Ruta de gestión de información para la elaboración de fichas de especies

1. Ruta de gestión de información para la elaboración de fichas de especies Equipo Coordinador del Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia Instituto Alexander von Humboldt - Entidad Coordinadora Taller "Provisión de datos colombianos al GBIF en el marco del SIB Colombia“ Mayo 27-29 de 2008, Pontifica Universidad Javeriana

2. ¿Qué es una ficha de especie? Información agregada Es un documento electrónico que sintetiza mediante atributos aquella información clave de una especie, permite dar a conocer esta información a través de un sitio web y reconoce plenamente la autoría de la información con base en citaciones y contactos. Es un punto de partida para posteriores búsquedas y facilita la obtención de información más detallada acerca de la especies o de quienes se encargan de su uso, conservación o estudio. Un conjunto de fichas constituye un catálogo.

3. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

4. 1. Selección de especies • El Catálogo incluye a las especies presentes en Colombia, sin importar su origen • Identificar el criterio de selección: región, grupo de organismos, visibilidad, etc. • Recopilar los nombres científicos y verificar su validez* (AAT y bases de datos nomenclaturales) • Recopilar los nombres comunes asociados teniendo en cuenta, sitio de uso y fuente (citación o contacto) Plantas, peces, microorganismos del suelo, especies focales, mamíferos, aves, reptiles, *ecosistemas Ingreso de nombres científicos al AAT • Generación de insumos • URL para las fichas • conexiones con el Sistema Ingreso de nombres comunes al tesauro

5. AAT Otros sitios relacionados www.siac.net.co/sib

6. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

7. 2. Definición de atributos • Definir qué se quiere mostrar • Precisar las características que se deben describir de acuerdo al grupo de organismos • Revisar los atributos actuales y determinar su pertinencia • Taxonomía • Descripción taxonómica • Información de tipos • Claves taxonómicas • Estado de conservación • Estado de amenaza según • categorías UICN • En Colombia • En el mundo • Estado CITES • Estado actual de la población • Factores de amenaza • Medidas de conservación • Uso y tráfico • Información de usos • Información de alerta Más información Metadatos Otros recursos en Internet Referencias bibliográficas Recursos multimedia Créditos Autor(es) Editor(es) Colaborador(es) Créditos específicos Información básica de la ficha Contacto de la ficha Citación de la ficha Etimología del nombre científico Nombres comunes Distribución Distribución geográfica en Colombia Distribución geográfica en el mundo Región natural Ecosistema Distribución altitudinal Registros biológicos Historia natural Descripción general Hábitat Alimentación Comportamiento Vocalizaciones Reproducción Ecología

8. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

9. 3. Selección de fuentes de información • Realizar un sondeo inicial de fuentes de información con base en sugerencias de especialistas • Dar prioridad a las fuentes secundarias con acceso no restringido • Evaluar la pertinencia de incluir información primaria

10. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

11. 4. Recolección de información secundaria • Reportes, informes técnicos, trabajos de grado • Fichas de libros rojos • Información de especímenes en colecciones biológicas

12. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

13. 5. Adaptación de textos • Revisar la guía de autores* en las secciones de distribución, historia natural, taxonomía, estado de conservación, uso y tráfico, más información, créditos • Identificar la información básica de la ficha • Ajustar los contenidos con base en las definiciones de cada uno de los atributos • Realizar la redacción de los textos teniendo en cuenta el formato y el público a quien van dirigidos • Emplear herramientas como diccionarios y manuales de estilo para verificar el correcto uso del español • La ortografía es fundamental • No olvidar que cada ficha es una publicación electrónica

14. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

15. 6. Inclusión de formatos • Para algunos campos se requiere la inclusión de códigos HTML: • Negrilla: • <b>texto</b> texto • <strong>texto</strong> texto • Cursiva: • <i>texto</i> texto • <em>texto</em> texto • Salto de línea: • <br> • Hipervínculo: • <a href="www.siac.net.co">texto</a> texto • Viñetas: • <ul>texto</ul>, o • <li>texto</li> • Para otras opciones consulte: http://www.w3schools.com/

16. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

17. 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos • Revisar la disponibilidad de imágenes y mapas de distribución de la especie • Ajustar los formatos de mapas e imágenes de acuerdo con la guía de autores • Evaluar la pertinencia de incluir archivos de audio o video

18. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

19. 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web • Formato de autores, compiladores y contactos: • Apellido, Nombre • Apellido1-Apellido2, Nombre1 Nombre2 • - Para contacto (el nombre va completo): • Formato de citaciones: • Apellido Iniciales • Apellido1-Apellido2 Iniciales • - Iniciales del nombre con punto • - Sin coma entre apellido e iniciales • - Sin espacio entre iniciales del nombre • - Coma entre varios autores • No borrar los elementos 000 en los combos

20. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

21. 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web • Ingresar la información taxonómica básica: • - Nombre científico válido • - URL del la ficha nomenclatural en el AAT • - Jerarquía taxonómica con los niveles obligatorios Reino Animalia >> Phylum Chordata >> Clase Aves >> Orden Falconiformes >> Familia Accipitridae >> Género Accipiter >> Especie Accipiter bicolor • Documentar un metadato del conjunto de fichas • Realizar una citación para el conjunto de fichas teniendo en cuenta: • - El (los) autor(es) de la ficha deben quedar definidos desde el principio • - Quienes documentan la información cumplen el papel de compiladores • - El publicador es el Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia • Identificar un contacto, si se requiere, para el conjunto de fichas • Revisar e incluir los créditos específicos de acuerdo con el formato: • Función o actividad realizada: Nombre Apellido, Institución, Año. • Fotografía: Sandra Pérez, Instituto SER, 2006.

22. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

23. 10. Revisión de completitud • Tres estados de la ficha: • - Sin revisar • - Revisado por administrador del catálogo. Coherencia (la información de cada campo corresponde a lo que se espera), consistencia, ortografía, gramática • - Verificado. Especialista, experto valida la veracidad de la información introducida.

24. 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 6. Inclusión de formatos 5. Adaptación de textos 4. Recolección de información secundaria 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 11. Verificación por expertos 10. Revisión de completitud 12. Publicación Proceso para la elaboración de fichas de especies

25. Ejercicio de documentación de una ficha de especie Paso 0. Registrarse en el portal del SIB