Przykłady międzynarodowych rozwiązań w zakresie uczenia się urzędów administracji publicznej

1. Przykłady międzynarodowych rozwiązań w zakresie uczenia się urzędów administracji publicznej Bartosz Ledzion, dr Karol Olejniczak, dr Adam Płoszaj, Tomasz Olejniczak, Michał Możdżeń 28 czerwca 2012

2. Międzynarodowe praktyki organizacyjnego uczenia się Wprowadzenie • W ramach projektu MUS odwiedziliśmy 12 krajów: Australia, Francja, Hiszpania, Holandia, Japonia, Kanada, Norwegia, Nowa Zelandia, Stany Zjednoczone, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania • W ramach wizyty przeprowadziliśmy 111 wywiadów z przedstawicielami administracji publicznej • W efekcie końcowym w wyniku wizyt zidentyfikowano i opisano 78 praktyk, w tym 27 praktyk może stanowić inspiracje systemowe dla organizacyjnego uczenia się, z 51 kolei jest potencjalnie możliwych do wdrożenia w ramach MUS • Wybranych7praktyk prezentujemy w ramach dzisiejszej prezentacje, reszta została umieszczona nastronie projektu: www.mus.edu.pl

3. Praktyki z zakresu „crowdsoursingu – mądrości tłumów”

4. Crowdsourcing – mądrość tłumów • Termin „crowdsoursing” oznacza współpracę wielu osób (pracowników) przy tworzeniu propozycji, rozwiązań, pomysłów związanych ze wspólnym celem i intencjami • Współdziałanie daje lepszy efekt końcowy niż suma poszczególnych działań pojedynczych jednostek • W praktyce crowdsoursing może być stosowany zarówno w ramach jednej organizacji, w sytuacji, kiedy do generowania pomysłów zapraszani są pracownicy danej instytucji lub stanowić zasób pozyskiwania pomysłów spoza organizacji • Przesłanka koncepcji mądrości tłumu bazuje na różnorodności źródeł wiedzy, a nie na jej homogeniczności

5. Crowdsourcing – mądrość tłumów • Mechanizm crowdsourcing opiera się w dużej mierze o różnorodną sieć kontaktów ludzkich, w których często uczestniczą osoby posiadające zdywesyfikowaną wiedzę praktyczną i teoretyczną, która umożliwia kreatywne i unikalne podejście do rozwiązania wielu zagadnień

6. Crowdsourcing – praktyki międzynarodowe Wspólnota praktyków (Kanada) Opis: Wspólnota praktyków to grupa osób regularnie dyskutujących na określony temat. Istotą funkcjonowania wspólnoty praktyków jest wymiana informacji, wzajemne uczenie się i inspirowanie, rozpowszechnianie dobrych praktyk, standardów. Zasady działania:Osoby nie współpracują ze sobą na co dzień, pochodzą z różnych komórek organizacji (co poprawia dodatkowo komunikację między nimi). Elementem łączącym praktyków są tematy. Często spotkania są moderowane przez lidera. W organizacji może funkcjonować kilka wspólnot praktyków. Efekty: Wspólnoty praktyków ułatwiają dostęp do wiedzy zgromadzonej w różnych częściach organizacji lub różnych organizacjach, dodatkowo motywują pracowników, że mogą wywierać wpływ na organizację Warunki wdrożenia: Ważne jest, aby efekty prac wspólnot praktyków w organizacji dosyć szybko osiągnęła choćby małe, ale zauważane rezultaty – np. transfer jakiej dobrej praktyki z jednej części organizacji do innej.Ważna jest również wspierająca rola władz organizacji, które nie tylko powinny akceptować takie inicjatywy, ale mogą wręcz aktywnie zachęcać do ich tworzenia i do uczestnictwa.

7. Crowdsourcing – praktyki międzynarodowe Konkurs pomysłów na projekty (Stany Zjednoczone – US Census Office) Opis: Praktyka dotyczy generowania innowacji. Ma formę wewnętrznego konkursu, wśród pracowników instytucji, na pomysły rozwiązań, które mogą poprawić zadania realizowane przez instytucję. Konkurs jest wewnętrzny tzn. projekty mogą być zgłaszane tylko przez pracowników. Dodatkowe punkty dostaje się za projekty międzywydziałowe (zgłoszone wspólnie przez pracowników z różnych części organizacji). Pomysły dotyczą głównie nowych pól badań społecznych, sondaży, sposobów wykorzystania technologii w badaniach opinii publicznej. Rok rocznie zgłaszanych jest między 500 a 700 pomysłów Zasady działania: O wyborze projektów decyduje specjalna komisja złożona oraz przedstawicieli rady naukowej instytucji. Najlepsze projekty otrzymują finansowanie. Ich autorzy dostają symboliczne nagrody (statuetki, dyplomy) i stają się odpowiedzialnymi za wdrożenie pilotażu innowacji. Roczny budżet przewiduje pilotażowe wdrażanie 15 - 20 projektów. Są one finansowane ze specjalnego funduszu na innowacje Efekty: Główny czynnik sukcesu to chęci i zaangażowanie pracowników. Interesującym jest fakt, że rozwiązanie nie opiera się na żadnych zachętach finansowych. Motywatorem jest tu samorozwój i spełnienie zawodowe.

8. Crowdsourcing – praktyki międzynarodowe Konkurs najlepszych praktyk(Hiszpania - Andaluzyjski Urządz Pracy) Opis: Jest to praktyka zbierania wiedzy od pracowników operacyjnych w organizacji. Konkurs organizowany jest co roku wśród specjalistów ds. orientacji zawodowej. Pracownicy przedstawiają rozwiązania, które zastosowali w swojej codziennej pracy i które odniosły sukces. Zasady działania: Najlepsze praktyki, które zwyciężą w konkursie są rozpowszechniane wśród wszystkich specjalistów na seminariach, by mogli je poznać i wdrażać w swoich biurach. Nagrodą w konkursie jest publikacja nazwiska zwycięzcy z biuletynie, ale nie ma żadnych korzyści finansowych. Biuro, w których pracuje nagrodzony specjalista otrzymuje specjalny obraz/statuetkę, każdego roku inną. Nagrodą przede wszystkim wydaje się być uznanie i prestiż zawodowy. Efekty: Podniesienie motywacji pracowników do udoskonalania swojej pracy, realizacji zadań w sposób bardziej innowacyjny.

9. Praktyki z zakresu „coachingu – szkolenia indywidualne”

10. Coaching – praktyki międzynarodowe Coaching – ważne narzędzie rozwoju kadr (Francja) Opis: Coaching to metoda indywidualna szkolenia pracownika przez odpowiedniego trenera polegająca na rozwoju wiedzy, umiejętności i postaw uczącego się zwiększenia jego indywidualnego i organizacyjnego kapitału ludzkiego. Często efektem pośrednim pracy z coachem jest poznanie przez pracowników samych siebie (zdefiniowanie swojej osobowości, wartości w życiu, uczenia się kontroli emocji i myśli). Stąd często spotkaniom coachingowym towarzyszy nauka technik neurolingwistycznych. Zasady działania: W ostatnich latach we francuskich ministerstwach wprowadzono różne formy coachingu (grupowy, sesje indywidualne ...). W celu podsumowania tych doświadczeń oraz ich rozpowszechnienia powołano specjalny zespół, który opracował przewodnik po coachingu dla administracji publicznej we Francji. Efekty: Duże zaangażowanie pracowników w udoskonalanie swoich działań, tworzenie nowych pomysłów. Celem coachingu może być indywidualny rozwój kadry zarządzającej, podniesienie efektywności osobistej, charyzmy przywódczej, umiejętności komunikacji interpersonalnej i budowania relacji z innymi oraz innych ważnych cech i wartości liderów Ministerstwa. Coaching może pozwolić kierownictwu departamentów rozwinąć swój własny, indywidualny styl przywództwa, sposób zarządzania i zasób zachowań zgodnych z demokratycznym stylem zarządzania

11. Inne praktyki

12. Praktyki międzynarodowe Sesje dzielenia się dobrymi praktykami (Stany Zjednoczone- Federal Bureau of Investigation (FBI) Opis: Praktyka polega na ustrukturyzowanej dyskusji nad zadaną sytuacją problemową a następnie porównaniu wyników zespołowego rozwiązania z tym, jak problem został rozstrzygnięty w rzeczywistości. Podczas szkolenia pracownicy otrzymują opis przypadku - rzeczywistej sytuacji problemowej, która wydarzyła się jakiś czas temu w życiu organizacji. Robią krótką burzę mózgów na temat możliwych rozwiązań. Następnie osoba, która uczestniczyła w realnym rozwiązaniu sprawy (tzw. top performer) prezentuje rozwiązanie, które udało jej się zrealizować w rzeczywistości. Dyskusja dotyczy po pierwsze: czynników sukcesu rozwiązania, zastanowieniu się czy działania zadziałałyby w innych warunkach, jak udoskonalić przyszłe działanie w podobnych warunkach, Zasady działania: Kluczowe dla powodzenia praktyki wydają się trzy kwestie. Po pierwsze, dobór problemu który jest dyskutowany. Po drugie, ważna jest osoba prowadząca i jej zdolności narracyjne. Po trzecie, ważny jest przebieg i atmosfera dyskusji - konstruktywna i konkretna. Efekty: Praktyka ma cztery zalety. Po pierwsze, pozwala zebrać knowhow (z całej organizacji), Po drugie, pozwala im dużo lepiej przyswoić wiedzę, zapamiętać dobrą praktykę wzbogacając ją z własnymi przemyśleniami, a wreszcie lepiej zrozumieć mechanizm, który doprowadził do sukcesu. Po trzecie, praktyka jest mocno osadzona w rzeczywistości organizacji i znosi podział między szkolącym a szkolonym. Ponadto angażuje i nobilituje osoby, które wykonały dobrą pracę (tzw. top performers).

13. Praktyki międzynarodowe Retencja wiedzy odchodzących pracowników (Kanada) Opis: Zatrzymanie w organizacji ich wiedzy jest dużym wyzwaniem, szczególnie w przypadku wiedzy nieskodyfikowanej, utajonej, wiedzy implicite, której utrata jest spowodowana odejściem z pracy osób na emeryturę: • wywiady swobodne z odchodzącymi pracownikami dotyczące sposobu ich pracy, stosowanych przez nich dobrych praktyk, miejsca i sposobu gromadzenia i katalogowania wiedzy skodyfikowanej, źródeł wiedzy, które uważają za szczególnie użyteczne, w tym kontaktów do ekspertów • wykorzystywania doświadczonego pracownika, co do którego wiadomo, że w krótkim czasie opuści organizację, jako osoby szkolącej i wspierającej innych członków organizacji. Ostatnie tygodnie są przeznaczone na przekazywanie wiedzy, zwłaszcza bezpośrednim następcom. Efekty: Działania służące retencji wiedzy odchodzących pracowników odnoszą się wprost do poziomu wiedzy w modelu organizacyjnego uczenia się.

14. Praktyki międzynarodowe Baza danych incydentów Hyari – hatto (Japonia - Ministerstwo Rolnictwa, Leśnictwa i Łowisk ) Opis: Istotą praktyki jest stworzenie bazy danych i regularne rejestrowanie incydentów, których finalną konsekwencją mógłby być poważny wypadek lub problem.Do gromadzenia incydentów zobowiązani są wszyscy pracownicy, departamenty, wydziały oraz lokalne oddziały organizacji. Informacja na temat incydentu w formie raportu wysyłana jest do departamentu odpowiedzialnego za planowanie i wdrażanie polityk publicznych. Dodatkowo do każdego incydentu opisuje się środki zapobiegawcze. Zasady działania: Kluczowe znaczenie dla powodzenie praktyki jest jak najszersze gromadzenie danych o incydentach oraz jednolita forma ich rejestracji ułatwiająca analizę i porównywanie Efekty: Praktyka jest wartym naśladowania przykładem wykorzystania nowych technologii do systematycznej rejestracji i analizy wszelkich informacji, które mogą zapobiec powstawaniu lub pomóc rozwiązać zaistniałe problemy organizacyjnie.Praktyka oryginalnie wywodzi się z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy, a konkretnie z tzw. prawa Heinricha, głoszącego, że na każdy 1 poważny wypadek składa się 29 zaniedbań, na które z kolei składa się 300 drobnych incydentów, które zostały zlekceważone

15. www.mus.edu.pl