على حصة معتبرة من السوق الجديدة. • تحليل واختيار أفضل البدائل الموصلة لتحقيق الهدف. • تنفيذ الخطة وتقييم النتائج.

فوائد التخطيط • الشرعية Legitimacy • يحسن من تركيز المنظمة والمرونة Focus & Flexibility • دليل للتصرف Guide to Acton وتوجه للمنظمة نحو الافعال والتنفيذ • يحسن التنسيق Improving Coordination • يحسن ادارة الوقت Time Management • يحسن عملية الرقابة ويعتبر بمثابة معايير للأداء Improve Control & Standard of Performance

نظام الإدارة الكلي المدخلات العمليات المخرجات • العمليات • (عملية التخطيط) • تحديد الأهداف • تحديد الموقف الحالي مقابل الأهداف • تحديد المقدمات المنطقية والافتراضات لكل خيار • تحليل ومن ثم اختيار أفضل البدائل • تنفيذ الخطة وتقييم النتائج • المدخلات • (جزء من موارد المنظمة) • الأفراد. • رأس المال. • المواد الأولية. • المكائن والتجهيزات. المخرجات الخطط (الرئيسية والفرعية) نظام فرعي (التخطيط) مدخلات عمليات مخرجات نظام التخطيط ونظمه الفرعيةPlanning System & Subsystem النظام الفرعي :جزء من النظام الكلي يساعد في فاعلية نظام الادارة الكلي من خلال العملية الادارية. النظام الفرعي للتخطيط

خطة استراتيجية أهداف استراتيجية خطة تكتيكية أهداف تكتيكية رسالة موجهة للأطراف الخارجية (المجهزون، الزبائن، الحكومة، المستثمرون، ....) توضح سبب وجود المنظمة وتعطيها مشروعية للعمل. رسالة المنظمة خطة عملياتية أهداف عملياتية الأهداف الاستراتيجية (الإدارة العليا) (للمنظمة ككل) رسالة موجهة للداخل لغرض تحفيز وتوجيه وترشيد ومعايرة مختلف إجراءات العمل وإعطاء مشروعية داخلية للعمل أهداف تكتيكية (الإدارة الوسطى) (الأقسام الرئيسية، الوظائف الرئيسية للمنظمة) الأهداف العملياتية (التشغيلية) الإدارة الدنيا (الإشرافية) (الأقسام والشعب، المجموعات والأفراد) Goals Levelsمستويات الاهداف و التخطيط في المنظمة الهدف يشير الى الوضع المرغوب الوصول اليه مستقبلا Goal يدل على اهداف عامة – زيادة مبيعات للسنة القادمة Objective يدل على هدف مقاس ومحددة بفترة زمنية معينة Organizational Goals الاهداف المنظمية

رسالة المنظمةOrganization Mission : السبب الرئيس او الغرض لوجود المنظمة وتأتي في اعلى مستوى لهيكلية الاهداف حيث تصف قيم المنظمة وتطلعاتها. هي الغرض الرئيسي وراء وجود المنظمة والذي من اجله أنشئت والذي تستهدف تحقيقه في الامد الطويل، فهي لا تتغير إلا نادرا حيث تساعد في تحسين وضع الخطط وتدرج الاهداف . النصوص الاتية توضح معنى الرسالة: - رسالة المنظمة تحدد ما ستهتم به المنظمة او تقدمه للمجتمع. • الرسالة تضع الحدود التي تتحرك بها المنظمة لذا فهي تساعدها على التركيز. - تحديد مؤشرات ايجابية مشروعة لوجود المنظمة في بيئتها. - الرسالة تكون على شكل بيان او نص صريح مكتوب ومعلن او ضمني غير معلن.

مستويات الاهداف والتخطيط في المنظمة • الاهداف الاستراتيجية:Strategic Goalsالاهداف العامة التي ترغب الوصول اليها مستقبلا وتخص المنظمة بأكملها غير مرتبط بأقسام او بأجزاء منها. الخطة الاستراتيجية: الخطوات التي تتبعها المنظمة للوصول إلى أهدافها الاستراتيجية. • الاهداف التكتيكية Tactical Goals: تحدد النتائج التي يجب على الاقسام الرئيسة والوظائف الاساسية انجازها للوصول للأهداف الكلية الاستراتيجية . الخطة التكتيكية: خطة مصممة لمساعدة الخطة الاستراتيجية وانجاز جزء رئيس من استراتيجية المنظمة وعادة ما تكون هذه الخطة اقل من الخطة الاستراتيجية في مداها الزمني. • الاهداف العملياتية (التشغيلية ) Operational Objective: هي نتائج محددة تروم الاقسام والوحدات او المجموعات الصغيرة والأفراد الوصول اليها وتكون مقاسة ومحددة . الخطة التشغيلية: خطط تعد من قبل الادارة الاشرافية تحدد بدقة الخطوات باتجاه انجاز الاهداف التشغيلية وتدعم الخطط التكتيكية، (جدول وبرنامج اداء الاعمال التفصيلية ).

هرمية الأهداف Hierarchy of Planning (Goals) - هناك ترابط بين جميع أهداف المنظمة الرئيسية والفرعية بشكل تسلسل هرمي وبمستويات مختلفة بحيث يقود تحقيق أهداف المستوى الأدنى إلى تحقيق أهداف المستوى الأعلى. - وهذا يولد سلسلة الوسائل والغايات (Means-Ends Chain).

الرسالة صنع منتجات معدنية قياسية أو حسب الطلب تستخدم في مجالات مختلفة في الصناعة الأهداف الاستراتيجية الرئيس (المدير العام) * عائد على الاستثمار يصل إلى 15% * نمو سنوي 5% * تجنب تسريح العاملين * خدمة متميزة لزبائن الأهداف التكتيكية • نائب المدير للشؤون المالية: • الاحتفاظ بسيولة مناسبة لا تزيد عن 500000 دينار. • أن لا يتجاوز الاقتراض من البنوك مبلغ 1000000 دينار. • تزويد الأقسام بكشوفات مالية شهرية. • تقليل الديون المشكوك في تحصيلها إلى 2%. • نائب المدير للإنتاج: • إنتاج 2000000 وحدة بكلفة 15 دينار للوحدة. • زيادة الإنتاجية بنسبة 2%. • البت في شكاوى العاملين خلال 3 أيام من تقديمها. • نائب المدير للتسويق: • بيع 2.000.000 وحدة بسعر 20 دينار للوحدة. • إضافة منتج جديد. • زيادة المبيعات بنسبة 5% في السوق. • فتح منفذ مبيعات جديد. • الوصول إلى 19% كحصة سوقية. الأهداف التشغيلية • مسؤول تحصيل الديون: • إصدار الإشعارات الخاصة بتسديد الالتزامات خلال 5 أيام. • تدقيق حسابات الزبائن الجدد خلال يوم عمل واحد. • عدم السماح بتأخر سداد الالتزامات أكثر من 5 شهور. • الاتصال أسبوعياً بالزبائن ذوي الديون \المشكوك في تحصيلها. • مدير المبيعات للمنطقة الأولى • الإجابة على طلبات واستفسارات الزبائن خلال ساعتين. • الوصول إلى الحصة المقررة من المبيعات وهي 120000 وحدة. • العمل الجاد على تحقيق: • زيارة زبون جديد كل يوم. • الاتصال بالزبائن الكبار كل 4 أسابيع. • الاتصال بالزبائن الصغار كل 8 أسابيع. • المشرف على المكائن الأوتوماتيكية: • إنتاج 150000 وحدة بكلفة مقدارها 12 دينار. • تقليل الوقت الضائع في المكائن إلى أقل من 7%. • البت في شكاوي العاملين في أقل من 24 ساعة.

خصائص الاهداف : • أن تكون قابلية للقياس الكمي ومحددة بشكل دقيق • أن تغطي المجالات الرئيسية للعمل • أن تثير التحدي ولكنها واقعية • أن تكون محددة بفترة زمنية للانجاز • أن تكون مرتبطة بالمكافآت المجلات التي توضع لها اهداف : • الموقف في السوق Market Position • الابداعInnovation • الانتاجية Productivity • الموارد المادية والمادية Physical & Financial Resources • الاداء الاداري وتنميته Managerial Performance & Development • اداء العاملين وسلوكهم Worker Performance & Attitude • الربحيةProfitability • المسؤولية الاجتماعية Social Responsibility • التكنولوجيا Technology

الخطوة الثانية: إعداد خطط العمل الخطوة الأولى: تحديد الأهداف * أهداف استراتيجية. * أهداف الأقسام. * أهداف الأفراد خطة العمل مراجعة التقدم الحاصل الخطوة الثالثة: مراجعة التقدم الحاصل اتخاذ إجراءات تصحيحية تقييم الأداء الكلي الخطوة الرابعة: تقييم الأداء الكلي الادارة بالأهداف (Management By Objectives) اسلوب ادارة يقوم بواسطته المديرون والعاملون والمشرفون بتحديد اهداف دقيقة بشكل مشترك لكل الاقسام والبرامج والمشاريع والأفراد العاملين وتستخدم للرقابة على الاداء والانجاز بشكل مستمر. مراحل الادارة بالأهداف: 1- وضع الاهداف 2- تطوير خطط العمل 3- مراجعة التقدم الحاصل 4- تقييم الاداء الكلي نموذج الادارة بالاهداف(MBO)

شكل (9-7): مزايا وعيوب نظام MBO

انواع الخطط Plan Types • من حيث المستوى الشمولي Comprehensiveness الاستراتيجية التكتيكية العملياتية (التشغيلية) • من حيث المدى الزمني Time Horizon خطة بعيدة المدى: خطة تغطي مدى زمني يتراوح بين ثلاث سنوات فأكثر. خطة متوسطة المدى: خطة تغطي مدى زمني أكثر من سنة وأقل من ثلاث سنوات. خطة قصيرة المدى: خطة تغطي مدى زمني سنة أو أقل من سنة.

انواع الخطط Plan Types • من حيث الاستخدام Use دائمة الاستمرار: خطة قائمة تستخدم بشكل دائم ومستمر مع امكانية تحديثها وتغييرها مثل: السياسات: خطة قائمة تغطي إطار عام لعملية اتخاذ القرارات والأفعال. القواعد: وصف دقيق لكيفية القيام بأنشطة بذاتها أو التصرف في مواقف معينة. الاجراءات: خطة قائمة توضح سلسلة خطوات تتبع للوصول إلى هدف معين في مواقف مجددة. احادية الاستخدام: خطة يتم تطويرها لانجاز أهداف معينة ولا يحتمل تكرارها مستقبلاً مثل: البرامج: خطط احادية الاستخدام لمجموعة كبيرة من الأنشطة المتباينة في طبيعتها وضخامتها مثل برنامج ادخال خط انتاجي جديد. المشاريع: خطط احادية الاستخدام لمجموعة من الأنشطة المتكاملة أقل مدى زمنياً وأقل تعقيد من البرامج مثال مشروع تطوير منتج جديد. الموازنات: خطط مالية احادية الاستخدام تحشد الموارد للمشاريع والأنشطة. ومن أنواع الموازنات: الموازنة الثابتة: خطة تحدد موارد ثابتة لانجاز أهداف محددة مثل تخصيص مبلغ 25000 دينار سنوياً للمدير لشراء مستلزمات معينة. الموازنة المرنة: الموازنة التي تسمح بتخصيص موارد باختلاف مستويات الأنشطة وبمرونة مثال أن تكون للمدير مرنة في استخدام العمالة المؤقتة. الموازنة الصفرية: تخصيص الموارد بحيث تكون كل موازنة ذات بداية جديدة من الصفر.

انواع الخطط ذات خصوصية معينة الخطة الموقفيةPlan Contingency: خطة تحدد خيارات المنظمة البديلة استجابة لمواقف محددة أو احداث غير متوقعة. تتخذ عندما تصبح الخطط الموضوعة تتقاطع مع أحداث لم تؤخذ بالحسبان. • خطة لأحداث طارئة Emergent Events Plan : خطة تعد للاستفادة من حدث طارئ مستقبلي يتطلب الخروج عن الخطة الرئيسة مثل الخطط التي توضع من قبل الشركات المتخصصة بالملابس الرياضية للاستفادة من إقامة دورة الألعاب الأولمبية. • خطة الطوارئ Emergency Plan : خطة لمواجهة أحداث خطيرة ومحتملة الحدوث حسب طبيعة عمل المنظمة بحيث يستطيع العاملون التصرف في ظلها لتقليل السارة إلى أدنى حد ممكن مثل مواجهة أعمال شغب أو حريق.

انواع الخطط ذات خصوصية معينة • خطة ادارة الازمات Crisis Management Plan : نوع خاص من التخطيط الموقفي تحتاجه المنظمة للتعامل مع أزمات تحث بسرعة وذات تأثير كبير وتتطلب استجابة أنية وسريعة من المنظمة. وتحث الأزمة عندما تمر المنظمة بوضع خطير ومربك ويحتاج إلى تعامل حكيم لاجتيازه مثل سقوط بعض الطائرات من نوع معين بسبب عطل فني. و تختلف الازمات في حدتها وتأثيرها من حالة الى اخرى، ولكن هناك خطوات للتعامل معها : 1- الوقاية Prevention : بناء العلاقات مع أصحاب المصالح المهتمين للمنظمة من خلال حوار مفتوح يساعد على تشخيص الأزمة. 2- التهيؤ والتحضير Preparation : تشكيل فريق لإدارة الأزمة وتحديد متحدث باسم هذا الفريق وتفعيل الاتصالات مع الأطراف المختلفة ويضع خطة لإدارة الأزمة. 3- احتواء الازمة Containment: يبدأ فريق إدارة الأزمة بتفعيل خطته التي صاغها لإدارة الأزمة والتصرف حيال الجوانب أو الحقائق المخيفة.

ادوات واساليب التخطيطPlanning Tools & Techniques • التنبؤ Forecasting : تقدير حصول أحداث مستقبلية بناءً على خبرات سابقة أو بيانات تاريخية. وهناك أنواع من التنبؤ وهي التنبؤ الاقتصادي والتنبؤ التكنولوجي والتنبؤ بالطلب. • كتابة السيناريوهات Scenario Writing : يعني تخطيط السيناريو تحديد خيارات مستقبلية متعددة وكتابة سيناريوهات وخطط للتعامل مع كل سيناريو على حدة. مثال كيف تتصرف الدول النفطية في حال نضوب النفط. • المقارنة المرجعية Benchmarking : اعتماد مؤشرات خارجية تخص أفضل الممارسات والأداء لمنظمات أخرى في مجال الاختصاص والمقارنة معها. وتعني أفضل الممارسات Best Practice جميع الممارسات التي تؤدي إلى أداء متميز. • استخدام الكوادر التخطيطية Use Of Staff Planners: تشكل بعض المنظمات الكبيرة الحجم كادر تخطيطي متخصص تكون مهمته متابعة وتنسيق العملية التخطيطية للمنظمة ككل أو لأحد أقسامها الكبيرة. • المشاركة و الاندماج بالعملية التخطيطية Participation & Involvement: يعني التخطيط التشاركي Participatory Planning نوع من التخطيط يحوي جميع العاملين الذين يحتمل أن يؤثروا أو يتأثروا وينفذوا الخطط الناتجة، ويخلق هذا النوع من التخطيط التزاماً عالياً ويزيد القدرة الابداعية ويوفر مزيد من المعلومات، ويفيد أثناء التنفيذ.

الفصل الثالث