HAKKARİ ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

1. HAKKARİ ÜNİVERSİTESİStrateji Geliştirme Daire Başkanlığı KBS MAAŞ İŞLEMLERİ HAZIRLAYAN Ali KONÜR

2. 2-BİRİM MUTEMETLERİNİN MAAŞ İŞLEMLERİN DE GERÇEKLEŞTİRECEKLERİ EYLEMLER: A-Asgari Geçim İndirimi, Çocuk Yardımı, Aile Yardımı Giriş işlemini gerçekleştirdikten sonra daha önceden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Say2000i Sisteminde bilgilerini girdiği biriminiz personelleri ile ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz. Bilgileri girilmiş personellerin eksik bilgi girişi yapılıp yapılmadığını buradan takip edebilirsiniz. Biriminizde Asgari Geçim İndirimi, Çocuk Yardımı ve Aile Yardımından yararlandırılmamış bir personel varsa aşağıda ki yörüngeleri izleyerek durumu düzeltebilirsiniz.

3. “Personel Aile Durumu Bilgileri” bölümüne gelinir • Personeli Listele butonuna tıkanır. • Personel Listelendikten sonra ilgili personelin adının üstüne tıklanır. • Alt kısımda personelin Sosyal haklarının bulunduğu bir bölüm açılır. • Eğer bu bölümde herhangi bir bilgi girişi bulunmuyorsa, “Mernisten Getir” Butonuna tıklanır. Ve personel bilgileri gelir. • Eğer bu durumu gerçekleştirdiğiniz halde bilgiler gelmiyorsa “Yeni Kayıt Ekle” Butonuna tıklanır ve ilgili personelin T.C. kimlik numarası girilerek kayıt oluşturulur. • Kişi evli ve çocuklu ise yukarda ki işlemler kişinin aile bilgilerini de getirir.

4. Kişiyi asgari geçim indiriminden yararlandırmak için “Asgari Geçim İndirimi Bölümünün altında bulunan bölüme “Yararlanıyor” seçeneği getirilir. • Not: Bütün kamu personelleri asgari geçim indiriminden faydalanır. Ancak kişi başkası üzerine kayıtlı ise sistem “yararlanıyor” butonuna tıklamanıza müsaade etmez. Bu durumda personeli bilgilendirip kimin üzerinden yararlanıyorsa o durumu düzeltmesini istemelisiniz. • Kişi evli ise eş durumu bölümünden; 1- Eşi çalışıyorsa “Eşi Çocuk Yardımı almıyor” seçeneği 2- Eşi Hem çalışıyor hem çocuk yardımı alıyorsa “eşi çocuk yardımı alıyor” seçeneği (Çocuk yardımın genel olarak erkek alır) 3- Eşi Hem çalışıyor hem çocuk yardımı alıyorsa “eşi çocuk yardımı alıyor” seçeneği (Çocuk yardımın genel olarak erkek alır) 4- Eşi çalışmıyor ise “Eşi Çalışmıyor” Seçeneği Seçilir. (Aile Yardımı Bu seçenek Seçildiğinde verilir)

5. Çocuk sahibi ise; 1-Yeni Çocuk sahibi olmuş bir personelin çocuk bilgileri “Mernisten Getir” Butonuna tıklanarak getirilir. 2-Sistemde yakınlık derecesi bölümü bazen çocuğu “eşi-kendisi-annesi-babası” şekilden gösterebilir. Durumu düzeltmeniz aynı bölümde mümkündür. 3-Personel eğer kendisi çocuk yardımı alıyorsa Çocuğun olduğu bölümde çocuk yardımı seçeneği yararlanıyor olarak seçilir. Eğer eşi yararlanıyorsa yararlanmıyor seçilir. • Yeni Evlenen bir personel için yukarıda yapılan işlemler yapıldıktan sonra “Maaş Bilgi Ekranı” Bölümüne gelinerek ilgili personelin 3. Örnekte görülen maaş bilgi ekranına gelinir. Burada Kişinin Durumu “Evli” yapılır. Eğer bu işlem gerçekleştirilmezse önceden yapılan işlemler geçerlilik kazanmaz. Ve personelin aile yardımı alması gerekiyorsa bile alamaz. Bu yüzden bu işleme dikkat edilmeli. • İlgili İşlemler yapıldıktan sonra “Kaydet” Butonuna tıklanır. • Aşağıda görsel örnekler verilmiştir.

9. B-Dil Tazminatı Girişi; “Maaş Bilgi Ekranı” Bölümünden ilgili personelin sayfası açıldıktan sonra “Dil Tazminatı Bilgi Girişi” Butonuna tıklanır. Açılan bölümde “Yeni Kayıt Ekle” Butonuna tıklanır. Sonra personelin dil tazminatı girişleri yapılır. Giriş sırasında; • Önce hangi dil olduğu seçilir. • Çalıştığı kurumda dil tazminatından yararlandırılıp yararlandırılmadığı seçilir.(Üniversitelerde yararlanırlar) • Sonra Personelin getirdiği evrak doğrultusunda ilgili dil sınavından (KPDS, ÜDS vb.) aldığı puana göre seviyesi girilir. • Sınav tarihi girişi yapılır. • Ve personelin bu dil tazminatından ne kadar süre faydalanacağı tarih girilir. (Personelin sınava giriş tarihinden 5 yıla kadar faydalanırlar) • İlgili girişler yapıldıktan sonra “Kaydet” Butonuna tıklanır. • Aşağıda görsel örnekler verilmiştir.

12. 3. BİRİM MUTEMETLERİNİN DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR • KBS sistemi üzerinden Birim mutemetleri şuan yukarıda verilen işlemleri gerçekleştirebilmektedir. Personeller ile ilgili Diğer bilgiler ay içerisinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına getirilerek ya da telefon açılarak bilgi girişi yapılması sağlanacaktır. Sistem üzerinde gerçekleşen değişikliklerden dolayı ilgili maaş döneminden 7 gün önce Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında maaşlar hesaplanacak ve ilgili birimlerin mutemetleri KBS sistemi üzerinden hesaplanan maaşlarını takip edecektir. Personeller hakkında eksik ya da hatalı girişlerin olması halinde bu durum Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilecek. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ilgili hataları düzelterek maaş hesaplamasını tekrar gerçekleştirecektir. İlgili maaş dönemine 3 gün kala(ayın 12’si) bütün birimler maaş evraklarını KBS sistemi üzerinden alarak evraklar da gerekli imzaları gerçekleştirdikten sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına aynı gün içerisinde teslim edeceklerdir. Banka Listeleri işlemlerinin merkezden yürütülmesinden dolayı bekleme yapılmayacaktır. Bekleme olması durumunda ilgili birimin maaşları ödenmesi gereken tarihte ödenmeyebilir. Bu sebepten konunun hassasiyetine dikkat edilmesi gerekmektedir.

13. Naklen Geçme, İstifa, İşe Başlama ve Naklen Gelme durumunda olan personellere dikkat edilmesi gerekmektir. Naklen geçme yapacak personellerin işlemlerini erken gerçekleştirmeleri istenmeli süre yetersizliği durumu varsa İşlemler maaş ödeme tarihinden sonrasına bırakılmalı ya da Personel Nakil Bildiriminde personelin maaş hakkı bir sonra ki ay için gideceği kuruma bırakılmalıdır. İstifa Durumunda olan personellerin işlemleri gecikmeye uğrayacaksa bu durum Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Bildirilmelidir. Öyle bir durum olması halinde personelin maaşı hesaplanacak fakat kendisine ödenmeyecektir. İstifasının kabul edilmemesi durumunda maaşı iade edilecek. İstifası kabul edilirse ilgili hesaplamalar iptal edilecektir. İşe Başlama ve Naklen Gelme durumunda olan personeller işe geç başlamış ya da evrakları gecikmeye uğramışsa; İlgili personel için maaş ödemesi maaş döneminden hemen sonra gerçekleştirilecektir. Personel bilgi girişleri ayın 11’i mesai bitimine kadar yapılacak, daha sonra gelen evraklar bekletilecektir.

14. Birim mutemetleri personelleri ile ilgili bilgileri Personel Daire Başkanlığından takip etmelidir. Evrak takibi birimler tarafından yapılacağı için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığın da evraklar toplanmayacaktır. Konu hakkında yaşanabilecek aksaklıkların sorumluluğu birim mutemetlerine aittir. • Maaş işlemleri sırasında bir personele sehven herhangi bir kalemde eksik ödeme yapılmış olması durumunda, ilgili hatanın düzeltilmesi bir sonra ki maaş dönemine bırakılmayacak konu hakkında Harcama Yetkilisinin Oluru alınarak İlgili bütçe kaleminden personele ödeme yapılacaktır. Aksaklık yaşanması durumunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Başvurulacaktır. • Maaş işlemleri sırasında bir personele sehven herhangi bir kalemde fazla ödeme yapılması durumunda, ilgili hata için birimin harcama yetkilisinin oluru alınır, Kesinti bir sonra ki maaş döneminde gerçekleştirilir. • Evrak gecikmelerinden kaynaklı olarak personelin verilmeyen Terfi, Kadro Değişikliği vb. konularda bir sonra ki maaş döneminde geriye dönük işlem yapılabildiğinden dolayı maaşların ilgili sebeplerden bekletilmemesi gerekmektedir. • Akademik personellerden idari görevde bulunanların, kadrosu sizde bulunmasa dahi kadrosunun bulunduğu birime konu hakkında üst yazı yazılması gerekmektedir. Özellikle akademik birimlerde İdari Görev Ödeneği konusunda sıkıntılar yaşanmaktadır. Geriye dönük ödemelerde sıkıntı oluşmaması için konuya dikkat edilmesi gerekmektedir.

15. 4-ÇIKTILARI ALINACAK EVRAKLAR VE İLGİLİLERİN İMZALARI Birim mutemetleri aşağıda belirtilen evrakları KBS sistemi üzerinden alarak belirtilen kişilere imzalatacaklardır. • Ödeme Emri Belgesi -Gerçekleştirme Görevlisi -Harcama Yetkilisi -Muhasebe Yetkilisi • Personel Bildirimi Dökümü -Gerçekleştirme Görevlisi -Personel Birim Yetkilisi (Harcama Yetkilisi)

16. Banka Listesi ya da Banka Kontrol Listesi -Gerçekleştirme Görevlisi -Harcama Yetkilisi -Muhasebe Yetkilisi • Bordro İcmal -Birim Mutemedi -Gerçekleştirme Görevlisi • Kesintiler(Sendika, İcra, Kişi Borcu, Kira vb.) (bulunmayabilir) -Birim Mutemedi -Gerçekleştirme Görevlisi • Asgari Geçim İndirimi Dökümü -Birim Mutemedi -Gerçekleştirme Görevlisi • Bordro Dökümü -Birim Mutemedi -Gerçekleştirme Görevlisi ( AŞAĞIDA GÖRSEL OLARAK GÖSTERİLMİŞTİR.