HOÏC VIEÄN HAØNH CHÍNH QUOÁC GIA KHOA VAÊN BAÛN VAØ COÂNG NGHEÄ HAØNH CHÍNH

1. HOÏC VIEÄN HAØNH CHÍNH QUOÁC GIAKHOA VAÊN BAÛN VAØ COÂNG NGHEÄ HAØNH CHÍNH KYÕ THUAÄT XAÂY DÖÏNG VAØ BAN HAØNH VAÊN BAÛN QUAÛN LYÙ HAØNH CHÍNH NHAØ NÖÔÙC(Chöông trình ñaøo taïo cöû nhaân haønh chính)   GV: ThS. TAÏ THÒ THANH TAÂM Naêm 2006

2. CHƯƠNG IV VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN

3. I. VĂN PHONG HÀNH CHÍNH - CÔNG VỤ 1. Khái niệm về văn phong văn phong hành chính - công vụ 2. Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ

4. 1. Khái niệm về văn phong hành chính - công vụ • + Vaên phong laø loái dieãn ñaït yù töôûng baèng vaên töï trong moãi theå loaïi VB nhaát ñònh.

5. + Vaên phong HC-CV laø loái dieãn ñaït yù töôûng cuûa cô quan coâng quyeàn duøng ñeå trình yù kieán leân caáp treân, ban haønh meänh leänh cho caáp döôùi, giao dòch vôùi caùc cô quan baïn, hay phoå bieán tin töùc cho quaûng ñaïi quaàn chuùng.

6. 2. Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ 2.1. Tính chính xác, rõ ràng • Chỉ có một cách hiểu duy nhất • Từ ngữ dùng trong VB phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau

7. Kỹ thuật diễn tả: • Viết câu ngắn gọn, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.

8. 2.2. Tính phổ thông, đại chúng • Ngôn ngữ sử dụng trong VB phải chính xác, phổ thông, • Cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. • Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong VB. • Các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài được Việt hoá tối ưu.

9. Kỹ thuật diễn tả: • Viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học

10. 2.3. Tính khách quan, phi cá tính • Làm cho VB có tính nguyên tắc cao, có sức thuyết phục cao. • Nội dung của VB phải được trình bày một cách trực tiếp, không thiên vị. • Cách hành văn không biểu cảm (thể hiện tình cảm), không đưa quan điểm cá nhân vào nội dung VB.

11. Kỹ thuật diễn tả: • + Tránh dùng đại từ nhân xưng cho ngôi thứ nhất và ngôi thứ hai. • + Hạn chế tối đa việc sử dụng các từ ngữ biểu cảm.

12. BT: Hãy sửa lại câu văn dưới đây (của Bộ Nội vụ gửi các bộ khác) • Chúng tôi tha thiết và thành thực trông đợi quý vị cho biết ý kiến về vấn đề nói trên. > Bộ Nội vụ ñeà nghòquý cơ quan cho biết ý kiến về vấn đề nói trên.

13. 2.4. Tính trang trọng • Thể hiện sự tôn trọng đối với các đối tượng thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể nôi ban hành văn bản. • Kỹ thuật diễn tả: • Hạn chế sử dụng những từ ngữ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, màu mè, bay bướm.

14. BT: Sửa lại câu văn hành chính sau: • Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phòng nên nghĩ đến dân chúng đang nóng lòng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chóng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới.

15. Bộ yêu cầu các sở, ban, phòng trực thuộc cần giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của nhân dân, nhất là trường hợp các vấn đề liên quan đến đời sống của đồng bào coù hoaøn caûnh khoù khaên.

16. 2.5. Tính lịch sự, lễ độ • Tính lịch sự, lễ độ cần thiết duy trì ở tất cả các VB hành chính, kể cả những VB ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới để thi hành hay quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi. • Tính trang trọng, lịch sự của VB phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính“.

17. Lời lẽ dùng trong VB không tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên; hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.

18. Kỹ thuật diễn tả: • Không sử dụng những từ ngữ cục cằn, thô lỗ, suồng sã, khẩu ngữ, gây phaûn caûm cho người đọc.

19. BT: Nhận xét và sửa câu văn sau: • Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ cho Thủ đô.

20. Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan đường phố, yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp để bảo vệ thẩm mỹ của Thủ đô.

21. 2.6. Tính khuôn mẫu • VB cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định • Trong một số trường hợp có thể điền nội dung cần thiết vào bản mẫu có sẵn.

22. Sử dụng các khuôn ngôn ngữ hành chính có sẵn: • + "Căn cứ vào...", • + “Theo đề nghị của...", • + “Theo Thông tư số…” • + “Các... chịu trách nhiệm thi hành... này"...

23. II. Ngôn ngữ văn bản 1. Sử dụng từ ngữ 2. Kỹ thuật cú pháp

24. 1. Sử dụng từ ngữ 1.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa. • Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện

25. VD: "Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường“. > "Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai thác hợp lý taøi nguyeânmôi trường“.

26. BT: Choïn töø ñuùng ñeå dieãn ñaït noäi dung sau: • + Trình yù kieán, nguyeän voïng leân caáp treân • > (ñeà ñaït) • + Ñöa vaán ñeà ra ñeå xem xeùt, giaûi quyeát • > (ñeà xuaát) • + Giôùi thieäu ñeå löïa choïn vaø baàu cöû • > (ñeà cöû) • + Cöû ngöôøi giöõ chöùc vuï cao hôn • > (ñeà baït)

27. Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa Ví dụ: • "Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở" > "Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú".

28. 1.2. Sử dụng từ đúng văn phong hành chính - công vụ • Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ. • VD: • + Anh Nguyeãn Vaên Sôn vaø chò Hoà Thanh Bình laáy nhau naêm 1991. • + Kính göûi vôï choàng anh Nguyeãn Vaên Long.

29. Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới. • Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông. • Không dùng tiếng lóng, từ thông tục

30. 1.3. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt + Về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; công quỹ/công quỷ), + Về vần (nhất trí/nhứt trí; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), + Về phụ âm đầu(xét xử/xét sử; quản lý/quản ný) + Về các ký hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả) + Về viết hoa

31. 2. Kỹ thuật cú pháp • 2.1. Caâu • 2.1.1. Cuù phaùp cuûa caâu vaên phaûi maïch laïc, chuaån möïc • Moät quyeát ñònh haønh chính duø noäi dung coù daøi vaø phöùc taïp cuõng chæ ñöôïc trình baøy baèng moät caâu phöùc ñuùng khuoân maãu, taùch ra thaønh caùc veá xuoáng doøng vaø chöõ ñaàu doøng vieát hoa.

32. VD: • Chöùc vuï ra quyeát ñònh • Caên cöù vaøo …; • Theo ñeà nghò cuûa … , • Quyeát ñònh: • Ñieàu 1. ……………………….. • Ñieàu 2. ……………………….. • Ñieàu 3. ………………………..

33. 2.1.2. Khoâng söû duïng caâu hoûi, caâu caûm thaùn trong VB HCCV BT: Söûa laïi caâu vaên sau: a. Yeâu caàu quyù cô quan cho bieát ñöông söï laø ai? bao nhieâu tuoåi? ñeán truù quaùn ôû ñòa phöông töø bao giôø? laøm ngheà gì vaø thöôøng hay lieân laïc vôùi haïng ngöôøi naøo trong xaõ hoäi? > Yeâu caàu quyù cô quan cho bieát nhöõng chi tieát sau ñaây veà ñöông söï: hoï teân, tuoåi, ngaøy ñeán truù taïi ñòa phöông, ngheà nghieäp vaø caùc thaønh phaàn xaõ hoäi coù quan heä vôùi ñöông söï.

34. BT: Söûa laïi caâu vaên sau: b. Cuoäc soáng cuûa ñoàng baøo ôû vuøng naøy môùi khoù khaên laøm sao! > Cuoäc soáng cuûa ñoàâng baøo ôû vuøng naøy raát khoù khaên.

35. 2.1.3. Caâu caàu khieán chæ coù theå duøng trong caùc VB ban haønh meänh leänh nhö: chæ thò, lôøi keâu goïi. • VD: • Haõy ñaåy maïnh caùc hoaït ñoäng nhaân ñaïo töø thieän, baûo trôï ngöôøi taøn taät vaø treû moà coâi.

36. 2.1.4. Caàn caân nhaéc khi duøng caâu khaúng ñònh hay phuû ñònh ñeå ñaûm baûo tính khaùch quan, lòch söï • VD: Ban giaùm ñoác khoâng chaáp nhaän cho oâng laøm vieäc taïi coâng ty nöõa. • > Ban giaùm ñoác raát tieác phaûi töø choái vieäc tieáp tuïc coäng taùc cuûa oâng taïi coâng ty.

37. 2.1.5. Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm (...) rất ít được sử dụng.

38. 2.1.6. Câu cần được liên kết với nhau hài hoà bởi các phương thức: • + Lặp từ ngữ • + Lặp cấu trúc • + Phương thức thế • + Phương thức liên tưởng • + Phương thức nối

39. + LặP Từ NGữ • Laëp laïi ôû caâu sau moät hay nhieàu töø ngöõ ñaõ xuaát hieän ôû caâu tröôùc. • Laëp töø ngöõ duy trì chuû ñeà, taïo söï maïch laïc vaø nhaát quaùn cho VB. • VD: Daân laø goác cuûa nöôùc. Daân coù giaøu thì nöôùc môùi maïnh. • Löu yù: Laëp töø ngöõ chæ coù hieäu quaû lieân keát khi töø ngöõ laëp laïi laø nhöõng thöïc töø giöõ nhieäm vuï quan troïng trong caâu.

40. + LặP CAÁU TRUÙC • Laëp laïi ôû caâu sau caáu truùc cuûa caâu tröôùc. • Laëp caáu truùc taïo söï nhòp nhaøng, caân ñoái cho ngöõ ñieäu. • VD1: . Caên cöù nghò ñònh soá… cuûa Chính phuû veà… • . Caên cöù chæ thò soá… • VD2: Thöù nhaát, veà maët khaùch quan: … • Thöù hai, veà nhaän thöùc, … • Thöù ba, veà theå cheá, …

41. +PHÖÔNG THÖÙC THEÁ a. Theá ñaïi töø: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät ñaïi töø ñeå thay theá cho moät hoaëc nhieàu töø ngöõ ñaõ xuaát hieän ôû caâu tröôùc. • Theá ñaïi töø coù khaû naêng duy trì chuû ñeà nhö laëp töø ngöõ. • VD: . Ñôøi caùc vó nhaân cho ta moät lyù töôûng, moät kieåu maãu. Nhôø göông saùng cuûa hoï maø ta trôû neân khaù, coù can ñaûm, kieân nhaãn ñeå ñi tôùi muïc ñích. • . Vaán ñeà kinh phí phuïc vuï cho vieäc soaïn thaûo vaø ban haønh VBQPPL cuõng coøn nhieàu baát caäp. Ñaây cuõng laø moät trong nhöõng nguyeân nhaân laøm cho vieäc quy ñònh chi tieát vaø höôùng daãn thi haønh luaät, phaùp leänh chöa ñaûm baûo veà chaát löôïng vaø tieán ñoä.

42. +PHÖÔNG THÖÙC THEÁ (tieáp theo) b. Theá ñoàng nghóa: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät vaøi töø ngöõ ñoàng nghóa vôùi moät hoaëc nhieàu töø ngöõ ñaõ xuaát hieän ôû caâu tröôùc. • Theá ñoàng nghóa coù khaû naêng duy trì chuû ñeà nhö laëp töø ngöõ vaø theá ñaïi töø. • Theá ñoàng nghóa cung caáp thoâng tin phuï, laøm cho noäi dung VB theâm phong phuù. • Theá ñoàng nghóa giuùp ngöôøi vieát traùnh loãi laëp ñi laëp laïi nhieàu laãn moät töø ngöõ. • VD: Ngöôøi Phaùp ñoå maùu cuõng ñaõ nhieàu, daân ta hy sinh cuõng khoâng ít.

43. + PHÖÔNG THÖÙC LIEÂN TÖÔÛNG a. Lieân töôûng boä phaän: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät töø ngöõ chæ boä phaän maø toaøn theå cuûa noù ñaõ ñöôïc moät töø ngöõ khaùc noùi ñeán ôû caâu tröôùc. • Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø ngöõ chæ boä phaän • VD: Ñoái vôùi ngöôøi Phaùp, ñoàng baøo ta vaãn giöõ moät thaùi ñoä khoan hoàng vaø nhaân ñaïo. Sau cuoäc bieán ñoäng ngaøy 09 thaùng 3, Vieät Minh ñaõ cöùu cho nhieàu ngöôøi Phaùp ra khoûi nhaø giam Nhaät, vaø baûo veä tính maïng, taøi saûn cho hoï.

44. + PHÖÔNG THÖÙC LIEÂN TÖÔÛNG (tieáp theo) b. Lieân töôûng toaøn theå: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät töø ngöõ chæ toaøn theå maø boä phaän cuûa noù ñaõ ñöôïc moät töø ngöõ khaùc noùi ñeán ôû caâu tröôùc. • Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø ngöõ chæ toaøn theå. • VD: Ngöôøi ta sinh ra, aên, maëc, ôû tröôùc, roài môùi haùt, muùa, veõ, vieát, baøn trieát lyù sau. Kinh teá laø neàn taûng cuûa moät xaõ hoäi, laø cô sôû haï taàng.

45. + PHÖÔNG THÖÙC LIEÂN TÖÔÛNG (tieáp theo) c.Lieân töôûng ñoàng loaïi: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû hai caâu vaên nhöõng töø ngöõ chæ cuøng moät loaïi söï vaät hay hieän töôïng. • Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø ngöõ chæ ñoàng loaïi. • Lieân töôûng ñoàng loaïi thöôøng ñöôïc duøng ñeå phaùt trieån chuû ñeà. • VD: Quoác hoäi thöïc hieän quyeàn quyeát ñònh, giaùm saùt toái cao ñoái vôùi vieäc quaûn lyù vaø söû duïng ñaát ñai trong caû nöôùc. Hoäi ñoàng nhaân daânthöïc hieän quyeàn quyeát ñònh, giaùm saùt vieäc quaûn lyù vaø söû duïng ñaát ñai trong ñòa phöông mình.

46. + PHÖÔNG THÖÙC NOÁI • Laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät töø noái (lieân töø) ñeå lieân keát hai caâu. • Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø noái • VD: Nhìn chung, UBND tænh ñaõ trieån khai thöïc hieän Nghò quyeát … cuûa Chính phuû veà phoøng choáng vaø kieåm soaùt ma tuyù. Song do toå chöùc trieån khai chöa chaët cheõ, thieáu bieän phaùp cöông quyeát, chöa coù quy trình cai nghieän vaø chöõa trò ñuùng, coâng taùc tuyeân truyeàn chöa saâu roäng, neân keát quaû ñaït ñöôïc coøn haïn cheá.

47. 2.2. Đoạn văn • Khi viết đoạn văn, cần lưu ý viết các câu tập trung cùng vào một chủ đề, không bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tránh bị lạc chủ đề. • Cần có (các) câu chuyển ý, để đảm bảo mạch lạc, tạo nên đoạn văn có liên kết chặt chẽ về cả nội dung.

48. 2.3.Tổ chức kết cấu văn bản + Keát caáu veà maët hình thöùc phaûi phuø hôïp vôùi noäi dung cuûa VB. + Giữa các phần, các mục, các đoạn có sự liên kết chặt chẽ veà chủ đề, traùnh mâu thuẫn về ý hoặc thiếu logic.

49. Vò trí nhöõng cuïm töø thoâng duïng trong VB haønh chính : • a. Duøng ñeå môû ñaàu VB • - Traû lôøi coâng vaên soá … • - Thi haønh nghò ñònh soá … • - Theo ñeà nghò cuûa … taïi Coâng vaên soá… • - Thöïc hieän yù kieán chæ ñaïo cuûa … • - Thöøa leänh …. , ñeå giaûi quyeát … • - Ñeå giaûi quyeát…

50. b. Duøng ñeå lieân keát giöõa caùc phaàn cuûa VB • - Ñeå thöïc hieän keá hoaïch ñaõ ñaët ra … • - Ñeå tieáp tuïc naâng cao … • - Ñeå tieáp tuïc giaûi quyeát … • - Veà caùc vaán ñeà treân … • - So vôùi yeâu caàu ñaët ra … • - Döïa vaøo caùc quy ñònh treân … • - Döôùi ñaây laø …