J ā nis Ruško Projekta vadītājs

1. Ķekavas un Šauļu pašvaldību darbības efektivitātes paaugstināšana un pārrobežu sadarbības attīstība, uzlabojot pakalpojumu pieejamību, veicinot vienmērīgu un ilgtspējīgu reģionu attīstību.Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta programma„Pārrobežu sadarbība” Jānis Ruško Projekta vadītājs

2. Projekta realizētāji • Ķekavas novada pašvaldība • Šauļu rajona pašvaldība (Lietuva)

3. Mērķis • Apakšprojekta ietvaros tiks: • identificēti un ieviesti pieci e-pakalpojumi, kas uzlabos pašvaldības sniegto pakalpojumu pieejamību iedzīvotājiem; • izveidota un ieviesta sakārtota IT infrastruktūra, kas uzlabos un pašvaldības darbinieku darba efektivitāti, • izveidoti trīs klientu apkalpošanas centri, kas nodrošinās iedzīvotāju tiešu kontaktu ar pašvaldību, klātienē informējot un sniedzot nepieciešamos pakalpojumus iedzīvotājiem; • apzināta un izmantota labākā starptautiskā prakse iepriekšminēto mērķu sasniegšanai.

4. Apakšprojekta nepieciešamības pamatojums • 1) Novecojusi lietvedības sistēma • 2) Funkcionālā audita rezultāti • 3) Pakalpojumu sniegšana tikai klātienē • 4) Savu zināšanu trūkums • 5) e-pārvaldes un interneta iespēju neizmantošana

5. Projekta aktivitātes Apakšprojekta vadība Prasību definēšana Dokumentu vadības sistēmas izstrādei Dokumentu vadības sistēmas pilnveidošana un ieviešana Klientu apkalpošanas centru izveide Mērķauditorijas apmācības Pieredzes apmaiņas organizēšana Publicitātes nodrošināšana Projekta audita veikšana

6. Prasību definēšana Dokumentu vadības sistēmas izstrādei • Procesu shēmu izstrāde Dokumentu vadības sistēmai • Funkcionālo un tehnoloģisko prasību detalizēšana dokumentu vadības sistēmai. • Dokumentu vadības sistēmas attīstības koncepcijas izstrāde Šauļu pašvaldībai

7. Dokumentu vadības sistēmas pilnveidošana un ieviešana • Izstrādāta Dokumentu vadības sistēma • Iegādāts nepieciešamais tehniskais aprīkojums • Ieviesta Dokumentu vadības sistēma, ņemot vērā sadarbības partneru labo praksi. Nodrošināta piekļuve jaunizveidotajai Dokumentu vadības sistēmai no pašvaldības darbinieku un klientu apkalpošanas centru darbinieku puses. • Pašvaldības vadītājam un citiem darbiniekiem iegūta iespēja kontrolēt savu padoto darba efektivitāti, sekojot līdzi padarīto darbu apjomam.

8. Dokumentu vadības sistēmas pilnveidošana un ieviešana • Ieviesta vienota sistēma gan pašvaldības darbiniekiem, gan klientu apkalpošanas centru darbiniekiem • Dokumentu vadības sistēma ir savienota ar pašvaldības darbiniekiem ikdienas darbā nepieciešamajām datu bāzēm gan ministrijās gan citās institūcijās • Izstrādāti un ieviesti 5 e-pakalpojumi. • Pilnveidota Dokumentu vadības sistēma Šauļu

9. Tehniskais aprīkojums • Notbuki visiem deputātiem • LCD ekrāns sēžu zālē • Interaktīva ierakstu sistēma • Interneta pieslēgums

10. Klientu apkalpošanas centru izveide • Telpu piemērošana klientu apkalpošanas centriem Ķekavā, Baložos un Daugmalē • Nepieciešamā aprīkojuma iegāde

11. Klientu apkalpošanas centru izveide

12. Klientu apkalpošanas centru izveide • Trīs jaunu klientu apkalpošanas centru izveide nodrošinās pašvaldības sniegto pakalpojumu pieejamību pietuvināti iedzīvotājiem. Šāds risinājums ļaus ietaupīt laiku gan iedzīvotājiem, gan atvieglos pakalpojumu sniegšanu pašvaldības darbiniekiem, kuru darba laiks netiks traucēts ar apmeklētāju pieņemšanu. Tas ļaus padarīt efektīvāku pašvaldības darbību, kā arī radīs iedzīvotājos sapratni par pakalpojumu sniegšanas vietu un kārtību, proti, pakalpojumus būs iespējams pieprasīt un saņemt vienuviet. Kā papildus ieguvums būtu vērtējams klientu un pašvaldības savstarpējās komunikācijas uzlabošanās, kā rezultātā ieguvēji būtu abas komunikācijā iesaistītās puses

13. Mērķauditorijas apmācības • Speciālistu rīkoti semināri interesentu apmācībai un informācijas sniegšanai • Speciālistu rīkotas darbinieku apmācības Ķekavā • Informētas un apmācītas mērķgrupas par pašvaldības sniegtajiem e-pakalpojumiem un pakalpojumu pieejamības kārtību klientu apkalpošanas centros

14. Pieredzes apmaiņas organizēšana • Projekta partneru tikšanās Ķekavā (Paredzēta vienlaicīgi ar Dokumentu vadības sistēmas izstrādes, ieviešanas un pielāgošanas sākšanos) • Pieredzes apmaiņas vizīte Šauļos (Risinās aktivitātes Dokumentu vadības sistēmas izstrāde, ieviešana un pielāgošana gaitā ) • Ikmēneša komunikācija

15. Pieredzes apmaiņas organizēšana • Ilgtspējīgu pārrobežu kontaktu izveide un uzturēšana • Labāko prakšu pārņemšana Dokumentu vadības sistēmas ieviešanā un izmantošanā • Labo prakšu pārņemšana klientu apkalpošanas centru izveidē un uzturēšanā • Labo prakšu pārņemšana e-pakalpojumu ieviešanā un uzturēšanā

16. Publicitātes nodrošināšana • Informatīvā sleja pašvaldības izdevumā „ Ķekavas novads” par projekta norises gaitu • Informatīva sleja Šauļu pašvaldības avīzē par projekta norises gaitu • Izveidota sadaļa par projekta norises gaitu un aktualitātēm projekta partneru mājas lapās • Iedzīvotāju dalība „izmēģinājuma grupā”

17. Apakšprojekta sasniegto rezultātu ilgtspēja • Budžetā tiks paredzēti līdzekļi nepieciešamo aktivitāšu finansēšanai un izveidotās infrastruktūras uzturēšanai. • Projekta ieviešanas rezultātā palielināsies darba ražīgums pašvaldības administrācijā, kad ir tieša ietekme uz pašvaldības budžetu ilgtermiņā. • Gan Ķekavas, gan Šauļu pašvaldības turpinās e-pakalpojumu ieviešanu arī pēc projekta ieviešanas, to finansējot no pašvaldību budžeta līdzekļiem vai pretendējot uz citu ārvalstu programmu finansējumu.

18. Apakšprojekta sasniegto rezultātu ilgtspēja • Pēc projekta īstenošanas ieviestā Dokumentu vadības sistēma un izveidotie Klientu apkalpošanas centri arī turpmāk tiks izmantoti pašvaldības darba efektivitātes paaugstināšanai un iedzīvotāju ērtībai, saņemot pakalpojumus. • Izstrādātā infrastruktūra turpmāk kalpos par pamatu pašvaldības ikdienas darbam. • Ķekavas pašvaldība turpinās jaunu e-pakalpojumu ieviešanu, kā arī turpināsies komunikācijas starp pašvaldības iedzīvotājiem un darbiniekiem attīstība

19. Sagaidāmā ietekme uz mērķa grupām • Pašvaldības darbinieki iegūs sakārtotu darba vidi, kurā strādājot būs iespējams efektīvāk veikt ikdienas pienākumus, kā arī vieglāk orientēties. Strādājot šādā, sakārtotā un iedzīvotājiem pietuvinātā darba vidē, pašvaldības darbiniekiem būs iespēja sniegt kvalitatīvus pakalpojumus iedzīvotājiem, kas uzlabos savstarpējās attiecības un komunikāciju starp pašvaldību un iedzīvotājiem. Tādējādi pašvaldība pietuvināsies savas misijas sasniegšanai, kuras pamatvērtības ir laimīgi un nodrošināti pašvaldības iedzīvotāji. Pašvaldības vadībai būs iespēja efektīvāk plānot un kontrolēt savu padoto darbu, tādējādi optimizējot izmaksas un spējot identificēt konkrētus vājos punktus pašvaldības darbībā.

20. Sagaidāmā ietekme uz mērķa grupām • Otra mērķa grupa ir pašvaldības iedzīvotāji un uzņēmēji. Līdz ar apakšprojekta īstenošanu šī mērķa grupa iegūs pārskatāmu un viegli saprotamu pakalpojumu saņemšanas iespēju. Pakalpojuma saņemšanai vairs nebūs jāmēro ceļš no viena speciālista pie otra, bet gan pakalpojumus būs iespējams gan saņemt, gan pieprasīt vienuviet. • Iedzīvotāju ērtībai izveidotie Klientu apkalpošanas centri ļaus saņemt pakalpojumus pietuvināti to dzīvesvietai, vai arī izmantojot e-pakalpojumus daļa pakalpojumu būs pieejami no jebkuras vietas pasaulē, kas ir aprīkota ar interneta pieslēgumu. Šāda pakalpojumu saņemšanas iespējamība un pašvaldības izvēlētā uz klientu orientētā politika, radīs pozitīvu iespaidu par pašvaldību un uzlabos savstarpējo komunikāciju.

21. Paldies par uzmanību!Jūsu jautājumi???