Provedba specifičnih ugovora Specific Framework Contract

1. Provedba specifičnih ugovoraSpecific Framework Contract (provedba okvirnih ugovora – Framework Contracts) Zagreb, 16. lipnja 2010.

2. Sadržaj • Okvirni ugovor • Specifični ugovor • Aktivnosti • Rezultati – izvršenje i odobrenja • Izvještavanje • Opće odredbe okvirnih ugovora • Izmjene ugovora • Financijske odredbe

3. Okvirni ugovor – Framework Contract • Ugovori sklopljeni između službi Europske Komisije i (potencijalnih) pružatelja usluga – bez ugovaranja iznosa • Pružaju osnovu za transparentno i brzo ugovaranje specifičnih ugovora • Grupe usluga (Lots) • Okvirni opis poslova (Global Terms of Reference)

4. Specifični ugovori – Specific Contract • Ugovori o pružanju usluga vrijednosti veće od 10.000 eura i manje od 200.000 eura • Ugovori na temelju (jediničnih) iznosa naknada stručnjaka ili na temelju ukupnog iznosa usluga (Fee based vs. Global price) • Razdoblje provedbe ugovora ne prelazi 760 kalendarskih dana (24 mjeseca) • Ukupan angažman pojedinog eksperta ne prelazi 260 radnih dana • Omogućavaju najbržu mobilizaciju stručnjaka (Procedura ugovaranja minimalno 2-3 mjeseca)

5. Specifični ugovor - sadržaj • Financijska ponuda • Životopisi stručnjaka + izjave (Statement of exclusivity and availability) • Specifični opis poslova (SToR) = Specifični ugovor • Opći uvijeti - General Conditions (nisu dio ugovora!) • GUIDELINES Framework Contract Beneficiaries (nisu dio ugovora)

6. Specifični ugovor - SToR • Poglavlje - ‘Requested services, including suggested methodology’ - Popis aktivnosti koje je pružatelj usluga dužan izvršiti u sklopu projekta • Poglavlje - ‘Required outputs’ - Mjerljivi rezultati svake pojedine aktivnosti koji služe kao indikatori tijekom praćenja provedbe

7. Specifični ugovor - SToR • Poglavlje - ‘Planning including the period for notification for placement of the staff’ - planirana dinamika projekta • Poglavlje – Reporting - ‘Reporting content’ – popis izvještaja koje želimo+ opis svakog pojedinog izvještaja

8. Specifični ugovor - SToR • Izvještaji: • Početni izvještaj (Inception report) • Završni izvještaj (Final Report) • Tehnički izvještaji (Monthly; Quarterly; Report per activitiy) • Poglavlja Submission/comments timing i Number of report(s) copies

9. Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions • Opći uvijeti ugovora • Članak 16 – Personell and equipment – određuje početak rada • Članak 17 – Replacement of personnel – uvijeti pod kojima se pojedini stručnjak može zamijeniti

10. Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions • Članak 20 – Amendment of Contract – izmjene ugovora – putem naloga (administrative order - AO) i putem dodatka ugovoru (Addendum) • AO primjenjiv: • izmjena ne utječe na osnovnu svrhu projekta (npr. Produljenje roka provedbe; izmjena količina dodatnih troškova; rad vikendom;); • Financijska realokacija do 15% iznosa ugovora

11. Opći uvjeti okvirnih ugovora – General Conditions • Dodatak ugovoru potreban: • Izmjena stručnjaka • Financijska realokacija veća od 15% iznosa ugovora • Uvođenje novog dodatnog troška • G.C. - zahtjev za izmjenom ugovora min 14 dana prije nego promjena treba nastupiti

12. Financijske odredbe • Global price (lump sum) vs. Fee based • Plaćanja • Proračun • Prihvatljivi troškovi • Neprihvatljivi troškovi

13. Global price vs. Fee based Ugovori temeljeni na ukupnom iznosu (Global price) • Izravno povezani sa odobravanjem outputa (čl. 27 GC) • Fiksna cijena Ugovori temeljeni na iznosu naknada (Fee Based) • Temeljeni na stvarno nastalim troškovima (time sheets, računi, putne karte i sl.)

14. Plaćanja • Pred-plaćanje - 60% - 45 dana od dostave potpisanog ugovora i financijske garancije (>150.000,00 eur) • Međuplaćanje - može biti definirano u Posebnim uvjetima ugovora (čl. 7.2) • Završno plaćanje - do 40% - 45 dana od odobrenja izvješća/outputa ili zaprimanja računa • Plaćanja se vrše na račun objavljen na EuropeAid web site-u. http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries-2009/documents/a_3_4_prices_bank_account_benef_2009_en.xls

15. Proračun • Fees • Reimbursable costs (per diem, international travel, local travel, services) http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries-2009/documents/4_2_2_offer_en.xls

16. Prihvatljivi troškovi • Naknade stručnjaka (Fees) pokrivaju • plaću stručnjaka (uključujući i njegovu opremu poput telefona, kompjutera) • administrativne troškove (iznajmljivanje prostorija, tajništvo, produkciju 10 kopija završnog izvješća) • Isplaćuju se na temelju Time Sheets

17. Prihvatljivi troškovi • Per diems – pokrivaju smještaj, obroke, prijevoz u mjestu (gradska vožnja) • Plaćaju se po noćenju ako se aktivnost odvija van mjesta stanovanja (u pravilu ne vrijedi za lokalne stručnjake) • Uključuju i dan putovanja (čak i vikend) • Ne primjenjuju se na sudionike studijskih putovanja • Do visine iznosa objavljenog na EuropeAid web stranici

18. Prihvatljivi troškovi • Troškovi putovanja - međunarodni - ekonomska klasa (avion), 1. klasa (vlak) - boarding pass, putna karta - lokalni - ukoliko je predviđeno ugovorom - isključivo međugradski prijevoz – gradski prijevoz je pokriven iz per diem-a - svi troškovi uključeni u cijenu karte (npr. naknade agencija, naknade za plaćanja kreditnim karticama i sl.) su prihvatljivi

19. Prihvatljivi troškovi • Services - računi moraju glasiti na ugovaratelja ili člana konzorcija (ne na stručnjaka ili neku treću firmu) - računi koji glase na druge valute preračunavaju se u EUR po tečaju za mjesec u kojem je račun izdan Web site – BUDGET - računi moraju biti u originalu

20. Neprihvatljivi troškovi • PDV • Troškovi nastali van razdoblja implementacije • Troškovi koji prelaze ugovorene iznose • Troškovi koji nisu predviđeni ugovorom

21. Pitanja?

22. Korisni linkovi • http://ec.europa.eu/europeaid/work/framework-contract/beneficiaries-2009/index_en.htm • http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

23. HVALA NA PAŽNJI! • Davorka Žagar, Ured za financije i računovodstvo, savjetnik, davorka.zagar@safu.hr • Ines Gruica Devčić, Ured za pripremu i provedbu projekata, voditelj odjela, ines.gruica@safu.hr