Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL Autorzy Alicja Bartnik

1. Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL Autorzy Alicja Bartnik Eulalia Chrzanowska

2. 1_WNIOSEK ZA OKRES: od.................. do................ okres za jaki składany jest wniosek MUSI BYĆ zgodny z przyjętym w umowie o dofinansowanie harmonogramem płatności. data „od” w pierwszym wniosku o płatność MUSI być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie. data „do” we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się „zazębiać”. wnioski o płatność należy składać w terminach określonych w umowie. wniosek należy składać na aktualnym formularzu. 2_PROJEKT punkt (6) Nr umowy/decyzji: ......................... należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany aneks to numerem aneksu.

3. 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU

4. Aby uniknąć błędów w tej części wniosku należy zwrócić uwagę na: aktualizowanie wydatków w kolumnie nr 2 zgodnie z wprowadzanymi zmianami w budżecie, w kolumnie nr 4 należy uwzględnić kwoty rozliczone w poprzednich wnioskach, obliczenia % realizacji w sposób przedstawiony w tabeli (5=(3+4)/2), zaokrąglać liczby należy do dwóch miejsc po przecinku.

5. Należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność. Należy również ujmować działania, do których Beneficjent został zobowiązany umową oraz aneksami. 5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU

6. 8_ŹRÓDŁA SFINANSOWANIA WYDATKÓW • w wierszach nr 1 i 2 należy wpisać takie same kwoty, jeżeli projekt jest w 100% finansowany z dotacji, • w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność – „od początku realizacji projektu”, bez bieżącego wniosku.

7. 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** * w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki

8. c.d. pkt. 9_ • należy zwrócić uwagę na poprawne wyliczenie procentu rozliczenia (wg. wzoru zawartego w tabeli), • zgodnie z zasadami rachunkowości, kwoty należy zaokrąglać do dwóch miejsc po przecinku, • jeżeli w projekcie nie występuje wkład własny – nie uzupełniamy środkowej części tabeli (część zaznaczona kolorem różowym). • w ostatniej części należy podać wysokość odsetek bankowych, które narosły w okresie rozliczeniowym, jeżeli Beneficjent posiada konto bezodsetkowe, należy wpisać 0,00 (co do zasady zwrot odsetek powinien być dokonywany na koniec okresu rozliczeniowego).

9. 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE Planując wydatki należy wziąć pod uwagę środki dotychczas rozliczone, kwota wnioskowana musi być zgodna z harmonogramem płatności zatwierdzonym przez WUP.

10. Punkt 11_ PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU oraz Punkt 12_ INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW: Najczęściej pojawiającym się błędem w/w punktach wniosku o płatność, to brak ich uzupełnienia. Beneficjent jest zobowiązany wpisać informację zarówno na temat planowanego przebiegu realizacji projektu jak i problemów występujących w projekcie, jeżeli nie występują problemy, to również należy o tym poinformować.

13. Kwalifkowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak i na etapie kontroli. Wydatki muszą być ujęte w budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniem, muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami.

14. Data zapłaty w zestawieniu MUSI BYĆ zgodna z datą zapłaty widniejącą na wyciągu bankowym, przy czym NIE JEST TO DATA REFUNDACJI z konta projektowego. W zestawieniu należy ujmować wydatki obejmujące okres, za który składany jest wniosek. Kwoty w zestawieniu muszą odpowiadać kwotom na wyciągu bankowym. W tytule przelewu należy podawać pełny nr dokumentu, datę jego wystawienia oraz treść dokumentu. Jeżeli wydatki były ponoszone z innych kont bankowych niż projektowe, również wyciągi z tych kont należy załączyć do wniosku o płatność. Najważniejsze punkty, o których należy pamiętać przy sporządzaniu załącznika nr 1 oraz przygotowywaniu wyciągów bankowych, raportów kasowych i innych potwierdzeń zapłaty:

15. Potwierdzeniem zapłaty bezgotówkowej za dokument jest wyciąg bankowy, a nie potwierdzenie przelewu. Przed skopiowaniem wyciąg musi być opieczętowany i podpisany przez osobę/y upoważnioną/e. Skopiowane wyciągi bankowe muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Zapłatę gotówkową należy dokumentować raportami kasowymi. Wydatki należy „rozbijać” zachowując nazewnictwo z budżetu projektu, przykładowo jeżeli na fakturze są dwie lub więcej pozycji, a każda odpowiada innej kategorii w budżecie projektu, to należy tę fakturę „rozbić” według budżetu projektu. W kolumnie 5 załącznika nr 1 należy formatować tekst w taki sposób aby widniała pełna nazwa towaru lub usługi. Załącznik nr 1 c.d.:

16. Przy wypełnianiu kolumn 7, 8, 9 należy zwrócić uwagę na wysokość kwot brutto, netto, na poprawność obliczenia kwoty kwalifikowalnej oraz podatku VAT. Przy czym podatek VAT powinien być obliczony od kwoty kwalifikowalnej. Koszty związane z wynagrodzeniami personelu: należy ujmować w rozbiciu na dwie pozycje w przypadku umów o pracę i umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em: Załącznik nr 1 c.d.:

17. Załącznik nr 1 c.d.: • wyjątkiem będzie sytuacja, kiedy nastąpi przejście na następny okres rozliczeniowy, wtedy wynagrodzenie należy „rozbić” na trzy pozycje we wniosku obejmującym jeden okres rozliczeniowy wykazane powinno być wynagrodzenie netto: natomiast podatek, pochodne pracodawcy oraz składki pracownika wykazane będzie w kolejnym wniosku o płatność:

18. Załącznik nr 1 c.d.: • w przypadku umów cywilnoprawnych ze składką zdrowotną, wykazujemy jedną pozycją – nr rachunku z jedną kwotą zawierającą kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, kwotę składki zdrowotnej oraz wynagrodzenie netto, natomiast w okresie przejściowym wykazujemy taki wydatek trzema pozycjami, analogicznie do dokumentowania umów cywilnoprawnych z pełnym ZUS-em, • w przypadku umowy cywilnoprawnej bez składki zdrowotnej wykazujemy jedną pozycją (obejmuje wynagrodzenie netto oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych), w okresie przejściowym wydatek „rozbijamy” na dwie pozycje – w pierwszym wniosku podajemy wynagrodzenie netto pracownika, w kolejnym wniosku kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dokumentem rozliczanym we wszystkich przypadkach będzie rachunek do umowy. • Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, są przeksięgowywane na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąc lub kwartał). Wynagrodzenia ujęte w kosztach pośrednich należy rozumieć jako część wynagrodzenia otrzymywanego za pracę w danej firmie/instytucji a nie jako dodatkowe wynagrodzenie danej osoby.

19. Załącznik nr 2 (część sprawozdawcza) – formularz załącznika oraz instrukcje jego wypełniania dostępne są w zasadach sprawozdawczości. Informacja zawarta w załączniku sprawdzana jest pod kątem poprawności danych dotyczących uczestników projektu. Przy uzupełnianiu tego załącznika należy zwrócić uwagę na liczbę beneficjentów, podział wg płci, zatrudnienia, wykształcenia, wieku, itp. W załączniku ujmowane są dane zarówno od początku realizacji projektu (Mp) oraz za okres sprawozdawczy (Mr). Wniosek, załącznik nr 1 oraz tabele w załączniku nr 2 muszą być podpisane przez uprawnione do tego osoby (z pkt. 2.6 wniosku o dofinansowanie lub osoby podpisujące umowę lub upoważnione np. na podstawie KRS).

20. Dziękujemy za uwagę Wydział Rozwoju Kadr Regionu www.wup-rzeszow.pl ul. Lisa-Kuli 20 35-025 Rzeszów