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REUNIÓN PROVEEDORES

REUNIÓN PROVEEDORES. Mayo de 2014. Agenda . 8:00 a.m. Saludo de bienvenida e instalación del evento. 8:15 a.m . El papel de la Cadena de Suministro en la Transformación del Grupo EPM. 8:45 a.m . Sistema de información de contratistas y proveedores“5inko”.

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REUNIÓN PROVEEDORES

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Presentation Transcript

  1. REUNIÓN PROVEEDORES Mayo de 2014

  2. Agenda 8:00 a.m. Saludo de bienvenida e instalación del evento. 8:15 a.m. El papel de la Cadena de Suministro en la Transformación del Grupo EPM. 8:45 a.m. Sistema de información de contratistas y proveedores“5inko”

  3. El papel de la Cadena de Suministro en la transformación del Grupo EPM

  4. El panorama actual del Grupo EPM 7 de ellas(con 31 subsidiarias) en Centroamérica, Estados Unidos, Chile, México, España y en Colombia. Somos un grupo empresarial compuesto por 59 empresas Energía Aguas Telecomunicaciones Gas Aseo

  5. Avanzamos en la creación de territorios sostenibles y competitivos Mercado Antioquia Mercados nacionales Presencia internacional Medellín y Área Metropolitana del Valle de Aburrá. Antioquia (123 municipios). Bogotá, Manizales, Armenia, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla, Cartagena, Cali, Cúcuta y Quibdó. Panamá, Guatemala, El Salvador, Chile, México.Con la marca UNE prestamos servicios de telecomunicaciones en Estados Unidos y España.

  6. Nuestro gran propósito empresarial: la sostenibilidad

  7. Nuestro pensamiento estratégico Imperativo estratégico Misión: Somos un grupo empresarial multilatino, de origen colombiano y naturaleza pública, que genera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participa, mediante la prestación responsable e integral de soluciones en energía, aguas, aseo y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). Visión: En el 2022 el Grupo EPM habrá logrado posicionarse entre las 50 primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile, Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y transparencia; ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de soluciones competitivas en energía, aguas, aseo y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), fundamentadas en prácticas socialmente responsables con todos los grupos de interés.

  8. Los diez principios del Pacto Global y la cadena de suministro (ONU, 2010)

  9. Los diez principios del Pacto Global y la cadena de suministro (ONU, 2010)

  10. Cadena de Suministro del Grupo EPM Procesos Relacionamiento con Proveedores Planeación de la Cadena de Suministro Negocios, Proyectos, Áreas de soporte Gestión de categorías y proveedores Abastecimiento Gestión de Materiales y Servicios Gestión de Rendimiento

  11. Cadena de Suministro del Grupo EPM Estructura administrativa Gerencia General VP Suministros y Servicios Compartidos Gerencia Cadena de Suministro Dirección Planeación Cadena de Suministro Dirección Categorías y Proveedores Dirección Abastecimiento Dirección Materiales y Servicios Dirección Operaciones Internas Cadena de Suministro

  12. Conozcamos el proceso Gestión por categorías Plan de Acción «La metodología de la Gestión por Categorías (Category Management) proporciona una mejor comprensión del perímetro de responsabilidad, a través de un proceso de análisis que dará como resultado las pautas para construir estrategias y planes de acción a corto, medio y largo plazo a los miembros de la organización que tienen dentro de su responsabilidad desarrollar la función de compras». Estrategia Síntesis Modelo de Costo AnálisisMercado Análisis Interno Perfil Categoría

  13. Una nueva forma de organizarnos Rediseño de la Cadena de Suministro Desarrollar un Modelo de Relacionamiento con Proveedores y Contratistas. El que evolucionará según la madurez de las relaciones con los proveedores. Etapa 2 Etapa 3 2013 Etapa 1 Evoluciónen el tiempo

  14. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES • 5INKO

  15. Contenido 1. Quiénes Somos.2. Sistema de Información de contratistas- Tipos de registro- Trámites del registro- UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios3. Descarga de documentos4. Formulario virtual - Consultas para el usuario5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro

  16. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación, • dado que: • Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. • Garantiza transparencia y seguridad jurídica. • Proporciona Información en línea del proveedor • Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia • Es un insumo muy importante para estudios de mercados • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS

  17. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Análisis y Verificación Jurídico-Financiera -Técnica Entregable Final del Servicio Canales de Servicio Formularios Virtuales (Liviano-integral) • 1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. (www.konfirma.com.co) • 2. Ingreso a la opción “Descarga de Formularios” el Servicio seleccionado. • 3. Iniciar sesión para el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico Clave • 4. Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. 1.Recepción y procesamiento documentos. 2. Análisis y Verificación 3. Aprobación o devolución 1. Servicio Virtual GUÍA DE INSCRIPCIÓN Constancia de Inscripción 2. Atención Telefónica • SISTEMA DE INFORMACIÓN 5INKO 3. Orientación Personalizada 4. Recepción Documentos KONFIRMA PROVEEDORES - CONTRATISTAS PROVEEDORES - CONTRATISTAS GRUPO EPM/ PROVEEDORES- CONTRATISTAS

  18. INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO • Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM. • Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina. • Se aporta información de experiencia declarativa y opcional. • Requisitos: • Formulario: • Diligenciar información básica y códigos en los que se desea clasificar. • Diligenciar información de experiencia. • Imprimir y firmar por el Representante Legal o su suplente. • Anexar documentación soporte y entregar de forma física o virtual. • El tramite para el Registro Liviano por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni entrega de estos en las oficinas de Konfirma®. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • TIPOS DE REGISTRO

  19. INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL • Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM • Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina. • Requiere Información adicional: • Información de experiencia técnica con los respectivos soportes. • Estados financieros. • Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros. • Requisitos: • Formulario: diligenciar información de forma manual o virtual, Imprimir y firmar por el Representante Legal o su suplente. • Formulario 1. Firma- Declaración de compromiso veracidad de información y documentos • Formulario 2. Datos Generales • Formulario 3. Información financiera • Formulario 4. Información de experiencia (por cada contrato a inscribir) • Formulario 5. Maquinaria o equipo • Anexar documentación soporte y entregar de forma física. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • TIPOS DE REGISTRO

  20. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • INFORMACIÓN BÁSICA • INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA - DECLARATIVA • AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECIFICAS • TIPOS DE REGISTRO

  21. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • TIPOS DE REGISTRO

  22. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • TIPOS DE REGISTRO

  23. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • INFORMACIÓN BÁSICA • INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA • AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECIFICAS • INFORMACIÓN FINANCIERA • TIPOS DE REGISTRO

  24. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • TIPOS DE REGISTRO

  25. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • TIPOS DE REGISTRO

  26. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL • TIPOS DE REGISTRO

  27. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL • TIPOS DE REGISTRO

  28. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CANCELACIÓN • TRÁMITES DEL REGISTRO • Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío de documentos por correo postal para quienes lo requieran. • No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirse individualmente. • Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 para el liviano. • Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.

  29. Es responsabilidad del proveedor. • Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribir experiencia de nuevos contratos ejecutados. • La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al momento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos. • TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN

  30. Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen continuar con el registro. • Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción. • Renovación Registro Liviano • Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento de la inscripción. • En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado. • Renovación Registro Integral • Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio. • Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza la información, dicho registro será cancelado. • TRÁMITE DE RENOVACIÓN

  31. Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos • Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ninguna información • Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirse nuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación) • Requisitos: • La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación. • TRÁMITE DE CANCELACIÓN

  32. UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS • Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. • Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. • La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida al español. • Es una clasificación de cinco niveles, los niveles a utilizar son: • Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf • CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

  33. UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS • Estructura: • Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos. • Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf • CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

  34. UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS • MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS • http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. • Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf • CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

  35. UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS • BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS • http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion • Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf • CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

  36. PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. www.konfirma.com.co • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • DESCARGA DE DOCUMENTOS

  37. PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • DESCARGA DE DOCUMENTOS

  38. PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • DESCARGA DE DOCUMENTOS

  39. PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • DESCARGA DE DOCUMENTOS

  40. PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. www.konfirma.com.co • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM FORMULARIO VIRTUAL

  41. PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM FORMULARIO VIRTUAL

  42. PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM FORMULARIO VIRTUAL

  43. DESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA) CONSULTAS PARA EL USUARIO

  44. TRAMITES INSCRITOS • SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CONSULTAS PARA EL USUARIO

  45. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM • CANALES DE ATENCIÓN HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM

  46. Debe cumplir con: • Indicar el año(s) que se esta certificando. • La fecha de expedición debe ser posterior al año que se esta certificando • Debe ser expedida y firmada por el Representante legal y Contador ATRAS

  47. ATRAS

  48. APOSTILLA LEGALIZACION • Debe cumplir con: • Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de 6 meses (a la fecha de la inscripción). ATRAS

  49. Debe cumplir con: • - Nombre del contratante (PJ con membrete) y datos de contacto • -Nombre del contratista • -Número del contrato • -Fecha de inicio y de finalización • -Objeto del contrato • -Alcance del contrato • -Detalle de las actividades • -Valor del contrato a la fecha de terminación sin IVA. • -Indicar el valor de las adiciones. ATRAS

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