Distrikt konference 2011

1. Distrikt konference 2011 Margar hendur vinna létt verk

2. Sekretær oplysning 2011 Distrikt konference Höfn Hornafjörður 23. september 2011 Benóný Arnór Guðmundsson Distrikt sekretær 2011-2012 Bragi Eyjólfsson Oplysnings komité Margar hendur vinna létt verk

3. Lidt om mit arbejde • De fleste af distrikt sekretærs opgaver: • Have opsyn med månedsrapporter fra klubber • Lave statistik ud fra rapporter og oplyse distrikt bestyrelsen om den • Holde øje med at antal medlemmer altid er rigtigt registreret • Har ansvar for at medlemsregistreret (Den hvide bog) bliver udgivet • Mødereferat Margar hendur vinna létt verk

4. Sekretær - oplysning 2011 • Vi er mange og vi er alle ved at lære noget nyt. • Jeg mangler jeres hjælp for at passe på at klubberne afleverer rapporter på den rigtige tidspunkt dvs. inden d. 10. hv. måned. Sommer rapporter kan samles og afleveres inden d. 10. september. Margar hendur vinna létt verk

5. Sekretærs pligter som angår distriktet: • Månedsrapport – sendes til distrikt sekretær og divsions guvernør (godt at sende den også til præsidenten) • Månedsrapporter skal afleveres inden d. 10. hver måned! • Sommer rapporter kan afleveres i en rapport inden d. 10. september. Margar hendur vinna létt verk

6. Sekretæren er også en bogholder. • Kiwanis International sender regninge for de internationale gebyr til klubbenes sekretære. I skal aflevere dem til kasserene. • Klubbens finansplan skal afleveres med i oktober rapporten. I behøver måske at presse jeres klub for at lave den færdig. • Husk formene for nye medlemmer og korrektionen for medlemsregistreret. • Hver klub skal have en kontaktmedlem vedr. medlemsregister. Han kan lave en digital registrering. Margar hendur vinna létt verk

7. I arbejder tæt sammen med jeres kontakt. • En list over kontaktmedlemmer vedr. medlemsregister. • Humm noget galt, den eksisterer ikke. • Det ville være godt hvis I finder ud af hvem er kontakt i jeres klub og sender navnet til mig. • Ellers er det sekretæren som bliver kontaktmedlem. • I får username og password hos mig. Margar hendur vinna létt verk

8. Medlemsregistreret på nettet. Klik her for at finde medlemsregistreret Margar hendur vinna létt verk

9. Medlemsregistreret på nettet. User- og password får I hos mig efter undervisningen. Margar hendur vinna létt verk

10. Ændringer på medlemsregisteret. Klik på navnet af den medlem der skal ændres. Margar hendur vinna létt verk

11. Ændringer på medlemsregisteret. I skal ændre det som skal ændres og klik her for save. Margar hendur vinna létt verk

12. Sekretærs oplysning 2011 Vi passer på auðkenni. Fyld ind oplysninger om en ny medlem og klik på save. Margar hendur vinna létt verk

13. Mange ting som man skal huske. • Klubbens valg skal sendes med maj rapporten • Det er vigtigt at rette medlemsregister i maj måned • Fremmøde belønning • I maj måned skal afleveres et billede af præsidenten til medlemsregistreret. Margar hendur vinna létt verk

14. Husk at aflevere billedet. Annars nota ég þessa. Margar hendur vinna létt verk

15. Fremmøde belønninger. • Fremmøde belønning gælder for +- måned. • F.eks. belønning fremstillet i november gælder for melding i oktober, november og desember. • Belønningen gælder kun for ham som får den. • Medlems fremmøde kan aldrig blive mere end 100%. Margar hendur vinna létt verk

16. Fremmøde belønninger. • Man skal aflevere alle medlemmer af Kiwanis som ikke er medlem i den klub, belønning for fremmøde (den blå billet) • Hvis flere medlemmer fra den samme klub besøger en anden klub er det nok at aflevere en belønning og alle skriver navnene på bagsiden. • Så skal de aflevere belønningen til sekretæren i deres klub og han registerer den. Margar hendur vinna létt verk

17. Vi skal bruge opdatet form. • Man skal bruge de form som er på Kiwanis.is siden. • Dem kan man finde på nettet og downlode i din computer. Margar hendur vinna létt verk

18. Ekki gleyma myndinni. Klik her Margar hendur vinna létt verk

19. Klik her Margar hendur vinna létt verk

20. Husk at gemme (save). • Husk at gemme (save) før I starter med at fylde ind oplysninger. • Det er meget godt at gemme et klart (tomt) kopi med oplysninger om klub og k-nummer. • Formet vil ikke ændres dette år. Hvis det sker sender jeg besked om det. • I skal ikke bruge formet fra sidste gang I var sekretære. Margar hendur vinna létt verk

21. Når man har åbnet formet skal man i de nyere systemer klikke her for at kunne skrive ind i det. Margar hendur vinna létt verk

22. Toppen på rapporten Rapportens måned Klubbens navn Divisionen som klubben hører til. Klubbens k nummer. Kan findes på distriktets hjemmeside. Margar hendur vinna létt verk

23. Skal indfyldes hvis en medlem tager pause. Skal kun indfyldes hvis en medlem holder op. Skal kun indfyldes hvis I får en ny medlem. Skal altid indfyldes. Medlemmens navn som bliver ændret Vælge hvis det er en ny medlem. Vælge hvis oplysninger for en medlem ændres. Ops. Formet behøver ikke sendes hvis oplysningerne er opdatet i databasen Vælge hvis medlemmen er holdt op Margar hendur vinna létt verk

24. Hvilken slags møde. Glem ikke bestyrelses-møderne. Margar hendur vinna létt verk

25. Besøg fra andre kiwanismedlemmer. Husk fremmøde belønningen. Man behøver 5 medlemmer på besøg for at skrives som fremragende klub. Dog skriver vi alle besøger. Her skriver vi vores fundraising. Dog ikke støtte fra Eimskip for Hjelmprojektet. Den skrives hos distriktet. Margar hendur vinna létt verk

26. Arbejdedstimer for tjenesteprojekter f.eks.hjelmprojekt, dommere, hjelp for børn eller handikapperede, o.s.v. Det som man ikke får betalt i penge. Her skrives alle støtte fra støttefond. Straks og de er blevet præsenteret/godkendt på et møde. Meget vigtigt at skrive her, ellers ser det ud som klubben stjæler fra støttefonden. Margar hendur vinna létt verk

27. Her skrives hvor mange medlemmer er på divisionsmøde men både gæster og medlemmer på underholdninger. Underholdninger som ikker er et møde. Glem ikke dem som arbejder for jer i distriktet, de er også i deres klub. Nok at sende via e-mail før 10. hver måned. Margar hendur vinna létt verk

28. Husk at sende. • Så skal man gemme rapporten og sende den. • Når man gemmer er godt at bruge navnet på klubben og rapportens måned. • Kun brug den måned rapporten gælder. Margar hendur vinna létt verk

29. Margar hendur vinna létt verk

30. Kun som Excel-dokument • Gem ikke rapporten som pdf eller et billede eller noget andet. • Kun gem den som Excel dokument = navn.xls eller navn.xlsx • I som har ikke anelse om hvad jeg snakker om, ikke bekymre jer og gør bara som sædvanligt. Margar hendur vinna létt verk

31. Klubberne vurderes igennem måneds rapportene • Have opsyn med fremmøde • Have opsyn med antal medlemmer • Have opsyn med møderne • Besøg til andre klubber • Besøg fra andre klubber • Indsamlinger og støtteydelse • Foreningsarbejde Margar hendur vinna létt verk

32. Fyldt form. Margar hendur vinna létt verk

33. Fyldt form. Margar hendur vinna létt verk

34. B-rapport B- rapport er kun resumé fra de månedrapporte som har været lavet fra sidste divisionsmøde. • Tager 5 minutter. Margar hendur vinna létt verk

35. B-rapporten for divisionsmøde, skal holde en måned, intil begyndelsen af den måned divisionsmødet bliver holdt. • Den eneste gang som det kan være problem er hvis divisionsmødet bliver holdt inden den 10. dag den måned, så skal man lave månedsrapporten inden den dag divisionsmødet bliver holdt. Margar hendur vinna létt verk

36. Jeg ved… • At vi vil have et godt samarbejde • At aflevering af månedsrapport bliver 100% ! • Månedsrapporter bliver udfyldt på den rigtige måde • Rapporter er meget vigtige for opsyn og ikke mindst for at støtte klubberne Margar hendur vinna létt verk

37. Hvordan kan I kontakte mig? • Det er nemmest at sende en e-mail til mig: • benniarnor@gmail.com • Eller ringe til mobil +354-6903898. • Eller ringe til fastnet +354-4565432 Margar hendur vinna létt verk

38. Hvad behøver vi at huske? • Før 10. hver måned skal rapporten afleveres. • Sommerrapporten kan afleveres før 10. sept. • Sammen med maj rapporten skal aflevere et billede af kommende præsident og oplysninger om kommende styrelse. • Ændre medlemsregistreret straks og man ved om ændringer og sende e-mail til mig med ændringen. Margar hendur vinna létt verk

39. Flere ting var det nu ikke. Gerne kontakt mig hvis I har brug for det, vi arbejder sammen. Margar hendur vinna létt verk. Tak. Benóný Arnór Distrikt sekretær 2011-2012 Margar hendur vinna létt verk

40. Det har været sjovt at møde jer. Margar hendur vinna létt verk